NOM 151: Qué es, requisitos y aplicación en México

La NOM-151-SCFI-2016 es una Norma Oficial Mexicana que establece los requisitos para conservar mensajes de datos y digitalizar documentos físicos relacionados con actividades mercantiles en México. Su finalidad es establecer mecanismos que permitan comprobar la integridad de la información electrónica y conservarla para su posterior consulta.

Para las empresas, esta norma es relevante en la gestión de contratos, documentos comerciales y archivos electrónicos. Sin embargo, su aplicación depende de la naturaleza de los documentos y de las obligaciones legales correspondientes: no significa que todos los archivos digitales deban certificarse individualmente.

Conocer su alcance permite identificar cuándo se requiere una constancia de conservación, qué diferencia existe con la firma electrónica y cómo gestionar correctamente los documentos empresariales.

¿Cuándo entró en vigor la NOM 151?

La NOM-151-SCFI-2016 entró en vigor el 26 de septiembre de 2017, después de su publicación en el Diario Oficial de la Federación (DOF), el 30 de marzo de ese mismo año. Esta norma sustituyó a la NOM-151-SCFI-2002, que regulaba los requisitos para la conservación de mensajes de datos. La versión de 2016 amplió su contenido para incorporar disposiciones específicas sobre la digitalización de documentos físicos. La evolución de la norma puede resumirse en la siguiente línea temporal:

Por lo tanto, la NOM-151 no representa una obligación nueva de 2026 o 2027. Sus requisitos son aplicables desde 2017 a los procesos y sujetos comprendidos en su campo de aplicación, según confirma la Secretaría de Economía en la ficha oficial de la NOM-151-SCFI-2016.

¿A quién aplica la NOM 151 en México?

La NOM-151-SCFI-2016 aplica a los comerciantes que conservan mensajes de datos conforme al Código de Comercio, así como a los procedimientos de digitalización de documentos físicos relacionados con sus negocios. Su campo de aplicación se establece en relación con los artículos 33, 34, 38, 46 bis, 49 y 89 del Código de Comercio, a los que hace referencia la propia norma. En términos empresariales, es importante considerar los siguientes supuestos:

• Conservación de documentos mercantiles electrónicos: cuando una empresa conserva contratos, convenios u otros mensajes de datos sujetos a los requisitos de conservación del Código de Comercio.
• Digitalización de documentación comercial: cuando un comerciante decide migrar documentos físicos relacionados con sus negocios a medios electrónicos mediante el procedimiento regulado.
• Gestión de evidencias electrónicas: cuando es necesario demostrar la integridad y existencia temporal de determinados mensajes de datos mediante los mecanismos previstos en la norma.

Esto no significa que todas las empresas deban obtener una constancia NOM-151 por cada documento electrónico almacenado. Tampoco implica que un archivo electrónico pierda automáticamente su validez por carecer de dicha constancia. El artículo 89 bis del Código de Comercio reconoce efectos jurídicos a los mensajes de datos bajo las condiciones legales aplicables.

No obstante, la validez de un documento electrónico y el cumplimiento de una obligación de conservación son cuestiones distintas. Un documento puede tener valor jurídico, pero la empresa debe comprobar que cumple los requisitos específicos de conservación cuando le resulten exigibles.

En el caso de expedientes laborales, recibos de nómina y documentos fiscales, también deben revisarse la Ley Federal del Trabajo, el Código Fiscal de la Federación y las demás disposiciones correspondientes. La NOM-151 no sustituye automáticamente esos marcos normativos.

¿Qué exige la NOM 151 para conservar mensajes de datos?

La NOM-151 establece mecanismos técnicos para conservar mensajes de datos y comprobar su integridad mediante constancias emitidas por Prestadores de Servicios de Certificación (PSC) acreditados. Sin embargo, la integridad exigida para conservar un mensaje de datos como original y la evidencia temporal de una constancia no son exactamente lo mismo.

El artículo 49 del Código de Comercio establece que, para conservar o presentar como originales los mensajes de datos comprendidos en esa disposición, la información debe mantenerse íntegra e inalterada desde que se generó por primera vez en su forma definitiva y permanecer accesible para su consulta posterior.

Por su parte, una constancia NOM-151 permite verificar la integridad del mensaje de datos y acreditar su existencia, al menos, desde la fecha del sello digital de tiempo. Si la constancia se obtiene posteriormente a la creación del documento, no demuestra por sí sola que este permaneció inalterado durante todo el periodo anterior.

