Caja de ahorros: ¿Qué es? y ¿Cómo funciona?

Si a tu empresa le interesa crear una cultura del ahorro entre tu organigrama, la caja de ahorros es la mejor opción para ti y para ellos. 

En este artículo, te proporcionaremos toda la información necesaria sobre la caja de ahorros: desde su funcionamiento, ventajas para tu empresa y tus empleados, hasta los detalles clave para comprender su cálculo, límite legal y deducción correspondiente. 

¿Qué es una caja de ahorros?

Una caja de ahorros es una institución financiera que ofrece servicios de depósito y ahorro a sus clientes. Funciona de manera similar a un banco, pero a menudo tiene una estructura más simple y está orientada principalmente a proporcionar servicios de ahorro y cuentas corrientes para individuos y pequeñas empresas.

Las cajas de ahorros aceptan depósitos de clientes y ofrecen una variedad de cuentas, desde cuentas de ahorro básicas hasta cuentas de inversión más sofisticadas. Los clientes pueden depositar dinero en sus cuentas de ahorro y ganar intereses sobre esos depósitos, lo que les permite acumular fondos con el tiempo.

Las empresas ofrecen la caja de ahorros a su personal como una de las prestaciones superiores a la ley. Lo hacen a través de una entidad financiera que se encarga de gestionar y de hacer el descuento o retención periódica de los montos fijos o porcentajes de sueldo decididos desde el salario del empleado. Es importante tener en cuenta que la aportación no debe exceder el 30% del ingreso del colaborador.

En este sistema, los trabajadores eligen la cantidad de dinero que se deducirá regularmente de sus salarios. La empresa se encarga de realizar dicha deducción. El objetivo es promover el ahorro entre los colaboradores y brindarles la oportunidad de acceder a préstamos con bajas tasas de interés. 

A diferencia de otros sistemas como los planes de pensión para empresas, en la caja de ahorros la empresa no tiene la obligación de hacer aportaciones.  Además, los empleados también tienen la opción de solicitar préstamos, los cuales benefician al ahorro al traducirse en intereses, y cabe mencionar que estos intereses están exentos del Impuesto Sobre Renta (ISR).

¿Para qué sirve la caja de ahorros? 

Es una cuenta bancaria que te permite guardar tu dinero de forma segura y generar intereses sobre él. Es una herramienta útil para alcanzar tus metas financieras, ya sean a corto o largo plazo.

Las principales funciones son:

• Guardar dinero: El propósito principal de una caja de ahorros es guardar tu dinero de forma segura. A diferencia del efectivo, qué puedes perder o que te pueden robar, el dinero en una caja de ahorros está protegido por la institución bancaria y por el Fondo de Protección al Ahorro (FOPAG).
• Generar intereses: Las cajas de ahorros suelen generar intereses sobre el saldo depositado. Esto significa que tu dinero crece con el tiempo, incluso si no haces depósitos adicionales. La tasa de interés varía de una institución a otra, por lo que es importante comparar antes de abrir una cuenta.
• Realizar transacciones: Con una caja de ahorros puedes realizar diversas transacciones, como retiros, depósitos, transferencias y pagos de servicios. Algunas cajas de ahorros incluso ofrecen banca en línea y banca móvil, lo que te permite administrar tu cuenta desde cualquier lugar.
• Alcanzar metas financieras: Las cajas de ahorros son una herramienta ideal para alcanzar tus metas financieras. Puedes usarlas para ahorrar para un viaje, la compra de una casa, tu educación o tu retiro.

¿Cómo funciona la caja de ahorros? 

En términos simples la caja de ahorros es así cómo funciona: 

• Monto de ahorro: Los empleados se integran a la caja de ahorros de tu empresa y destinan un porcentaje de su salario o un monto fijo a la institución financiera para su ahorro.  
• Partner financiero. La entidad financiera presta el dinero depositado por los empleados a otras personas, a una tasa de interés más alta de lo que los empleados recibirán en su cuenta. De esta manera, la institución financiera obtiene ganancias por gestionar el dinero de los empleados.
• Empezar ahorrar. Posteriormente, la institución financiera cobra el capital prestado más los intereses y deposita la parte correspondiente de intereses en la cuenta de ahorro de los empleados.

