Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP): ¿Qué es?

En cualquier empresa hoy circula información personal todo el tiempo. Datos de colaboradores, candidatos, proveedores, incluso clientes. Hace unos años este flujo era más limitado, mucho más físico. Hoy prácticamente todo pasa por sistemas digitales.

El área de recursos humanos, por ejemplo, maneja expedientes laborales completos. Desde datos de identificación hasta información bancaria para la nómina, evaluaciones de desempeño o historiales médicos ocupacionales. Detrás de cada uno de esos datos hay una responsabilidad legal que muchas empresas todavía están entendiendo a fondo. No siempre es evidente al inicio, pero cuando una organización maneja información personal, el tema deja de ser solo operativo.

En México, los datos no son un trámite. Son confianza que se presta y se cuida. La Ley Federal de Protección de Datos Personales pone las reglas claras. No es solo legal, también es cultura interna. Un mal manejo no se queda en un error… Trae multas, roces laborales y pierde la fe del equipo.

¿Qué dice la Ley de Protección de Datos Personales en México?

La LFPDPPP define las reglas bajo las cuales empresas, organizaciones e incluso personas pueden manejar información personal dentro del país. La ley de protección de datos personales en posesión de particulares se activa desde el momento en que una empresa recoge, almacena o utiliza ese tipo de información. En el día a día empresarial, el tratamiento de datos personales puede aparecer en muchos procesos comunes. Por ejemplo:

• Durante el reclutamiento, cuando se reciben cvs o formularios de candidatos.
• Al crear y resguardar expedientes laborales de empleados.
• En la operación de sistemas de nómina que manejan datos bancarios o fiscales.
• Cuando se analizan métricas de desempeño o evaluaciones internas.
• Al compartir información con proveedores externos, como despachos contables o plataformas tecnológicas.

Se pueden establecer avisos de privacidad y políticas internas para explicar el proceso de manejo de los datos. 

¿Qué datos están protegidos por la Ley de Protección de Datos Personales?

En el contexto empresarial, se incluyen datos bastante comunes. Información que circula todos los días dentro de una organización. Entre ellos:

• Nombre completo
• Domicilio
• Correo electrónico
• Número telefónico
• Información financiera
• Datos laborales actuales o pasados

Esta ley también contempla una categoría de mayor cuidado: los datos personales sensibles. Dentro de ellos, se encuentra información que, de ser usada de manera indebida, puede desembocar en discriminación o perjudicar los derechos de un tercero. Algunos ejemplos de datos sensibles son:

• Estado de salud
• Origen étnico
• Creencias religiosas
• Orientación sexual
• Datos biométricos

En algunos casos, recursos humanos trabaja este tipo de información sin dimensionar del todo el nivel de protección requerido.

¿Cuáles son los principios de la Ley de Protección de Datos Personales?

Uno de los principios centrales es el de legalidad. En términos simples, significa que los datos deben obtenerse y utilizarse respetando la legislación vigente, sin recurrir a mecanismos irregulares ni prácticas poco transparentes. Otro principio clave es el consentimiento. Las personas deben saber que su información será tratada y autorizar ese uso mediante el aviso de privacidad correspondiente.

También aparece el principio de finalidad. La información debe utilizarse solo para los objetivos que fueron informados previamente. Si se recopiló para un proceso de contratación, por ejemplo, no debería terminar usándose para otros fines sin autorización.

La proporcionalidad también tiene un papel relevante. Se recomienda solicitar únicamente los datos necesarios para cumplir con el objetivo deseado. Y finalmente está el principio de responsabilidad. Manejar datos personales implica mecanismos de seguridad para proteger la información.

¿Qué prohíbe la Ley de Protección de Datos Personales?

Uno de los casos más evidentes es el uso de datos personales sin consentimiento del titular. Si una persona no autorizó el tratamiento de su información, la empresa simplemente no debería utilizarla. También se considera indebido recopilar datos con un objetivo y después utilizarlos para otro distinto. La ley de protección de datos personales insiste mucho en este punto porque es una práctica relativamente común en entornos digitales.

Otra situación restringida es compartir información con terceros sin autorización. En el entorno corporativo esto puede ocurrir cuando se transfieren bases de datos a proveedores o plataformas externas sin las garantías adecuadas. La normativa también pone énfasis en la seguridad. Almacenar información personal sin medidas de protección suficientes puede considerarse una falta.

¿Cuándo se viola la Ley de Protección de Datos Personales?

Una violación a la LFPDPPP ocurre cuando la información no es tratada siguiendo los principio y obligaciones establecidos. Un ejemplo de ello es cuando personal no autorizado accede a una base de datos. También puede verse como una filtración de información ante un ciberataque. Hay empresas que incluso comparten información de sus colaboradores a terceros sin tener permiso para hacerlo. 

Algo que suele llamar la atención es que varias organizaciones pueden incumplir la ley de protección de datos personales en posesión de particulares sin tener plena conciencia de ello. No siempre se trata de malas prácticas deliberadas. A veces simplemente faltan procesos claros o capacitación interna. Por todo esto, los protocolos de seguridad para datos personales son cada vez más estrictos.

¿Qué sanciona la nueva Ley de Protección de Datos Personales?

Según sea el caso, pueden ser multas económicas o medidas administrativas. En casos más graves, se puede ordenar la suspensión de actividades que impliquen el tratamiento de datos personales. También, dependiendo de la gravedad, se pueden promover acciones legales.

¿Cómo impacta la Ley de Protección de Datos Personales en recursos humanos?

Recursos humanos convive diariamente con este tipo de información. Durante la relación laboral, se manejan distintos tipos de información que deben ser protegidos. Por ejemplo, en el proceso de reclutamiento se reciben cvs, referencias laborales y documentos de identificación. En la contratación aparecen otros datos adicionales. Credenciales oficiales, comprobantes de domicilio, estado civil o información fiscal.

Una vez que el colaborador forma parte de la organización, el área de RRHH continúa gestionando su expediente laboral. Evaluaciones de desempeño, registros administrativos o información médica ocupacional. Y, por supuesto, está la operación de nómina: datos bancarios, fiscales y salariales.  Como puedes ver,  RRHH necesita conocer bien la mencionada ley, estableciendo protocolos claros para manejar esa información.

Buenas prácticas para cumplir con la Ley de Protección de Datos Personales en las empresas

Algunas prácticas aparecen con bastante frecuencia. Entre las más comunes, se encuentran los avisos de privacidad que expliquen el uso de la información. También es habitual definir políticas internas que regulen quién puede acceder a las bases de datos y qué responsabilidades tiene cada equipo.

Otro punto importante tiene que ver con el control de acceso a la información sensible. No todas las personas dentro de una organización necesitan ver todos los datos. La tecnología también juega un papel importante: sistemas de gestión de talento o plataformas de nómina, por mencionar algunas. Es indispensable cuidar que cuenten con buenas medidas de seguridad.

La capacitación interna también es de gran utilidad. Gracias a ella, el personal comprende las implicaciones de cumplir con esta Ley. A largo plazo, estas prácticas terminan formando parte de la cultura organizacional. Ayudando a que la gestión de información sea más responsable.