¿Qué es un software de nómina y cuáles son sus beneficios?

Software de nómina

La elaboración de nóminas es un proceso vital para el funcionamiento de tu empresa, ya que es el registro financiero de los pagos a tus empleados de manera constante y ordenada; generalmente el completado de la nómina se realiza de manera manual, lo cual representa un trabajo complejo que requiere de una gran cantidad de tiempo y de recursos, además de que no garantiza que tus empleados confíen que su pago esté sin errores, ni retrasos. Pero ¿hay alguna forma en la que te puedas ahorrar el estrés constante de la captura de nóminas?, la respuesta es sí. Las nuevas tecnologías se han encargado de automatizar estos procesos de manera digital, mediante softwares de nómina que ofrecen mayor efectividad y optimización que la captura manual. Conoce qué es un software de nómina.

¿Qué es un software de nómina?

Es una plataforma que permite almacenar y administrar información de los trabajadores (como salarios, deducciones, vacaciones, incapacidades, prestaciones sociales, entre otros) con el fin de calcular y automatizar el pago de salarios y otras actividades relacionadas con el manejo de la nómina. Además de que optimizará tu gestión de recursos humanos al permitirte archivar todos los datos correspondientes de tus empleados como sus documentos de contratación y las nóminas generadas.

¿Por qué es importante contar con un software de nómina?

Algunas acciones dentro del área de Recursos Humanos pueden tornarse repetitivas, una de ellas es la gestión de la nómina. El ingreso de datos y de novedades de los empleados, el envío de desprendibles, revisión de fechas de cumpleaños y de períodos de vacaciones, son tareas a simple vista simples, pero que pueden representar a largo plazo un significativo gasto de tiempo y más, cuando la empresa y el número de empleados comienzan a expandirse.

Un software de nómina te permite reestructurar el proceso de pagos de tus empleados por medio de una gestión más organizada, planificada, estandarizada y segura. Así mismo, focaliza los esfuerzos del área de Recursos Humanos en otras actividades más importantes para la organización, como reclutar el mejor personal existente en el mercado, capacitar y realizar actividades enfocadas en mejorar el talento actual, generando un excelente clima laboral dentro de tu organización.

Sin contar, con que a través de la automatización de procesos, los pagos de los empleados se ejecutarán siempre a tiempo, lo que redundará en el bienestar psicológico de tus empleados y en el aumento de la credibilidad y reputación de tu emprendimiento.

¿Cuáles son los beneficios que podrás obtener al contar con un software de nómina?

• Ahorra costos y tiempo:

En las empresas en las que realizan sus nóminas manualmente, algunas cuentan con un empleado fijo dedicado su captura, sin embargo, otras empresas no se pueden dar ese lujo, por lo que su personal de recursos humanos o de contabilidad tiene que cubrir estos procesos, generando una sobrecarga de trabajo que, en fechas de pago, les impide ocuparse de sus demás actividades. Además de que con la captura manual se suelen cometer algunos errores que generan costes a la empresa y tiempo de ajustes.

Un software de nómina te permitirá ahorrarte el sueldo de la persona encargada de capturarlas (si es que tienes), el costo de los errores de captura, el tiempo de captura y de entrega a tus empleados, además tu departamento de recursos humanos y de contabilidad estarán muy satisfechos con la automatización de las nóminas

• Aumenta la confianza de tus empleados con la empresa:

En ocasiones, con la captura manual de nóminas suele haber incertidumbre y desconfianza entre los empleados por pagos atrasados e inexactos. El contar con un software de nómina garantizará que tus empleados reciban su sueldo en los días acordados y sin errores, lo cual da entender que tu empresa es profesional y cumplida con sus deberes. Con esto, tus empleados se sentirán seguros y confiados de que pueden contemplar con su nómina exacta y sin retrasos, lo cual se verá reflejado en su motivación y su buena percepción de tu empresa.

