CFDI: ¿Qué es? ¿Para qué sirve? ¿Cómo generarlo?

El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es el comprobante fiscal electrónico que utilizan personas y empresas en México para documentar operaciones, ingresos, pagos, retenciones y movimientos de nómina ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Sirve como respaldo fiscal y contable, y debe cumplir los requisitos del Código Fiscal de la Federación y del estándar CFDI 4.0. En este artículo conocerás sus tipos, los datos que debe contener y las opciones para generarlo, consultarlo y verificarlo.

¿Qué es el CFDI?

El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es el comprobante fiscal electrónico utilizado en México para documentar operaciones y darles efectos fiscales ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Para que un comprobante produzca los efectos fiscales correspondientes, debe cumplir con los requisitos establecidos en los artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación (CFF) y con las especificaciones técnicas del Anexo 20 del SAT.  

Actualmente, la versión válida es CFDI 4.0, que es la única versión aceptada desde el 1 de abril de 2023. Al emitir un CFDI se generan principalmente dos archivos:

• Archivo XML: es el comprobante fiscal digital que contiene los datos estructurados de la operación, como información del emisor y receptor, conceptos, impuestos, montos, sellos y folio fiscal.
• Representación impresa (PDF): es una versión visual del comprobante que facilita su consulta y almacenamiento. El archivo XML es el que contiene la información fiscal estructurada del CFDI.

El SAT pone a disposición de los contribuyentes herramientas gratuitas para generar facturas electrónicas. También es posible utilizar los servicios de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC). Gracias a este esquema, las empresas pueden documentar operaciones, cumplir sus obligaciones fiscales y mantener un mejor control de su información contable y tributaria.

¿Para qué sirve el CFDI?

El CFDI sirve para documentar fiscalmente operaciones realizadas por personas físicas y morales en México. Además de comprobar ventas, servicios y pagos, proporciona información que puede utilizarse para el cumplimiento de obligaciones fiscales y para el control administrativo de una empresa. Entre sus principales funciones se encuentran:

• Respaldar operaciones. Permite documentar ventas, prestación de servicios, pagos y otras operaciones que deben comprobarse fiscalmente.
• Cumplir obligaciones fiscales. La información de los CFDI interviene en la determinación y comprobación de obligaciones relacionadas con impuestos como el IVA y el ISR.
• Facilitar el control contable y financiero. Ayuda a registrar ingresos, egresos y pagos, además de facilitar conciliaciones contables.
• Agilizar revisiones fiscales. La información electrónica estandarizada permite localizar y verificar operaciones con mayor facilidad.
• Mejorar la trazabilidad. Los CFDI contienen datos fiscales del emisor y receptor y un folio fiscal que permite identificar cada comprobante.

Para las empresas, administrar correctamente los CFDI también ayuda a reducir diferencias entre facturación, contabilidad, nómina y declaraciones fiscales.

¿Cuáles son los tipos de CFDI y para qué sirve cada uno?

El SAT contempla distintos tipos de CFDI según la naturaleza de la operación que se necesita documentar.

Un CFDI de egreso no debe confundirse con la cancelación de una factura. Si una operación debe cancelarse, se aplica el procedimiento de cancelación correspondiente; el CFDI de egreso se utiliza para los supuestos fiscales que le son propios. Elegir correctamente el tipo de CFDI permite documentar cada operación de acuerdo con su naturaleza y con las disposiciones del SAT.

¿Qué uso de CFDI debes elegir al facturar?

El uso del CFDI identifica el destino fiscal que el receptor dará al comprobante. En CFDI 4.0 debe seleccionarse una clave del catálogo c_UsoCFDI compatible con el régimen fiscal del receptor. No debe confundirse con el tipo de comprobante:

En el método de pago, PUE significa Pago en una sola exhibición y PPD, Pago en parcialidades o diferido. Algunos usos frecuentes son:

• G01: Adquisición de mercancías.
• G02: Devoluciones, descuentos o bonificaciones.
• G03: Gastos en general.
• I01: Construcciones.
• I02: Mobiliario y equipo de oficina por inversiones.
• I04: Equipo de cómputo y accesorios.
• S01: Sin efectos fiscales.
• CP01: Pagos.

