Evaluación 9 box: ¿Qué es? ¿Para qué sirve? y ¿Cómo hacerlo?

El talento humano se ha convertido en el activo más valioso para las organizaciones. Atraer, desarrollar y retener a los mejores colaboradores es crucial para alcanzar el éxito. En este contexto, la evaluación 9 box emerge como una herramienta estratégica fundamental para la evaluación y desarrollo del capital humano. En este artículo, presentamos qué es la 9 box, para qué sirve y cómo implementarla en tu empresa.

¿Qué es la evaluación 9 box?

El Modelo 9 box, también conocido como matriz de potencial vs. desempeño, es una herramienta de gestión de talento. Se permite recursos humanos clasificar a los colaboradores de una organización en función de su desempeño actual y su potencial futuro. 

La evaluación 9 box se basa en dos dimensiones principales:

1. Desempeño: El desempeño se refiere al rendimiento actual del colaborador en sus responsabilidades y tareas. Se evalúa en función de criterios específicos, como la productividad, la calidad del trabajo, el cumplimiento de objetivos, las habilidades técnicas y el trabajo en equipo.

2. Potencial: El potencial se refiere a la capacidad futura del colaborador para desempeñar roles más complejos y contribuir al crecimiento de la organización. Se evalúa considerando factores como la capacidad de aprendizaje, la iniciativa, la creatividad, el liderazgo y la adaptabilidad al cambio.

¿Para qué sirve la evaluación 9 box?

9 box es una evaluación de desempeño que ofrece una visualización del talento de los empleados. Las empresas lo encuentran beneficioso para:

• Identificar a los empleados de alto rendimiento y alto potencial: La evaluación 9 box te ayuda a identificar rápidamente a los empleados que tienen un alto desempeño y, a la vez, un alto potencial de crecimiento futuro. Estos son tus activos más valiosos, y debes invertir en su desarrollo y retención.
• Desarrollar planes de desarrollo específicos: Al comprender las fortalezas y debilidades de un empleado, puedes crear un plan de desarrollo personalizado para ayudarlo a alcanzar su máximo potencial. Esto podría incluir capacitación o adiestramiento, tutoría u oportunidades para asumir nuevos desafíos.
• Tomar decisiones informadas de recursos humanos: La evaluación 9 box se puede utilizar para fundamentar una variedad de decisiones de recursos humanos, cómo promociones, compensación y planificación de la sucesión.

¿Cómo es la matriz 9 box?

La matriz 9 box se divide en nueve casillas, cada una con una combinación de alto, medio y bajo desempeño y alto, medio y bajo potencial. Estas casillas representan las siguientes categorías:

Alto potencial

• Alto Potencial – Alto Desempeño (Estrellas): Estos colaboradores son los más valiosos para la empresa. Poseen un alto desempeño actual y un alto potencial para el futuro. Son candidatos ideales para asumir roles de mayor responsabilidad y liderazgo.
• Alto Potencial – Medio Desempeño (Promesas): Estos colaboradores tienen un alto potencial futuro, pero aún no han alcanzado un desempeño completamente alto. Requieren apoyo y desarrollo para alcanzar su máximo potencial.
• Alto Potencial – Bajo Desempeño (Desaprovechados): Estos colaboradores tienen un alto potencial, pero por alguna razón no están rindiendo al máximo. Es necesario investigar las causas del bajo desempeño y brindarles el apoyo necesario para que alcancen su potencial.

Medio potencial

• Medio Potencial – Alto Desempeño (Contribuyentes Clave): Estos colaboradores tienen un desempeño actual alto, pero su potencial futuro es medio. Son colaboradores valiosos para la empresa en el presente, pero es importante identificar oportunidades para desarrollar su potencial y prepararlos para el futuro.
• Medio Potencial – Medio Desempeño (Sólidos): Estos colaboradores tienen un desempeño y potencial promedio. Son colaboradores confiables y cumplen con sus responsabilidades de manera satisfactoria, pero no destacan significativamente.
• Medio Potencial – Bajo Desempeño (Necesitan Mejora): Estos colaboradores tienen un bajo desempeño actual y un potencial medio. Es necesario identificar las áreas de mejora y brindarles el apoyo necesario para que eleven su rendimiento.

