Incidencia: ¿Qué es? ¿Qué es una incidencia laboral?

En el mundo actual, donde la información abunda y el análisis es crucial, comprender términos clave como la incidencia se vuelve fundamental. La incidencia se puede referir en general a un evento o acontecimiento que ocurre en el medio de un asunto y que tiene con él alguna relación. No obstante, es importante diferenciarla de la prevalencia, que se refiere a la proporción de individuos en una población que tienen una condición o evento en un momento determinado, sin considerar si es un caso nuevo. Algunos sinónimos comunes de incidencia incluyen ocurrencia, frecuencia, suceso o caso.

La palabra incidencia se puede utilizar en muchos contextos y ámbitos; entre ellos está el ámbito de salud, en donde se refiere al número de casos nuevos de una enfermedad o condición específica que surgen en una población definida durante un período determinado. No obstante, en este artículo te explicamos el concepto de incidencia y su aplicación en el entorno laboral, así como su impacto en la gestión de nóminas.

¿Qué es una incidencia laboral?

Una incidencia laboral se define como eventos o circunstancias que ocurren en el entorno laboral y que interrumpen el flujo normal de las operaciones diarias. Estos pueden incluir emergencias como accidentes, problemas de salud o ausencias, al igual que situaciones planificadas como permisos o vacaciones. Es fundamental que todas las incidencias sean documentadas. Si estas afectan el salario del empleado, deben aparecer en el recibo de nómina. Por esta razón, es crucial gestionar la información de manera adecuada.

Es crucial diferenciar entre la incidencia y la tasa de incidencia; mientras que la incidencia se centra en el número de casos nuevos, la tasa de incidencia relaciona estos casos con la cantidad de personas expuestas al riesgo durante un tiempo específico, proporcionando un panorama más preciso del riesgo de trabajo.

Indicadores de incidencia laboral comúnmente utilizados incluyen:

• Número absoluto de incidencias: Total de casos nuevos en un periodo.
• Tasa de incidencia: Número de casos nuevos por cada 1,000 o 100,000 trabajadores por año.
• Índice de frecuencia: Número de accidentes por millón de horas trabajadas.

Tipos de incidencia laborales

Existen dos tipos de incidencias laborales que pueden afectar la productividad y el bienestar de los colaboradores:

• Imprevistas: Incidencias que surgen a partir de situaciones que no se pueden predecir. Por ejemplo:
  • Accidentes laborales
  • Incapacidad o enfermedad repentina
  • Ausencias no planificadas
  • Omisiones de entrada
  • Retrasos
• Previstas: Incidencias que son planeadas y conocidas con antelación. Por ejemplo:
  • Permisos solicitados
  • Vacaciones
  • Incapacidad por maternidad
  • Condiciones médicas específicas

Gestionar adecuadamente ambos tipos de incidencias es crucial para minimizar su impacto en la operación diaria y mantener un ambiente laboral productivo y saludable.

Factores que influyen en una incidencia laboral

Diversos factores influyen en la incidencia laboral, afectando tanto la frecuencia como la gravedad de estos eventos. Entre los factores de riesgo se encuentran las condiciones de trabajo; tales como el diseño inadecuado del lugar de trabajo, la exposición a sustancias peligrosas y la carga laboral excesiva, que pueden predisponer a los empleados a accidentes y enfermedades.

Las características del trabajador también juegan un papel importante; la edad, el sexo, el estado de salud y los hábitos de vida (como el ejercicio y la alimentación) pueden influir en la susceptibilidad a sufrir incidencias laborales.

También, los factores organizacionales son cruciales, incluyendo la cultura de seguridad de la empresa, la gestión de riesgos y la implementación de programas de prevención. Una organización con una fuerte cultura de seguridad y efectivos programas de prevención puede reducir significativamente la ocurrencia de incidencias laborales.

¿Qué es una incidencia en la nómina?

Una incidencia en la nómina se refiere a cualquier alteración o evento que afecta el cálculo y el pago del salario de los empleados. Estas pueden incluir errores en el registro de horas trabajadas, ausencias no justificadas, cambios en el tipo de contrato de trabajo, bajas médicas, ajustes salariales, alguna deducción incorrecta, entre otros.

El departamento de recursos humanos es el encargado de recopilar todas estas incidencias mensualmente y transmitirlas al profesional, organismo o proveedor encargado de elaborar la nómina. Dado que las nóminas de los empleados pueden variar cada mes por diversas razones, es crucial evitar errores en este proceso para asegurar que los empleados reciban su salario correctamente.

Mantener un control de incidencias de personal actualizado y detallado es esencial para que la dirección tenga una comprensión clara del estado de su plantilla y para evitar problemas legales. No sólo esto, sino que un mal control de estas pueden resultar en pagos incorrectos a los empleados,afectando su bienestar financiero y moral. Esto puede llevar a conflictos laborales para la empresa, al igual que sanciones legales y una reputación dañada.

¿Cómo se gestiona una incidencia laboral?

La gestión de incidencias laborales es un proceso esencial para garantizar la seguridad y salud de los trabajadores. Este proceso incluye:

• Identificación y registro del problema: Documentar todas las incidencias ocurridas para llevar un control preciso y realizar un reporte (con hora, fecha, lugar, detalles de qué paso, involucrados, etc.).
• Investigación y análisis: Analizar las causas y circunstancias para identificar fallos y áreas de mejora.
• Establecimiento de medidas correctivas: Implementar cambios y soluciones en los procedimientos, equipamiento o formación para prevenir futuras incidencias
• Seguimiento y evaluación: Monitorear la efectividad de las medidas implementadas y hacer ajustes según sea necesario.
• Comunicación y capacitación: Informar y brindar capacitación a los empleados sobre los riesgos identificados y las medidas preventivas / soluciones adoptadas.

