Nota de crédito: ¿Qué es y cuál es su función?

Tabla de contenidos

  1. ¿Qué es una nota de crédito?
  2. ¿Cómo funcionan las notas de crédito SAT?
    • - ¿Cuándo se utilizan las notas de crédito?
  3. ¿Qué hace la nota de crédito?
  4. ¿Cómo se registran las notas de crédito?
    • - Emisor de la nota de crédito (vendedor)
    • - Receptor de la nota de crédito (comprador)
  5. ¿Cómo emitir una nota de crédito?
  6. ¿Cuál es el tratamiento de los impuestos en las notas de crédito?
  7. ¿En qué casos está injustificada su emisión?
  8. ¿Cuándo se aplican los CFDI de egresos?
  9. ¿Se puede cancelar una nota de crédito?
  10. Preguntas frecuentes

¿Alguna vez has emitido la factura de una operación que ha sido cancelada y no sabes qué hacer para anularla? Lo más sencillo sería rectificar la factura o solicitar su cancelación, pero existe otra opción que puede ayudarte a llevar un registro más puntual de tus operaciones y que ampara el proceso de compensación al cliente en caso de que se haya hecho algún cobro. Este recurso recibe el nombre de nota de crédito y en este artículo te diremos todo lo que tienes que saber sobre ella. 

En México, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) regula el uso y emisión de estas notas, que juegan un papel fundamental en el proceso de facturación y contabilidad.

¿Qué es una nota de crédito?

Una nota de crédito es un documento oficial emitido por un proveedor o vendedor para corregir errores en una factura previamente emitida. Esto puede incluir ajustes en los precios, cantidades o cualquier otro detalle relevante. En esencia, es una forma de rectificar errores y garantizar la precisión en los registros contables.

Estos documentos, también conocidos como Comprobantes de Egresos, están contemplados dentro del artículo 29 del Código Fiscal de la Federación. Son aplicables cuando se debe realizar un proceso de devolución, descuento o bonificación, por lo que pueden ser emitidos en los siguientes casos: 

  • Cuando un cliente devuelve un producto.
  • Cuando ha habido un error en el cobro al cliente.
  • Cuando no se haya aplicado el descuento correspondiente.
  • Cuando se emiten facturas erróneas.
  • Cuando un costo se haya modificado sin aviso.

nota de crédito

¿Cómo funcionan las notas de crédito SAT?

Las notas de crédito del Servicio de Administración Tributaria (SAT), también conocidas como Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de tipo egreso, son documentos electrónicos que amparan la devolución de dinero, descuentos o bonificaciones a favor del cliente. Estas notas son emitidas por el emisor del CFDI original (factura o nota de cargo) y sirven para ajustar el monto original de la transacción.

¿Cuándo se utilizan las notas de crédito?

Las notas de crédito se utilizan en diversas situaciones, como:

  • Devoluciones de mercancía: Cuando un cliente devuelve un producto por algún motivo, el vendedor emite una nota de crédito para reembolsar el importe total o parcial de la compra.
  • Descuentos por pronto pago: Si un cliente paga una factura antes de la fecha de vencimiento, el vendedor puede emitir una nota de crédito por el descuento otorgado.
  • Bonificaciones por volumen: En caso de compras por grandes cantidades, el vendedor puede emitir una nota de crédito al cliente como una bonificación por su volumen de compra.
  • Correcciones de errores: Si se comete un error en la factura original, como un error en el precio o la cantidad, se puede emitir una nota de crédito para corregir el error y ajustar el monto correspondiente.
  • Cancelaciones de operaciones: Si se cancela una venta por completo, se debe emitir una nota de crédito para anular la factura original.

¿Qué hace la nota de crédito?

La nota de crédito tiene varios propósitos clave. En primer lugar, ayuda a mantener registros precisos al reflejar cualquier cambio en las transacciones comerciales. Además, facilita la corrección de errores, lo que ayuda a mantener relaciones comerciales sólidas al resolver disputas de facturación de manera eficiente.

¿Cómo se registran las notas de crédito?

El registro contable de notas de crédito es un proceso crucial para mantener una contabilidad precisa y cumplir con las obligaciones fiscales. Implica realizar asientos contables en los libros del emisor y del receptor de la nota de crédito, ajustando los ingresos, gastos, impuestos y otras cuentas afectadas.

