La diferencia entre acreditación y certificación

La certificación y la acreditación son dos conceptos clave en la gestión de la calidad y el aseguramiento de la conformidad. La certificación es un proceso por el cual una entidad independiente verifica que un producto, servicio o proceso cumple con ciertos requisitos establecidos en una norma o reglamento.

Por otro lado, la acreditación es el proceso por el cual una organización autorizada reconoce formalmente la competencia de un organismo de evaluación de la conformidad para llevar a cabo tareas específicas. La diferencia entre acreditación y certificación es fundamental para comprender el sistema de evaluación de la conformidad en su conjunto.

Les explicaremos detalladamente el proceso de certificación, las etapas que conlleva y la diferencia entre certificación y acreditación. Se abordará cómo la acreditación es un nivel superior a la certificación, ya que sin la acreditación, los certificados emitidos por las organizaciones certificadoras no tendrían validez.

¿Qué es la certificación?

Es el proceso mediante el cual una tercera parte debidamente autorizada y diferente del proveedor y el cliente, lleva a cabo una verificación de un proceso o servicio. Este proceso en síntesis consiste en validar (con una auditoría) si la empresa cumple los requisitos especificados de acuerdo a la conformidad de una normativa aplicable mediante reglas y procedimientos para llevar a cabo una certificación.

El objetivo de la certificación, es el certificado, documento que hace tangible el proceso de certificación, y que no es más, que un informe escrito donde se certifica la evaluación de la conformidad de una norma. La certificación asegura al cliente que el producto o los servicios ofrecidos por una empresa cumplen con los requisitos establecidos (en la norma).

Un caso donde comúnmente las empresas quieren certificarse es en la norma ISO 9001 e ISO 14001, si entonces una empresa está certificada en ISO 9001 quiere decir que fue auditada por un organismo certificador quien después de la auditoría emitió un certificado y cumplió en un proceso de auditoría con los requisitos de la citada norma.

Proceso de certificación

Consta de varias etapas, que van desde la decisión de tener la certificación hasta obtener el certificado. Son las siguientes:

1. Selección del proceso o servicio a certificar: En este paso definimos qué proceso se certificará, definiendo el alcance.
2. Contacto con el organismo certificador: Definimos quién será el organismo que nos va a certificar, este, deberá estar acreditado ante un organismo de acreditación y deberá hacerse con tiempo de anticipación.
3. Solicitud de certificación: Es cuando el organismo certificador emite una cotización con los datos requeridos de la empresa.
4. Auditoria previa: Este paso es opcional pero muchas veces necesario, es un diagnóstico previo del grado de cumplimiento del proceso a la normativa en cuestión.
5. Auditoría: Realizada en las instalaciones de la empresa. Consiste en revisión de los documentos de trabajo y registros, entrevistas, observación del área de trabajo, anotando evidencias de auditorías clasificadas en conformidad y no conformidad. La auditoría debe estar basada en los principios de integridad y confidencialidad.
6. Evaluación y decisión: Es cuando los auditores hacen un análisis de las evidencias de auditoría y elaboran un informe. A mayor número de no conformidades menor posibilidad de otorgar la certificación.
7. Emisión del certificado: Cuando este proceso de evaluación concluye de manera exitosa el organismo emite el certificado con vigencia.
8. Auditoría de seguimiento: Una vez que un proceso logra obtener su certificado, el organismo certificador realizará auditorías posteriores, estas son cada seis meses para verificar que este siga implementado y que se corrigen las no conformidades.

Como vemos, la certificación es un proceso continuo y que se retroalimenta, no puede llevarse en dos o más partes, sino que forma parte de un proceso más dentro de la mejora continua de la empresa.

¿Qué es la acreditación?

En términos técnicos la norma NTC-ISO/IEC 17011 define a la acreditación así: “atestación de tercera parte relativa  a  un  organismo  de  evaluación  de  la  conformidad  que manifiesta la demostración formal de su competencia para llevar a cabo tareas específicas de evaluación de la conformidad.”

