REPSE: ¿Qué es? y ¿Para que sirve?

Recordemos que según lo publicado el 23 de abril del presente año en la reforma a la Ley Federal del Trabajo (LFT), en la que dentro de los cambios se estableció una obligación de acuerdo al artículo 13 de la LFT de generar un registro ante la Secretaría de Trabajo y Previsión Social (STPS) a todas las empresas que presten servicios u obras especializadas en la plataforma de Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE).

¿Qué es y para qué sirve el REPSE?

El Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) es una iniciativa del gobierno mexicano, administrada por la Secretaría de Trabajo y Previsión Social (STPS), diseñada para regular y supervisar la contratación de servicios especializados y la ejecución de obras especializadas.

Surge con el objetivo de erradicar prácticas abusivas asociadas a la subcontratación laboral, también conocida como outsourcing. Tiene como finalidad asegurar que las empresas que proporcionan servicios especializados o realizan obras especializadas cumplan con todos los requisitos legales, fiscales y de seguridad social.

¿Por qué se creó este registro?

El Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) fue creado para:

1. Eliminar las prácticas que dañan el derecho laboral y que disminuyen las obligaciones de los patrones, fortaleciendo el empleo formal en México.
2. Se busca la prohibición de la subcontratación de personal, estableciendo reglas específicas para las personas físicas o morales para que contraten únicamente la prestación de servicios de carácter especializado o la ejecución de obras especializadas, buscando eliminar las prácticas de simulación.
3. Generar confianza en los trabajadores respecto a sus derechos laborales, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y la erradicación de las malas prácticas en la implementación de la figura de subcontratación.
4. La reforma a la Ley Federal del Trabajo en 2012 resultó insuficiente para evitar las prácticas indebidas que han afectado los derechos de los trabajadores en su antigüedad, estabilidad en el empleo, el pago de la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU), entre otros.

¿Quienes tienen la obligación de registrarse?

Quienes deben inscribirse son aquellas persona física o persona moral que ponen a disposición del cliente a su personal para realizar una obra o servicio especializado, como ejemplo serian:

• Las empresas de seguridad en una empresa.
• Los servicios de limpieza.
• El servicio de comida de los trabajadores
• Servicio de mantenimiento

Ahora, las personas físicas que no se encuentran a disposición del cliente, es decir, abogados, contadores, ingenieros que realizan servicios desde sus propias oficinas no están obligados a este registro, así como proveedores que realizan productos en sus fábricas y solo realizan el envío al cliente final.

¿Cuando no aplica el REPSE?

El REPSE no aplica en situaciones donde la subcontratación no involucra servicios especializados u obras especializadas, es decir, cuando las actividades subcontratadas corresponden a tareas generales o no especializadas que forman parte del objeto social y de la actividad económica preponderante de la empresa contratante.

Ahora, las personas físicas que no se encuentran a disposición del cliente, es decir, abogados, contadores, ingenieros que realizan servicios desde sus propias oficinas no están obligados a este registro, así como proveedores que realizan productos en sus fábricas y solo realizan el envío al cliente final.

¿Qué documentación se solicita el REPSE?

En cuestión de documentación y requisitos estos pueden variar dependiendo del giro de la empresa solicitante, sin embargo entre los principales son:

• Documentación oficial de inscripción ante las dependencias de gobierno
• Documentación relativa a la capacitación o adiestramiento
• Certificados, permisos, y licencias
• Información económica de la empresa y sus trabajadores

¿Que beneficios tiene REPSE?

Los trabajadores de empresas registradas en el REPSE también obtienen beneficios directos significativos que contribuyen a su bienestar y seguridad laboral:

1. Seguridad laboral. La formalización y regulación de la subcontratación garantizan condiciones de trabajo seguras y conforme a la ley.
2. Protección de derechos. Los empleados se benefician de una mayor protección de sus derechos laborales.
3. Acceso a prestaciones sociales. Los trabajadores tienen garantizado el acceso a servicios de salud, pensiones y otras prestaciones e Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT).
4. Estabilidad laboral. Promueve relaciones laborales más estables y de largo plazo, disminuyendo la rotación de personal y fomentando el desarrollo profesional.
5. Ambiente laboral mejorado. Se cultiva un ambiente laboral más justo y equitativo, aumentando la satisfacción laboral y motivación laboral de los empleados.