En lo que respecta a los intereses generados por los fondos depositados en la caja, suelen ser más atractivos en comparación con los ofrecidos por las entidades bancarias. Además, los ingresos derivados de esta fuente pueden estar sujetos a deducciones fiscales en el Impuesto Sobre Renta (ISR) bajo ciertas condiciones.

La caja de ahorros ofrece diversas cuentas con diferentes plazos y tasas de rendimiento. Esto significa que existen opciones con vencimientos diarios, mensuales, trimestrales o anuales. Los trabajadores pueden realizar depósitos adicionales en la caja en cualquier momento y recibir intereses por el dinero depositado.

¿Cuál es la normativa de la caja de ahorros? 

La normativa de la caja de ahorros está establecida en la Ley de Ahorro y Crédito Popular. Según esta ley, la caja de ahorros es un mecanismo legal conformado por contribuciones realizadas exclusivamente por los trabajadores de una empresa, sin la contribución del empleador. A través de este fondo, los empleados pueden acceder a préstamos con tasas de interés superiores al promedio del mercado.

Las cajas de ahorro pueden establecerse como sociedades civiles o asociaciones civiles. Solo pueden hacerlo cuando su propósito sea promover el desarrollo integral de los trabajadores afiliados, fomentar el ahorro y la ayuda mutua mediante sistemas de ahorro y préstamo. La elección de la figura legal determinará la legislación aplicable.

¿Cuáles son los beneficios de la caja de ahorros?

Se ofrece una serie de ventajas significativas tanto para los trabajadores como para las empresas que deciden implementarla. Examinemos detalladamente los beneficios que este instrumento financiero puede aportar a ambos.

Beneficios para la empresa

Es una prestación muy atractiva para las empresas por las siguientes razones:

• Deducible: Deducible para las empresas hasta un 53%. 
• Económico: Costo bajo (programas de ahorros Runa empieza a $30 MXN / empleado / mes). 
• Menos rotación: Los estudios han demostrado que uno de los principales beneficios es el ahorro, y al ofrecerlo, tendrán menos rotación de personal. 
• Beneficios fiscales: Las empresas pueden deducir el dinero que destinan al fondo de ahorro (cumpliendo con Ley Federal de Trabajo (LFT) relacionado con el fondo de ahorro). La caja de ahorros no es deducible para la empresa, ya que no participan.

Beneficios para los empleados

A los empleados también les atrae por las siguientes razones:

• Más dinero: Los empleados reciben en promedio un 174% más de lo que ahorran. Además, no pagan impuestos sobre el dinero ahorrado ni sobre las ganancias obtenidas.
• Más flexibilidad: Gracias al acceso a préstamos de la caja de ahorros, los empleados tienen mayor flexibilidad financiera.
• Menos estrés: La caja de ahorros ayuda a eliminar el estrés financiero y el estrés laboral al contar con un capital ahorrado.

¿Qué son los préstamos de la caja de ahorros?

Uno de los beneficios más populares de las cajas de ahorro son los préstamos disponibles para sus miembros. Estos préstamos están diseñados para cubrir diversas necesidades financieras, como gastos inesperados o proyectos personales. Por lo general, ofrecen tasas de interés atractivas en comparación con las instituciones financieras tradicionales (generalmente 1-2% más bajas), lo que los convierte en una opción muy atractiva.

 La duración de los préstamos puede variar, desde 3 meses hasta 12 meses, con plazos flexibles que se ajustan a las necesidades individuales, abarcando tanto préstamos a corto plazo como opciones de mayor duración.

La existencia de préstamos en una caja de ahorros tiene el propósito de brindar apoyo financiero a los empleados y promover el ahorro responsable. Al ofrecer tasas competitivas y plazos flexibles, estas instituciones permiten: 

• Financiamiento asequible, evitando préstamos costosos y difíciles de obtener en el mercado convencional, protegiendo la estabilidad financiera de los empleados.
• Mejora la motivación laboral y el compromiso laboral, aliviando preocupaciones financieras y promoviendo un mejor desempeño y retención de empleados.
• Eleva la satisfacción laboral y fomenta una cultura organizacional de ahorro y estabilidad financiera, beneficiando el bienestar financiero y la planificación a largo plazo de los empleados.

