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Una incapacidad del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) acredita que una persona asegurada no puede trabajar temporalmente por enfermedad, riesgo de trabajo o maternidad. Los días autorizados, el porcentaje del subsidio y el momento en que inicia el pago dependen de la causa de la incapacidad. En esta guía explicamos cómo tramitarla, cuánto paga el IMSS y qué deben revisar las empresas para registrarla correctamente en nómina.
¿Qué es una incapacidad del IMSS y para qué sirve?
Una incapacidad del IMSS es el certificado mediante el cual el personal médico del Instituto acredita que una persona asegurada se encuentra temporalmente imposibilitada para desempeñar su actividad laboral habitual. Además de justificar la ausencia ante la empresa, el documento puede generar el derecho a un subsidio económico cuando se cumplen los requisitos de la Ley del Seguro Social.
Es importante distinguir dos conceptos. El certificado de incapacidad temporal para el trabajo acredita el periodo durante el cual la persona no debe laborar. El subsidio por incapacidad es la prestación económica que puede recibir durante ese periodo.
Recibir un certificado no significa automáticamente que todos los días serán pagados ni que el subsidio corresponderá al 100 % del salario. El pago depende del tipo de incapacidad, las semanas cotizadas y las demás condiciones legales aplicables. Comprender esta diferencia ayuda a Recursos Humanos y Nómina a registrar correctamente la ausencia, determinar su tratamiento y evitar pagos duplicados o descuentos improcedentes.
¿Cómo tramitar una incapacidad ante el IMSS?
La incapacidad debe ser expedida por el personal médico del IMSS después de valorar el estado de salud de la persona asegurada. El proceso general es el siguiente:
- Acudir a valoración médica. La persona debe presentarse en su Unidad de Medicina Familiar, hospital o servicio de urgencias, según corresponda.
- Recibir el certificado. Si existe una imposibilidad temporal para trabajar, el médico tratante o estomatólogo del IMSS determina los días necesarios conforme al diagnóstico y las actividades del puesto.
- Revisar la información. Deben verificarse el nombre, tipo de incapacidad, fechas, días autorizados y demás datos del certificado.
- Informar a la empresa. La persona trabajadora debe entregar o comunicar la incapacidad a Recursos Humanos conforme al procedimiento interno.
- Dar seguimiento al subsidio. Cuando exista derecho al pago, debe comprobarse el medio de cobro registrado ante el IMSS.
- Regresar a valoración cuando sea necesario. Si la imposibilidad para trabajar continúa, corresponde al personal médico determinar si procede otro certificado.
En un probable riesgo de trabajo también debe concluirse el trámite de calificación mediante los documentos aplicables, como el ST-7 o el ST-9.
¿Qué debe hacer la empresa cuando recibe una incapacidad del IMSS?
Recursos Humanos y Nómina deben verificar el certificado, registrar la incidencia y aplicar el tratamiento correspondiente según su ramo: enfermedad general, riesgo de trabajo o maternidad. La revisión debe incluir:
- Identidad de la persona trabajadora.
- Tipo o ramo de la incapacidad.
- Fecha de inicio.
- Número de días autorizados.
- Fecha de alta o reincorporación, cuando aparezca.
- Folio y continuidad respecto de certificados anteriores.
La ausencia debe registrarse como incapacidad y no como falta injustificada. Además, la empresa debe distinguir entre el subsidio que corresponde al IMSS, el salario que legalmente pueda quedar a cargo del patrón y cualquier prestación superior prevista en el contrato individual, contrato colectivo o política interna.
Cuando se trate de un probable riesgo laboral, la empresa debe proporcionar la información patronal requerida en formatos como el ST-7 o el ST-9 y dar seguimiento a la calificación. Esta resolución puede influir en el subsidio, el control de siniestralidad y la prima del Seguro de Riesgos de Trabajo.
También debe conservarse la documentación y conciliar periódicamente los registros de nómina con la información disponible en el IMSS.
¿Cuáles son los tipos de incapacidad del IMSS?
El IMSS clasifica las incapacidades temporales según la causa que impide trabajar. Cada tipo tiene reglas distintas de duración, pago y requisitos.
Incapacidad por enfermedad general
Se expide cuando una enfermedad o condición médica no deriva del trabajo y temporalmente impide que la persona asegurada desempeñe su actividad habitual.