¿Por qué registrar mi empresa en REPSE?

Registrar tu empresa en el REPSE (Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas) es crucial por varias razones.

Ventajas del registro

El registro en el REPSE ofrece diversas ventajas legales y operativas para las empresas, entre las cuales destacan:

Ventajas legales:

• Asegura el cumplimiento con la legislación laboral mexicana, evitando sanciones y multas derivadas de la contratación ilegal de servicios especializados o subcontratación.
• Proporciona un marco legal claro para la contratación de servicios especializados, brindando protección tanto a la empresa contratante como al proveedor de servicios.

Ventajas operativas:

• Permite a las empresas ofrecer sus servicios a un mayor número de clientes potenciales que requieren proveedores cumplidores de la normativa.
• Demuestra el compromiso de la empresa con el cumplimiento legal y las buenas prácticas laborales, lo cual puede mejorar su reputación en el mercado.
• Reduce los riesgos asociados con la contratación de servicios especializados, asegurando que los proveedores cumplen con sus obligaciones fiscales y laborales, lo que minimiza posibles contingencias legales y financieras.

¿Qué pasa si no registro mi empresa en este sistema?

En caso de hacer caso omiso a esta obligación no se podrán prestar los servicios especializados, la factura no será válida por lo que tus clientes no podrán realizar la deducción de impuestos sobre tu actividad, además de las respectivas sanciones.

De acuerdo al artículo 1004-C de la Ley Federal del Trabajo (LFT) se impondrá una multa de 2,000 a 50,000 veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA), es decir alrededor de 217,140 hasta los 5,428,500 pesos mexicanos.

Además se puede considerar como una operación simulada, con la que podría ocasionar que la empresa caiga en esta lista, por lo que ninguna otra empresa considerara contratarte ni prestar servicios, sin mencionar que la empresa que subcontrata se convierte en responsable solidario.

¿Qué pasa si me registro en el REPSE y no estoy obligado?

Un registro innecesario podría implicar la gestión de trámites adicionales y el cumplimiento de requisitos que no corresponden a la naturaleza de sus operaciones.

Se considerará que existe una relación de subcontratación especializada conforme al artículo 13 de la Ley Federal del Trabajo (LFT), situación ante la cual las autoridades pueden requerir el cumplimiento de obligaciones específicas vistas anteriormente.

¿Qué es el proceso REPSE en México?

El proceso REPSE en México consiste en diversos aspectos que se deben de considerar.

¿Qué aspectos se deben de considerar antes del registro?

De acuerdo al artículo 15 de la LFT se deben de registrar las personas físicas y morales que:

• Se encuentren al corriente en sus obligaciones fiscales y de seguridad social (IMSS, INFONAVIT, SAT), de no ser así, se deberán cubrir los adeudos para poder generar el registro.
• Se deben de cargar los documentos solicitados a la página del REPSE de manera legible y cara, recuerda que de lo contrario estos serán rechazados.
• Esta solicitud será atendida por la STPS en un periodo de 20 días hábiles.

Requisitos para tramitar el registro REPSE

Para tramitar el Registro en el REPSE, las empresas deben cumplir con los siguientes requisitos básicos:

• Efirma
• Opinión positiva ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) e INFONAVIT
• Acta constitutiva
• Registro del objeto social de la empresa como se encuentra en el acta constitutiva.
• Formulario para registrar la actividad que se ha solicitado
• Registro patronal ante el IMSS
• Comprobante de domicilio (luz, predial, teléfono)
• Comprobante de la nómina en formato XML

¿Cómo puedo obtener el REPSE?

