NOM-037: ¿Qué es?, ¿Cómo cumplir? y ¿Cuándo entró en vigor?

El panorama laboral en México presenciaron un cambio importante con la entrada de la Norma Oficial Mexicana (NOM) 037-STPS-2023. El NOM-037 se cubre información sobre las condiciones de seguridad y salud en el trabajo. Esta conocido como la ley de home office o la ley de teletrabajo.

La NOM-037 establece obligaciones para las empresas que adopten la modalidad de teletrabajo. En este artículo le brindaremos la manual de NOM-037 para empresas. Abordaremos qué es, a quién afecta y las responsabilidades de cada quién. También compartiremos cómo implementarlo en tu empresa y los costos esperados asociados con él.

¿Que es la NOM-037?

La pandemia de COVID-19 ha acelerado la adopción del teletrabajo en México y en el mundo. En México, el porcentaje de trabajadores que realizan teletrabajo pasó de 4.8% en 2019 a 22.8% en 2022.

La Norma Oficial Mexicana (NOM) 037-STPS-2023 es una respuesta a esta tendencia. Esta norma tiene por objeto establecer los requisitos que deben cumplir los empleadores. Con ellos, las companies deben garantizar que el teletrabajo se realice de manera saludable.

La importancia de la NOM-037 radica en que protege los derechos laborales de los trabajadores en teletrabajo. Se promueve un entorno de trabajo seguro y saludable. Esta norma establece una serie de obligaciones para los empleadores y los empleados. Todo está relacionado a salud en el teletrabajo.

El cumplimiento de la NOM-037 también beneficia a las empresas. Se pueden contribuir a reducir el ausentismo laboral, mejorar la productividad y disminuir la rotación de personal.

¿Cuándo entró en vigor la NOM 037?

La NOM-037 fue publicada por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) el 8 de junio de 2023.  Se entró en vigor el 5 de diciembre de 2023. A partir de ese momento se espera que las empresas deban cumplir con la NOM-037. Si no lo hacen, están sujetos a multas y multas por incumplimiento.

¿A quien aplica la NOM-037?

En general, la NOM-037 aplica a todos los centros de trabajo que tengan personas teletrabajadoras. Si los empleados realicen más del 40% de su jornada laboral de manera remota, la empresa tiene que cumplir. Esto incluye tanto al sector público como al privado. Se incluye a los trabajadores que desempeñen sus funciones desde cualquier lugar afuera de la oficina.

¿Qué son los obligaciones de los patrones en la NOM-037?

Para cumplir con la NOM-037, las empresas deben implementar diversas medidas:

Identificar, evaluar y controlar los riesgos psicosociales

• Implementar un instrumento de evaluación de riesgos psicosociales al menos una vez al año.
• Capacitar a los trabajadores sobre los riesgos psicosociales y las medidas para prevenirlos.
• Establecer canales de comunicación para que los trabajadores puedan reportar cualquier riesgo psicosocial.
• Tomar medidas para controlar los riesgos psicosociales identificados. Soluciones pueden ser la redistribución de cargas de trabajo o la mejora del ambiente laboral.

Establecer condiciones ergonómicas adecuadas

• Proporcionar a los trabajadores los muebles, equipos y herramientas adecuados para realizar su trabajo. Este incluye específicamente una silla ergonomica para cada empleado.
• Capacitar a los trabajadores sobre ergonomía y posturas correctas de trabajo.
• Fomentar la realización de pausas activas y descansos periódicos.
• Evaluar periódicamente las condiciones ergonómicas del puesto de trabajo.

Proporcionar una capacitación adecuada

• Capacitar a los trabajadores sobre la NOM-037 y sus obligaciones.
• Capacitar a los trabajadores sobre los riesgos psicosociales y ergonómicos asociados al teletrabajo.
• Capacitar a los trabajadores sobre el uso seguro de las tecnologías de la información y la comunicación.
• Brindar capacitación en materia de primeros auxilios y seguridad en el hogar.

Promover la salud y el bienestar de los trabajadores

• Fomentar hábitos de vida saludables entre los trabajadores.
• Ofrecer a los trabajadores programas de apoyo emocional y psicológico.
• Promover un buen ambiente laboral y relaciones de trabajo positivas.
• Respetar los tiempos de descanso y las jornadas de trabajo de los trabajadores.

