Tabla de contenidos
- ¿Qué es un organigrama?
- ¿Para qué sirve un organigrama en la empresa?
- ¿Qué debe incluir un organigrama funcional?
- ¿Cuáles son los tipos de organigrama de una empresa?
- ¿Cómo se hace un organigrama?
- Preguntas frecuentes
Cuando en una empresa las personas entienden bien lo que hacen, por qué lo hacen y cómo encajan dentro del equipo, el trabajo fluye. Y no solo eso. También se nota en el ambiente laboral. La gente se siente más cómoda. Las cosas funcionan con menos tropiezos.
Ahora bien, para que eso suceda, hace falta algo más que saber el nombre del puesto. Se necesita que las personas tengan claro quién coordina a quién, cómo se relacionan los equipos entre sí, qué áreas existen y cuál es el mapa completo del negocio.
Y aquí es donde entra el famoso organigrama. Un recurso visual básico, pero poderosísimo. De esos que, si se hacen bien, le dan orden a todo el caos.
¿Qué es un organigrama?
En sencillo, un organigrama de una empresa es como una fotografía de la estructura interna. Un mapa que dibuja las áreas, los liderazgos, las conexiones entre puestos.
Normalmente, Recursos Humanos son quienes lo construyen. Aunque, siendo honestos, es una herramienta que beneficia a todos. No hace falta complicarse. Puede ser tan simple como cajas conectadas con líneas. En cada cajita va el nombre del puesto, a veces el nombre de la persona, y en algunos casos hasta los datos de contacto.
Lo importante es que quede claro: quién lidera a quién, cómo se agrupan las funciones y qué nivel jerárquico tiene cada quien.
¿Para qué sirve un organigrama en la empresa?
¿Y esto para que es útil? Tener un organigrama bien hecho no es cosa de imagen. Tiene implicaciones muy prácticas para la operación diaria. Por ejemplo:
- Ayuda a que las personas entiendan su rol en la empresa.
- Mejora la comunicación entre áreas (menos pasarse la bolita).
- Permite delegar mejor las responsabilidades.
- Hace visible el camino de crecimiento dentro del negocio.
- Muestra con claridad cuántos recursos tiene la empresa y cómo están distribuidos.
No es exageración: muchas decisiones clave de gestión se vuelven más claras cuando se parte de este esquema.
¿Qué debe incluir un organigrama funcional?
Hay quienes solo dibujan cajitas y ya. Pero un organigrama útil va más allá. Necesita incluir ciertos elementos clave para que de verdad sirva:
- Núcleos de operación. Son los bloques que agrupan a personas que trabajan en el mismo equipo o área. Ayudan a identificar las divisiones internas del negocio.
- Líneas de relación. Las famosas rayitas que conectan las cajas. Si son verticales, indican jerarquía. Si son horizontales, muestran que hay una relación entre iguales.
- Datos de los miembros. Por lo menos debe incluir el nombre del puesto. Aunque también puede incluir el nombre del colaborador o incluso su correo o extensión.
Y aunque hay mil formas de presentarlos visualmente, en México suelen usarse tres grandes tipos.
¿Cuáles son los tipos de organigrama de una empresa?
Cada empresa tiene su estilo. Pero en general, los organigramas se pueden clasificar así:
- Funcionales. No priorizan la jerarquía. Lo que importa es mostrar cómo se conectan las áreas que colaboran entre sí. Se pueden hacer con bloques, diagramas circulares o como más le acomode a la cultura interna.
- Jerárquicos. El clásico de toda la vida. Caja arriba, caja abajo. Líneas rectas que muestran quién manda a quién. Ideal para empresas con estructuras bien definidas.
- Mixtos. Una mezcla entre los dos anteriores. Funcionan bien cuando se necesita reflejar tanto jerarquías como colaboraciones transversales.
¿Cómo se hace un organigrama?
Diseñar un organigrama no debería ser una tarea complicada, pero sí requiere cuidado. La forma en que está trazado dice mucho sobre la organización. Si hay vacíos, duplicidades o líneas poco claras, tarde o temprano eso se refleja en la operación. Aquí un proceso estructurado y práctico para lograr un organigrama funcional, útil y alineado a las necesidades reales de la empresa:
1. Definir el objetivo con claridad
El primer paso es determinar qué se quiere comunicar con el organigrama. No todos tienen el mismo propósito. Si el interés está en mostrar la jerarquía formal y las líneas de autoridad, el diseño debe reflejar una estructura vertical clara. Si se busca representar la colaboración entre áreas, lo recomendable es usar un enfoque funcional o mixto. Esta decisión tiene implicaciones directas en el diseño, nivel de detalle y formato final.
2. Reunir información actualizada y confiable
Es indispensable contar con un inventario preciso de puestos, niveles, colaboradores activos y líderes responsables. Esto implica cruzar datos de la nómina, Recursos Humanos y en algunos casos, de operaciones o finanzas. Además de los nombres y cargos, conviene identificar la ubicación (si hay múltiples sedes), y si hay vacantes o puestos compartidos.
