NOM 037 STPS: ¿Qué es? ¿Qué establece? ¿Cómo cumplirla?

La NOM 037-STPS-2023 es la norma que establece las condiciones de seguridad y salud para las personas que realizan teletrabajo en México. En este artículo conocerás a quién aplica, qué obligaciones impone a empresas y trabajadores, cuándo es obligatoria y cómo cumplirla correctamente para evitar sanciones.

¿Qué es la NOM 037 STPS?

La NOM 037-STPS-2023 es la Norma Oficial Mexicana vigente que establece las condiciones de seguridad y salud aplicables al teletrabajo. Su objetivo es prevenir riesgos laborales y definir las responsabilidades de las empresas y de las personas trabajadoras cuando las actividades se realizan fuera del centro de trabajo mediante tecnologías de la información y la comunicación.

La expansión del trabajo a distancia hizo necesario establecer medidas específicas para proteger a quienes desempeñan sus funciones desde su domicilio o desde otro lugar acordado con el patrón. Antes de esta regulación, muchas disposiciones de seguridad y salud se concentraban principalmente en las actividades realizadas dentro de las instalaciones de la empresa.

Por ello, la NOM 037 complementa las reglas de teletrabajo previstas en la Ley Federal del Trabajo (LFT). Entre otros aspectos, regula la validación de las condiciones del lugar de trabajo, la prevención de riesgos ergonómicos, físicos y psicosociales, la capacitación, el equipo necesario y el derecho a la desconexión.

¿Por qué es importante cumplir con la NOM 037?

La NOM 037 busca que el teletrabajo se desarrolle en condiciones seguras y saludables. Además de atender una obligación legal, su cumplimiento ayuda a las empresas a establecer procesos más claros, prevenir riesgos laborales y dar mayor certeza sobre la administración de esta modalidad.

Beneficios para las empresas

Cumplir con la NOM 037 puede favorecer una mejor gestión del teletrabajo. Entre sus principales aportaciones se encuentran:

• Ayudar a identificar y reducir los riesgos asociados al teletrabajo.
• Contribuir a prevenir accidentes y los costos que pueden derivarse de ellos.
• Establecer políticas y procesos claros para administrar esta modalidad.
• Favorecer la continuidad operativa mediante condiciones de trabajo más seguras.
• Facilitar la presentación de evidencias durante una inspección laboral.

Beneficios para las personas trabajadoras

La norma también contribuye a establecer mejores condiciones para quienes realizan sus actividades a distancia. Entre sus posibles beneficios se encuentran:

• Contar con espacios de trabajo más seguros y adecuados.
• Fortalecer la protección de la salud física y emocional.
• Promover el respeto a la jornada y al derecho a la desconexión.
• Recibir capacitación sobre ergonomía, prevención de riesgos y uso seguro del equipo.
• Apoyar el bienestar y el equilibrio entre la vida laboral y personal.

Estos resultados dependen de que la empresa implemente correctamente las medidas, les dé seguimiento y atienda las condiciones particulares de cada lugar de teletrabajo.

¿Qué establece la NOM 037 STPS?

La NOM 037- STPS -2023 complementa la regulación del teletrabajo prevista en el Capítulo XII Bis de la Ley Federal del Trabajo. La norma establece las condiciones de seguridad y salud que deben cumplir los centros de trabajo, así como las responsabilidades de las empresas y de las personas trabajadoras. En términos generales, establece las siguientes obligaciones y criterios:

Aplica cuando la relación laboral se desarrolla más del 40 % del tiempo en el domicilio de la persona trabajadora o en otro domicilio elegido por ella, mediante tecnologías de la información y la comunicación. No incluye el trabajo ocasional o esporádico. Estas disposiciones deben formar parte de los procesos de cumplimiento laboral de las empresas que cuentan con personal bajo la modalidad de teletrabajo.

¿La NOM 037 ya está vigente?

Sí. La NOM 037-STPS-2023 fue publicada en el Diario Oficial de la Federación el 8 de junio de 2023 y entró en vigor el 5 de diciembre de 2023, 180 días naturales después de su publicación. Desde esa fecha, los centros de trabajo con personal que cumple los supuestos legales del teletrabajo deben atender las obligaciones establecidas en la norma.