Incapacidad por riesgo de trabajo
Corresponde a accidentes o enfermedades producidos en ejercicio o con motivo del trabajo. También puede reconocerse como accidente de trabajo el ocurrido durante el traslado directo del domicilio al centro laboral o del centro laboral al domicilio. No basta con que el evento sea reportado como laboral: el IMSS debe realizar la calificación correspondiente.
Incapacidad por maternidad
Protege a la trabajadora asegurada durante el embarazo, el parto y el periodo posterior. El IMSS puede emitir un certificado único que ampara el periodo prenatal y postnatal, sujeto a los requisitos legales correspondientes.
¿Cuántos días de incapacidad puede otorgar el IMSS?
Los días de cada certificado dependen del diagnóstico, la evolución clínica y las actividades del puesto. Sin embargo, la Ley del Seguro Social establece límites para el pago de los subsidios.
| Tipo de incapacidad | Duración o límite general |
| Enfermedad general | El subsidio puede cubrir hasta 52 semanas y prorrogarse hasta 26 semanas más, previo dictamen del IMSS. |
| Riesgo de trabajo | Se cubre mientras exista la imposibilidad temporal, hasta que se determine el alta o una incapacidad permanente. La determinación debe realizarse dentro del periodo máximo de 52 semanas de atención médica. |
| Maternidad | El certificado único ampara 84 días. La asegurada puede solicitar la transferencia de una a cuatro semanas del periodo prenatal al postnatal, con el consentimiento del patrón o de todos sus patrones y la autorización del médico institucional. |
Cuando el parto ocurre después de la fecha probable y es necesario conservar el periodo postnatal correspondiente, el IMSS puede expedir certificados de enlace por periodos de uno a 21 días. Estos certificados se consideran una continuación de la incapacidad por enfermedad general y generan un subsidio equivalente al 60 % del salario diario de cotización.
La empresa ni la persona trabajadora pueden definir, reducir o ampliar por cuenta propia los días de incapacidad. La duración de cada certificado y la transferencia de semanas corresponden a las determinaciones y autorizaciones del IMSS.
¿Cómo se cuentan los días de una incapacidad del IMSS?
Los días autorizados se cuentan de manera consecutiva a partir de la fecha indicada en el certificado. Por ello, el periodo incluye los sábados, domingos y días festivos comprendidos entre el inicio y la fecha de alta o terminación.
Recursos Humanos no debe convertir los días autorizados en días hábiles ni descontar los fines de semana del registro. Debe utilizar las fechas y el número de días asentados por el IMSS. El certificado también puede indicar la fecha en que la persona deberá reincorporarse a sus actividades.
¿Cuánto tiempo hay para cobrar una incapacidad del IMSS?
El plazo legal para reclamar el subsidio depende de su origen:
- Los subsidios por enfermedad general y maternidad prescriben en un año.
- Los subsidios derivados de un riesgo de trabajo prescriben en dos años, contados desde que se generó el derecho a recibirlos.
Estos son plazos de prescripción para reclamar la prestación, no el tiempo ordinario que tarda el IMSS en procesar un depósito. Aun cuando exista ese margen legal, conviene revisar el pago desde la emisión del certificado y aclarar oportunamente cualquier inconsistencia.
¿Quién paga una incapacidad, desde qué día y cuánto corresponde?
La persona responsable del pago, la fecha de inicio, el porcentaje y las semanas de cotización exigidas dependen del tipo de incapacidad.
| Tipo de incapacidad | ¿Quién paga? | ¿Desde cuándo? | Monto general | Semanas de cotización requeridas |
| Enfermedad general | IMSS | Desde el cuarto día | 60 % del último salario diario de cotización | Al menos cuatro cotizaciones semanales previas. Para trabajadores eventuales, seis cotizaciones durante los cuatro meses anteriores. |
| Riesgo de trabajo | IMSS | Desde el primer día | 100 % del salario en el que cotizaba la persona al ocurrir el riesgo | No se requieren semanas previas de cotización. |
| Maternidad | IMSS, cuando se cumplen los requisitos | Durante el periodo amparado | 100 % del último salario diario de cotización | Al menos 30 cotizaciones semanales durante los 12 meses anteriores al inicio del subsidio. |
En los riesgos de trabajo, el subsidio se paga desde el primer día sin exigir un mínimo de semanas cotizadas, siempre que el IMSS califique el accidente o la enfermedad como laboral. En maternidad también se requiere que el IMSS certifique el embarazo y que la trabajadora no realice trabajo remunerado durante los periodos protegidos. Si no reúne las 30 cotizaciones semanales exigidas, el patrón debe cubrir el salario íntegro durante el periodo correspondiente.