Para comprender mejor el registro contable de notas de crédito, es importante diferenciar entre el emisor y el receptor:

Emisor de la nota de crédito (vendedor)

Debe:

  • Devoluciones sobre Ventas: Esta cuenta refleja el monto total de las devoluciones de dinero realizadas a los clientes por la devolución de mercancía o servicios. Se debita por el importe de la devolución.
  • Descuentos sobre Ventas: Esta cuenta registra los descuentos otorgados a los clientes por pronto pago o por otras razones. Se debita por el importe del descuento.
  • Gastos de Ventas: En algunos casos, la emisión de una nota de crédito puede generar gastos adicionales para el emisor, como costos de envío o reabastecimiento de inventario. Estos gastos se registran en la cuenta de Gastos de Ventas.
  • Ventas (ajuste o anulación): Si la nota de crédito se emite para anular una venta completa, se debe realizar un asiento de ajuste en la cuenta de Ventas, revirtiendo el ingreso original.

Haber:

  • Cuentas por Cobrar: Esta cuenta se acredita por el importe de la devolución o descuento otorgado al cliente, reduciendo la deuda pendiente del cliente.
  • Inventario (devolución): Si la nota de crédito se emite por la devolución de mercancía, se acredita la cuenta de Inventario para reflejar el regreso de los bienes al almacén.
  • Cuentas por Cobrar (ajuste): En caso de anulación de una venta, la cuenta de Cuentas por Cobrar se acredita para eliminar la deuda pendiente del cliente anulada.

Ejemplo: Un cliente devuelve un producto por valor de $1,000 MXN, incluyendo IVA del 16%. El emisor de la nota de crédito registra el siguiente asiento:

Debe: Devoluciones sobre Ventas ($1,000 MXN) Haber: Cuentas por Cobrar ($1,000 MXN) Haber: IVA por Acreditar ($160 MXN)

Receptor de la nota de crédito (comprador)

Debe:

  • Inventario (o Cuentas por Pagar): Si la nota de crédito se emite por la devolución de mercancía, se debita la cuenta de Inventario para reflejar el aumento de stock en el almacén. En caso de que la devolución implique un reembolso en efectivo, se debita la cuenta de Cuentas por Pagar para registrar la deuda del emisor con el receptor.
  • Compras (ajuste): Si la nota de crédito se emite para ajustar el precio de una compra anterior, se realiza un asiento de ajuste en la cuenta de Compras, modificando el costo original de la adquisición.

Haber:

  • Devoluciones sobre Compras: Esta cuenta se acredita por el importe de la devolución o descuento recibido del proveedor.
  • Acreedores Diversos: Si la nota de crédito implica un reembolso en efectivo, se acredita la cuenta de Acreedores Diversos para registrar la deuda del emisor con el receptor.
  • Cuentas por Pagar (ajuste): En caso de ajuste al precio de una compra, la cuenta de Cuentas por Pagar se acredita para reflejar la disminución de la deuda con el proveedor.

Ejemplo: Un cliente recibe una nota de crédito por $500 MXN por un descuento en una compra anterior. El receptor registra el siguiente asiento:

Debe: Inventario ($500 MXN) Haber: Devoluciones sobre Compras ($500 MXN)

¿Cómo emitir una nota de crédito?

El SAT pone a disposición de los contribuyentes su portal para la generación de comprobantes de egresos. Para emitirlos, deberás seguir estos pasos:

  1. Acceder al portal del SAT.
  2. Seleccionar la opción de generación de CFDI.
  3. En el apartado “Tipo de comprobante” deberás indicar que corresponde a un “Egreso”.
  4. Si aún no ha sido pagado, en el apartado “Forma de Pago” deberás indicar que es una condonación.
  5. Si, por el contrario, se ha liquidado la transacción, deberás indicar la forma de pago mediante la cual se hará la compensación, ya sea en efectivo, cheque, transferencia o algún otro método.
  6. Complementariamente, deberás indicar que el pago se ha realizado en una sola exhibición (PUE) para comprobar que la devolución se ha hecho correctamente.

nota de crédito

¿Cuál es el tratamiento de los impuestos en las notas de crédito?

Al emitir una nota de crédito no se cancela la factura, sino que se genera un documento adicional que debe presentarse en la declaración anual correspondiente. Esto significa que un comprobante de egresos de este tipo no anula ni cancela la factura emitida.

Lo que una nota de crédito hace es aplicar una deducción al pago de las obligaciones fiscales del contribuyente, ya que, de cualquier modo, la primera factura emitida sigue teniendo efectos fiscales que no se anulan. 

¿En qué casos está injustificada su emisión?

El Código Fiscal de la Federación únicamente considera improcedentes los CFDI de Egresos cuando no exista una justificación o soporte documental que acredite las devoluciones, descuentos y bonificaciones. 

Adicionalmente, el SAT recomienda no llevar a cabo la emisión de estos comprobantes debido a que pueden ser utilizados para justificar devoluciones inexistentes y porque generan un trámite adicional que deben presentar los contribuyentes en su declaración y del que serán sujetos de multas y sanciones en caso de no hacerlo.