Establecer mecanismos de comunicación y seguimiento

• Establecer canales de comunicación claros y efectivos entre la empresa y los trabajadores.
• Realizar reuniones periódicas para dar seguimiento al cumplimiento de la NOM-037.
• Implementar un sistema para la vigilancia de la salud de los trabajadores. Esto puede incluir evaluaciones médicas periódicas y seguimiento a su estado de salud.
• Llevar un registro de las acciones realizadas para cumplir con la NOM-037.

Es importante mencionar que:

• La NOM-037 es una norma flexible que se puede adaptar a las necesidades específicas de cada empresa.
• El cumplimiento de la NOM-037 es un proceso continuo que requiere del compromiso de la empresa.
• Las empresas que no cumplan con la NOM-037 pueden ser sancionadas por las autoridades laborales.

¿Qué son los obligaciones de los empleados en la NOM-037?

Si bien la NOM-037 establece principalmente obligaciones para las empresas, también existe la parte de empleados. Esto es lo que los empleados deben hacer de su lado:

Informar sobre las condiciones de su lugar de trabajo

• El trabajador debe informar al patrón sobre las condiciones ergonómicas de su lugar de trabajo. Esto incluyeel mobiliario, equipo y herramientas que utiliza.
• El trabajador debe permitir al patrón realizar evaluaciones periódicas. Esto ayuda a identificar y controlar los riesgos psicosociales y ergonómicos.

Cuidar su salud y bienestar

• El trabajador debe adoptar hábitos de vida saludables. Esto incluye la alimentación balanceada, la práctica de actividad física y el descanso adecuado.
• El trabajador debe reportar al patrón cualquier condición de salud que pueda afectar su desempeño laboral.
• El trabajador debe participar en las capacitaciones y programas de bienestar que la empresa ofrezca.

Utilizar las herramientas de trabajo de forma segura

• El trabajador debe utilizar las herramientas de trabajo ofrecido por la empresa.
• El trabajador debe seguir las instrucciones y procedimientos establecidos por la empresa.
• El trabajador debe reportar al patrón cualquier incidente o accidente de trabajo que se presente.

Mantener una comunicación efectiva

• El trabajador debe mantener una comunicación fluida y constante con su jefe inmediato.
• El trabajador debe participar en las reuniones y actividades que la empresa organice sobre NOM-037.
• El trabajador debe reportar al patrón cualquier situación que pueda afectar el cumplimiento de NOM-037.

Cumplir con las políticas y procedimientos de la empresa

• El trabajador debe cumplir con las políticas y procedimientos de la empresa en materia de teletrabajo. Esto incluyelas normas de seguridad y salud, las políticas de uso de las tecnologías y las normas de confidencialidad.
• El trabajador debe participar en la elaboración e implementación de las políticas de teletrabajo.

En resumen, los empleados tienen la responsabilidad de colaborar con la empresa para cumplir con la NOM-037. Ellos deben informar su empresa sobre las condiciones de su lugar de trabajo. También deben cuidar a  su salud y bienestar.

Es importante mencionar que:

• El cumplimiento de la NOM-037 es un esfuerzo conjunto entre la empresa y los trabajadores.
• La colaboración y el compromiso de ambas partes son fundamentales para el éxito del teletrabajo.

¿La NOM-037 exige un contrato con los empleados?

No, la NOM-037 no exige explícitamente la existencia de un contrato escrito entre el patrón y el trabajador para poder realizar teletrabajo.

Sin embargo, la NOM-037 establece que los siguientes aspectos deben quedar por escrito:

• El lugar habitual de desempeño de las funciones: Si bien el teletrabajo se realiza fuera del establecimiento del patrón, es importante definir un lugar habitual de trabajo para efectos de la norma.
• La jornada de trabajo: Se deben establecer las horas de trabajo y los periodos de descanso del trabajador.
• La forma de pago del salario: Se debe especificar la forma en que se pagará el salario al trabajador, incluyendo la periodicidad y el medio de pago.
• Las prestaciones a las que tiene derecho el trabajador: Se deben especificar las prestaciones a las que tiene derecho el trabajador, como aguinaldo, vacaciones, prima vacacional, PTU, etc.
• Los mecanismos de comunicación: Se deben establecer los canales de comunicación que se utilizarán entre el patrón y el trabajador.
• Los mecanismos de vigilancia de la salud: Se deben establecer los mecanismos para la vigilancia de la salud del trabajador, como evaluaciones médicas periódicas y seguimiento a su estado de salud.