Bajo potencial

• Bajo Potencial – Alto Desempeño (Productivos a Corto Plazo): Estos colaboradores tienen un alto desempeño actual, pero su potencial futuro es bajo. Son colaboradores valiosos en el presente, pero es necesario considerar su reemplazo a largo plazo.
• Bajo Potencial – Medio Desempeño (Aceptables): Estos colaboradores tienen un desempeño y potencial bajo. Cumplen con sus responsabilidades básicas, pero no aportan un valor significativo a la empresa.
• Bajo Potencial – Bajo Desempeño (Bajo Rendimiento): Estos colaboradores en esta categoría tienen un bajo desempeño actual y un bajo potencial futuro. Es necesario evaluar su situación y tomar las medidas adecuadas, como capacitación, reasignación o incluso despido.

¿Cómo debería ser la distribución de empleados en el matriz 9 box?

Se espera que una matriz de 9 box bien administrada tenga una distribución relativamente equilibrada. Algunos aspectos  a considerar:

• Evite los extremos: Es poco probable que una empresa tenga una gran cantidad de empleados en las casillas extremas de “Alto desempeño, Bajo potencial” o “Bajo desempeño, Alto potencial”. Estas casillas generalmente representan situaciones que requieren atención y estrategias específicas para mejorar el desempeño.
• Monitoree la distribución a lo largo del tiempo: La distribución de empleados en la matriz 9 box puede cambiar con el tiempo a medida que la empresa crece, se desarrolla y enfrenta nuevos desafíos. Es importante realizar un seguimiento de la distribución.
• Utilice la matriz como herramienta de desarrollo: La matriz 9 box no debe usarse solo para clasificar a los empleados, sino también como una herramienta para identificar oportunidades de desarrollo y crear planes de acción personalizados.

¿Cómo aplicar 9 box en mi empresa?

La evaluación 9 box es una estrategia sencilla pero poderosa para clasificar a tus empleados según su desempeño actual y su potencial de crecimiento. Aquí te presento los pasos para implementarla en tu organización:

Define el desempeño y el potencial

• Desempeño: Establece criterios claros para evaluar el desempeño del empleado. Considera factores como el cumplimiento de objetivos, la superación de expectativas o la entrega constante de trabajo de alta calidad. Categoriza el desempeño en tres niveles: bajo, moderado y alto.
• Potencial: Determina cómo evaluarás el potencial de crecimiento y desarrollo de un empleado dentro de la empresa. Ten en cuenta aspectos como la agilidad de aprendizaje, la iniciativa, la capacidad de adaptación y las cualidades de liderazgo. Al igual que con el desempeño, categoriza el potencial en bajo, moderado y alto.

Evalúa a los empleados

• Recopilación de datos: Utiliza evaluaciones de desempeño, evaluaciones de habilidades, comentarios de colegas y autoevaluaciones para recopilar datos sobre cada empleado.
• Califica a los empleados: Basado en los criterios establecidos para desempeño y potencial, asigna a cada empleado una calificación en cada categoría (bajo, moderado, alto).

Completa la cuadrícula 9 box

• Crea la cuadrícula: Dibuja una cuadrícula de 3×3 con “Desempeño” en el eje vertical y “Potencial” en el eje horizontal. Cada casilla representa la intersección de un nivel de desempeño y un nivel de potencial.
• Ubica a los empleados: Coloca el nombre o identificador de cada empleado en la casilla correspondiente según sus calificaciones asignadas de desempeño y potencial.