La clave correcta depende de la operación y del régimen fiscal del receptor. Los datos mínimos que el SAT solicita para facturar incluyen RFC, nombre o razón social, régimen fiscal, código postal y uso del CFDI.

La Constancia de Situación Fiscal puede ayudar a corroborar estos datos y, para personas físicas, también existe la Cédula de Datos Fiscales. Sin embargo, la expedición de una factura no puede condicionarse a que el cliente presente alguno de estos documentos.

¿Qué datos y requisitos debe contener un CFDI?

Los artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación establecen los requisitos generales que deben contener los CFDI; además, el Anexo 20 y las reglas fiscales aplicables definen especificaciones y datos adicionales para su emisión.  

Datos del emisor

• RFC.
• Nombre o razón social.
• Régimen fiscal.
• Lugar de expedición y, cuando corresponda, información del local o establecimiento desde el cual se emite.

Datos del receptor

• RFC.
• Nombre o razón social.
• Código postal del domicilio fiscal.
• Régimen fiscal.
• Uso del CFDI.

Identificación del comprobante

• Folio fiscal.
• Sello digital del SAT.
• Sello digital del contribuyente cuando corresponda.
• Lugar y fecha de expedición.

Información de la operación

Según el tipo de CFDI, deben registrarse datos como:

• Cantidad y unidad de medida.
• Descripción de los bienes o servicios.
• Claves correspondientes del catálogo del SAT.
• Valor unitario e importe.
• Impuestos aplicables.
• Forma y método de pago cuando correspondan.
• Importe total de la operación.

Para determinadas operaciones existen requisitos adicionales, como información aduanera, complementos o datos específicos establecidos mediante reglas fiscales. Por ello, las empresas no deben limitarse a verificar únicamente RFC y montos: también deben revisar que los datos fiscales, claves, impuestos y complementos correspondan a la operación documentada.

¿Qué necesitas y cómo puedes generar un CFDI?

Para generar un CFDI debes contar con los datos fiscales necesarios y utilizar una herramienta autorizada para la emisión del comprobante. Los requisitos de autenticación y sellado pueden variar según el tipo de contribuyente y la herramienta utilizada. En términos generales, el proceso es:

1. Ingresar al servicio de facturación. Puedes utilizar las herramientas gratuitas del SAT o los servicios de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).
2. Autenticarte. Dependiendo del servicio, puedes requerir contraseña, e.firma o Certificado de Sello Digital (CSD).
3. Capturar los datos del receptor. Registra RFC, nombre o razón social, código postal, régimen fiscal y uso del CFDI.
4. Registrar la operación. Añade conceptos, cantidades, claves, importes, impuestos, forma y método de pago cuando correspondan.
5. Sellar y emitir el CFDI. El comprobante debe cumplir con las validaciones fiscales y técnicas correspondientes.
6. Descargar y conservar los archivos. Una vez generado, pueden obtenerse el XML y su representación impresa.

Las personas físicas pueden utilizar su e.firma en sustitución del CSD para emitir CFDI mediante determinadas herramientas electrónicas del SAT, conforme a la regla 2.2.8 de la Resolución Miscelánea Fiscal. Para las personas morales, el CSD es el mecanismo utilizado para el sellado.

Para operaciones ocasionales, el servicio del SAT puede ser suficiente. Las empresas con un volumen mayor de comprobantes suelen utilizar un PAC o sistemas integrados de facturación para automatizar el proceso.

¿Cómo consultar, descargar y verificar un CFDI en el SAT?

El SAT permite consultar los CFDI emitidos y recibidos, descargar sus archivos y verificar el estado de un comprobante fiscal. Para consultar un CFDI:

1. Ingresa al servicio de consulta y recuperación de facturas del SAT.
2. Autentícate con los medios habilitados por el servicio.
3. Selecciona CFDI emitidos o recibidos.
4. Busca el comprobante mediante los filtros disponibles, como folio fiscal, RFC o periodo de emisión.
5. Descarga el XML y, cuando corresponda, su representación impresa.

Si solo necesitas verificar un comprobante, el SAT dispone de un servicio de verificación que permite comprobar su registro y estatus mediante datos como el folio fiscal y los RFC involucrados. Esta revisión puede ayudar a las empresas a detectar comprobantes cancelados o inconsistencias antes de incorporarlos a sus procesos contables y fiscales.