Outsourcing: ¿Qué es? ¿Cómo funciona en México?

Estar al día ya no es lujo. Es necesidad. Y eso incluye la forma en la que las empresas acceden al talento humano. Desde hace ya varios años, el outsourcing ha tomado fuerza en el mercado mexicano como una alternativa para agilizar procesos y resolver necesidades operativas sin sobrecargar la nómina directa.

Se escucha en todos lados. Lo usan grandes compañías, pero también pymes. Se menciona en juntas, en foros, en reformas. Pero, ¿de qué se trata realmente? ¿Por qué tantas empresas lo aplican? ¿Y qué tanto puede ayudar… o meter en problemas?

¿Qué es el outsourcing?

El outsourcing, también conocido como subcontratación o externalización de servicios, consiste en contratar a un proveedor externo para que realice determinadas actividades o procesos de una empresa. Su finalidad es permitir que la organización concentre sus recursos en las funciones estratégicas del negocio mientras delega tareas especializadas a terceros.

En México, es importante distinguir el concepto de outsourcing del marco legal vigente. Desde la reforma en materia de subcontratación de 2021, la subcontratación de personal quedó prohibida, salvo en los casos de servicios u obras especializadas que cumplan con los requisitos establecidos por la Ley Federal del Trabajo y cuenten con registro en el REPSE.

Cuando se implementa conforme a la legislación, la externalización de servicios especializados puede ayudar a optimizar recursos, acceder a conocimientos técnicos y mejorar la eficiencia operativa sin perder el enfoque en las actividades principales de la empresa.

¿Es legal el outsourcing en México?

Sí, el outsourcing sigue siendo legal en México, pero con cambios importantes derivados de la reforma en materia de subcontratación de 2021.

• Reforma de 2021. La legislación modificó las reglas para la contratación de servicios mediante terceros.
• Se prohibió la subcontratación de personal. Las empresas ya no pueden proporcionar trabajadores para realizar actividades que formen parte del objeto social o de la actividad económica preponderante de otra empresa.
• Se permiten los servicios especializados. Es posible contratar servicios u obras especializadas siempre que no formen parte de la actividad principal de la empresa contratante.
• Registro en el REPSE. Las empresas que prestan servicios especializados deben estar inscritas en el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) y cumplir con los requisitos establecidos por la legislación.
• ¿Cuándo está permitido? El outsourcing es válido cuando se trata de servicios especializados que cumplen con las condiciones previstas en la ley y con las obligaciones laborales, fiscales y de seguridad social aplicables.

¿Cuáles son los tipos de outsourcing?

No todos los esquemas de outsourcing responden a las mismas necesidades. Dependiendo del tipo de servicio que una empresa desee externalizar y del nivel de participación del proveedor, existen distintos modelos de outsourcing.

Cada uno de estos modelos responde a necesidades específicas de las organizaciones:

• Táctico. Se utiliza para externalizar actividades de apoyo que no forman parte del negocio principal, como servicios de limpieza, mantenimiento o vigilancia.
• Estratégico. Consiste en establecer una relación de largo plazo con un proveedor especializado para gestionar procesos que aportan valor al negocio, como tecnología o consultoría.
• Co-sourcing. La empresa y el proveedor comparten responsabilidades, recursos y conocimientos para desarrollar un mismo proceso.
• In-house. El proveedor presta sus servicios desde las instalaciones de la empresa contratante, aunque el personal continúa dependiendo de la empresa especializada.
• Off-shoring. Los servicios se realizan desde otro país para aprovechar talento especializado o eficiencias operativas.
• Off-site. El proveedor desarrolla las actividades desde sus propias instalaciones y entrega los resultados conforme a lo acordado.

La elección del modelo dependerá del tipo de servicio, los objetivos de la empresa y el grado de especialización que requiera cada proceso.

¿Qué diferencia existe entre outsourcing y servicios especializados?

Aunque suelen confundirse, el outsourcing tradicional y los servicios especializados no son lo mismo. Antes de la reforma de 2021, era común que una empresa subcontratara personal para realizar actividades relacionadas con su operación principal. Con los cambios a la legislación, este esquema quedó prohibido en la mayoría de los casos.

En cambio, los servicios especializados sí están permitidos cuando corresponden a actividades que no forman parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de la empresa contratante. Además, estos servicios deben ser prestados por un proveedor que cuente con registro vigente en el REPSE y cumpla con las obligaciones laborales, fiscales y de seguridad social establecidas por la ley.

Por ello, antes de contratar este tipo de servicios, es importante verificar que el proveedor esté debidamente registrado y que la actividad realmente pueda considerarse un servicio especializado conforme a la normativa vigente.

¿Cómo funciona el outsourcing?

El outsourcing funciona mediante una relación entre una empresa contratante y un proveedor especializado. En lugar de realizar determinadas actividades con recursos propios, la organización delega esos procesos a un tercero que cuenta con la experiencia, el personal y la infraestructura necesarios para ejecutarlos.

En la práctica, este modelo puede aplicarse a distintos servicios especializados. Por ejemplo, una empresa puede contratar a un despacho para administrar su infraestructura tecnológica, a un proveedor para los servicios de limpieza o mantenimiento, o a una firma especializada para llevar a cabo procesos de reclutamiento y selección de personal.

También es común que organizaciones recurran a despachos contables o fiscales para gestionar determinadas funciones administrativas sin incorporarlas a su estructura interna.

Para que el outsourcing funcione correctamente, es indispensable seleccionar proveedores que cumplan con la legislación vigente, definir claramente las responsabilidades de cada parte y establecer mecanismos de seguimiento que garanticen la calidad del servicio.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas del outsourcing?

El outsourcing puede generar beneficios importantes cuando se implementa de forma estratégica y con proveedores que cumplen la legislación vigente. Sin embargo, también implica retos que conviene evaluar antes de externalizar cualquier proceso.

Estas ventajas y desventajas deben analizarse de acuerdo con las necesidades de cada organización:

Ventajas

• Permite concentrar los recursos internos en actividades estratégicas.
• Facilita el acceso a especialistas y conocimientos técnicos.
• Ofrece mayor flexibilidad para responder a cambios operativos.
• Puede optimizar costos de infraestructura, capacitación y administración.
• Favorece la incorporación de tecnología sin realizar grandes inversiones.

Desventajas

• Reduce el control directo sobre algunos procesos.
• Puede generar dependencia del proveedor.
• Existen riesgos de incumplimiento si no se selecciona adecuadamente al prestador del servicio.
• Un manejo inadecuado puede derivar en contingencias legales.
• Requiere coordinación constante para garantizar la calidad del servicio.

Antes de externalizar cualquier proceso, es recomendable evaluar tanto los beneficios como los riesgos para determinar si esta alternativa aporta valor a la estrategia de la empresa.