El proceso para obtener el REPSE es el siguiente:

1. Ingresa la página web de REPSE con tu Efirma.
2. El sistema hará una consulta para verificar si la empresa está en cumplimiento de sus obligaciones fiscales.
   • En caso de que no esté disponible, la página le solicitará que suba en PDF las opiniones positivas de cumplimiento de las instituciones fiscales.
   • Si la respuesta de las tres instituciones es positiva o si en su caso proporciona en PDF las tres opiniones positivas de cumplimento vigentes, pasará a la siguiente fase.
   • En caso de que algunas reportes salgan negativas, el sistema te informará.  Deberás acudir a la institución para resolverlo.
3. El sistema le solicitará datos generales del representante legal, los datos del acta constitutiva o constancia de situación fiscal y del notario o corredor público.
4. Indica cuál es su nivel y categoría de prima de riesgo de trabajo del Instituto Mexicano del Seguro Social.
5. Escribes la actividad que deseas registrar. Para personas físicas, tiene que linear con la constancia de situación fiscal. Para personas morales, escribes el objeto social.
6. Sube escaneada las páginas de la constancia de situación fiscal donde aparecen la misma actividad. O, subes el acta constitutiva en donde aparece el objeto social, resaltando las actividades de registrar.
7. Captura la actividad que deseas registrar, como aparece en tu constancia de situación fiscal.
8. Indica en qué categoría del catálogo anexo que se desplegará se engloba cada una de las actividades solicitadas.
9. Llena un cuestionario por cada una de las actividades
10. Carga de la información solicitado (PDF):
    • Instituto Nacional Electoral (INE) del representante legal
    • Poder notarial
    • Acta constitutiva o constancia de situación fiscal
    • Constancia de inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC)
    • Registro patronal IMSS
    • Comprobante de domicilio (<3 meses)
    • Comprobante de recibo de nómina
11. Te asignará un número de folio del registro.

¿Cuánto tiempo tarda el REPSE en dar respuesta?

Una vez completado el trámite de registro en el REPSE, la STPS tiene un plazo máximo de 20 días hábiles para dar respuesta sobre la aprobación o rechazo del registro.

En caso de que sea necesario subsanar errores o proporcionar información adicional, este plazo puede extenderse.

Una vez registrado, ¿qué sigue?

Se deberá incluir este registro autorizado en todos los contratos que se celebren y verificar que estos correspondan a la actividad que se va a realizar, así como identificar por medio de imagen, gafete o código de identificación a los trabajadores que se encuentren subcontratados dentro del centro de trabajo del contratante.

¿Cómo revisar el estatus del trámite?

A las personas físicas o morales que hayan realizado una solicitud de registro de inscripción en el Padrón les será asignado un número de folio con el que podrán dar seguimiento a su registro.

Este número de folio se les indicará la fecha en la que ingresó la solicitud de registro determinada según el día hábil correspondiente, la etapa en la que se encuentra, y la fecha en la que deberá de recibir la respuesta correspondiente (20 días hábiles contados a partir del ingreso de la solicitud de registro).

La Secretaría a través de la Plataforma deberá pronunciarse respecto a la solicitud de registro dentro de los 20 días hábiles posteriores a la recepción de la misma a través de la Plataforma, dicho plazo comenzará a correr a partir de la recepción de la solicitud, para la cual se generará un folio de ingreso.

Una vez realizado el análisis de la documentación, así como el cumplimiento de todos los requisitos y requerimientos se emitirá el aviso de registro correspondiente que incluirá un número de folio por cada actividad del objeto social o constancia de situación fiscal registrada, el cual se hará de conocimiento al solicitante a través de los medios de comunicación establecidos.

¿Se puede cancelar este registro?

Sí, el registro podrá ser cancelado en cualquier momento, por diversos motivos: prestar servicios que no estén registrados o que estos, formen parte del objeto social o actividad preponderante de la contratante, se acredite la existencia de adeudos firmes por créditos derivados por obligaciones fiscales o de seguridad social, dejar de cumplir con los requisitos del registro, transgredir la Ley Federal del Trabajo en materia de subcontratación, negarse a atender algún requerimiento de la STPS o no realizar en tiempo la renovación del registro.

