Puesto: ¿Qué es? ¿Cuál es la diferencia entre puesto y plaza?

Un puesto de trabajo es el conjunto de funciones, responsabilidades y autoridad que una persona desempeña dentro de una organización. Definir correctamente cada puesto facilita la contratación, la evaluación del desempeño y la organización del trabajo. En este artículo conocerás qué es un puesto, cómo se diferencia de una plaza y qué elementos debe incluir una descripción de puesto.

¿Qué es un puesto de trabajo o cargo?

Un puesto de trabajo es el conjunto de funciones, responsabilidades y nivel de autoridad que una persona desempeña dentro de la estructura organizacional de una empresa. No se trata únicamente de un título o una posición en el organigrama, sino del rol que contribuye al cumplimiento de los objetivos del negocio.

Para la organización, un puesto permite distribuir responsabilidades, coordinar el trabajo, asignar recursos y evaluar resultados. Además, una definición clara facilita procesos como el reclutamiento, la capacitación, la evaluación del desempeño y el desarrollo del talento.

Para las organizaciones, un puesto bien definido también proporciona claridad a los colaboradores sobre sus responsabilidades, expectativas de desempeño y oportunidades de desarrollo profesional. Esto favorece una mejor alineación entre los objetivos del negocio y el crecimiento del talento.

¿Cuál es la función de un puesto de trabajo?

La función de un puesto define el propósito principal por el cual existe dentro de la organización. A diferencia de las tareas, que describen actividades específicas, la función explica el aporte que ese puesto realiza para alcanzar los objetivos del área o de la empresa.

Por ejemplo, un auxiliar contable puede registrar movimientos, revisar facturas y apoyar en los cierres contables. Sin embargo, su función principal es mantener la información financiera organizada y actualizada para facilitar la toma de decisiones.

Desde Recursos Humanos, identificar claramente la función de cada puesto permite diseñar mejores procesos de reclutamiento, capacitación y evaluación del desempeño. Cuando esta no está bien definida, es más probable que existan duplicidad de responsabilidades, sobrecarga de trabajo o actividades que aportan poco valor a la organización.

¿Cuál es la diferencia entre un puesto y una plaza?

Esta confusión es común. Incluso en las empresas suelen utilizarse ambos términos como si fueran sinónimos, cuando en realidad hacen referencia a conceptos distintos dentro de la estructura organizacional.

La plaza es el espacio formal dentro de la estructura organizacional. Es como el casillero disponible, el espacio físico o presupuestal donde se puede asignar a alguien. Incluso puede existir aunque no esté ocupado. Es más, hay plazas autorizadas pero congeladas, en espera de presupuesto o aprobación.

El puesto, en cambio, es el contenido. Es lo que se hace, lo que se espera y la razón de ser de esa plaza. Dicho de otro modo, una plaza puede existir sin un puesto claramente definido, aunque esto no sea recomendable. Del mismo modo, un puesto bien diseñado requiere una plaza para poder operar dentro de la organización.

Para las empresas, distinguir correctamente ambos conceptos facilita la gestión de la estructura organizacional, la planeación del talento y la administración de recursos.

¿Qué debe incluir una descripción de puesto?

Una descripción de puesto reúne la información necesaria para definir con claridad el alcance de un rol dentro de la organización. Su objetivo es establecer qué se espera de la persona que ocupará el puesto y servir como referencia para procesos como reclutamiento, capacitación y evaluación del desempeño.

Los elementos más importantes son los siguientes:

Como puedes ver, la descripción de puesto integra todos estos elementos en un solo documento, permitiendo comunicar con claridad qué hace el puesto, qué se espera de quien lo ocupa y cuáles son las capacidades necesarias para desempeñarlo. Además, sirve como base para procesos de reclutamiento, capacitación, evaluación del desempeño y desarrollo del talento dentro de la organización.

¿Qué debe incluir un perfil de puesto?

Un perfil de puesto es un documento que define las características que debe reunir la persona ideal para desempeñar un cargo dentro de una organización. A diferencia de la descripción de puesto, que detalla las funciones y responsabilidades del cargo, el perfil se centra en el tipo de candidato que mejor se adapta a las necesidades de la empresa. Su propósito es establecer los conocimientos, la experiencia y las competencias que aumentan las probabilidades de éxito en el desempeño del puesto.

En un perfil de puesto suelen definirse aspectos como el nivel de escolaridad requerido, la experiencia previa, los conocimientos técnicos, las habilidades necesarias para desempeñar el cargo y las competencias conductuales que mejor se alinean con la cultura y los objetivos de la organización. También puede incluir certificaciones, dominio de idiomas u otros requisitos que sean relevantes para el proceso de selección.

Aunque cumplen funciones distintas, ambos documentos son complementarios. Mientras la descripción de puesto establece qué implica el cargo y cuáles son sus responsabilidades, el perfil de puesto permite identificar al candidato con mayores posibilidades de desempeñarlo con éxito y contribuye a que los procesos de reclutamiento, selección y desarrollo de talento sean más precisos.

¿Cómo definir un puesto dentro de la estructura organizacional?

Para integrar correctamente un puesto dentro de la estructura organizacional, es recomendable seguir este proceso:

1. Definir las responsabilidades que asumirá el puesto dentro de la organización.
2. Establecer las funciones principales, es decir, el propósito y las actividades de mayor impacto.
3. Determinar la línea de reporte, especificando a quién deberá informar el ocupante del puesto.
4. Definir el nivel de autoridad, indicando si tendrá personal a cargo o capacidad para tomar decisiones.
5. Integrar el puesto al organigrama, estableciendo su ubicación y relación con las demás áreas.

Seguir estos pasos permite construir una estructura organizacional clara, evitar duplicidad de funciones y facilitar la coordinación entre equipos. Además, proporciona una base sólida para la gestión del talento, la evaluación del desempeño y la planificación del crecimiento de la organización.

¿Quién debe elaborar la descripción de un puesto?

Cabe destacar que la descripción de puesto casi nunca es responsabilidad del departamento de recursos humanos. En ocasiones es al mismo departamento, ya que realmente ellos son los que están en la operación. También la gerencia suele diseñar puestos estratégicos y administrativos. La definición de puestos en un proceso continuo de resolución de problemas, es decir, los puestos no son estables, ni estáticos o definitivos, sino que se encuentran en constante evolución, innovación y cambio para adaptarse a las continuas transformaciones tecnológicas, económicas, y legales. Actualmente, el concepto de puesto atraviesa por una completa revolución en función de las exigencias del mundo moderno y de la globalización de la economía.

A lo largo de la historia de la humanidad, desde los tiempos ancestrales hasta el siglo XXI el concepto del trabajo y por ende el de puesto no ha cambiado. Un trabajador ejecuta una determinada tarea según su habilidad, le responde a un determinado jefe y le entrega resultados a otra área. Sin embargo, la evolución de esta concepción mental fue cambiando a lo largo del tiempo con la revolución industrial. Durante años, el trabajo se organizó desde ideas como las de Taylor, el nacimiento de los sindicatos, las leyes laborales, la seguridad social y, claro, el aumento de la población. Todo eso marcó la base de cómo se definían los puestos.

Hoy, en cambio, las empresas más competitivas buscan que el diseño de los puestos también acompañe el desarrollo profesional de las personas. A eso se le llama enriquecimiento o ampliación del puesto. Además, los puestos en una empresa ya no se piensan como funciones aisladas, sino como roles en equipo, con un fuerte componente social. Todo enfocado en mejorar la satisfacción y la calidad de vida laboral.