• Facilita el cálculo de las variables en los sueldos:

El calcular el sueldo con las variables como las horas extras suele tomar tiempo cuando se realiza manualmente ya que se tiene que hacer un análisis del reporte de horas extra por el periodo a pagar. Con un software de nómina podrás tener un control exhaustivo de todas las variables como horas extras, comisiones, trabajo en días festivos, etc. y un cálculo exacto de la nómina más estas variables. Esto además le genera seguridad a tus empleados ya que confiarán en que sus trabajos extraordinarios sí se les serán remunerados de manera justa.

• Ayuda a cumplir con la legislación pertinente:

El pago de impuestos tanto de la empresa como del empleado se tienen que reflejar en las nóminas, en ocasiones, con la captura manual hay más probabilidad de que se presenten errores al calcular y pagar los impuestos. Con un software de nómina, te quitas de encima el cálculo del impuesto sobre la nómina, ya que este se encargará de calcularlo exacta y automáticamente, así evitarás errores y problemas con Hacienda o la Seguridad Social.

• Optimización y digitalización de las nóminas:

Algo que ocupa mucho espacio en los archiveros de Recursos Humanos son las nóminas físicas que con cualquier accidente pueden dañarse, lo cual, si por accidente desaparecen los recibos, les impedirá defenderse en caso de errores de cotización por prestaciones del Seguro Social. Un software de nómina te ahorrará espacio y te permitirá tener todas las nóminas digitalizadas y almacenadas en la nube, lo que impide accidentes y optimiza su búsqueda.

• Automatización:

Un proceso tardado es calcular las nóminas, pero también lo es enviarlas o entregarlas personalmente, más si son muchos empleados. Con esto, un software de nómina te permite enviar las nóminas automáticamente a cada uno de tus empleados de la forma más rápida y fácil de entender; además de que tus empleados podrán tener acceso a su trayectoria de nóminas almacenadas en la nube.

¿Qué criterios debo considerar al buscar un software de nómina?

Busca que cumpla con ciertas cualidades, por ejemplo, con las normas fiscales del país donde se va a utilizar y que se pueda adaptar a las necesidades puntuales de tu empresa.

Entre otros aspectos como:

• Seguridad de la información: Verifica que el software adquirido cumpla con muy buenas medidas de seguridad, recuerda que en este lugar se va a almacenar información sensible de tus empleados. 
• Distribución del pago de nómina: La herramienta que elijas debe permitir realizar los pagos de manera centralizada para que todos tus empleados reciben su pago al mismo tiempo. 
• Deducciones: Es importante que el pago de salud y pensión se realice con exactitud, por eso esta funcionalidad debe estar incluida dentro de las características de tu software.
• Autogestión de empleados: Permite que tus colaboradores modifiquen su información personal, esto facilita la gestión del área de recursos humanos. 
• Notificaciones: Verifica que la solución de software que elijas tenga la posibilidad de enviar notificaciones de fechas importantes como cumpleaños, aniversarios de colaboradores y recordatorios de períodos de vacaciones.

¿Qué tipos de software de nómina se pueden encontrar en México?

Existen diferentes opciones en el mercado mexicano, por lo general divididos en las siguientes categorías.

• Software de nómina instalado en computadora:

Este tipo de programa permite realizar los cálculos de la nómina, sin embargo, su uso puede ser limitado porque no produce la nómina y puede ser necesario intervenir manualmente o apoyarse de otras plataformas. 

Si decides usar este tipo de software, procura que tu computador tenga un buen antivirus, una clave segura y copias de respaldo. De otra manera, corres el riesgo de perder información de gran valor de tu empresa y de tus empleados.

• Software de nómina gratuito:

Es la solución ideal para personas independientes, fundaciones o PYMES, que por la cantidad de empleados que manejan o por presupuesto, se inclinan por una alternativa útil, al menor costo posible.

Una solución gratuita cumple con la función puntual del manejo de nómina, sin embargo, su utilidad varía de acuerdo al tamaño de la organización y de la importancia que le des a la protección de tus datos.

 Recuerda que, aunque un software gratuito cumple con las funciones esenciales de un software de nómina en la nube, pueden encontrar limitantes como falta de actualizaciones, de seguridad o de soporte técnico.

• Software en la nube:

La información se encuentra en un servidor, por lo que se puede acceder de manera remota desde cualquier celular u ordenador. Adicionalmente, se reciben actualizaciones automáticas del proveedor, así como cambios en las políticas fiscales.