En caso de que se actualice cualquiera de los motivos ya señalados, la STPS, notificará a la persona física o moral para que en un plazo de 5 días hábiles manifieste lo que a su derecho convenga y dentro de este plazo se resolverá lo conducente.

¿Cómo gestionar la REPSE después de estar registrado?

El REPSE se puede gestionar de varias maneras.

¿Dónde se presentan las declaraciones del REPSE?

Las declaraciones del REPSE se presentan de manera digital a través de la plataforma en línea habilitada por la STPS.

Existe la obligación de presentarlas cada cuatrimestre a través de la Informativa de Contratos de Servicios u Obras Especializadas (ICSOE) por los contratos celebrados ante IMSS e INFONAVIT.

¿Cómo saber si estoy dado de alta en el REPSE?

Para verificar si una empresa está registrada en el REPSE, es necesario acceder a la plataforma oficial del STPS.

Una vez allí, se puede consultar el Padrón Público de Contratistas de Servicios Especializados u Obras, donde se encuentran listadas todas las empresas que han completado su registro satisfactoriamente.

Esta herramienta es pública y accesible para cualquier usuario que desee confirmar la situación de una empresa respecto al REPSE.

¿Cuál es la vigencia del REPSE?

La vigencia del registro en el REPSE es de tres años, contados a partir de la fecha en que las personas físicas o morales hayan quedado inscritas oficialmente en el padrón.

Es importante destacar que no habrá prórrogas para la renovación, lo cual subraya la importancia de realizar este trámite dentro del plazo estipulado para evitar la revocación del registro.

¿Cómo renovar REPSE 2024?

Para renovar el registro en el REPSE en 2024, las empresas deben seguir un proceso similar al de la inscripción inicial. Este proceso incluye:

1. Acceder al sistema del REPSE a través de la plataforma en línea de la STPS.
2. Completar el formulario de renovación con la información actualizada de la empresa.
3. Adjuntar la documentación requerida, que puede incluir datos actualizados sobre contratos de servicios especializados u obras, así como cumplimiento de obligaciones fiscales y de seguridad social.
4. Enviar la solicitud de renovación a través de la plataforma.

Es importante iniciar este proceso con anticipación, preferentemente unos meses antes de que venza la vigencia actual, para asegurar la continuidad en el registro sin interrupciones.

Proveedores de REPSE

Es esencial entender el papel de los proveedores de REPSE en la cadena de suministro.

¿Quiénes son los proveedores de REPSE en México?

Existen dos tipos de proveedores en el REPSE (Registro de Prestadores de Servicios Especializados u Obras Especializadas):

Personas físicas

Requisitos:

• Contar con Clave Única de Registro Poblacional (CURP).
• Tener e.firma vigente.
• No estar en el supuesto de impedimento previsto en el artículo 15 de la Ley Federal del Trabajo.
• Acreditar la experiencia y capacidad técnica para la prestación del servicio.
• Contar con un contrato de prestación de servicios.

Personas morales:

Requisitos:

• Contar con RFC.
• Tener e.firma vigente.
• No estar en el supuesto de impedimento previsto en el artículo 15 de la Ley Federal del Trabajo.
• Acreditar la experiencia y capacidad técnica para la prestación del servicio.
• Contar con un contrato de prestación de servicios.
• ¿Cómo encontrar un proveedor de REPSE en México?

Puedes consultar los siguientes recursos:

Portal del REPSE:

• Visita el sitio web de REPSE
• Anda a la sección de “directorio de proveedores.”

Buscadores web:

• Puedes usar Google o Bing para buscar “proveedores REPSE” o “proveedores de servicios especializados REPSE”.

Asociaciones y cámaras empresariales:

• Algunas asociaciones y cámaras empresariales tienen directorios de proveedores REPSE.

Redes sociales:

• Puedes buscar en LinkedIn o Facebook grupos relacionados con el REPSE.