Analiza la cuadrícula

• Identifica segmentos de talento: Al analizar la distribución de los empleados en la cuadrícula, identificarás segmentos de talento con características similares. Por ejemplo, la casilla “Alto desempeño, Alto potencial” representaría a tus mejores empleados con un importante potencial de crecimiento.
• Desarrolla estrategias: Formula estrategias específicas para cada segmento de talento. Esto podría incluir:
  • Alto desempeño/Alto potencial: Invertir en su desarrollo a través de programas de capacitación, oportunidades de mentoría o ascensos rápidos.
  • Alto desempeño/Potencial moderado: Enfocarte en estrategias de retención como paquetes de compensación competitivos y programas de reconocimiento.
  • Desempeño moderado/Alto potencial: Brindar oportunidades de desarrollo para ayudarlos a alcanzar su máximo potencial.
  • Bajo desempeño/Bajo potencial: Considera planes de mejora del desempeño o posibles reubicaciones.

Comunicación y acción

• Comunicación de la evaluación 9 box: Puedes optar por compartir los resultados generales de la evaluación 9 box con los empleados, pero por lo general, las discusiones individuales sobre su ubicación y planes de desarrollo son más valiosas.
• Desarrolla planes de acción: Crea planes de acción específicos para cada empleado según su posición en la cuadrícula.
• Monitoriza el progreso: Haz un seguimiento regular del progreso de los empleados y ajusta las estrategias según sea necesario.

Limitaciones y sesgos de 9 box

La evaluación 9 box, como herramienta para la gestión del talento humano, ha recibido diversas críticas a lo largo de su implementación. Si bien se reconoce su utilidad para identificar a los empleados de alto potencial y categorizar el desempeño, también se han señalado algunas limitaciones y sesgos potenciales que es importante considerar:

Limitaciones

• Simplicidad excesiva: La evaluación 9 box puede ser una herramienta demasiado simplista para capturar la complejidad del desempeño y el potencial de un empleado. Reduce las evaluaciones a dos dimensiones, lo que puede pasar por alto aspectos importantes como la creatividad, la inteligencia emocional o la capacidad de trabajo en equipo.
• Subjetividad: Los criterios de evaluación para el desempeño y el potencial pueden ser subjetivos y variar según los diferentes evaluadores, lo que puede generar inconsistencias en las clasificaciones.
• Falta de contexto: La evaluación 9 box no considera el contexto individual o departamental en el que se desempeña cada empleado, lo que puede llevar a evaluaciones injustas o inexactas.
• Encasillamiento: La categorización rígida en casillas puede limitar la visión integral del empleado y dificultar la identificación de sus fortalezas y áreas de mejora específicas.

Sesgos potenciales

• Sesgo de confirmación: Los evaluadores pueden buscar inconscientemente información que confirme sus creencias preexistentes sobre un empleado, afectando la objetividad de la evaluación.
• Sesgo de halo: Las evaluaciones positivas en un área (por ejemplo, desempeño) pueden influir indebidamente en las evaluaciones de otras áreas (potencial), y viceversa.
• Sesgo de estereotipos: Los evaluadores pueden basarse en estereotipos o prejuicios inconscientes al evaluar a los empleados, especialmente en lo que respecta al género, la raza o la edad.
• Sesgo de centralidad: Los evaluadores pueden tender a calificar a los empleados de manera similar a ellos mismos, sin considerar adecuadamente las diferencias individuales.

Consideraciones adicionales

• Comunicación y transparencia: Es importante comunicar de manera clara y transparente los criterios de evaluación y los resultados de la evaluación 9 box a los empleados para evitar confusiones o resentimientos.
• Uso responsable: La evaluación 9 box no debe utilizarse como la única base para tomar decisiones importantes sobre los empleados, como ascensos, despidos o compensaciones. Debe complementarse con otras evaluaciones, retroalimentación y observaciones.
• Enfoque en el desarrollo: La evaluación 9 box debe utilizarse principalmente como una herramienta para identificar oportunidades de desarrollo profesional y crecimiento para los empleados, no como un medio para clasificarlos o etiquetarlos.