En resumen, si bien la NOM-037 no exige un contrato escrito en sí, sí es importante que los términos y condiciones del teletrabajo queden por escrito y sean conocidos por ambas partes. Esto se puede hacer a través de un contrato de trabajo específico para teletrabajo, o mediante la inclusión de una cláusula de teletrabajo en el contrato de trabajo general.

¿Cómo implementar la NOM-037 en mi empresa?

Implementar la NOM-037 en una empresa requiere un compromiso serio por parte tanto del patrón como de los trabajadores. Es un proceso que implica realizar una serie de cambios y adoptar nuevas medidas para garantizar la seguridad y salud de los trabajadores en el teletrabajo.

A continuación, se presenta un esquema general de los pasos que se pueden seguir para implementar la NOM-037 en una empresa:

1 – Sensibilizar y capacitar

• Informar a todos los trabajadores sobre la NOM-037: Explicar qué es la norma, sus objetivos, alcances y obligaciones tanto para la empresa como para los trabajadores.
• Capacitar a los trabajadores sobre los riesgos psicosociales y ergonómicos asociados al teletrabajo: Brindarles las herramientas y conocimientos necesarios para identificar, prevenir y controlar estos riesgos.
• Capacitar a los trabajadores sobre el uso seguro de las tecnologías de la información y la comunicación: Enseñarles cómo utilizar las herramientas de trabajo de forma segura y responsable para evitar accidentes y enfermedades.

2 – Identificar y evaluar los riesgos

• Realizar una evaluación de los riesgos psicosociales: Aplicar un instrumento de evaluación para identificar los factores de riesgo psicosocial que pueden estar presentes en el entorno de teletrabajo.
• Evaluar las condiciones ergonómicas del puesto de trabajo: Analizar el mobiliario, equipo y herramientas que utiliza el trabajador para identificar posibles riesgos ergonómicos.

3 – Establecer medidas de control

• Implementar medidas para controlar los riesgos psicosociales: Establecer estrategias para prevenir el estrés laboral, el acoso y la discriminación, entre otros riesgos psicosociales.
• Mejorar las condiciones ergonómicas del puesto de trabajo: Proporcionar al trabajador el mobiliario, equipo y herramientas adecuados para realizar su trabajo de forma ergonómica.
• Establecer mecanismos de comunicación y seguimiento: Definir canales de comunicación claros y efectivos para mantener un contacto constante con los trabajadores y dar seguimiento al cumplimiento de la NOM-037.

4 – Elaborar y difundir la política de teletrabajo

• Desarrollar una política de teletrabajo que cumpla con los requisitos de la NOM-037: Esta política debe establecer los términos y condiciones del teletrabajo, incluyendo los derechos y obligaciones de ambas partes.
• Comunicar la política de teletrabajo a todos los trabajadores: Asegurarse de que todos los trabajadores conozcan la política y comprendan sus responsabilidades.

5 – Establecer mecanismos de vigilancia de la salud

• Implementar un programa de vigilancia de la salud para los trabajadores en teletrabajo: Este programa debe incluir evaluaciones médicas periódicas y seguimiento a su estado de salud.
• Proporcionar a los trabajadores acceso a servicios de salud: Brindarles información sobre cómo acceder a servicios de salud en caso de que los necesiten.

6 – Llevar un registro de las acciones realizadas

• Documentar todas las acciones realizadas para cumplir con la NOM-037: Esto incluye la evaluación de riesgos, las medidas de control implementadas, las capacitaciones proporcionadas y los programas de vigilancia de la salud.
• Mantener los registros actualizados: Asegurarse de que los registros estén actualizados y sean fácilmente accesibles para las autoridades laborales en caso de que lo soliciten.

Es importante mencionar que:

• La implementación de la NOM-037 es un proceso continuo que requiere del compromiso constante de la empresa y de los trabajadores.
• Es importante revisar y actualizar periódicamente la política de teletrabajo y los mecanismos de control de riesgos para adaptarlos a las necesidades cambiantes de la empresa y de los trabajadores.
• Las empresas que no cumplan con la NOM-037 pueden ser sancionadas por las autoridades laborales.