El incumplimiento puede dar lugar a inspecciones de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social y, cuando corresponda, a requerimientos de corrección o sanciones. Por ello, las empresas deben revisar periódicamente sus políticas, contratos, registros, equipos y condiciones de seguridad y salud.

¿A quién aplica la NOM 037?

La NOM 037-STPS-2023 rige en toda la República Mexicana y aplica a los centros de trabajo que cuenten con personas trabajadoras bajo la modalidad de teletrabajo. De acuerdo con el artículo 330-A de la Ley Federal del Trabajo, existe teletrabajo cuando una relación laboral subordinada se desarrolla más del 40 % del tiempo en el domicilio de la persona trabajadora o en otro domicilio elegido por ella, y se utilizan principalmente tecnologías de la información y la comunicación para mantener el contacto y el mando con el patrón.

El trabajo realizado desde casa de forma ocasional o esporádica no se considera teletrabajo para estos efectos. Por ejemplo, laborar a distancia algunos días por una situación excepcional no activa automáticamente todas las obligaciones de esta modalidad. 

Cuando sí se cumple el supuesto legal, la empresa debe identificar a las personas teletrabajadoras, acordar el lugar o los lugares donde desempeñarán sus actividades y verificar que existan condiciones adecuadas de seguridad y salud. La modalidad también debe documentarse por escrito y formar parte de los procesos internos de Recursos Humanos, Seguridad y Salud en el Trabajo y, cuando corresponda, nómina y administración.

¿Cuál es la diferencia entre la NOM 035 y la NOM 037?

La NOM 035 y la NOM 037 protegen la salud de las personas trabajadoras, pero regulan riesgos y obligaciones diferentes. La NOM 035 se enfoca en los factores de riesgo psicosocial y el entorno organizacional, mientras que la NOM 037 establece condiciones de seguridad y salud para el teletrabajo.

Ambas normas pueden aplicarse simultáneamente. Una empresa con personal en teletrabajo debe atender las condiciones ergonómicas y de seguridad previstas por la NOM 037, además de identificar y prevenir los factores de riesgo psicosocial regulados por la NOM 035. El cumplimiento de una norma no sustituye a la otra. Recursos Humanos y Seguridad y Salud en el Trabajo deben coordinar las políticas, medidas y evidencias correspondientes.

¿Qué obligaciones tienen las empresas según la NOM 037?

Las empresas con personal en teletrabajo deben garantizar condiciones de seguridad y salud, documentar esta modalidad y conservar evidencia de su cumplimiento. La Ley Federal del Trabajo y los numerales 5.1 a 5.14 de la NOM 037-STPS-2023 establecen obligaciones específicas que no deben presentarse como medidas opcionales.

Recursos Humanos, Seguridad y Salud en el Trabajo y Administración deben coordinar la documentación, el mantenimiento del equipo, la atención de reportes y el seguimiento periódico.

Obligaciones de las personas trabajadoras según la NOM 037

El cumplimiento de la NOM 037 no recae únicamente en la empresa. Las personas trabajadoras bajo la modalidad de teletrabajo también deben colaborar para mantener condiciones seguras y cumplir la política establecida por el centro de trabajo. Estas responsabilidades se encuentran previstas en el numeral 6 de la NOM 037-STPS-2023 y en el artículo 330-F de la Ley Federal del Trabajo. Sus principales obligaciones son:

• Facilitar por escrito, cuando estén de acuerdo, la comprobación física del lugar de trabajo o, como alternativa, aplicar la lista de verificación y proporcionar las evidencias requeridas. La visita no puede realizarse sin su autorización.
• Cumplir con la política de teletrabajo y las medidas de seguridad y salud definidas por la empresa.
• Informar al patrón y a la Comisión de Seguridad e Higiene sobre alteraciones que impidan realizar el teletrabajo, así como reportar los riesgos o accidentes relacionados con sus actividades.
• Resguardar y conservar en buen estado los equipos, materiales, herramientas y mobiliario proporcionados por el patrón.
• Atender las medidas de protección de datos, seguridad de la información y las restricciones sobre su uso y almacenamiento.
• Informar por escrito y con anticipación cualquier cambio temporal o definitivo del domicilio acordado para trabajar.
• Participar en las capacitaciones, actividades de prevención y reuniones presenciales o virtuales organizadas para evitar el aislamiento social.
• Utilizar los mecanismos de contacto y supervisión establecidos, respetando los horarios y condiciones pactadas.
• Informar oportunamente los costos pactados de telecomunicaciones y electricidad relacionados con el teletrabajo.

