Deducciones de nómina: ¿Qué son? y ¿Cómo funcionan?

Al calcular las deducciones de nómina, el profesional de recursos humanos identifica algunos descuentos que inciden sobre la remuneración, al momento de cerrar la nómina de los colaboradores de su empresa. Varias de estas reducciones son definidas por ley y otras están relacionadas con los beneficios que la corporación le ofrece al colaborador.

Hay muchas reglas para la gestión de la nómina, incluyendo un límite en las rebajas que se deben deducir del salario del empleado.

¿Qué son las deducciones de nómina?

Antes de sumergirnos en lo que son deducciones de nómina, se debe conocer el formato de nómina, que es un documento emitido mensualmente por las empresas en que son computados todos los valores a ser pagos a los colaboradores.

Este formato es importante en las deducciones porque es donde se especifica de forma detallada el valor estipulado que recibirá el trabajador. Se supone que este valor es informado al trabajador en la firma del contrato laboral al momento de entrar a la empresa. Sin embargo, esa cantidad reflejada no es el valor final que llega a recibir, ya que existen algunas deducciones o descuentos salariales que afectarán al salario bruto.

Los deduciones en la nómina son valores reducidos del salario de los trabajadores regulado por las leyes laborales, constitucionales y de seguridad social.

Existen también los descuentos por determinación judicial, en el caso de pensión alimenticia, y las deducciones facultativas autorizadas por el trabajador, como por ejemplo alimentación y transporte, ambas con límites de descuentos establecidos por la ley.

Están autorizados otros tipos de deducciones de nómina, como en el caso de que la empresa tenga un convenio con instituciones financieras, donde el empleado pueda solicitar préstamos. 

¿Cuáles son las deducciones de nómina previstas en la ley?

Deducciones del IMSS

En el caso de las deducciones del IMSS, la contribución para el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) otorga diversos derechos, como la jubilación, la pensión por muerte, entre otros beneficios, para aquellos que estén asegurados. Ello varía de acuerdo con la remuneración del empleado y también la condición, en caso de ejercer un trabajo autónomo o en relación de dependencia.

Para realizar el cálculo de las cuotas obrero patronales se usa el salario base, que es calculado considerando el sueldo anual del empleado, incluyendo algunas de las prestaciones a la que el trabajador tiene derecho.

Para ver con más claridad este último punto, supongamos que David es un trabajador que tiene un año laborando en su institución y tiene un salario diario de $116. David tiene derecho a 15 días de aguinaldo y a una prima vacacional de 1.5%.

El salario base de integración es el resultado del ingreso total anual dividido entre los días del año, es decir, 365 días. Como fue mencionado anteriormente, el ingreso anual debe incluir la prima de vacaciones y los 15 días de aguinaldo, es decir:

Salario base de integración = Ingreso total anual 365 = 365 + 1.5 + 15365 = 381, 5365 =  1,0452

Al multiplicar este factor por el sueldo diario de David sería:

1,0452 x 116 = 121,24

Así, conseguimos el salario diario real de David, que en este caso es 121,24 y con este valor calculado, procederemos a la deducción del IMSS.

Impuesto sobre la Renta (ISR)

El Impuesto sobre la Renta (ISR) es calculado sobre el pago después de la sustracción del IMSS y también de un valor dictado por las leyes para cada dependiente. La alícuota varía de acuerdo con la renta.

Este tipo de impuesto es obligatorio para todas las personas que perciban una renta mensual, independientemente de su situación laboral, con una que otras excepciones que dicten las leyes.

A las personas que tienen un sueldo que no sobrepase los 496,07 $, se le descontará una tasa de 1,92%, y de 250.000,01 o hasta más, sabiendo que la tasa será de un 35%.

Esta es una de las deducciones más importantes para el país, debido a que el dinero está destinado al crecimiento económico de la nación y es administrado por una serie de órganos oficiales.

Retrasos y faltas laborales 

En casos de faltas o atrasos, cuando existe una justificación debidamente presentada al empleador, no se aplica el descuento.

Es esencial que el trabajador deba informar sobre el problema con antecedencia o por lo menos intentar explicar el percance lo más rápido posible, para evitar dificultades con los gestores y futuras penalidades, como la deducción de las horas no trabajadas, ya que en caso de faltas sin ninguna explicación, la organización puede descontar estas ausencias del próximo salario.

Generalmente, el período de tolerancia para que empiece a marchar como horas no trabajadas es de 5 a 10 minutos diarios. Sin embargo, las empresas o convenciones colectivas pueden definir los plazos discutidos que se consideren lo más conveniente.