3. Identificar relaciones jerárquicas y funcionales
Aquí es donde se debe prestar especial atención. ¿Quién reporta a quién de forma directa? ¿Existen dobles líneas de reporte (como suele pasar en áreas comerciales o administrativas)? ¿Hay funciones que se reparten entre departamentos, como TI o legal? Este paso no solo define las líneas visuales del organigrama, también ayuda a detectar áreas con estructuras poco claras o duplicación de funciones.
4. Encontrar un equilibrio entre la vista general y los detalles
Un buen organigrama debe ser claro para quien lo consulta, sin perder precisión. Si es demasiado general, puede resultar inútil. Si tiene demasiada información, se vuelve ilegible.
Una práctica común es generar dos versiones: una de alto nivel para la dirección y otra operativa para RRHH o líderes de equipo. También puede organizarse por unidades de negocio, regiones o proyectos, según la estructura de la empresa.
5. Usar herramientas para el diseño
Existen múltiples herramientas para diseñar organigramas. No necesitas conocimientos técnicos en diseño gráfico. Algunas plataformas como Lucidchart, Canva, Miro o Creately permiten crear esquemas profesionales de forma intuitiva. Para empresas que usan Microsoft 365 o Google Workspace, PowerPoint o Slides pueden ser suficientes si el equipo es pequeño.
Lo ideal es mantener un diseño limpio, legible, con jerarquías claras y códigos de color por departamento o nivel. Si se trata de una empresa mediana o con presencia nacional, es recomendable que el diseño lo elabore alguien con experiencia, o bien, se apoye en proveedores especializados.
Un organigrama de una empresa bien armado es mucho más que un esquema de cajitas. Es una guía de operación, un escudo legal y una herramienta de gestión poderosa. Y sí, cuando está bien hecho, también puede evitar muchos dolores de cabeza.
Preguntas frecuentes
¿Qué relación tiene el organigrama con la nómina y los impuestos sobre la nómina?
El organigrama ayuda a tener claro quién es quién dentro de la empresa. Muestra los niveles jerárquicos y deja ver cómo están organizadas las responsabilidades. Gracias a eso, el equipo de nómina identifica qué colaboradores están activos, el rol que tienen y a quién reportan. Esto facilita muchísimo el proceso de pago y evita errores innecesarios.
La claridad en la estructura hace más sencillo cumplir con las obligaciones fiscales. El cálculo del IMSS, el Impuesto Sobre Nómina (ISN), el ISR, el FONACOT o el INFONAVIT dependen en gran parte de cómo se reflejan los puestos y relaciones laborales dentro de la organización. Tener todo bien ordenado desde el organigrama evita inconsistencias y ayuda a que los números cierren como deben.
¿Cómo impacta el organigrama en el otorgamiento de beneficios?
El organigrama sirve para definir qué niveles y puestos tienen acceso a determinados beneficios laborales. Esto incluye desde vales de despensa y seguros médicos, hasta asignaciones como automóvil o fondo de ahorro. Con base en esta estructura, el área de Recursos Humanos puede calcular de forma más precisa el costo de los beneficios y asegurar una asignación equitativa conforme al nivel jerárquico.
¿Qué vínculo tiene el organigrama con INFONAVIT y programas relacionados como Mejoravit o UMI?
Aunque el organigrama no determina directamente la elegibilidad para créditos, sí permite identificar el puesto y salario del colaborador, factores que influyen en la capacidad de financiamiento con INFONAVIT, Mejoravit, UMI, UMA y UDIS. Tener una estructura organizacional clara ayuda a validar ante estas instituciones el nivel y función del solicitante.
¿Qué relación existe entre el organigrama y los datos de seguridad social como NSS, Kardex y semanas cotizadas?
El organigrama no modifica estos datos, pero facilita la organización y trazabilidad de la información. Una estructura definida permite identificar fácilmente los movimientos internos, cambios de puesto o área y vincular esa información con los registros oficiales del NSS y semanas cotizadas del IMSS.
¿Cómo se relaciona el organigrama con las prestaciones de ley?
El organigrama es clave para determinar qué puestos deben recibir prestaciones como vacaciones, aguinaldo, prima vacacional, prima dominical, PTU o incapacidad por maternidad y paternidad. Estas prestaciones de ley suelen depender tanto del tipo de puesto como de la antigüedad, elementos visibles dentro de la estructura jerárquica.
¿Qué función cumple el organigrama frente a incidencias, faltas e incapacidades?
El organigrama establece con claridad las líneas de reporte. Esto permite saber a quién se debe informar en caso de falta, atraso o incapacidad, incluyendo las relacionadas con el IMSS. También facilita definir quién es el responsable de registrar, investigar y dar seguimiento a estos eventos.
¿De qué manera influye el organigrama en la entrega de incentivos?
La mayoría de los bonos de puntualidad, asistencia, productividad o cumplimiento están ligados a funciones específicas. A través del organigrama, se puede identificar qué puestos están sujetos a estos incentivos y establecer criterios justos y documentados para su asignación.
¿Cómo se relaciona el organigrama con despidos, indemnizaciones y finiquitos?
El organigrama define los niveles de autoridad, lo que permite saber quién puede tomar decisiones respecto a un despido, liquidación o finiquito. También facilita la identificación de los responsables de calcular estas compensaciones y de los testigos que pueden ser requeridos legalmente en un proceso de terminación laboral. Visita nuestra calculadora finiquito y nuestra calculadora liquidación.