La empresa puede promover hábitos de autocuidado como parte de sus programas de bienestar, pero acciones como llevar una alimentación balanceada o realizar actividad física no deben presentarse como obligaciones legales específicas de la NOM 037.

¿La NOM 037 exige un contrato con los empleados?

Sí deben documentarse por escrito las condiciones del teletrabajo, aunque esta obligación proviene de la Ley Federal del Trabajo y no exclusivamente de la NOM 037-STPS-2023. El artículo 330-B de la Ley Federal del Trabajo establece que estas condiciones deben constar mediante un contrato y que cada parte debe conservar un ejemplar.

Cuando el teletrabajo se acuerda después de iniciar la relación laboral, puede formalizarse mediante una cláusula o convenio modificatorio por escrito. El cambio de la modalidad presencial al teletrabajo debe ser voluntario, salvo casos de fuerza mayor debidamente acreditada. El artículo 330-G también reconoce el derecho de reversibilidad y permite pactar los mecanismos, procesos y tiempos para regresar a la modalidad presencial. Además de los datos generales de la relación laboral, el documento debe incluir:

• La naturaleza y las características del trabajo.
• El salario, así como la fecha, el lugar o la forma de pago.
• Los equipos, insumos y herramientas que proporcionará la empresa.
• La descripción y el monto que pagará el patrón por los servicios relacionados con el teletrabajo, como telecomunicaciones y la parte proporcional de electricidad.
• Los mecanismos de contacto y supervisión.
• La duración y distribución de los horarios, sin exceder los límites legales.
• Las demás condiciones acordadas por las partes.

Documentar estos elementos ayuda a delimitar las responsabilidades de la empresa y de la persona trabajadora, además de facilitar el seguimiento de las obligaciones previstas por la Ley Federal del Trabajo y la NOM 037.

¿Cómo implementar la NOM 037 en mi empresa?

Implementar la NOM 037-STPS-2023 requiere documentar el teletrabajo, validar las condiciones de seguridad y salud y mantener evidencia de las acciones realizadas. La empresa puede organizar el proceso en los siguientes pasos:

1. Identifica a quién aplica. Determina qué personas realizan más del 40 % de su jornada bajo la modalidad de teletrabajo y mantén actualizado el listado correspondiente.
2. Documenta la modalidad. Formaliza por escrito las condiciones del teletrabajo, el lugar acordado, los horarios, los mecanismos de contacto, el equipo proporcionado y los gastos que asumirá la empresa.
3. Elabora la política de teletrabajo. Establece reglas sobre seguridad y salud, desconexión, comunicación, protección de datos, igualdad, cambios de domicilio, reversibilidad y atención de situaciones de violencia familiar.
4. Valida el lugar de trabajo. Aplica la lista de verificación de condiciones de seguridad y salud. La Comisión de Seguridad e Higiene debe participar en su validación. Una visita física requiere la autorización de la persona trabajadora.
5. Entrega equipos y define los gastos. Proporciona y mantén el equipo, las herramientas, el mobiliario y los insumos necesarios. También documenta los costos de telecomunicaciones y la parte proporcional de electricidad que asumirá la empresa.
6. Capacita al personal. Explica los riesgos ergonómicos, físicos y psicosociales relacionados con el teletrabajo, así como el uso seguro de los equipos y los procedimientos internos.
7. Conserva evidencias. Resguarda contratos, políticas, listas de verificación, registros de equipo, comprobantes de capacitación y reportes de seguimiento.
8. Da seguimiento. Atiende accidentes, cambios de domicilio y alteraciones de las condiciones de trabajo. Los exámenes médicos deben realizarse únicamente cuando correspondan conforme al diagnóstico de seguridad y salud y a la normativa aplicable.

¿Cuánto cuesta cumplir con la NOM 037?