¿Cuanto cuesta la empresa la NOM-037?

Estimación de costos 

Es difícil darte un costo exacto de lo que le costaría a tu empresa cumplir con la NOM-037. Esto se debe a que varios factores entran en juego, como:

• Tamaño de la empresa: Las empresas más grandes generalmente gastarán más que las empresas más pequeñas debido a la mayor cantidad de empleados y complejidad organizacional.
• Fuerza laboral remota: El número de trabajadores que tienes en teletrabajo afecta directamente el costo. Cada empleado requiere evaluaciones, capacitación y posibles medidas de control.
• Áreas funcionales: El número de áreas funcionales en la empresas y donde se trabajan.
• Condiciones actuales del trabajo a distancia: Si tu configuración actual de trabajo a distancia ya cumple en gran medida con los requisitos de la NOM-037, el costo de implementación será menor.
• Recursos disponibles: Ten en cuenta los recursos financieros y recursos humanos que puedes dedicar a los esfuerzos de cumplimiento de la NOM-037.

¿Cuánto debemos pagar al mes a cada empleado por internet y luz?

En México, la NOM-037 no establece una cantidad fija que las empresas deban pagar a sus empleados por los gastos de internet y luz derivados del trabajo a distancia. Si bien la norma marca lineamientos para el teletrabajo, no exige una tasa de reembolso específica.

Sin embargo, sí exige a las empresas que proporcionen a sus trabajadores remotos los medios necesarios para realizar sus tareas de manera efectiva, lo que podría incluir la cobertura de los costos de internet y luz.

Cuando completamos una encuesta sobre cuánto pagan las empresas a sus empleados, descubrimos los siguientes rangos:

• $0-$200 MXN/mes/empleado – 70% de empresas
• $200-$400 MXN/mes/empleado – 22% de empresas
• >$400 MXN/mes/empleado  – 8% de empresas

¿Cuánto cuesta una silla ergonómica?

Una de las estipulaciones de la NOM-037 es la compra de una silla ergonómica para cada empleado.

Aquí hay un rango general de precios para sillas ergonómicas en México:

• Sillas básicas: $500 a $2,500 MXN
• Sillas de gama media: $2,500 a $7,500 MXN
• Sillas de alta gama: $7,500 MXN o más

Una vez que un empleado deja una empresa, surge la cuestión de la devolución de la silla. La NOM-037 no específica si los empleados debe o no deben  devolver las sillas ergonómicas proporcionadas por la empresa.

En general, se recomienda seguir la política de la empresa sobre este tema y actuar de manera justa y razonable con el empleado saliente. Si no existe una política clara, puedes comunicarte con el empleado para discutir la situación y llegar a un acuerdo mutuo sobre la devolución o compra de la silla ergonómica.

¿Cuanto cuesta hacer un evaluación de riesgos psicosociales a los empleados?

Una de las obligaciones de las empresas bajo la NOM-037 es realizar una evaluación de riesgos psicosociales anualmente.

Si bien los precios exactos pueden variar, se puede estimar un rango general para realizar evaluaciones de riesgos psicosociales en México de la siguiente manera:

• Empresas pequeñas (1-50 empleados): $5,000 a $15,000 pesos
• Empresas medianas (51-250 empleados): $15,000 a $30,000 pesos
• Grandes empresas (más de 250 empleados): $30,000 a $50,000 pesos o más

¿Qué pasa si no cumples con la NOM-037?

Si una empresa no cumple con la NOM-037, podría enfrentar varias consecuencias, incluyendo:

• Inspecciones de las autoridades laborales: La STPS tiene la facultad de realizar inspecciones a las empresas para verificar el cumplimiento de la NOM-037. Si los inspectores encuentran que una empresa no cumple, pueden emitir multas u otras sanciones.
• Multas: El monto de la multa por incumplimiento de la NOM-037 puede variar dependiendo de la gravedad de la infracción y el tamaño de la empresa. Sin embargo, las multas pueden ir desde las 250 hasta las 5,000 Unidades de Medida y Actualización (UMAs), lo que equivale aproximadamente a $2,593 a $51,870 pesos mexicanos a mayo de 2024.
• Paros laborales: En casos graves de incumplimiento, la STPS puede ordenar una suspensión temporal o definitiva de las operaciones de la empresa. Esto puede tener un impacto significativo en las finanzas de la empresa y su capacidad para operar.
• Daño a la reputación de la empresa: El incumplimiento de la NOM-037 puede dañar la reputación de la empresa y dificultar la atracción y retención de empleados.
• Demandas: Los trabajadores que se hayan visto afectados por el incumplimiento de la NOM-037 por parte de la empresa pueden presentar demandas contra la empresa.

