¿Qué son los viáticos y cómo calcularlos? 

Todo sobre los viáticos

Para cualquier empresa es indispensable contar con un sistema de viáticos, ya que los trabajadores en algunas ocasiones realizan actividades en representación de ésta misma fuera de su lugar de trabajo. Primeramente, debemos comprender:

¿Qué son los viáticos?

Los viáticos son cantidades de dinero entregados a los trabajadores para que realicen diligencias (actividades de la compañía en algunas instituciones y lugares) que se encuentran lejos del domicilio fiscal de la empresa (mayor a 50 km). Esto implica que los viáticos sólo pueden pagarse a trabajadores y sólo son entregados para diligencias de la empresa, por lo cual tienen reglas de administración que veremos más adelante. Los viáticos deben estar amparados por CFDI dado que presupone ingresos para el trabajador.

Por ejemplo:

Carlos es diseñador de una empresa y realizó un viaje a la Ciudad de México, se le estableció un monto, del cual desembolsó un total de $4,990 pesos.

Curso: $2,500

Boletos de avión: $2,490

La empresa le realizará un reembolso por la misma cantidad, siempre y cuando Carlos compruebe los gastos mediante una factura emitida por cada gasto que realizó.

Es decir, los viáticos son los costos asociados con los viajes con el propósito de llevar a cabo actividades relacionadas con el negocio, generalmente pueden ser deducidos por los empleados como gastos de viaje no reembolsables que se incurren al ir lejos de su hogar específicamente para fines de trabajo, como para una conferencia o reunión. Si bien, se pueden deducir muchos montos de viaje, se excluyen aquellos que son lujosos o extravagantes, o aquellos que son para fines personales.

Para tener un control correcto de los pagos de viáticos y realizar la deducción de los mismos es importante tener los registros bien organizados, incluidos los recibos, los cheques cancelados y otros documentos que respaldan una deducción, pueden ayudar a las personas a preparar declaraciones de impuestos y responder preguntas del ISR, simplemente excluyéndose del mismo

¿Porque y quién los usa? 

Lo usan las compañías que tienen contratados empleados bajo el esquema de pago de sueldos y salarios.

El procedimiento de viáticos, como se describe aquí, es una obligación fiscal para las empresas cuando dan a sus trabajadores gastos por viáticos.

Cabe señalar que este procedimiento no es una forma de cálculo, sino un procedimiento en sí para administrar los gastos de viáticos en las entidades.

¿Cuál es la diferencia entre viáticos y gastos de viaje?

Los viáticos, es el dinero que recibe el empleado antes de realizar su viaje; es decir, un presupuesto asignado.

En cambio, los gastos de viaje, simplemente son los gastos que realiza el empleado durante el mismo. Debido a que es muy fácil perder el control de este tipo de costes, se requiere llevar un control interno especial para asegurar el manejo adecuado no sólo del dinero, sino de los requisitos fiscales para su deducción.

¿Estos forman parte del salario?

Los viáticos forman parte del salario siempre y cuando el trabajador los utilice de manera permanente, como viajes diarios o periódicos frecuentes y se utilicen como gastos de representación y/o transporte de la empresa.

De acuerdo a la LFT(Ley Federal del Trabajo)  se considera salario a todo ingreso que busque generar mejoras al empleado y satisfacer las necesidades en caso de un cambio de residencia.

¿Si el empleado se encuentra en el extranjero cómo podrá cumplir los requisitos?

Cuando los viáticos sean generados fuera del país, no es obligatorio que cuenten con todos los requisitos fiscales, pero sí deben incluir los básicos como nombre, tipo de moneda, razón social y monto.

¿Los viáticos son deducibles para el empleador?

Los viáticos son indispensables para el traslado de personal, así como sus requerimientos básicos por lo que éstos se pueden deducir mientras que  cumplan con las normas establecidas por la autoridad fiscal, ya que dichos gastos se consideran necesarios para el funcionamiento de las empresas.

¿Qué relación tienen los viáticos con la nómina?

El empleado deberá justificar los gastos realizados en representación de la empresa, de no ser así, la misma puede realizar un descuento vía nómina de estos importes no comprobados; es muy importante notificar al empleado de esta acción e incentivarlo para que en el futuro cumpla con los requisitos que la empresa establece para considerarlo como viático.

Las ventajas y desventajas de viáticos

Ventajas:

  • Seguir este procedimiento, evita que las empresas tengan multas por no seguir las reglas de los viáticos.

Desventajas:

  • Existe mucho desconocimiento del tema, aunque esto no causa el incumplimiento.
  • No todos los programas de nómina lo tienen incorporado a sus procesos.
  • Es un proceso que involucra al área contable, al nominista y al trabajador; por lo que todos deben estar coordinados para no pasar detalles que conviertan un viático en un ingreso para el trabajador.
  • Algunas corporaciones aprovechan los viáticos para pagar cantidades que deberían ser identificadas como sueldo y pasan por alto este procedimiento.

¿Cuáles son las normas y legislaciones los regulan?

Las normas de la Ley Federal de Trabajo que tienen que ver con los “viáticos” son:

  1. Artículo 28, fracción V de la LISR (Ley de Impuesto Sobre la Renta).
  2. Artículo 93, fracc. XVII la LISR.
  3. Artículo 152, RLISR (Reglamento de La Ley del Impuesto Sobre la Renta).
  4. Regla 2.7.5.3. De la resolución miscelánea fiscal para 2020.
  5. Guía de llenado del comprobante del recibo de pago de nómina y su complemento.