¿Qué pasa si mi proveedor no me da el REPSE?

Si un proveedor no proporciona su registro en el REPSE, las empresas contratantes se enfrentan el riesgo de incumplir. Esto puede resultar en sanciones económicas significativas tanto para el proveedor como para la empresa contratante.

La prestación de servicios especializados sin la inscripción al REPSE puede equivaler a una sanción. El costo es entre de 217,140 y 5.4 millones de pesos tanto para la empresa que lo ofrece como para quien la contrata.

¿Qué documentos se le deben pedir a un proveedor REPSE?

Para garantizar el cumplimiento de la legislación y la correcta contratación de un proveedor inscrito en el REPSE, las empresas deben solicitar y revisar los siguientes documentos:

• Constancia de inscripción en el REPSE.
• Comprobante de situación fiscal actualizado.
• Comprobantes de cumplimiento de obligaciones fiscales y de seguridad social.
• Documentación que acredite la especialización del servicio u obra ofrecida.

Multas por no cumplir con REPSE

Las empresas que no cumplan con sus obligaciones en el Registro de Prestadores de Servicios Especializados (REPSE) pueden enfrentar multas determinadas función de la gravedad del incumplimiento:

¿Qué multas son comunes en REPSE?

Las empresas que no cumplen con las obligaciones del REPSE  se pueden enfrentar a diversas multas de $5,000 – $500,000 pesos.

Las multas más comunes son:

• No registrarse en el REPSE: $5,000 a $50,000 pesos.
• Subcontratar a empresas no registradas en el REPSE: $25,000 a $250,000 pesos.
• No presentar la información anual: $5,000 a $50,000 pesos.
• Presentar información falsa o incompleta: $10,000 a $100,000 pesos.
• No permitir la inspección del REPSE: $15,000 a $150,000 pesos.

Además de las multas, las empresas que no cumplan con el REPSE pueden ser sancionadas con:

• Clausura temporal o definitiva del establecimiento: En caso de reincidencia o de que la empresa ponga en riesgo la seguridad o salud de los trabajadores.
• Inhabilitación para contratar con el gobierno: Las empresas que no estén al día con sus obligaciones fiscales no podrán contratar con el gobierno federal, estatal o municipal.

¿Cómo evitar multas en REPSE?

Algunos consejos para evitar multas en el REPSE:

• Regístrate en el REPSE de forma oportuna.
• Asegúrate de que tus proveedores estén registrados en el REPSE.
• Presenta la información anual en tiempo y forma.
• Mantén tu información actualizada.
• Permite las inspecciones del REPSE.
• Cumple con todas las obligaciones fiscales.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la relación entre SISUB y REPSE?

El REPSE y el Sistema de Información de Subcontratación (SISUB) en México son dos herramientas fundamentales que se utilizan para regular y monitorear la subcontratación de servicios en el país. Si bien tienen objetivos comunes, cada uno tiene funciones y características específicas.

SISUB como herramienta para empresas registradas en REPSE

Las empresas que se encuentran registradas en el REPSE están obligadas a utilizar el SISUB para cumplir con sus obligaciones en materia de subcontratación.

• El SISUB les permite a estas empresas:
  • Registrar sus contratos de subcontratación.
  • Presentar informes cuatrimestrales sobre sus contratos de subcontratación.
  • Cumplir con el pago de las cuotas y aportaciones correspondientes a los trabajadores subcontratados.

SISUB como fuente de información para el REPSE

• El INFONAVIT utiliza la información registrada en el SISUB para actualizar el REPSE y verificar que las empresas registradas estén cumpliendo con sus obligaciones en materia de subcontratación.
• El INFONAVIT puede tomar medidas sancionadoras contra las empresas que se encuentren registradas en el REPSE y que incumplan con sus obligaciones.

La relación entre REPSE y SISUB es fundamental para promover la transparencia, la responsabilidad y la protección de los derechos de los trabajadores en el marco de la subcontratación en México.