Por lo tanto, es importante que las empresas se tomen en serio la NOM-037 y tomen todas las medidas necesarias para cumplir con sus requisitos. Esto no solo ayudará a proteger a la empresa de sanciones legales y financieras, sino que también creará un entorno de trabajo más seguro y saludable para sus empleados.

Preguntas frecuentes sobre la NOM-037

¿Cómo se relaciona la NOM-037 con la NOM-035?

La NOM-035, “Factores de riesgo ergonómico en el trabajo”, establece los elementos y criterios para la identificación, evaluación y control de los riesgos ergonómicos en los centros de trabajo. La NOM-037, por su parte, complementa la NOM-035 al establecer obligaciones específicas para las empresas que implementan la modalidad de teletrabajo, con el objetivo de prevenir los riesgos ergonómicos asociados a esta forma de trabajo.

¿Qué tiene que ver la NOM-037 con el SAT?

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) no tiene una relación directa con la NOM-037 en términos de obligaciones fiscales. Sin embargo, el cumplimiento de la NOM-037 puede tener implicaciones indirectas para las empresas en relación con el SAT, ya que:

• Las empresas deben registrar a sus trabajadores teletrabajadores ante el SAT.
• Los trabajadores teletrabajadores tienen derecho a las mismas beneficios que los trabajadores presenciales.
• Las empresas deben cumplir con las obligaciones fiscales para sus trabajadores teletrabajadores.

¿Qué tiene que ver la NOM-037 con el IMSS?

El Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) tampoco tiene una relación directa con la NOM-037. Sin embargo, el cumplimiento de la NOM-037 puede tener implicaciones indirectas para las empresas en relación con el IMSS, ya que:

• Las empresas deben inscribir a sus trabajadores teletrabajadores en el IMSS.
• Los trabajadores teletrabajadores tienen derecho a las mismas prestaciones. Se incluye atención médica, incapacidad por enfermedad o incapacidad por maternidad, y pensiones.
• Las empresas deben cumplir con las obligaciones de cotización y pago de cuotas IMSS para sus trabajadores teletrabajadores.

¿Cómo impacta la NOM-037 en el Impuesto Sobre la Nómina (ISN)?

El cumplimiento de la NOM-037 no tiene un impacto directo en el cálculo o pago del Impuesto Sobre la Nómina (ISN). El ISN se grava sobre la totalidad de las remuneraciones que los patrones otorgan a sus trabajadores. No importa la modalidad de trabajo que estos desempeñen.

¿Cómo impacta la NOM-037 en el Impuesto Sobre Renta (ISR)?

Al igual que en el caso del ISN, el cumplimiento de la NOM-037 no tiene un impacto directo en el cálculo o pago del Impuesto Sobre la Renta (ISR). El ISR se grava sobre los ingresos que las personas físicas obtienen, incluyendo los salarios y prestaciones percibidos por su trabajo. Esto se hace sin importar si este se realiza de manera presencial o remota.

¿Cómo se relaciona la NOM-037 con el INFONAVIT?

NOM-037 no establece una relación directa con el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT). No se impacta los requisitos y beneficios para los trabajadores teletrabajadores. No impacta su habilidad de obtener un crédito INFONAVIT.

Adaptándose al futuro del trabajo

El teletrabajo en México debe ser vista más que como una tendencia pasajera, como una realidad que se está consolidando día a día en nuestro país. Es por ello que las empresas necesitan abrazar estos cambios y buscar la manera de crear un entorno laboral seguro.

Los consejos y recomendaciones que hemos compartido en este artículo son el punto de partida para la implementación exitosa de la NOM 037 empresas. Es tiempo de que nos adaptemos al futuro del trabajo, un futuro que ya está aquí y que requiere de nuestra atención y compromiso para su correcta implementación.