¿Cómo funcionan las inversiones y ganancias de caja de ahorros?

Las cajas de ahorro invierten los fondos acumulados en instrumentos financieros, seguros y líquidos, manteniendo un equilibrio entre riesgo y rendimiento. Algunas inversiones comunes incluyen depósitos a plazo fijo, bonos gubernamentales y corporativos, y el mercado de dinero. Estas opciones brindan estabilidad y generan intereses periódicos que contribuyen al crecimiento de los fondos.

Los retornos que los miembros pueden esperar después de 12 meses varían según la estrategia de inversión y las condiciones del mercado. En general, se espera que las inversiones en una caja de ahorros ofrezcan rendimientos superiores a las cuentas de ahorro tradicionales, con un nivel de riesgo moderado. 

Los rendimientos anuales pueden oscilar desde tasas similares a las de los instrumentos de ahorro convencionales hasta rendimientos ligeramente más elevados, según la eficiencia de la gestión de inversiones y las tasas de interés vigentes en ese período.

¿Qué tipos de caja de ahorros existen en México?

Existen dos tipos de caja de ahorro en México, a continuación te explicamos sobre ellas:

Caja de ahorros laboral

En las laborales, los descuentos de los empleados se agrupan en un fondo común para ofrecer préstamos con tasas de interés más favorables. Estos préstamos son una alternativa al sistema financiero convencional.

Además, la caja de ahorros laboral ofrece beneficios fiscales de acuerdo con la Ley de Impuesto sobre la Renta (LISR). Bajo ciertas condiciones, los trabajadores no tienen que pagar impuestos sobre los ingresos generados a través de la caja de ahorros.

Caja de ahorros privada 

Las privadas funcionan como entidades legales independientes y no requieren la intermediación de una empresa. Están respaldadas por la Comisión Bancaria y de Valores (CNBV), lo que brinda mayor seguridad a los usuarios.

Si estás interesado en utilizar una caja de ahorros privada, puedes hacerlo a través de las Sociedades Cooperativas de Ahorro y Préstamo (SOCAP). Estas se dedican a realizar operaciones de ahorro y préstamo para sus miembros. Puedes encontrar una lista completa de cajas de ahorro autorizadas en el sitio web de la CNBV.

¿Cuál es la diferencia de caja de ahorros y fondo de ahorro?

Tanto las cajas de ahorro como los fondos de ahorro son prestaciones laborales que una empresa ofrece a sus empleados. El objetivo es incentivarlos, mejorar el ambiente laboral, elevar su calidad de vida y reducir la rotación de personal.

Se tienen como objetivo estimular el ahorro entre los trabajadores. Los empleados autorizan a la empresa a realizar descuentos periódicos de sus salarios para destinarlos a la caja después de un período acordado, los empleados pueden acceder al capital acumulado de sus contribuciones. Además, si necesitan un préstamo o crédito, pueden utilizar los fondos de su caja de ahorros.

Por otro lado, los fondos de ahorro también fomentan el ahorro, pero se diferencian de las cajas de ahorro en que el empleador contribuye con una cantidad igual a la asignada a los empleados en su fondo. Esto duplica los montos ahorrados por los empleados.

¿Cómo funciona la deducibilidad de caja de ahorros?

La deducibilidad en México ofrece beneficios tanto a los empleados como a las empresas. Se permite la optimización  de sus finanzas y obtener ventajas fiscales significativas.

Para los empleados

La deducibilidad de la caja de ahorros en México ofrece beneficios tanto a los empleados como a las empresas, permitiendo optimizar sus finanzas y obtener ventajas fiscales significativas.

Para los empleados, la caja de ahorros brinda ventajas en términos de deducibilidad. Las aportaciones que realizan a su cuenta de ahorro pueden ser deducibles en su declaración de impuestos, lo que reduce su base imponible y disminuye la cantidad de impuestos a pagar.

Esta deducción incentiva el ahorro y la planificación financiera, permitiendo a los empleados construir un colchón financiero para metas futuras como la compra de una vivienda, la educación o la jubilación.