¿Cuándo se aplican los CFDI de egresos?

Como hemos visto, las notas de crédito son documentos que no anulan los efectos fiscales de otros CFDI. Por ello, estas facturas también deben presentarse ante la autoridad fiscal. 

El periodo para hacerlo es durante la declaración anual en el caso de alguna persona moral. Esto significa que el descuento aplicable en el pago de impuesto solo se verá reflejado hasta este momento y deberás cumplir con los pagos aplicables en tus declaraciones mensuales.

¿Se puede cancelar una nota de crédito?

Por otro lado, las notas de crédito pueden ser canceladas tal como se haría con cualquier otro tipo de CFDI, sea por error de captura o algún otro motivo. Bastará con que solicites la cancelación mediante el portal del SAT, indicando las causales del requerimiento.

Es importante recordar que una nota de crédito no es lo mismo que una cancelación. Por el contrario, cada uno de estos procesos tiene diferentes efectos. Como hemos visto, las facturas de egresos no anulan los efectos de otros CFDI, pero sí justifican el descuento en el pago fiscal.

Ten en cuenta que al cancelar una factura fuera de tiempo, los contribuyentes se pueden hacer acreedores a multas que van del 5 al 10% del monto total de la factura, mientras que las notas de crédito no tienen un plazo establecido para ser generadas. 

Sin embargo, cuando una empresa emite facturas de egresos, constantemente puede levantar alertas en el SAT y ser objeto de una auditoría fiscal.

Preguntas frecuentes

¿La emisión de una nota de crédito SAT afecta la PTU?

La emisión de una nota de crédito no tiene un impacto directo en la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU). La PTU se calcula sobre la base de la utilidad fiscal del ejercicio, la cual no se ve afectada por las notas de crédito.

En algunos casos excepcionales, las notas de crédito podrían afectar indirectamente la PTU, como cuando se anula una venta que ya había sido incluida en la utilidad fiscal. Sin embargo, este efecto sería indirecto y dependería de las circunstancias específicas de cada caso.

¿Cómo se relaciona una nota de crédito con el IMSS o ISSSTE?

Las notas de crédito del SAT no tienen ninguna relación directa con el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). El IMSS se encarga de las cotizaciones y prestaciones de los trabajadores en materia de seguridad social, mientras que el SAT administra los impuestos federales.

Al igual que con el IMSS, las notas de crédito del SAT no tienen una relación directa con el Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado (ISSSTE). El ISSSTE también se encarga de las cotizaciones y prestaciones de los servidores públicos en materia de seguridad social, y su funcionamiento es independiente del SAT.

¿El área de recursos humanos es la encargada de emitir la nota de crédito?

El área de recursos humanos puede participar en el proceso de emisión de notas de crédito si se requiere información relacionada con los empleados, como datos fiscales o salarios. Sin embargo, no son los responsables directos de la emisión del CFDI.

la responsabilidad recae en el área de contabilidad o en la persona que tenga la facultad para emitir comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI) dentro de la empresa.

¿Dentro del recibo de nómina se integra la nota de crédito?

El recibo de nómina refleja los pagos y deducciones realizados al trabajador en un período determinado, y las notas de crédito no son pagos ni alguna deducción en sí mismas.

En algunos casos excepcionales, la información de una nota de crédito podría incluirse en el recibo de nómina como referencia o explicación de un ajuste del salario. Sin embargo, esto no es una práctica común.

¿Se ve modificada la prima de antigüedad o la prima vacacional por la nota de crédito?

La prima de antigüedad se calcula con base en el tiempo de servicio del trabajador y no se ve afectada por ajustes en la facturación o impuestos.

Al igual que la prima de antigüedad, las notas de crédito del SAT no modifican la prima vacacional de los trabajadores. La prima vacacional se calcula con base en el salario del trabajador y tampoco se ve afectada por ajustes en la facturación o impuestos.

¿La LFT menciona la nota de crédito dentro su jurisprudencia?

La Ley Federal del Trabajo (LFT) no hace menciones específicas a las notas de crédito del SAT. La LFT regula las relaciones laborales entre empleadores y trabajadores, y no se ocupa de temas fiscales.

¿Hay algún trámite necesario en el IMSS Desde Su Empresa (IDSE) para realizar la nota de crédito?

La emisión de una nota de crédito del SAT no requiere ningún trámite específico en el IMSS Desde Su Empresa (IDSE). El IDSE es una plataforma para realizar trámites relacionados con la seguridad social, y las notas de crédito no son trámites de seguridad social.

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