El apéndice normativo A de la NOM-151 regula la generación y verificación de estas constancias mediante huellas digitales electrónicas y sellos digitales de tiempo. Además, conforme al artículo 95 bis 2 del Código de Comercio, es responsabilidad del comerciante mantener los mensajes de datos bajo su control, acceso y resguardo directo para permitir su consulta posterior.

¿Qué es un mensaje de datos?

Un mensaje de datos es información generada, enviada, recibida o archivada mediante medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología, de acuerdo con el artículo 89 del Código de Comercio. Aunque suele asociarse con archivos PDF, el concepto es más amplio. Puede comprender correos electrónicos, contratos digitales y registros generados por sistemas informáticos.

Por ejemplo, cuando una empresa recibe una propuesta comercial por correo electrónico y confirma su aceptación mediante ese mismo medio, la información intercambiada puede constituir mensajes de datos relevantes para documentar la operación. La empresa debe determinar cuáles de esos mensajes están sujetos a obligaciones de conservación y qué mecanismos necesita para mantenerlos íntegros y accesibles.

¿Qué es una constancia de conservación NOM-151?

Una constancia de conservación NOM-151 es una evidencia electrónica emitida por un Prestador de Servicios de Certificación acreditado, que permite verificar la integridad de un mensaje de datos y acreditar que existía, al menos, desde la fecha registrada en el sello digital de tiempo correspondiente. Para generar esta evidencia se utilizan dos elementos principales:

• Huella digital electrónica: es un valor obtenido mediante una función criptográfica que permite identificar el contenido del mensaje de datos y detectar modificaciones al compararlo posteriormente.
• Sello digital de tiempo: incorpora una referencia temporal verificable, asociada con la huella digital del mensaje de datos.

La constancia puede estar formada por uno o más sellos digitales de tiempo, conforme al apéndice A de la NOM-151. Es importante precisar que la fecha del sello no necesariamente corresponde a la fecha en que se creó originalmente el documento. La constancia acredita su existencia, al menos, desde el momento registrado en esa evidencia. Tampoco certifica por sí sola la identidad de quien firmó el documento, su consentimiento ni la legalidad de su contenido. Estas cuestiones deben acreditarse mediante los mecanismos y las disposiciones jurídicas correspondientes.

¿Cómo se obtiene y verifica una constancia NOM-151?

Para obtener una constancia de conservación, el interesado debe generar una solicitud que permita identificar electrónicamente el mensaje de datos y enviarla a un PSC acreditado para el servicio correspondiente. De acuerdo con el apéndice normativo A, el procedimiento puede explicarse en cinco etapas:

1. Identificar el mensaje de datos. Seleccionar la versión definitiva del documento o la información electrónica que requiere conservación.
2. Generar la huella digital electrónica. Utilizar el procedimiento técnico correspondiente para crear la solicitud de constancia. En este proceso, el PSC recibe la huella digital, no necesariamente el documento completo.
3. Solicitar la constancia. Enviar la solicitud al PSC acreditado, que valida los elementos técnicos y emite el sello digital de tiempo.
4. Conservar la documentación y sus evidencias. Mantener el mensaje de datos, la constancia y los elementos necesarios para realizar verificaciones posteriores.
5. Verificar la integridad. Comprobar la autenticidad del sello, la firma electrónica del PSC y la correspondencia entre la huella registrada y el mensaje de datos conservado.

Si la verificación resulta satisfactoria, puede acreditarse que el mensaje corresponde a la información respaldada por la constancia y que existía, al menos, desde la fecha indicada. Obtener una constancia no sustituye la responsabilidad de conservar correctamente el documento. La empresa debe asegurarse de que la información pueda recuperarse y consultarse durante el periodo legal correspondiente.

¿Cómo regula la NOM 151 la digitalización de documentos físicos?

La NOM-151 establece un procedimiento para que los comerciantes digitalicen documentos físicos relacionados con sus negocios, procurando que la información electrónica resultante sea fiel al documento original y conserve su integridad. Escanear un documento no equivale automáticamente a digitalizarlo conforme a la NOM-151. El procedimiento regulado contempla requisitos técnicos, controles de calidad y mecanismos de verificación.