¿Cómo calcular los viáticos?

Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR) establece en el Artículo 28, que los viáticos o gastos son deducibles en tanto que cumplan con los siguientes requisitos:

  • Destino: Deben destinarse a hospedaje, alimentación, transporte, el uso o goce temporal de automóviles, así como al pago de kilometraje de la persona beneficiaria del viático (a condición de que se efectúe fuera de un radio de 50 km circundantes al establecimiento del contribuyente).
  • Relación laboral: Se debe tener una relación de trabajo con el contribuyente como personal subordinado; es decir, ser un empleado.
  • Documentación comprobatoria: Todos los gastos deben ser comprobados con un CFDI en caso de que estos se realicen en territorio nacional o con la documentación comprobatoria correspondiente con sus equivalentes en el extranjero.
  • Límites: Los viáticos deben de ser topados para su deducción: es decir, deben tener limitantes. Si hablamos de que el total o parte de los viáticos correspondan a seminarios o convenciones llevados a cabo en territorio nacional o extranjero, es preciso que en el comprobante fiscal o la documentación comprobatoria correspondiente se desglose el importe correspondiente a tales erogaciones.

Por ejemplo: Si el costo de una convención que incluye el pase al evento, la alimentación y hospedaje, es de $3,000 MXN, el comprobante fiscal debe precisar la contribución de cada rubro anteriormente mencionado para totalizar dicha cantidad. De no realizarse esta aclaración, el monto de dicha cuota sólo será deducible hasta por una cantidad de $750.

¿Cómo pagar los viáticos?

  • Pago de anticipo de viáticos:  Cuando el dinero es entregado al trabajador, antes de realizar la diligencia de la empresa. Aquí se debe timbrar un recibo con el importe pagado y con la clave SAT 003 que le hace saber al SAT que se le entregó dinero al trabajador como “anticipo” para realizar una diligencia. En este caso, el viático aún no tiene la característica de ingreso.
  • Realización de la diligencia / comprobación de gastos: El espacio de tiempo en el que el empleado realiza las diligencias necesarias para la empresa, adquiere todos los comprobantes fiscales necesarios para comprobar los gastos y los entrega a ésta. También, si es que el viático fue mayor que los costes, el empleado está obligado a devolver el dinero a la compañía. 
  • Identificación de viáticos exentos y gravados y timbrado de viáticos: Una vez que se tienen los comprobantes necesarios, el área de contabilidad junto con el nominista deben clasificarlos y decidir si los viáticos son exentos o gravados o incluso si el viático fue menor a los gastos realizados, saber si hay cantidades de dinero que se deban regresar al trabajador. 

Posterior se debe timbrar el viático en exento y grabado en el concepto 050 del SAT y en las deducciones el concepto 081 (viáticos entregados al trabajador). Ambos totales en percepciones y deducciones deben ser los mismos.

PERCEPCIONES DEDUCCIONES
Concepto SAT / 050 / Ingresos Gravados Concepto SAT /  081 / Viáticos entregados al trabajador
Concepto SAT / 050 / Ingresos Exentos
La suma es igual al total de viático entregado La suma es igual al total de viático entregado

Se recomienda timbrar el viático en una nómina ordinaria, por dos razones:

a) El impacto neto de este procedimiento no afecta los totales netos de la nómina 

b) Si existe una cantidad gravada de ISR se suma a las percepciones de la nómina calculada para efectos del cálculo del impuesto y su debida retención al empleado.

Los viáticos que no cumplan con los requisitos fiscales, tendrán una tolerancia de 20% del total del anticipo para considerarlos como exentos, una vez que no se exceda del importe de $15,000 anuales.

¿Qué aspectos se deben considerar en el pago de estos?

  • Están destinados exclusivamente al hospedaje, alimentación, transporte o uso o goce temporal de automóviles, en tanto que se apliquen en una franja superior a los 50 km que circunde al domicilio de la empresa.
  • El trabajador está obligado a comprobar los gastos de viáticos.
  • Los viáticos deben comprobarse con facturas timbradas a nombre de la empresa, las cuales pueden ser deducibles.
  • El empleado puede no comprobar fiscalmente (facturas timbradas) hasta un 20% del total del viático no entregado y hasta un límite de $15,000.00 al año; pero los gastos no comprobados sí deben corresponder a los citados en el punto 1. Por ejemplo, un ticket de taxi, una nota de alimentación, pero que no son facturas.
  • Los viáticos que no se utilicen por parte del trabajador, deben ser devueltos a la organización.
  • Los viáticos son ingresos para los trabajadores. 
  • Los que cumplen con las características mencionadas, son ingresos exentos para el trabajador, mientras que; 
  • Los viáticos no comprobados (es decir, que no cumplen con las características fiscales) a la empresa que excedan el 20% serán ingresos gravados a los cuales se les deberá calcular el impuesto correspondiente del mes.
  • Los viáticos no comprobados (ni siquiera con notas no fiscales) y que no son devueltos a la entidad, serán ingresos gravados para el trabajador.
  • Se tienen 30 días para comprobar los gastos después de haber emitido el pago al trabajador, la idea general es que se puedan comprobar dentro del mes que se realizan con el fin de que las facturas obtenidas cuadren con el mes de entrega del anticipo y no exista alguna diferencia contable.

Plantilla de Ajuste Anual de ISR | Runa HR

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