RFC: ¿Qué es y cómo tramitarlo?

El Registro Federal de Contribuyentes (RFC) es una clave alfanumérica única e indispensable para cualquier persona física o moral que desee realizar actividades económicas en México. Es como un “DNI fiscal” que te permite cumplir con tus obligaciones tributarias ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

En este artículo, exploraremos sobre qué es el RFC, su importancia, cómo obtenerlo, sus usos, entre otros aspectos. Continua leyendo para obtener información clara y útil para que puedas navegar por el sistema fiscal mexicano con mayor facilidad.

¿Qué es el RFC?

El RFC o Registro Federal de Contribuyentes, es una clave única alfanumérica con la que el gobierno de México identifica a una persona física (personas que reciben un salario) y alguna persona moral (empresas) que lleven a cabo una actividad económica en el país y paguen o retengan impuestos al Servicio de Administración Tributaria (SAT). Es por medio de esto que la autoridad fiscal puede identificar la actividad económica de las personas dentro del país.

¿Qué relación tiene el RFC con la nómina?

El RFC es parte fundamental de la nómina ya que para el timbrado del recibo de nómina del empleado. Además, de preferencia, debe de estar registrado bajo el esquema de pago que sea requerido. Esto se puede comprobar por medio de la página del SAT en la cual el empleado puede consultar su constancia de situación fiscal. El RFC otorga validez oficial y formal como empresa, además de ser indispensable para el contribuyente que busca su primer empleo.

El RFC es necesario para que la empresa presente todas sus declaraciones fiscales y también para realizar diversos trámites como: inscribir a la empresa en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y en la Secretaría de Finanzas para el pago del Impuesto sobre Nómina (ISN) . De igual forma, te permitirá emitir los recibos del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de los trabajadores.

Cabe recalcar que deben inscribirse todas las personas físicas y morales que estén obligadas a presentar declaraciones periódicas o expedir facturas por la actividad económica que realicen (artículo 27 del Código Fiscal de la Federación). Si una persona no se inscribe cuando está obligado a hacerlo, no actualiza la información o emite información falsa se hace acreedora a una sanción (79 del Código Fiscal de la Federación).

¿Cómo se compone el RFC?

El RFC se compone de 12 o 13 caracteres alfanuméricos dependiendo de si eres persona física o moral. 

Para las personas físicas está compuesta de 13 caracteres:

• Los primeros dos caracteres se componen de la siguiente manera: primera letra de tu apellido paterno + la primera vocal del mismo.
• El siguiente carácter corresponde a la primera letra del segundo apellido. (En caso de no tener este apellido se usará una letra “X”).
• Posteriormente, la primera letra del primer nombre.
• Los últimos dos dígitos del año de tu nacimiento.
• El mes de tu nacimiento en dos dígitos (Ejemplo: enero=01).
• Tu día de nacimiento en dos dígitos.
• Finalmente, el RFC termina con la homoclave, que consta de 3 caracteres y es asignada por el SAT, esto para evitar que se llegue a duplicar algún RFC.

Para las personas morales se compone por 12 caracteres:

• Primeras letras de las palabras que componen el nombre de la empresa. (Las abreviaturas del tipo de sociedad se omiten).
• A continuación, son 6 dígitos que corresponden a la fecha de creación de la empresa que se establece en su acta constitutiva, se distribuyen así: los últimos 2 dígitos del año de creación, el mes en dos dígitos, el día en 2 dígitos.
• Finalmente, los últimos 3 caracteres corresponden a la homoclave que asigna el SAT al momento del alta.

¿Cuál es el proceso para tramitar tu RFC?

1. Solicita una cita en el SAT a través de su página de internet.
2. Preinscribe a la empresa en la página del SAT.
3. Concluye tu trámite en las oficinas del SAT el día de la cita, debes obtener los archivos de la Firma Electrónica Avanzada (FIEL) y el CSD (Sello digital).

Tienes 10 días hábiles después de la preinscripción para terminar el trámite en las oficinas del SAT.

En el portal del SAT:

• Ingresa a la sección Trámites y de la barra superior elige la opción RFC.
• Del apartado Preinscripción, selecciona la opción personas físicas.
• Llena los datos solicitados por el formulario electrónico: Inscripción al RFC.
• Envía tu trámite al SAT e imprime la hoja previa con el número de folio asignado.
• Acude con la documentación del trámite a la oficina del SAT de tu preferencia.
• Entrega la documentación a la autoridad fiscal que atenderá tu trámite.
• Recibe solicitud y acuse de inscripción al RFC, así como los productos derivados del trámite.

Atención presencial:

• Agenda una cita en la oficina del SAT de tu localidad y acude con la documentación del trámite.
• Entrega la documentación a la autoridad fiscal que atenderá tu trámite.
• Recibe tu solicitud y acuse de inscripción al RFC, así como los productos derivados del trámite.
• Duración máxima: 40 minutos por trámite.

¿En qué régimen debo inscribirme?

La legislación tributaria de cada país determina las condiciones del régimen fiscal, la cantidad de dinero a desembolsar, el vencimiento, la declaración anual y todo lo relacionado con los impuestos. 

Existen diferentes tipos de régimen fiscal activos en los SAT tanto para personas físicas como para personas morales, que deberías conocer para decidir cuál es el ideal para tu empresa.