Control del PSC y requisitos técnicos

El apartado 5.3.2 de la NOM-151 establece que el proceso de digitalización debe estar controlado por un tercero legalmente autorizado: un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) acreditado específicamente para esos efectos. Este requisito debe distinguirse de la ejecución material de la captura del documento. El PSC debe ejercer el control correspondiente para constatar que la migración se realice de manera íntegra e inalterable. El apéndice normativo B establece, entre otros, los siguientes requisitos:

• Fidelidad al original: el documento electrónico debe reproducir correctamente el contenido y las características relevantes del soporte físico, sin incorporar información inexistente.
• Formato adecuado: el archivo resultante debe utilizar un formato estándar, apropiado para el tipo de documento y cuyo contenido pueda visualizarse mediante software disponible en el mercado, conforme al apartado B.3.1.
• Calidad y legibilidad: deben aplicarse estándares que permitan consultar la información. Para representaciones gráficas, la norma establece una resolución mínima de 200 píxeles por pulgada.
• Control del proceso: deben revisarse los archivos obtenidos y repetirse la captura cuando existan errores que comprometan su fidelidad. El procedimiento debe estar controlado por un PSC acreditado para digitalización de documentos físicos.
• Cotejo y evidencias: cuando un PSC ejecuta la digitalización, debe cotejar el documento físico con el mensaje de datos resultante e incorporar los elementos de firma y tiempo correspondientes.

Firmas electrónicas, constancias y conservación de originales

La firma electrónica avanzada también es un requisito jurídico importante en este procedimiento. El artículo 95 bis 1 del Código de Comercio establece que, una vez concluida la digitalización, el documento y sus anexos deben acompañarse de la firma electrónica avanzada del comerciante y, cuando haya ejecutado la digitalización, de la firma del PSC.

Además, el artículo 95 bis 4 dispone que, cuando el servicio se contrata a un PSC, el contratante debe firmar una cláusula de satisfacción del servicio y adjuntar su firma electrónica avanzada a la información digitalizada. Si no lo hace, esa información no podrá surtir efectos legales y tendrá carácter meramente informativo en el supuesto regulado por dicho artículo.

Por otra parte, el procedimiento de digitalización contempla la generación de una solicitud de constancia, conforme al apartado B.5.4. El apartado B.8.1 también prevé que el usuario pueda solicitar al PSC la emisión de constancias de conservación para los mensajes de datos resultantes, sujetas al apéndice A. Estas disposiciones deben distinguirse del cotejo y de las firmas aplicables al proceso de digitalización.

Por ejemplo, si una empresa necesita migrar a formato electrónico contratos comerciales que conserva en papel, debe evaluar si realizará una digitalización bajo NOM-151 y, en ese caso, seguir el procedimiento correspondiente bajo el control de un PSC acreditado. Digitalizar conforme a la NOM-151 no autoriza automáticamente a destruir los documentos originales. El apartado B.9 de la norma establece que su destrucción depende de la naturaleza de la información y de los demás ordenamientos legales aplicables.

¿Qué diferencia hay entre la firma electrónica y la constancia NOM-151?

La firma electrónica y la constancia de conservación NOM-151 cumplen funciones diferentes, aunque pueden utilizarse de manera complementaria en la gestión de documentos empresariales. La firma electrónica permite relacionar a una persona con un mensaje de datos y documentar su aprobación mediante un mecanismo de identificación y autenticación. Por su parte, la constancia NOM-151 aporta evidencia de integridad y existencia temporal del mensaje de datos.

En México, el Código de Comercio distingue la firma electrónica de la firma electrónica avanzada o fiable. Esta última debe cumplir requisitos específicos relacionados con el control exclusivo de los datos de creación de la firma y la posibilidad de detectar alteraciones posteriores, conforme al artículo 97. No todas las firmas electrónicas utilizan los mismos mecanismos ni aportan exactamente la misma evidencia.

Comparación de funciones y evidencias

La siguiente tabla resume las diferencias principales:

Ejemplo empresarial: Contrato laboral electrónico

Un colaborador firma electrónicamente su contrato laboral el 15 de octubre. El mecanismo de firma permite documentar su aceptación y, según sus características, aportar evidencia para atribuirle la firma.

Si posteriormente se obtiene una constancia de conservación NOM-151 para la versión final del contrato, esta puede utilizarse para verificar su integridad y acreditar su existencia desde la fecha del sello digital de tiempo.

Ambos mecanismos aportan evidencias diferentes. La constancia no sustituye la firma electrónica ni demuestra por sí sola que el contenido del contrato cumple con la legislación laboral.

¿Cuánto tiempo deben conservarse los documentos y las constancias?

El tiempo de conservación de los documentos empresariales depende de su naturaleza y de las disposiciones legales aplicables. No existe un único plazo de conservación para todos los archivos electrónicos, y la vigencia de una constancia NOM-151 no equivale al tiempo durante el cual una empresa debe conservar un documento. En México, los documentos mercantiles, laborales y fiscales pueden estar sujetos a reglas distintas.

Excepciones legales y vigencia de las constancias

La Ley Federal del Trabajo establece periodos específicos para la conservación y exhibición de documentos laborales en juicio. Sin embargo, estos plazos no eliminan otras obligaciones fiscales, mercantiles o de seguridad social que puedan exigir una conservación más prolongada.

