¿Qué es un software de nómina y cuáles son sus beneficios?

La elaboración de nóminas es un proceso vital para el funcionamiento de tu empresa, ya que es el registro financiero de los pagos a tus empleados de manera constante y ordenada; generalmente el completado de la nómina se realiza de manera manual, lo cual representa un trabajo complejo que requiere de una gran cantidad de tiempo y de recursos, además de que no garantiza que tus empleados confíen que su pago esté sin errores, ni retrasos.

Pero ¿hay alguna forma en la que te puedas ahorrar el estrés constante de la captura de nóminas?, la respuesta es sí. Las nuevas tecnologías se han encargado de automatizar estos procesos de manera digital, mediante softwares de nómina que ofrecen mayor efectividad y optimización que la captura manual. Conoce qué es un software de nómina.

¿Qué es un software de nómina?

Un software de nómina es un programa digital, alojado en la nube o de forma local, para la gestión de nómina de una empresa y de almacenamiento de información. Si implementas un software de nómina en tu empresa el programa se encargará de calcular el salario de tus empleados con todo y deducciones, variables como horas extra, impuestos y descuentos según su contrato. Además de que optimizará tu gestión de recursos humanos al permitirte archivar todos los datos correspondientes de tus empleados como sus documentos de contratación y las nóminas generadas.

¿Para qué sirve un software de nómina?

Una automatización de tu gestión de nóminas te ofrece ventajas instantáneas en términos de tiempo, costo, precisión y organización, ya que reduce la carga de trabajo de tu equipo responsable, al realizarse automáticamente los cálculos respectivos en cuestión de minutos.

¿Cuáles son los beneficios que podrás obtener al contar con un software de nómina?

Ahorra costos y tiempo 

En las empresas en las que realizan sus nóminas manualmente, algunas cuentan con un empleado fijo dedicado su captura, sin embargo, otras empresas no se pueden dar ese lujo, por lo que su personal de recursos humanos o de contabilidad tiene que cubrir estos procesos, generando una sobrecarga de trabajo que, en fechas de pago, les impide ocuparse de sus demás actividades. Además de que con la captura manual se suelen cometer algunos errores que generan costes a la empresa y tiempo de ajustes.

Un software de nómina te permitirá ahorrarte el sueldo de la persona encargada de capturarlas (si es que tienes), el costo de los errores de captura, el tiempo de captura y de entrega a tus empleados, además tu departamento de recursos humanos y de contabilidad estarán muy satisfechos con la automatización de las nóminas

Aumenta la confianza de tus empleados con la empresa

En ocasiones, con la captura manual de nóminas suele haber incertidumbre y desconfianza entre los empleados por pagos atrasados e inexactos. El contar con un software de nómina garantizará que tus empleados reciban su sueldo en los días acordados y sin errores, lo cual da entender que tu empresa es profesional y cumplida con sus deberes. Con esto, tus empleados se sentirán seguros y confiados de que pueden contemplar con su nómina exacta y sin retrasos, lo cual se verá reflejado en su motivación y su buena percepción de tu empresa.

Facilita el cálculo de las variables en los sueldos

El calcular el sueldo con las variables como las horas extras suele tomar tiempo cuando se realiza manualmente ya que se tiene que hacer un análisis del reporte de horas extra por el periodo a pagar. Con un software de nómina podrás tener un control exhaustivo de todas las variables como horas extras, comisiones, trabajo en días festivos, etc. y un cálculo exacto de la nómina más estas variables. Esto además le genera seguridad a tus empleados ya que confiarán en que sus trabajos extraordinarios sí se les serán remunerados de manera justa.

Ayuda a cumplir con la legislación pertinente

El pago de impuestos tanto de la empresa como del empleado se tienen que reflejar en las nóminas, en ocasiones, con la captura manual hay más probabilidad de que se presenten errores al calcular y pagar los impuestos. Con un software de nómina, te quitas de encima el cálculo del impuesto sobre la nómina, ya que este se encargará de calcularlo exacta y automáticamente, así evitarás errores y problemas con Hacienda o la Seguridad Social.

Optimización y digitalización de las nóminas

Algo que ocupa mucho espacio en los archiveros de Recursos Humanos son las nóminas físicas que con cualquier accidente pueden dañarse, lo cual, si por accidente desaparecen los recibos, les impedirá defenderse en caso de errores de cotización por prestaciones del Seguro Social. Un software de nómina te ahorrará espacio y te permitirá tener todas las nóminas digitalizadas y almacenadas en la nube, lo que impide accidentes y optimiza su búsqueda.

Automatización

Un proceso tardado es calcular las nóminas, pero también lo es enviarlas o entregarlas personalmente, más si son muchos empleados. Con esto, un software de nómina te permite enviar las nóminas automáticamente a cada uno de tus empleados de la forma más rápida y fácil de entender; además de que tus empleados podrán tener acceso a su trayectoria de nóminas almacenadas en la nube.

En resumen, las principales funcionalidades de un software de nómina son: 

  • Almacenamiento y gestión de los datos de la plantilla
  • Cálculo y emisión de nóminas
  • Gestión de impuestos
  • Notificaciones de fechas clave
  • Envío de transferencias
  • Deducciones automáticas
  • Gestión de finiquitos
  • Acceso remoto

Los beneficios y funcionalidades que te ofrece el uso de un software de nómina son ideales y prácticos, agilizará procesos, ahorrarás dinero, tiempo y mucho papel, ¿qué esperas para contratar uno?

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