Invertir en un software en la nube pago, te brindará seguridad, respaldo y funciones avanzadas, que te ayudarán a ahorrar tiempos en más aspectos de la gestión del pago de tu nómina y de tus empleados.

¿Cómo escoger el software de nómina adecuado?

Elegir el software de nómina adecuado para tu empresa no tiene que ser complejo. Solo ten en cuenta las necesidades de tu empresa o emprendimiento y los factores que pueden influir en la efectividad del uso de la herramienta como características, usabilidad, soporte e integraciones.

Te compartimos algunos parámetros que serán de utilidad a la hora de escoger la solución de software para nómina que tu empresa necesita:

• Necesidades de tu empresa y presupuesto:

El software debe ser compatible con las necesidades de tu negocio: ¿se acomoda al tamaño de tu empresa? ¿Tiene las funcionalidades que tu equipo necesita? ¿Se encuentra en el rango de tu presupuesto de nómina? ¿Es fácil de usar o tu equipo debe contar con conocimientos específicos para la gestión de la nómina? Hacer este tipo de análisis te ayudará a determinar que software no es compatible con tu emprendimiento.

• Características y presupuesto:

A partir del análisis de las condiciones que necesita suplir tu negocio, el siguiente paso es determinar con qué características necesitas trabajar. Te compartimos una lista de funcionalidades que debes considerar en tu software de nómina:

-Automatización de impuestos

-Automatización de pagos de nómina

-Servicio de timbrado

-Portal de autoservicio para empleados

-Gestión de desempeño y asistencias

-Generación de informes personalizados

-Soporte de servicio al cliente.

• Presupuesto:

Este paso junto con las funcionalidades, determinará cuál es el software que mejor se acomoda a las necesidades de tu negocio. Considera tu presupuesto, la frecuencia de los pagos, si se van a realizar de manera anual o mensual.

Por otro lado, pregunta todas las dudas que te surjan sobre el costo, para que no te lleves sorpresas cuando llegue la factura de pago. Asegúrate de que las funcionalidades que necesitas se encuentren incluidas dentro del paquete de servicios seleccionado, ya que se pueden generar costos adicionales por el uso de funcionalidades no incluidas o por el aumento de la cantidad de empleados.

• Experiencia de usuario:

Tan importante como las funcionalidades, es la facilidad de acceder a la plataforma. Existen softwares que deben ser instalados dentro de una computadora y otros que se manejan en la nube, lo cual brinda la posibilidad de acceder desde cualquier lugar del mundo sin la necesidad de contar con copias en físico.

• Cumplimiento de la legislación:

La plataforma que decidas usar para la gestión de la nómina no solo debe ser versátil y adaptarse a la gestión de tus pagos, también debe estar actualizándose constantemente sobre la normativa del país. Es un plus que te mantenga informado y que implemente esas novedades tributarias en el software, ya que te evitará inconvenientes con la gestión tributaria.

• Actualizaciones y soporte técnico:

Un software que quede obsoleto con el tiempo por falta de actualización, no va a servir para tu empresa, como tampoco va a funcionar una plataforma que no cuente con un buen servicio al cliente.

• Haz uso de las pruebas gratuitas:

La mejor manera de evaluar y decidirse por la herramienta que va a acompañar tus pagos de nómina es probándola. Hacerlo, te permitirá determinar si realmente resuelve tus necesidades y se adapta a tus procesos. Además, podrás hacer todas las preguntas que consideres pertinentes y descubrir la calidad del servicio que se encuentra detrás del software.

En resumen, las principales funcionalidades de un software de nómina son:

• Almacenamiento y gestión de los datos de la plantilla
• Cálculo y emisión de nóminas
• Gestión de impuestos
• Notificaciones de fechas clave
• Envío de transferencias
• Deducciones automáticas
• Gestión de finiquitos
• Acceso remoto

Los beneficios y funcionalidades que te ofrece el uso de un software de nómina son ideales y prácticos, agilizará procesos, ahorrarás dinero, tiempo y mucho papel, ¿qué esperas para contratar uno?

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