Adelanto del sueldo

Cuando el trabajador pide un anticipo, este valor es descontado del pago del mes próximo. Todas las deducciones sobre la remuneración integral también afectan este valor.

No hay muchas normas definidas para los anticipos. En general, ellos equivalen al 40% del total recibido por mes, pero es importante recordar que el patrono no tiene la obligación de ofrecerlos. Este caso sucede solamente cuando exista algún sindicato laboral que determine la regla.

Otras deducciones de nómina fuera de la ley 

Otros descuentos que pueden ocurrir son opcionales, que solo pueden ocurrir si el empleado lo autoriza y llega a un acuerdo con el empleador.

Este tipo de deducciones de nómina están ligadas a la oferta de beneficios. Si bien es cierto que algunas empresas los ofrecen como una parte del salario, otras lo descuentan de un porcentaje del sueldo bruto del trabajador.

La asistencia médica y odontológica, convenios con farmacias para la compra de medicamentos y pago de combustible son algunos ejemplos de estos futuros descuentos.

Otro caso se observa con los préstamos de nómina realizados cuando la empresa tenga convenio con instituciones bancarias, sabiendo que el profesional puede pedir un préstamo de hasta 30% del sueldo líquido o el regulado por la agencia bancaria después de un estudio financiero realizado al trabajador.

¿Qué sucede si se sobrepasa el límite de las deducciones?

El límite máximo para todas las deducciones de nómina es de 70%, o sea, el colaborador debe recibir por lo menos el 30% de la remuneración en dinero. Si llega a existir un cobro indebido, debe buscar al departamento de recursos humanos de la organización o el apoyo del sindicato en casos más graves.

Hay varias deducciones de nómina y es importante estar atento para no cometer errores en el cálculo de las tasas. Tenemos las rebajas obligatorias definidas por la ley, como el IMSS o el impuesto de renta, y aquellas opcionales como beneficios para salud, convenios con institutos de educación y otros servicios.

Es importante no excederse del límite máximo de las deducciones para que el trabajador pueda recibir un importe por su trabajo que lo estimule a seguir sus actividades de la forma esperada.

En suma, las deducciones son una parte importante de la nómina que no deben pasar desapercibidas ni por el empleador ni por el empleado, así que conviene conocer claramente cuáles son y cómo están organizadas en la nómina. Para ayudar a optimizar esta tarea, Runa ofrece un software de nómina que permite hacer dicha gestión de forma más sencilla y que podrás conocer en detalle en nuestro sitio web.

Preguntas frecuentes 

¿Qué rol juega el acta constitutiva de una empresa en la gestión de deducciones de nómina?

El acta constitutiva establece la estructura legal y operativa de la empresa, pero no regula directamente las deducciones de nómina. Sin embargo, la empresa debe cumplir con las leyes y regulaciones que afectan las deducciones, las cuales se basan en la normativa general aplicable a todas las empresas.

¿Cómo se relaciona la prima de antigüedad con las deducciones de nómina?

La prima de antigüedad es un derecho laboral que se paga al trabajador cuando se termina la relación laboral después de 15 años de servicio. Esta prima no se deduce del salario; en cambio, es una obligación adicional para el empleador que debe provisionar y pagar cuando se materializa el derecho.

¿Cómo influyen las deducciones de nómina en el contrato individual de trabajo?

El contrato individual de trabajo debe especificar las deducciones que se realizarán, como las cuotas de seguridad social y las retenciones fiscales. Cualquier deducción adicional, como anticipos o préstamos, también debe estar claramente indicada y acordada en el contrato.

¿Qué impacto tienen las deducciones de nómina sobre el puesto del trabajador?

Las deducciones de nómina, como las cuotas de seguridad social y el ISR, son estándar independientemente del puesto del trabajador. Sin embargo, el monto de la deducción puede variar en función del salario y el tipo de puesto, afectando el salario neto que el trabajador recibe.

¿Cuál es la importancia de cumplir con el derecho laboral al aplicar deducciones de nómina?

Cumplir con el derecho laboral al aplicar deducciones de nómina es crucial para evitar conflictos legales y sanciones. El cumplimiento asegura que las deducciones se realicen de acuerdo con las leyes laborales, como no reducir el salario del trabajador por debajo del mínimo legal y realizar las retenciones correspondientes para seguridad social y fiscalidad.

¿Cómo se administra el fondo de ahorro en relación con las deducciones de nómina?

El fondo de ahorro es una deducción voluntaria que los trabajadores pueden optar por realizar de su salario para ahorrar a través de la empresa. La administración de este fondo de ahorro debe estar claramente definida en el contrato de trabajo y en el reglamento interno de la empresa, asegurando que las aportaciones se manejen de manera transparente y de acuerdo con lo pactado.