Organigrama: ¿Qué es? y ¿Cómo se hace?

Pocas cosas generan tanto caos dentro de una empresa como específicamente no saber quién hace qué, o peor: quién le reporta a quién.
Así pues, justo ahí entra el organigrama, no como un adorno bonito en la pared del comedor, sino como una herramienta práctica que ayuda a que todo fluya; bien hecho, ahorra conflictos, agiliza procesos y evita los típicos “yo pensé que era tu trabajo”.

Aún así, sí, se ve como un árbol con cajitas, pero detrás de cada línea hay decisiones, poder y operación, por eso no es menor.
Así que vamos por partes.

¿Qué es un organigrama y en qué consiste?

No es otra cosa que un mapa visual de la empresa, una radiografía de cómo está distribuido el trabajo, los equipos y las jefaturas.
Tiene forma de árbol, a veces de cuadrícula, otras en círculos, pero en definitiva, lo realmente importante no es el diseño, sino lo que revela.
¿Quién manda? ¿Con quién se coordina? ¿Quién tiene a cargo a quién?
De este modo, todo eso queda claro ahí; cada cajita dice: este es el puesto, esta es la persona, y por consiguiente estas son sus funciones.

Las líneas no están de adorno, pues bien, marcan las jerarquías y relaciones entre áreas.
Un buen organigrama hace visible la estructura del negocio sin necesidad de explicaciones largas.
¿Para qué sirve? Depende específicamente de a quién le preguntes.

• Para los nuevos, es una brújula como caso típico
  
• Para los mandos medios, es una guía de operación antes que nada
  
• Para los directivos, es una herramienta para ajustar, crecer y optimizar
  

Por tanto, sí, hay diferentes tipos: desde los clásicos verticales tipo pirámide, hasta los más modernos circulares o por equipos, cada uno tiene su razón de ser.

¿Cuál es la importancia de un organigrama?

Porque en efecto, sin estructura clara, la operación se convierte en una especie de juego de teléfono descompuesto.
Cuando crecen las empresas, sin un organigrama, lo que reina es la confusión y no hay nada que afecte más al talento que no saber dónde está parado.
Para las empresas, tenerlo claro ayuda principalmente a:

• Entender quién decide qué
• Reducir conflictos internos
• Detectar redundancias o huecos
• Agilizar contrataciones
• Integrar mejor a los nuevos

Desde recursos humanos, contar con ese mapa ayuda a fin de cuentas a empatar estructura con estrategia.
Si se quiere crecer o reorganizar, el organigrama se convierte en un tablero de juego.
Y a propósito, no es únicamente para las grandes compañías, incluso una pyme puede sacarle jugo si lo usa bien.

¿Cuáles son los elementos que componen un organigrama?

De hecho, aunque varía según el diseño, en esencia todos tienen lo mismo:

• Cajitas o círculos: representan puestos o áreas
• Líneas: marcan jerarquías y relaciones de reporte
• Nombres y títulos: ayudan a saber quién está en cada rol
• Niveles: desde dirección hasta operativos
• Áreas o departamentos: segmentados por funciones
  

Puede ser muy visual o muy detallado, pero por supuesto, si no muestra cómo fluye el trabajo, al final no está cumpliendo su función.

Tipos de organigrama

En general, no hay uno que sea mejor, sin embargo, hay uno que hace más sentido según el tipo de empresa y cómo opera.
Aquí va una guía rápida:

• Jerárquico o funcional: el clásico en forma de pirámide. Bueno para estructuras claras.
• Matricial: cada persona puede reportar a más de un jefe. Más común en proyectos grandes o consultoras.
• Divisional: útil cuando hay áreas que operan casi como mini empresas internas.
• Horizontal: estructuras planas. Más usado en startups o donde se promueve la autogestión.
• Vertical: muy directo, del jefe al becario. Ideal para roles bien definidos.
• Mixto: mezcla de pirámide y estructura horizontal. Flexible y realista.
• Circular: pone a la dirección al centro. Poco común, pero útil para empresas muy colaborativas.
• Basado en equipos: centrado en el cliente, más colaborativo, menos jerárquico.

Y así mismo, debido al enfoque, también están:

• Informativos: para mostrar la estructura a externos.
• Analíticos: para hacer mejoras internas o rediseño organizativo.

¿Para qué sirve un organigrama?

Más allá de que se vea bonito en una presentación, su valor está en lo que permite hacer:

• Claridad total sobre la jerarquía
• Comunicación más fluida entre equipos
• Detección de duplicidades o áreas flojas
• Mejor integración del nuevo talento
• Visualización de dependencias clave
• Planeación del crecimiento organizacional
• Actualización rápida en cambios de personal

Así como incluso puede ayudar a ubicar quién gestiona temas sensibles como vacaciones o antigüedad.
Porque en realidad, cuando se sabe quién decide, se evitan vueltas innecesarias.