Ten en cuenta que la meta principal de estas medidas es asegurar que tu equipo de trabajo se mantenga productivo y saludable en todos los aspectos, por lo que no abordar el problema no es la mejor opción.

Conclusión

En conclusión, se ha proporcionado una visión integral sobre el concepto de incidencia, sobre todo en el ámbito laboral. Se ha explorado en detalle qué constituye una incidencia laboral, desde accidentes de trabajo hasta enfermedades profesionales y bajas laborales, subrayando la necesidad de gestionar estas situaciones de manera eficiente.

Comprender y gestionar adecuadamente las incidencias, tanto laborales como en la nómina, es crucial para el bienestar de los empleados y la eficiencia de las empresas. Al identificar, analizar y corregir estas incidencias, se previenen problemas futuros y se promueve un entorno laboral seguro y justo para todos. La clave está en mantener una vigilancia constante y aplicar medidas preventivas adecuadas, con el fin de garantizar un equilibrio entre la productividad empresarial y la satisfacción del personal.

En el futuro, el estudio y aplicación del concepto de incidencia seguirán evolucionando con nuevas tecnologías y metodologías de gestión, mejorando la precisión y eficiencia en la gestión de incidencias para el beneficio de las empresas y quienes trabajen en ellas.

Preguntas frecuentes

¿De qué manera las incidencias perjudican a la nómina?

Las incidencias en la nómina son eventos que alteran el pago regular de un empleado. Estas pueden tener un impacto significativo en la precisión de la nómina y, en consecuencia, generar inconvenientes tanto para la empresa como para los trabajadores.

Tipos de incidencias:

• Ausencias: Faltas, llegadas tarde, salidas anticipadas, permisos, vacaciones, etc.
• Modificaciones salariales: Aumento o disminución del sueldo, bonos, comisiones, aguinaldos, etc.
• Pagos extraordinarios: Horas extras, días festivos, trabajo en domingo, etc.
• Deducciones: Impuestos, seguridad social, cuotas sindicales, embargos, etc.
• Errores: Equivocaciones en la captura de datos, omisiones, cálculos incorrectos, etc.

¿Las NOM 035 o NOM 037 establecen algún apartado sobre las incidencias?

NOM 035: Factores de riesgo psicosocial en el trabajo.

NOM 037: Servicios de salud preventivos en el trabajo.

Estas normas oficiales mexicanas (NOM) no establecen apartados específicos sobre las incidencias. Sin embargo, sí establecen obligaciones relacionadas con la salud y el bienestar de los trabajadores, aspectos que pueden verse afectados por las incidencias, como el estrés laboral, la fatiga y la insatisfacción.

¿Las incidencias deben establecerse en el acta constitutiva de una empresa?

Las incidencias no forman parte del contenido obligatorio del acta constitutiva de una empresa. Este documento establece los datos básicos de la sociedad, como su nombre, domicilio, objeto social, duración y socios.

¿Qué tipos de incidencias pueden reportarse a través del IDSE relacionadas con la prima vacacional y el salario mínimo?

A través del IDSE, se pueden reportar incidencias como la modificación de salarios debido a ajustes del salario mínimo, errores en el cálculo de la prima vacacional, y la falta de pago o pagos incorrectos de estos conceptos. También se pueden registrar cambios en los datos de los empleados que afectan estos pagos.

¿Qué impacto tiene la existencia de una caja de ahorros en la incidencia laboral y el bienestar financiero de los empleados?

La existencia de una caja de ahorros puede reducir las incidencias laborales relacionadas con el estrés financiero, al ofrecer a los empleados una herramienta para ahorrar y acceder a préstamos con condiciones favorables. Esto mejora su bienestar financiero, reduce la rotación de personal y aumenta la satisfacción y el compromiso laboral.

¿Cómo se determina la indemnización en casos de incidencias laborales graves, y qué factores se consideran?

La indemnización se determina con base en la Ley Federal del Trabajo, considerando factores como el tipo de contrato, la antigüedad del empleado, la naturaleza de la incidencia (por ejemplo, despido injustificado o accidente laboral), y los salarios devengados. También se pueden considerar daños y perjuicios adicionales causados al empleado.

¿Cómo puede una incidencia laboral impactar la estructura de remuneración de un empleado?

Una incidencia laboral puede llevar a ajustes en la estructura de remuneración de un empleado, ya sea por compensaciones adicionales, deducciones por sanciones, ajustes salariales por cambios de puesto o funciones, o pagos retroactivos por errores en nómina. Estas pueden alterar el salario base, bonos, y otros beneficios económicos.

¿Cómo se manejan las incidencias laborales que afectan el derecho a vacaciones de un empleado?

Las incidencias laborales que afectan el derecho a vacaciones de un empleado se manejan revisando y ajustando los registros de asistencia y tiempo trabajado. La empresa debe asegurar el cumplimiento de las políticas de vacaciones, corrigiendo errores en el cálculo de días de vacaciones y programando adecuadamente los periodos vacacionales. También pueden ofrecer compensaciones o días adicionales si se demuestra que el derecho a vacaciones fue comprometido.