En términos simples la acreditación es el procedimiento mediante el cual, un organismo autorizado (y con autorizado entendamos una entidad acreditadora) otorga un reconocimiento formal de que un organismo, maquina o persona es competente para cumplir una tarea específica.

Entendamos lo siguiente: si por ejemplo nuestra empresa tiene ya el certificado de ISO 9001 pero no sabemos si este tiene validez hasta no comprobar que la empresa que emitió el certificado está a su vez “certificada” a esto se le llama acreditación, pero en este caso el “organismo certificador” es una entidad de acreditación.

En todos los países donde ISO opera hay una entidad de acreditación, encargada de acreditar a los organismos certificadores y acreditadores, en México es la EMA (Entidad Mexicana de acreditación), en España AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación), en Estados Unidos la ANSI-ASQ (National Accreditation Board ANAB) y así con cada país tiene un organismo que “da permiso” a las certificadoras de dar certificados. Tienen esta capacidad porque realizan evaluaciones con la norma ISO 17021 lo que les asegura competencias para hacer auditorías de certificación.

Proceso de acreditación

Hay cinco fases o etapas generales en el proceso de acreditación:

• Inscripción: Con un organismo de acreditación (por ejemplo, EMA).
• Auto-evaluación: Dura de 24 a 36 meses, con orientación y evaluación de las normas aplicables.
• Evaluación in situ: Visitas a la organización para determinar el cumplimiento con las normas.
• Comisión de evaluación y decisión: Si se cumplen los requisitos, se acredita con vigencia.
• Mantenimiento de cumplimiento y renovación de la acreditación: Para conservar su condición.

Diferencia entre acreditación y certificación

La diferencia entre la acreditación aplica a tareas específicas, mientras que las certificaciones aplican a especificaciones de productos, servicios o procesos. La acreditación es un nivel superior a la certificación y es una “licencia” para prestar los servicios de certificación. Sin la acreditación los certificados que emiten las organizaciones certificadoras no son reconocidos.

Todo esto parece muy redundante de la diferencia entre la certificación y acreditación pero pensemos en el siguiente ejemplo:

Si en nuestra empresa nos están haciendo auditoria para poder certificarnos en ISO 9001 y el auditor nos pide los registros de calibración del durómetro, para que este pueda asentar una conformidad en su bitácora, nosotros le deberíamos de mostrar un registro donde indique que el instrumento esta calibrado y que tal calibración la hizo un laboratorio de calibración, y este laboratorio a su vez debe tener registros que está acreditado ante la EMA para hacer calibración; a esto se le llama trazabilidad.

Sin esto el auditor se ve obligado asentar una no conformidad y nuestra certificación ISO 9001 estaría en riesgo. Y peor aún si quien nos hace la auditoría no está acreditado ante la EMA no tendría validez del certificado que nos den. Así de complejo y simple es esta diferencia.

La diferencia entre la certificación y la acreditación se centra en que son procesos distintos  pero complementarios en el aseguramiento de la calidad. La certificación valida el cumplimiento de estándares, mientras que la acreditación autoriza a realizar estas evaluaciones. Ambas son esenciales para la mejora continua, la competitividad y la confiabilidad en el mercado global. Su implementación no solo optimiza procesos internos, sino que también posiciona a las organizaciones como líderes confiables en sus sectores, otorgando una ventaja competitiva significativa.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se relaciona la certificación ISO 9001 con la cultura organizacional de una empresa? 

La certificación ISO 9001 puede tener un impacto significativo en la cultura organizacional de una empresa. Al implementar un sistema de gestión de calidad para obtener esta certificación, la organización hace la formación una cultura de mejora continua, enfoque en el cliente y toma de decisiones basada en evidencias. Esto puede llevar a cambios en los valores, comportamientos y prácticas de trabajo de los empleados, alineándolos más estrechamente con los objetivos de calidad de la empresa.

¿Qué papel juega el departamento de Recursos Humanos en el proceso de certificación? 