La NOM 037 no establece un costo fijo para las empresas. El presupuesto necesario para cumplirla depende del número de personas que realizan teletrabajo, las condiciones actuales de la organización y las medidas que deban implementarse para atender las obligaciones aplicables. Algunos de los factores que más influyen son el equipamiento del personal, la capacitación, la documentación del programa de teletrabajo y los gastos relacionados con esta modalidad.

Factores que influyen en el costo

El costo de implementación puede variar de una empresa a otra. Entre los principales factores se encuentran:

• Número de personas que realizan teletrabajo.
• Tamaño y estructura de la organización.
• Condiciones actuales del programa de teletrabajo.
• Equipo y mobiliario que ya proporciona la empresa.
• Adecuaciones necesarias para prevenir riesgos ergonómicos.
• Recursos destinados a capacitación y cumplimiento normativo.
• Elaboración y actualización de contratos, políticas y registros.
• Mantenimiento de los equipos y herramientas.
• Servicios de asesoría externa, cuando la empresa decida contratarlos.

¿Cuánto debe pagar la empresa por internet y electricidad?

La NOM 037 no fija una cantidad específica que el empleador deba pagar por internet o electricidad. Conforme al artículo 330-E de la Ley Federal del Trabajo, el patrón debe asumir, en la proporción que corresponda, los costos derivados del teletrabajo, incluidos los servicios de telecomunicaciones y el consumo de electricidad.

El contrato o convenio de teletrabajo debe precisar la descripción y el monto de estos pagos. Para definirlos, la empresa puede establecer un método interno basado en las actividades, el equipo utilizado y las condiciones acordadas con la persona trabajadora. La organización también debe considerar otros costos iniciales y recurrentes, como la adquisición y el mantenimiento de equipo, la capacitación, la validación de las condiciones de seguridad y salud y la conservación de evidencias de cumplimiento.

¿Qué pasa si no cumples con la NOM 037?

El incumplimiento de la NOM 037 puede dar lugar a una inspección laboral, requerimientos para corregir las irregularidades y, en su caso, un procedimiento administrativo sancionador. La consecuencia dependerá de la obligación incumplida, la gravedad de la conducta y las circunstancias de cada centro de trabajo. Los inspectores pueden comprobar el registro de los insumos entregados y verificar el cumplimiento de las obligaciones especiales del teletrabajo.

Los artículos 992 y 994 de la Ley Federal del Trabajo establecen los criterios para imponer sanciones y contemplan multas de 250 a 5,000 Unidades de Medida y Actualización (UMA) cuando el patrón no observa las normas de seguridad e higiene o las medidas previstas para prevenir riesgos de trabajo. Para determinar la sanción, la autoridad considera el carácter intencional de la acción u omisión, la gravedad de la infracción, los daños producidos o que puedan producirse, la capacidad económica y la reincidencia.

Por ello, no debe afirmarse que cualquier incumplimiento provoca automáticamente la suspensión de actividades. Las medidas que pueda ordenar la autoridad dependen del riesgo detectado y del procedimiento aplicable. Además de la posible multa, una empresa puede enfrentar costos operativos derivados de corregir procesos, actualizar documentación, sustituir equipo o atender accidentes y reclamaciones. Para reducir estos riesgos, conviene conservar evidencia de la política de teletrabajo, las listas de verificación, la entrega y mantenimiento de equipos, las capacitaciones y el seguimiento de las condiciones de seguridad y salud.

¿Qué debe considerar tu empresa sobre la NOM 037?

Cumplir con la NOM 037 requiere integrar el teletrabajo a la gestión laboral y preventiva de la empresa, no tratarlo únicamente como un acuerdo informal entre líderes y colaboradores. Recursos Humanos, Administración y Seguridad y Salud en el Trabajo deben mantener una coordinación constante para identificar riesgos, atender reportes y actualizar las condiciones de la modalidad cuando cambien las necesidades de la organización o de las personas trabajadoras.

Dar seguimiento periódico permite reducir errores operativos y mantener mayor certeza frente a una inspección o una situación relacionada con la seguridad y salud laboral. Si quieres mantenerte al día sobre reformas laborales, Recursos Humanos, nómina y cumplimiento normativo, suscríbete a nuestro newsletter y recibe información práctica para tomar mejores decisiones en tu empresa.