Es importante tener en cuenta que existen limitaciones y restricciones en cuanto a la deducibilidad de las aportaciones a la caja de ahorros establecidas por las autoridades fiscales. Los empleados deben cumplir con los requisitos y límites establecidos, además de llevar un registro adecuado de sus aportaciones y estar al tanto de las regulaciones fiscales vigentes.

Para la empresa

La caja de ahorros ofrece beneficios fiscales para las empresas. Las aportaciones realizadas pueden ser deducibles como gastos operativos, reduciendo la base imponible y disminuyendo los impuestos a pagar. Esto permite contribuir al bienestar financiero de los empleados y obtener beneficios fiscales.

Es necesario cumplir con requisitos y límites establecidos por las autoridades fiscales. Se debe estar registrada y autorizada. La empresa debe mantener registros adecuados y cumplir con obligaciones fiscales. Por ejemplo, el descuento a los empleados debe tener el código 018 y el recibo de nómina debe contar con la certificación de Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).

En resumen, la deducibilidad de las aportaciones a la caja de ahorros es un incentivo importante. Contribuye al bienestar financiero de los empleados. También se brinda beneficios fiscales a las empresas. Es fundamental cumplir con requisitos legales y mantener registros adecuados.

¿Cuál es el tope máximo de descuento?

En el artículo 110, fracción IV de la LFT, se establece que el descuento máximo permitido al salario es del 30% del excedente del salario mínimo. Este cálculo se realiza restando al ingreso percibido el salario mínimo en la zona geográfica donde trabaja el empleado.

¿Cómo se calcula la caja de ahorros?

Para calcular la deducción, sigue estos pasos:

1. Conoce el límite legal: Verifica el límite establecido por las autoridades fiscales para las aportaciones a una caja de ahorros. Este límite puede cambiar y es importante estar actualizado.
2. Define el porcentaje: Decide el porcentaje del salario bruto que los empleados aportarán a la caja de ahorros. Este porcentaje puede variar según la política de la empresa y las necesidades de los empleados.
3. Calcula la deducción: Multiplica el salario bruto del empleado por el porcentaje elegido. Esto te dará la cantidad a deducir de su salario para la caja de ahorros.

Por ejemplo, si el límite legal es del 10% y un empleado gana $10,000 al mes, y la empresa decide deducir el 5% de su salario, la deducción sería:

$10,000 (salario bruto) x 5% = $500

Se deducirán $500 de su salario cada mes para la caja de ahorros. Recuerda que estas cifras son solo un ejemplo. Se deben ajustarse a las políticas y regulaciones específicas de la empresa y las leyes fiscales vigentes. Consultar con un profesional de impuestos o un contador es recomendable para garantizar la conformidad con las obligaciones fiscales aplicables.

¿Cómo contratar caja de ahorros?

Las empresas deben tener en cuenta varios aspectos importantes:

1. Beneficios para los empleados: Evaluar cómo la caja de ahorros beneficiará a los empleados, mejorando su bienestar financiero, fomentando el ahorro y brindándoles acceso a préstamos preferenciales. También considerar si esta prestación ayudará a atraer y retener talento.
2. Costos y administración: Determinar los gastos asociados con la implementación y administración de la caja de ahorros, como los gastos de gestión, costos legales y posibles implicaciones fiscales. Comparar estos costos con los beneficios esperados.
3. Cumplimiento legal: Asegurarse de que la caja de ahorros cumpla con todas las regulaciones legales.
4. Evaluación financiera: Realizar un análisis financiero detallado para determinar el impacto en el flujo de efectivo de la empresa.
5. Políticas y procedimientos: Establecer políticas y procedimientos claros para la administración de la caja de ahorros.
6. Comunicación y educación: Preparar una estrategia de comunicación efectiva para informar a los empleados sobre la caja de ahorros y educarlos sobre su uso. 
7. Beneficios fiscales: Considerar los beneficios fiscales tanto para la empresa como para los empleados.
8. Gestión de riesgos: Evaluar los riesgos asociados, como incumplimientos de préstamos o la necesidad de liquidez en caso de retiros masivos. 
9. Análisis comparativo: Comparar la caja de ahorros con otras prestaciones y beneficios que la empresa podría ofrecer. Por ejemplo, seguro de gastos médicos mayores, seguro de vida, fondo de ahorro o vales de despensa. El departamento de recursos humanos debe determinar la opción más adecuada.