Por ejemplo, el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación contempla supuestos en los que determinada documentación debe conservarse durante todo el tiempo en que subsista una sociedad o contrato, entre otras excepciones. En cuanto a las constancias NOM-151, el apartado A.8.4.1 establece una vigencia de por lo menos diez años. El comerciante puede solicitar una extensión conforme al procedimiento previsto en la norma.

También debe darse seguimiento a la seguridad y vigencia de los algoritmos utilizados, pues pueden requerirse medidas de actualización o contingencia incluso antes de que transcurran diez años. La empresa debe evaluar por separado el plazo legal de conservación del documento y la vigencia de las evidencias electrónicas que permiten verificarlo.

¿Cómo implementar la NOM 151 en una empresa?

Para implementar los procedimientos de la NOM-151, una empresa debe identificar qué documentos necesita conservar o digitalizar, revisar las obligaciones legales correspondientes y establecer mecanismos que permitan gestionar y verificar sus evidencias electrónicas. La implementación puede organizarse en cinco etapas:

Preparación: documentos, requisitos y prestador acreditado

Esta primera fase permite definir el alcance de la implementación antes de iniciar los procedimientos técnicos. Para ello, la empresa debe identificar la documentación involucrada, revisar las obligaciones legales correspondientes y determinar qué servicios de certificación necesita.

1. Identificar los documentos y procesos involucrados

Revisar qué documentos comerciales se generan, reciben y almacenan electrónicamente, cuáles permanecen en papel y qué operaciones requieren conservar evidencias verificables. Esta identificación ayuda a distinguir los documentos sujetos a las disposiciones mercantiles de aquellos regulados principalmente por otras legislaciones.

2. Determinar los requisitos aplicables

Analizar la naturaleza jurídica de cada documento, los plazos de conservación y las condiciones de integridad, firma o digitalización que correspondan. No todos los documentos requieren el mismo procedimiento. La firma electrónica puede formar parte del proceso cuando resulte necesaria, pero no constituye una etapa obligatoria de toda conservación de mensajes de datos.

3. Evaluar un Prestador de Servicios de Certificación

Para obtener constancias NOM-151, debe seleccionarse un PSC acreditado para el servicio de conservación correspondiente. Si la empresa realizará un proceso de digitalización de documentos físicos conforme a la NOM-151, este deberá estar controlado por un PSC acreditado específicamente para digitalización, según el apartado 5.3.2 de la norma. No debe asumirse que cualquier proveedor autorizado para emitir constancias también cuenta con acreditación para digitalizar documentos. La Secretaría de Economía mantiene un directorio oficial de Prestadores de Servicios de Certificación, en el que pueden consultarse los servicios acreditados.

Aplicación del procedimiento y seguimiento

Una vez identificados los documentos, los requisitos legales y el prestador acreditado, la empresa puede poner en marcha el procedimiento correspondiente. En esta fase es importante asegurar que cada operación genere las evidencias necesarias y que estas puedan conservarse y verificarse posteriormente.

4. Implementar el procedimiento correspondiente

Según el tipo de documento, la empresa deberá organizar su generación o recepción, incorporar firmas cuando correspondan, realizar la conservación o digitalización mediante el método aplicable y obtener las evidencias necesarias. Si se trata de documentos físicos sujetos al procedimiento de digitalización de la NOM-151, deberán cumplirse adicionalmente los requisitos de fidelidad, cotejo, firma y control del proceso por parte del PSC acreditado, previstos en la normativa.

5. Establecer controles de almacenamiento y verificación

La organización debe asegurar que los documentos y sus evidencias puedan recuperarse, consultarse y verificarse durante el periodo requerido. Como buena práctica, conviene asignar responsables, mantener controles de acceso, establecer respaldos y revisar periódicamente los plazos documentales y la vigencia de las constancias. Las áreas de administración, recursos humanos y tecnología pueden participar en la operación de estos procesos, mientras que la asesoría jurídica ayuda a determinar las obligaciones correspondientes a cada tipo de documentación. 

Implementar la NOM-151 no consiste únicamente en contratar un servicio de certificación. Requiere conocer qué información debe conservarse, aplicar los procedimientos adecuados y mantener evidencias que puedan verificarse cuando sea necesario. Para las empresas mexicanas, una gestión documental correctamente organizada facilita la consulta de información, el control de documentos electrónicos y la preparación de evidencias ante posibles revisiones o controversias, sin sustituir el cumplimiento de las demás obligaciones legales aplicables.