¿Qué me tiene que entregar el SAT al finalizar mi inscripción?

El SAT debe entregar al contribuyente lo siguiente:

• Copia de la solicitud de inscripción: esta hoja es la correspondiente a la preinscripción que realizamos por internet y se concluyó en alguna oficina del SAT.
• Cédula de Identificación Fiscal o Constancia de Registro: la Cédula de Identificación Fiscal (CIF) es uno de los documentos electrónicos más importante, porque ahí está la información de la empresa como razón social y RFC. La versión descargable en la página del SAT incluye un código QR .
• Guía de obligaciones fiscales: este es un documento impreso que se entrega al contribuyente para indicarle el periodo en que tiene que hacer declaraciones por tipo de impuesto aplicable como Impuesto Sobre la Renta (ISR), Impuesto de Valor Agregado (IVA), Impuesto Especial sobre Producción y Servicios (IEPS), etc.
• Acuse de Inscripción al RFC: esta es una hoja muy útil que lleva toda la información fiscal de la empresa:  Datos del contribuyente (RFC, denominación social, fecha de operaciones, estatus), Datos de ubicación (domicilio fiscal), Actividades económicas y Régimen fiscal.

Si estás por abrir tu empresa y necesitas tu RFC, no lo pienses por mucho tiempo, ya que debe ser tramitado como mínimo durante el mes siguiente a iniciar alguna actividad económica, recuerda que este es indispensable para la facturación y adquisición de clientes formales.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se relaciona el RFC con Registro Nacional de Población (RENAPO)?

El Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y el Registro Nacional de Población (RENAPO) son dos entidades del gobierno mexicano que, si bien tienen funciones distintas, se encuentran estrechamente relacionadas:

• RENAPO: Se encarga de la identificación oficial de las personas en México, asignándoles la Clave Única de Registro de Población (CURP). La CURP es un elemento fundamental para la obtención del RFC.

• RFC: Es un código alfanumérico que identifica a personas físicas y morales para cumplir con sus obligaciones fiscales ante el SAT.

En resumen, el RENAPO proporciona la identidad básica (CURP) y el SAT complementa con la identidad fiscal (RFC).

¿Dentro de la NOM 035 o NOM 037 hacen alguna mención del RFC?

Tanto para la NOM 035 como para la NOM 037 no hacen mención sobre el RFC, sin embargo:

• NOM 035 (Factores de riesgo psicosocial): No se menciona explícitamente el RFC, pero sí se establecen obligaciones para los patrones que involucran datos fiscales, como la elaboración de nóminas y la presentación de declaraciones fiscales. El RFC es un elemento clave para cumplir con estas obligaciones.

• NOM 037 (Prestaciones de seguridad social en salud y riesgo de trabajo por enfermedades y accidentes de trabajo): Al igual que la NOM 035, no se menciona directamente el RFC, pero sí se establecen obligaciones para las empresas en materia de seguridad social, como el registro de sus trabajadores ante el IMSS. El RFC es necesario para este registro.

¿Para el cálculo del Salario Diario Integrado (SDI) se requiere del RFC?

El Salario Diario Integrado (SDI) es un factor que se utiliza para calcular diversas prestaciones laborales, como el aguinaldo, las vacaciones y la indemnización por despido. Para calcular el SDI, no se requiere el RFC de forma directa. Sin embargo, el empleador sí debe tener su RFC para cumplir con sus obligaciones fiscales y patronales.

¿Se necesita del RFC para hacer uso del Sistema de Pago Referenciado (SIPARE)?

El Sistema de Pago Referenciado (SIPARE) es una plataforma electrónica del SAT para realizar pagos de nóminas y otras obligaciones fiscales. Para utilizar SIPARE, es obligatorio que tanto el patrón como los trabajadores tengan su RFC registrado.

¿De qué manera se relaciona el Sistema Único de Autodeterminación (SUA) con el RFC?

El Sistema Único de Autodeterminación (SUA) es una plataforma del IMSS para que los patrones puedan realizar diversos trámites, como la afiliación de trabajadores, el pago de cuotas y la consulta de información. Para acceder al SUA, es necesario que el patrón tenga su RFC registrado.

¿Para hacer uso del IMSS Desde Su Empresa (IDSE) se requiere de tener RFC?

IMSS Desde Su Empresa (IDSE) es un portal web del IMSS que permite a las empresas realizar diversos trámites en línea, como la consulta de información sobre sus trabajadores, la generación de recibos de nómina y el registro de alguna incapacidad. Para utilizar IDSE, es obligatorio que el patrón tenga su RFC registrado.

¿Contar con un RFC modifica la cultura organizacional?

Contar con un RFC puede tener un impacto positivo en la cultura organizacional de una empresa, ya que demuestra:

• Formalidad y compromiso: La obtención del RFC implica cumplir con obligaciones fiscales, lo que refleja una actitud responsable y seria por parte de la empresa.
• Transparencia: El RFC permite a la empresa interactuar de manera transparente con las autoridades fiscales y con otras entidades, lo que genera confianza y credibilidad.
• Acceso a beneficios: Tener un RFC abre las puertas a diversos beneficios fiscales y financieros, lo que puede contribuir al crecimiento y la estabilidad de la empresa.