¿Qué factores considerar al elegir un proveedor?

Para tomar la mejor decisión con respecto a tu caja de ahorros, es importante considerar los siguientes puntos, según la Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (CONDUSEF) y expertos en la materia:

• Verifica el registro: Asegúrate de que la caja esté registrada en el FOCOOP. O, se está registrado en el Sistema del Registro de Prestadores de Servicios Financieros (SIPRES). 
• Elige instituciones autorizadas: Realiza transacciones financieras con una de las 143 cajas autorizadas y supervisadas por la CNBV. Puedes obtener más información sobre estas instituciones en el sitio web de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV). Estas instituciones suelen ofrecer un Seguro de Depósito. Se cubre los ahorros hasta un límite de 25 mil Unidades de Inversión (UDIS), equivalente a aproximadamente $131,993 pesos por persona.
• Ejerce tus derechos como socio: Si eres miembro de la caja, asegúrate de ejercer tus derechos como socio. La caja de ahorros debe proporcionarte un certificado que acredite tu condición de socio y te invite a participar con voz y voto en las asambleas generales, donde se toman decisiones clave para la sociedad. Mantente informado y participa activamente en las decisiones importantes de la caja.

Otros recomendaciones claves

Para lograr un funcionamiento eficiente y transparente de la caja de ahorros, es recomendable establecer claramente los siguientes aspectos:

1. Exclusión de empleados con salarios mínimos: Definir que los empleados cuyos salarios sean equivalentes al salario mínimo no podrán participar. Su ingreso sería inferior al mínimo permitido.
2. Fondo de garantía: Mantener un fondo de garantía que pueda determinarse en función del posible saldo de préstamos no recuperados. Este fondo brinda seguridad y respaldo para proteger los intereses de todos los miembros de la caja de ahorros.
3. Estatutos adecuados: Asegurarse de contar con los estatutos correspondientes. Debe incluir sociedad civil o asociación civil, según corresponda. Estos estatutos establecerán las bases legales y normativas para el funcionamiento de la caja de ahorros.
4. Reglas y regulaciones claras: Adjuntar un documento que establezca las reglas y regulaciones para todos los miembros. Estas normas deben ser claras y transparentes para garantizar la equidad y el cumplimiento de todos los participantes.
5. Límites y condiciones: Establecer límites tanto máximos como mínimos para las contribuciones. Debes hacerlo para las cantidades de préstamos, tasas de interés aplicadas, cargos por mora y descuentos. Estos límites ayudarán a mantener un equilibrio y proteger los intereses de todos los participantes.

Preguntas frecuentes

¿Qué tiene que ver la caja con SIPARE, SUA e IMSS?

• El Sistema de Pago Referenciado (SIPARE) y Sistema Único de Autodeterminación (SUA) son sistemas de pago de nómina que pueden estar relacionados con la caja de ahorro, pero no de forma directa. Estos sistemas se utilizan para administrar los pagos de los empleados. Se incluye el depósito en la caja de ahorro si así se establece en el contrato laboral.
• El Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) es un organismo público descentralizado que brinda servicios de salud y seguridad social a los trabajadores. La caja de ahorro no está directamente relacionada con el IMSS. Sin embargo, hay algunos patrones pueden ofrecerla como un beneficio adicional.

¿Qué tiene que ver la caja con el Número de Seguro Social (NSS) o IDSE?

No existe una relación directa entre una caja de ahorro y el Número de Seguro Social (NSS) o el IMSS Desde Su Empresa (IDSE) en México. El NSS y el IDSE están asociados al sistema de seguridad social para los trabajadores formales, mientras que las cajas de ahorro son productos financieros ofrecidos por instituciones bancarias o entidades financieras independientes.

¿La caja tiene que utilizar el Salario Diario Integrado (SDI)?