¿Cómo se hace un organigrama?

No es un ejercicio decorativo, ni mucho menos algo que RRHH deba hacer en solitario.
Se necesita buena información y claridad de propósito.
Así que, va el paso a paso realista:

• Definir para qué se necesita. ¿Es para reestructurar? ¿Para documentar? ¿Para contratar?
• Juntar toda la información clave. Cargos, nombres, áreas, funciones. Todo.
• Elegir el tipo de organigrama. Que haga sentido con cómo se trabaja realmente.
• Seleccionar una herramienta práctica. Miro, Lucidchart, incluso PowerPoint.
• Construirlo de arriba hacia abajo (o desde el centro, si es circular). Mostrar relaciones reales, no idealizadas.
• Agrupar equipos por áreas o proyectos. Que sea comprensible de un vistazo.

• Revisar con las cabezas de área. Para no dejar cabos sueltos ni inventar roles.
• Compartirlo y socializarlo. No sirve de nada si nadie lo ve ni lo entiende.
• Actualizarlo con cada cambio. Nuevas contrataciones, cambios de puesto, reestructuras. Todo cuenta.

Por eso, hacerlo bien desde el inicio ahorra dolores de cabeza después, y no requiere software carísimo, solo método, claridad y constancia.

Preguntas frecuentes

¿Cómo influye la cultura organizacional en la creación y diseño de un organigrama?

Cada empresa tiene su forma de trabajar. Algunas son más cuadradas, otras mucho más sueltas. Y dado que esa forma de ser, o lo que llamamos cultura organizacional, termina colándose sí o sí en el organigrama. 

Si en la empresa se promueve el trabajo horizontal, es probable que el organigrama lo refleje con menos niveles de jerarquía. En cambio, si todo pasa por jefes y aprobaciones, eso se nota también en cómo se dibuja la estructura. No es solo un esquema de puestos. Es una especie de espejo que muestra cómo se piensa internamente.

¿Cómo se organiza el departamento de recursos humanos en el organigrama de una empresa?

Normalmente, recursos humanos aparece en el área administrativa, cerquita de la dirección o a veces reportando directo a operaciones, pero por supuesto no hay una única forma. Hay empresas donde RRHH tiene más peso estratégico y lo ponen al nivel de otras direcciones, en cambio otras donde sigue operando en segundo plano, todo depende de qué tanto se involucra el área en decisiones clave. El organigrama termina mostrando eso, aunque no lo digan en voz alta: qué tan en serio se toman la gestión de personas.

¿Qué departamento del organigrama emite los recibos de nómina?

En la mayoría de las empresas, el recibo de nómina sale directo del área de recursos humanos. A veces se hace en coordinación con contabilidad, sobre todo en empresas chicas o con estructuras más planas, pero formalmente, quien se encarga de la nómina es RRHH, y su lugar en el organigrama debería dejar clara esa responsabilidad. No es solo imprimir un recibo, es asegurar que las prestaciones, los pagos y las obligaciones estén bien cuadradas.

¿Cómo podría un organigrama ayudar en la gestión de prestaciones laborales como la prima de antigüedad o las vacaciones?

Aunque suene muy técnico, un organigrama bien definido puede hacer una gran diferencia en cómo se gestionan las prestaciones. porque si está claro quién se encarga de qué, desde la solicitud de vacaciones hasta el cálculo de la prima de antigüedad, todo fluye mejor. 

¿Cómo se puede utilizar un organigrama para facilitar la selección de personal en una empresa?

Tener el organigrama bien estructurado ayuda bastante en la selección de personal, pues sirve para visualizar rápidamente qué puestos están ocupados, cuáles están vacantes y hacia dónde puede crecer alguien dentro de la empresa. Además, recursos humanos puede apoyarse en esa información para no duplicar funciones, evitar contrataciones innecesarias y diseñar mejores procesos de reclutamiento. Es una herramienta sencilla, pero en definitiva muy poderosa si se sabe usar bien.

¿Cómo puede un organigrama mostrar el desempeño de una empresa?

Aunque no lo parezca, el organigrama también puede servir como termómetro del desempeño organizacional. Cuando se le añaden indicadores o resultados clave a cada área o puesto, se vuelve mucho más que un diagrama, se convierte en una especie de mapa vivo. 

De esa forma, la cultura se conecta con los resultados, porque no solo se ve quién hace qué, sino cómo impacta cada parte del equipo en los objetivos generales, en conclusión es una forma visual de leer cómo anda la empresa por dentro.