¿Cuáles son las alternativas a la evaluación 9 box?

Si bien la evaluación 9 box es una herramienta popular para la gestión del talento, es importante tener en cuenta sus limitaciones y posibles sesgos. A continuación, te presento algunas alternativas que pueden ser más adecuadas para ciertas organizaciones o necesidades específicas:

Evaluación 360 grados

Este método de evaluación 360 grados implica recopilar retroalimentación sobre el desempeño de un empleado de diversas fuentes, como compañeros de trabajo, el manager responsable, supervisores, clientes y subordinados. La información recopilada se utiliza para crear una evaluación integral del desempeño del empleado y sus áreas de mejora.

Ventajas:

• Ofrece una perspectiva más completa del desempeño del empleado.
• Puede ayudar a identificar sesgos individuales en la evaluación.
• Promueve una cultura de retroalimentación abierta y honesta.

Desventajas:

• Puede requerir más tiempo y recursos para implementarse.
• Algunos empleados pueden sentirse incómodos al recibir retroalimentación de múltiples fuentes.
• Es importante manejar la retroalimentación de manera constructiva y confidencial.

Sistema de gestión del desempeño basado en objetivos SMART

Este enfoque establece objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos definidos (SMART) para cada empleado. El desempeño se evalúa en función del logro de estos objetivos.

Ventajas

• Alinea la motivación laboral con los objetivos de la organización.
• Proporciona una base clara para la evaluación y el desarrollo del desempeño.
• Fomenta la responsabilidad y la motivación de los empleados.

Desventajas

• Requiere un proceso de establecimiento de objetivos bien definido.
• Puede ser difícil establecer objetivos SMART para todos los roles.
• Es importante enfocarse en el progreso y el desarrollo, no solo en los resultados finales.

Evaluación de competencias

Esta herramienta evalúa las habilidades blandas y duras, conocimientos y comportamientos específicos que son necesarios para el éxito en un puesto de trabajo determinado. Se utiliza para identificar las fortalezas y debilidades de un empleado y áreas de desarrollo potencial.

Ventajas:

• Proporciona información valiosa para la capacitación y el desarrollo individual.
• Puede ayudar a identificar a los empleados con las habilidades adecuadas para roles específicos.
• Contribuye a la creación de perfiles de competencias para diferente puesto y las diferentes áreas funcionales de la empresa en la organigrama.

 Desventajas:

• Requiere un análisis cuidadoso de las competencias requeridas para cada puesto.
• Puede ser necesario desarrollar herramientas de evaluación personalizadas.
• Es importante utilizar los resultados de la evaluación de manera responsable y ética.

Entrevistas de desarrollo

Estas entrevistas se centran en discutir las fortalezas, debilidades, objetivos profesionales y áreas de desarrollo de un empleado. Se utilizan para establecer un plan de desarrollo individualizado y proporcionar apoyo y orientación al empleado.

Ventajas:

• Promueve la comunicación abierta y honesta entre el empleado y el supervisor.
• Permite identificar las necesidades y aspiraciones individuales del empleado.
• Facilita la creación de un plan de desarrollo personalizado.

Desventajas:

• Requiere tiempo y dedicación por parte del supervisor.
• El éxito depende de la calidad de la relación entre el empleado y el supervisor.
• Es importante establecer expectativas y objetivos claros durante la entrevista.

Autoevaluación

Esta herramienta permite a los empleados evaluar su propio desempeño y áreas de mejora. Se puede utilizar como complemento de otras evaluaciones o como herramienta de desarrollo individual.

Ventajas:

• Fomenta la autoconciencia y la responsabilidad del empleado.
• Puede ayudar a identificar áreas de desarrollo que el supervisor podría pasar por alto.
• Promueve una cultura organizacional de aprendizaje y crecimiento continuo.