El área funcional de la empresa de recursos humanos desempeña un papel crucial en el proceso de certificación. Es responsable de asegurar que el personal esté debidamente capacitado en los requisitos de la norma y los procedimientos del sistema de gestión de calidad.

Además, RH se encarga de mantener registros de formación, competencias y evaluaciones de desempeño, que son elementos importantes durante las auditorías de certificación. También puede liderar iniciativas para fomentar la participación y el compromiso de los empleados con el proceso de certificación.

¿Cómo afecta la certificación al desempeño y la evaluación de los empleados? 

La certificación puede influir significativamente en el desempeño y la evaluación de desempeño de los empleados. Al implementar un sistema de gestión de calidad, se establecen objetivos claros y medibles para los procesos y el personal. Esto proporciona una base más objetiva para evaluar el desempeño individual y colectivo.

Además, la certificación puede llevar a la creación de nuevos indicadores de desempeño relacionados con la calidad, lo que puede afectar los sistemas de evaluación y remuneración de la empresa.

¿Existe alguna relación entre la certificación y la nómina de una empresa? 

Aunque no hay una relación directa entre la certificación y la nómina, la implementación de un sistema de gestión de calidad puede tener implicaciones indirectas.

Por ejemplo, puede llevar a la creación de nuevos puestos o responsabilidades relacionadas con la calidad, lo que podría afectar la estructura salarial. Además, algunas empresas pueden vincular bonos (bono de asistencia, bono de puntualidad, bono de productividad) o incentivos al mantenimiento exitoso de la certificación, lo que influiría en la composición de la nómina.

¿Cómo se relaciona la certificación con las Normas Oficiales Mexicanas como la NOM-035? 

Aunque la certificación ISO y las Normas Oficiales Mexicanas (NOM) son sistemas diferentes, pueden complementarse. Por ejemplo, la NOM 035, que se enfoca en los factores de riesgo psicosocial en el trabajo, puede integrarse en el sistema de gestión de calidad de una empresa certificada en ISO 9001. O quizas, puede ser aplicado a NOM 37 también. Esto puede ayudar a la organización a cumplir tanto con los requisitos de la certificación como con las regulaciones nacionales, mejorando la gestión de riesgos de trabajo y el bienestar de los empleados.

¿Puede la certificación afectar los procesos de selección de personal? 

Sí, la certificación puede influir en los procesos de selección de personal. Las empresas certificadas suelen tener requisitos más específicos en cuanto a competencias y habilidades relacionadas con la calidad.

Esto puede llevar a la modificación de los perfiles de puesto y los criterios de selección para asegurar que los nuevos empleados puedan contribuir efectivamente al mantenimiento del sistema de gestión de calidad. Además, la experiencia en sistemas de calidad puede convertirse en un criterio valioso en el proceso de selección.

¿Cómo se relaciona la certificación con el concepto de remuneración en una empresa? 

La certificación puede tener un impacto indirecto en la remuneración de los empleados. Algunas empresas implementan esquemas de compensación que reconocen y recompensan las contribuciones al mantenimiento y mejora del sistema de gestión de calidad. Esto puede incluir bonos por el logro de objetivos de calidad, aumentos salariales vinculados al desempeño en áreas relacionadas con la certificación, o incluso la creación de nuevos puestos con remuneraciones específicas para roles clave en el sistema de calidad.

¿Qué relación existe entre la certificación y los viáticos en una empresa?

Aunque no hay una relación directa entre la certificación y los viáticos, el proceso de certificación y mantenimiento puede generar necesidades de viaje. Por ejemplo, puede ser necesario enviar personal a capacitaciones, conferencias o visitas a otras sedes para implementar o mejorar el sistema de gestión de calidad.

En estos casos, la política de viáticos de la empresa puede necesitar ajustes para cubrir estos nuevos tipos de viajes relacionados con la calidad. Además, durante las auditorías de certificación, podría ser necesario proporcionar viáticos a los auditores externos, lo que requeriría una gestión adecuada de estos gastos.