No existe una obligación legal general para que la empresa pague los primeros tres días de una incapacidad por enfermedad general, salvo que un contrato, convenio colectivo o prestación interna establezca una condición superior.
¿Cómo se recibe y verifica el pago de una incapacidad?
El subsidio puede recibirse en una cuenta bancaria registrada, en una ventanilla bancaria autorizada o mediante la nómina de la empresa cuando exista un convenio de pago con el IMSS.
¿Cómo registrar la cuenta CLABE?
La cuenta debe estar a nombre de la persona asegurada. Puede registrarse por internet mediante la efirma o presencialmente en la ventanilla de la Unidad de Medicina Familiar correspondiente. El trámite permite registrar, modificar o dar de baja la CLABE para recibir subsidios por enfermedad general, maternidad o riesgo de trabajo.
¿Cómo verificar el depósito?
La persona asegurada puede consultar el histórico y el estatus de sus incapacidades mediante los servicios de IMSS Digital. También debe revisar directamente la cuenta registrada o confirmar si la empresa tiene un convenio para pagar el subsidio mediante nómina.
¿Qué hacer si el pago no aparece?
Debe comprobarse que:
- El certificado esté correctamente expedido.
- Se cumplan las semanas cotizadas y demás requisitos.
- La CLABE esté vigente y pertenezca a la persona asegurada.
- Los datos personales y el Número de Seguridad Social sean correctos.
- El pago no corresponda a la empresa por existir un convenio con el IMSS.
Si la inconsistencia continúa, debe solicitarse una aclaración en el área de Prestaciones Económicas de la Unidad de Medicina Familiar.
¿Cómo consultar las incapacidades de un trabajador en el IMSS?
La consulta debe realizarse según el perfil del usuario.
Consulta de la persona asegurada
La persona asegurada puede revisar el histórico y el estatus de sus incapacidades mediante los servicios digitales habilitados por el IMSS. Para ingresar, debe contar con su FIEL o efirma vigente y los datos de acceso solicitados por el sistema. La consulta permite dar seguimiento al certificado y, cuando corresponda, verificar el estado del subsidio.
Consulta de la empresa
Los patrones con personal asegurado vigente pueden utilizar el servicio Consulta de incapacidades, Patrón, disponible en el Escritorio Virtual del IMSS. Para ingresar también se requiere la efirma vigente del patrón o representante legal.
La herramienta permite consultar el histórico de incapacidades expedidas por el Instituto y los periodos cubiertos de las personas trabajadoras. Las empresas con convenio de reembolso y pago de subsidios también pueden obtener la documentación correspondiente. Recursos Humanos debe conciliar esta información con las incidencias registradas en nómina y aclarar cualquier diferencia antes del cierre del periodo.
¿Cuándo puede regresar a trabajar una persona incapacitada?
La persona trabajadora debe reincorporarse en la fecha de alta o regreso indicada por el IMSS. En una enfermedad general, el personal médico puede determinar que ya no existen motivos para continuar con la incapacidad y dejar constancia del alta. En un riesgo de trabajo, el alta laboral se formaliza mediante el formato ST-2.
La empresa no debe reducir ni ampliar por cuenta propia el periodo autorizado. Si la persona continúa imposibilitada para trabajar, debe acudir nuevamente a valoración para que el IMSS determine si procede otro certificado. Recursos Humanos y Nómina deben verificar la fecha de reincorporación antes de reactivar el pago ordinario y cerrar la incidencia.
¿Qué pasa si una persona trabaja durante una incapacidad del IMSS?
Una persona con una incapacidad vigente no debe prestar servicios, de manera presencial o remota, durante los días protegidos por el certificado. Trabajar en ese periodo contradice la imposibilidad temporal acreditada y puede generar diferencias entre los registros médicos, laborales y de nómina.
En maternidad, no realizar trabajo remunerado durante los periodos prenatal y postnatal es una condición expresa para recibir el subsidio del IMSS. El incumplimiento puede afectar el derecho al pago.
En enfermedad general y riesgo de trabajo, la consecuencia debe analizarse conforme al caso y a las determinaciones del Instituto; no debe afirmarse que el subsidio se cancela automáticamente en todos los supuestos. La empresa tampoco debe solicitar tareas, reuniones o entregables durante la vigencia del certificado. Debe respetar el periodo autorizado y documentar la reincorporación cuando corresponda.