¿Es necesario pagar Impuesto Sobre Nómina (ISN) para los empleados de REPSE?

Sí, debes pagar el Impuesto Sobre Nómina (ISN) por los empleados REPSE. Al ser considerados trabajadores subordinados que prestan un servicio, entran en la nómina de la empresa y generan esta obligación tributaria.

¿La empresa tiene que cumplir con la NOM 037 y NOM 035 para los empleados de REPSE?

El cumplimiento de las NOM 037 y NOM 035 aplica a todos los centros de trabajo en México, independientemente del tipo de contratación. Debes cumplirlas para tus empleados REPSE.

La NOM 035 establece los factores de riesgo psicosocial en el trabajo y la evaluación del entorno psicosocial. La NOM 037 establece las condiciones de seguridad y salud en el trabajo para el trabajo remoto. Estas normas tienen como objetivo proteger la salud y el bienestar de los trabajadores, independientemente de su modalidad de trabajo.

¿Los empleados de REPSE pueden tener beneficios laborales?

Los empleados REPSE tienen derecho a los mismos beneficios que los trabajadores bajo contrato tradicional, siempre que cumplan los requisitos establecidos para cada beneficio:

• Caja de ahorro y fondo de ahorro: Depende del plan y si el empleado cumple los requisitos de aportación mínima.
• Seguro de gastos médicos mayores: Depende del plan de la empresa y si el empleado contribuye a su costo.
• Seguro de vida: Depende del plan de la empresa y si el empleado contribuye a su costo.
• Vales de despensa: Depende de la política de la empresa.

¿Qué prestaciones de ley tiene los empleados REPSE?

Los empleados REPSE tienen derecho a las siguientes prestaciones de ley:

• Aguinaldo: Gratificación anual equivalente a mínimo 15 días de salario.
• Prima vacacional: Porcentaje adicional al salario vacacional por cada seis días de vacaciones.
• PTU (Participación de los Trabajadores en las Utilidades): Depende de las utilidades de la empresa y el monto establecido por la ley.
• Prima dominical: 25% adicional sobre el salario por trabajar el domingo.

¿Qué obtienen los empleados de REPSE en términos de jornada laboral y vacaciones?

Los empleados REPSE tienen derecho a una jornada laboral máxima de 8 horas diarias y 48 horas semanales, así como a las vacaciones mínimas establecidas por la ley, que son de 6 días por cada año trabajado. Puedes consultar a la tabla de vacaciones para confirmar el numero de vacaciones que tiene un trabajador por año de trabajo.

¿Los empleados de REPSE están registrados en SIPARE y SUA bajo la empresa?

El el Sistema de Pago Referenciado (SIPARE) es un sistema del gobierno mexicano. Se permite a las empresas cumplir con sus obligaciones laborales y fiscales. El Sistema Único de Autodeterminación (SUA) es un sistema que permite a las empresas calcular y pagar sus impuestos.

La empresa debe registrar a sus empleados REPSE en ambos sistemas para cumplir con la ley y poder emitirles recibos de nómina válidos.

¿Los empleados bajo REPSE obtienen recibos de nómina certificados por CFDI?

Sí, los empleados REPSE deben recibir recibos de nómina certificados por CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet). Normalmente, son emitidos por el puesto o en dado caso por una de áreas funcionales de la empresa conocida como recursos humanos.

Los recibos de nómina son documentos que detallan el salario y alguna deducción por parte de los empleados. Los CFDI son comprobantes electrónicos que cumplen con los requisitos fiscales del gobierno mexicano.

La empresa debe emitir recibos de nómina CFDI a todos sus empleados. Se incluye a los REPSE, para cumplir con sus obligaciones fiscales y legales.

¿Se pueden contratar becarios bajo REPSE?

No, no es posible contratar becarios bajo el REPSE.

El REPSE establece un marco legal  para la contratación de trabajadores. Este régimen no contempla la figura del becario. El enfoque de REPSE  está en la prestación de servicios profesionales y especializados por parte de trabajadores con habilidades técnicas.