La caja de ahorro no tiene que utilizar obligatoriamente el Salario Diario Integrado (SDI) para su cálculo. El SDI es un indicador que se utiliza para calcular diversas prestaciones laborales. Ejemplos incluye el aguinaldo, las vacaciones y las incapacidades. Sin embargo, la base de cálculo para la caja de ahorro puede establecerse de forma independiente en el contrato laboral.

¿Los KPI, el 9 box o la matriz RACI impactan en la caja?

Los KPI (Key Performance Indicators), el 9 box y la matriz RACI no tienen impacto directo en la caja de ahorro. Estos son conceptos de gestión empresarial que no están relacionados con los productos financieros. La caja de ahorro se rige por sus propias reglas y condiciones. Se establecen en el contrato laboral o en un acuerdo entre el patrón y los trabajadores.

¿Los empleados de RESICO o REPSE pueden tener caja ?

La posibilidad de que los empleados de Régimen Simplificado de Confianza (RESICO) o Registro de Prestadores de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) tengan caja de ahorro depende de las políticas de cada empresa. No existe una ley o regulación que obligue a las empresas a ofrecerlo a los empleados.

Es importante consultar con las áreas funcionales de la empresa o el puesto de recursos humanos de RESICO o REPSE para conocer las políticas específicas.

¿Los empleados con horas extra o la jornada laboral más larga disponible tienen caja?

El hecho de que un empleado trabaje horas extra o tenga la jornada laboral más larga d no le da derecho automático a tener una caja de ahorro. La caja de ahorro es un beneficio que se otorga a los empleados según las políticas de la empresa. No importa la cantidad de horas que trabajen.

¿Las semanas cotizadas tienen modificación por la caja de ahorro?

Las semanas cotizadas para el seguro social no se ven modificadas por la existencia de una caja de ahorros. Las cotizaciones se calculan en base al salario bruto del trabajador, sin considerar las aportaciones a la caja.

¿Cómo afecta a la nómina el tener una caja de ahorros?

La caja de ahorros sí tiene un impacto en la nómina, ya que se descuentan las aportaciones acordadas del salario neto del trabajador. Estos descuentos se reflejan en el recibo de nómina como un concepto separado. La empresa también puede realizar aportaciones a la caja, lo que incrementa el monto total ahorrado por el trabajador.

Beneficios para el trabajador:

• Ahorro automático: Las aportaciones se realizan de forma automática, lo que facilita el ahorro constante.
• Beneficios fiscales: En México, las aportaciones a la caja de ahorros pueden ser deducibles de impuestos, lo que reduce la cantidad de impuestos a pagar.
• Préstamos: Algunas cajas de ahorro ofrecen la posibilidad de obtener préstamos con tasas de interés preferenciales.
• Fondo de retiro: Algunas cajas de ahorro funcionan como un fondo de retiro voluntario, complementando la pensión del seguro social.

¿Un sistema Kardex puede apoyar la organización de una caja de ahorro?

El sistema Kardex puede ser una herramienta útil para llevar una caja de ahorro, especialmente para cajas pequeñas o medianas. Sin embargo, para cajas de ahorro más grandes o con un mayor volumen de transacciones, se puede considerar la implementación de un sistema automatizado.

Al ser un método de organización y control de inventarios que se basa en el registro de entradas y salidas de productos en tarjetas individuales. El sistema Kardex se puede utilizar para:

• Llevar un registro de los ahorros de cada socio
• Controlar las entradas y salidas de efectivo
• Generar informes de la situación financiera de la caja de ahorro

La implementación de una caja de ahorros con el apoyo del sistema Kardex puede tener un impacto positivo en la cultura corporativa, ya que:

• Promueve el ahorro: Fomenta la cultura del ahorro entre los colaboradores, lo que puede mejorar su estabilidad financiera.
• Incrementa la satisfacción laboral: Brindar beneficios adicionales a los empleados puede aumentar su satisfacción laboral.
• Mejora el compromiso: Los colaboradores pueden sentirse más comprometidos con la empresa si esta se preocupa por su bienestar financiero.
• Fortalece la retención de talento: Ofrecer una caja de ahorros puede ser un factor para atraer y retener talento humano.