Desventajas:

• Algunos empleados pueden ser demasiado críticos o indulgentes consigo mismos.
• Es importante guiar a los empleados en el proceso de autoevaluación.
• Se debe utilizar en conjunto con otras evaluaciones para obtener una perspectiva completa.

Preguntas frecuentes

¿Funciona 9 box con la modalidad de NOM 37?

La evaluación 9 box no es directamente aplicable a la NOM 037.  Se establece los requisitos para la organización y funcionamiento de las unidades de servicios médicos en los establecimientos.

Sin embargo, la información obtenida de la evaluación 9 box puede ser útil. Se ayuda a identificar necesidades de salud ocupacional en los trabajadores, como estrés laboral o fatiga.

¿Puedo incluir empleados REPSE en evaluación de 9 box?

No existe una respuesta única a la pregunta de si se debe incluir o no a los empleados del Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE). La decisión debe tomarse en función de las necesidades específicas de la organización. Se debe tomar en cuenta los objetivos de la evaluación y la situación de los empleados REPSE.

¿Cómo impactan las evaluaciones de 9 box en la nómina?

Las evaluaciones 9 box no tienen un impacto directo en la nómina, ya que no son un sistema de evaluación del salario.

Sin embargo, la información obtenida de la evaluación 9 box puede ser utilizada para tomar decisiones sobre:

• Capacitación y desarrollo de empleados
• Oportunidades de promoción
• Planes de incentivos (como programas de bienestar)
• Rotación de personal

¿Se puede otorgar beneficios adicionales a los empleados con alta rendimiento en 9 box?

Las empresas pueden otorgar beneficios adicionales a los empleados con alto rendimiento en la evaluación 9 box, como:

• Bonos salariales
• Vales de despensa
• Seguro de vida o seguro de gastos médicos mayores
• Caja de ahorros o fondo de ahorro
• Días de vacaciones adicionales (No olvides revisar la tabla de vacaciones antes.)
• Hacer más corta la jornada laboral
• Capacitación especializada
• Oportunidades de liderazgo

¿Aquellos empleados que reciben beneficios extras deben pagar impuestos: ISR, ISN, IMSS?

Los beneficios adicionales otorgados a los empleados por buen rendimiento están sujetos a impuestos, incluyendo:

• Impuesto Sobre la Renta (ISR): Los beneficios se consideran ingresos gravables para el empleado y deben incluirse en su declaración anual.
• Impuesto Sobre la Nómina (ISN): Las empresas deben pagar un impuesto sobre la nómina por los beneficios otorgados a sus empleados.
• Cuotas al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS): Los beneficios otorgados en efectivo, como bonos salariales, están sujetos a cotizaciones al IMSS.
• Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT): Los beneficios otorgados generalmente no aplica a pagos INFONAVIT ni a los créditos INFONAVIT.

¿Se necesitan reportar algo en su declaración anual al SAT?

Los empleados que reciben beneficios extras deben reportarlos en su declaración anual al Servicio de Administración Tributaria (SAT).

¿Puedo despedir a los empleados de bajo rendimiento? ¿Como los pago: liquidación o finiquito?

El despido por bajo rendimiento no es automático. Se debe seguir los procedimientos establecidos en la Ley Federal del Trabajo (LFT).

Para despedir a un empleado por bajo rendimiento, la empresa debe:

• Documentar el bajo rendimiento del empleado.
• Proporcionar al empleado oportunidades de mejora.
• Seguir un proceso disciplinario.
• Pagar al empleado la liquidación o finiquito, puedes visitar nuestra calculadora liquidación y la calculadora finiquito.
• No se aplica si el empleado es de REPSE.

Es importante recordar que las leyes laborales en México son complejas. Es recomendable consultar con un abogado para entenderlos. Idealmente, el abogado está especializado en derecho laboral para obtener asesoría específica para cada caso.