¿Cómo prepararse para una auditoría?

Probablemente, la idea de estar sujeto a una auditoría te parezca sumamente compleja y hasta puede asustar un poco. Sin embargo, queremos que sepas que no tiene por qué ser así, por eso preparamos este artículo para ayudarte a llevar una auditoría de manera sencilla y sin complicaciones.

¿Qué es una auditoría?

Una auditoría es una verificación de los temas contables, fiscales y de seguridad social por parte de la autoridad. Este proceso se realiza de forma aleatoria o por alguna omisión de alguna reglamentación.

¿Cuál es la finalidad de una auditoría?

Normalmente, las auditorías son una herramienta utilizada por las autoridades para revisar a fondo algunas irregularidades por parte de las empresas; por ejemplo, diferencias en datos o pagos emitidos por las mismas. Además, de esta manera se puede tener una visión más clara de cada negocio y el manejo de sus finanzas. Generalmente, las auditorías son el último recurso de verificación. Como sabemos, se comunica a las empresas por varios medios que cumplan o regularicen su situación.

¿Qué tipos de auditorías existen?

Auditoría Interna:

Este tipo de auditoría es conocida por ser realizada por uno o varios miembros de la misma empresa. Es una buena opción para conocer los procesos de nuestra empresa, identificar qué tan bien están funcionando, qué modificaciones se deben hacer y cuáles se deben eliminar. Dentro de la auditoría interna puede ser financiera, de procesos, de seguridad y fiscal.

La protección de archivos documentales, el cumpliento de las leyes y las especificaciones de esta auditoría resultan ser muy eficientes para la autocorrección. Es fundamental tomar en cuenta que esta deberá ser la primera auditoría que se realice, ya que constituye el primer filtro de alguna realizada por la autoridad. Se recomienda que todas las empresas la realicen de una a dos veces al año.

Auditoría externa:

Las medianas y grandes empresas optan por realizar revisiones externas a través de una empresa especializada. El objetivo es obtener mayor capacidad de revisión, además de contar con papeles de trabajo y procesos con mayor apego a lo que la autoridad solicita. Para realizar una auditoría externa será necesario brindar toda la información necesaria a la empresa contratada. Cabe mencionar que estas auditorías, por lo regular, son aleatorias y para todas las áreas.

¿Cuáles son los enfoques de las auditorías?

Pueden existir varios tipos de auditorías, pero algunas tienen diferentes enfoques. Estos son: 

• Operacionales: Miden los procesos de algunas cadenas de suministros y procesos de las empresas, ya sean administrativas o de las operaciones industriales.

• Calidad: Evalúa los parámetros de la calidad de los productos o servicios.

• Fiscal: Son las más comunes y están enfocadas al pago de impuestos y la contabilidad de las empresas. Normalmente son realizadas por el Sistema de Administración Tributaria (SAT), y suelen ser extensas.

• Financiera: Sirven para verificar que los recursos financieros se utilicen de manera adecuada. También se utilizan para revisar los gastos y, en caso de tener alguna discrepancia, tomar acciones correctivas. Otro de sus usos consiste en evaluar la situación de la empresa en caso de querer solicitar un préstamo bancario.
• Ambientales: Cuando las empresas tienen contacto con desechos tóxicos, deben tener un plan de acción para la protección del medio ambiente. Una auditoría de este tipo realiza pruebas aleatorias, ya sea por parte de las autoridades o de manera interna.
• De seguridad social: Las auditorías de seguridad social son realizadas por el Instituto Mexicano del Seguro Social. Pueden orientarse a  la protección o investigación por un riesgo de trabajo, diferencias en los pagos o en cálculo de variables, así como omisión de pagos. Al igual que las auditorías realizadas por el SAT pueden conllevar a distintos tipos de sanciones como multas, recargos y actualizaciones. En caso de no ser aclaradas pueden derivar en un embargo.

Tipos de auditorías con base en previsión:

• Auditoría planeada: Se le notifica a la empresa que estará sujeta a una auditoría, con un tiempo de anticipación de una a tres semanas. Suelen ser extensas e incluso el auditor necesitará un espacio para establecerse durante este procedimiento
• Auditoría por omisión de requerimientos: Este tipo de auditoría se realiza en caso de ignorar las notificaciones por parte de la autoridad.
• Auditoría sorpresa: Son realizadas de manera espontánea cuando las empresas presentan irregularidades. El objetivo es evitar que los organismos se preparen y oculten información a la autoridad. Esta auditoría suele ser común en casos graves de discrepancia fiscal.
• Auditorías aleatorias de verificación: Son más conocidas en las auditorías del IMSS, ya que el personal de esta dependencia acude al domicilio de la empresa a verificar las condiciones de trabajo de sus empleados.
• Auditoría por visita domiciliaria: Este tipo de auditorías son las más comunes y suelen ser breves. El auditor únicamente se acercará a solicitar información puntual acerca del negocio. Generalmente, se solicitan los documentos para revisión. Es posible que el auditor solicite asegurar la documentación e inclusive inmuebles.
• Auditoría de revisión de gabinete: Esta auditoría, al igual que la anterior, requiere de documentación. A diferencia de la anterior se debe proporcionar directamente a las oficinas de la dependencia que te lo requiera; comúnmente es el SAT.
• Auditoría electrónica: Por medio del buzón electrónico, las autoridades pueden hacer llegar requerimientos en los que se solicite subir información por dicho medio. Este tipo de auditoría se volvió popular debido a la pandemia.

¿Una notificación es lo mismo que una carta “invitación”?

Este tipo de notificaciones son expedidas por el SAT. Las cartas invitación son notificaciones amigables para el cumplimiento o autocorrección de las obligaciones fiscales de una empresa. Si bien no existe obligación de contestar lo que solicitan, la autoridad puede cuestionar la voluntad de realizar los cambios sugeridos, por lo que procederá a notificar de manera oficial. Dicha notificación tendrá valor obligatorio y en caso de no atenderla podrías correr el riesgo de ser sujeto inevitablemente a una auditoría, recuerda que esta notificación la puedes verificar en la página del SAT.

¿Puedo evitar una auditoría?

En algunas ocasiones es posible evitar esta situación, ya que normalmente las auditorías son el último recurso que tiene la autoridad para hacerte cumplir con las obligaciones omitidas. En la actualidad se envía de una a tres veces una notificación para exhortar a corregir el error. No obstante, cuando la falta cometida es grave, es más probable que la empresa sea sometida a una revisión de manera inevitable.

¿Cómo debo prepararme en caso de que me llegue una notificación de una auditoría?

1.- Mantén la calma.  Si bien las auditorías pueden ser muy estresantes, es fundamental mantener la cabeza fría y empezar a poner todos tus asuntos en orden.

2.- Recuerda tus derechos como contribuyente auditado. Al momento en que comienza una, deberás firmar un documento en el que se te dan a conocer los derechos que tienes como contribuyente auditado. En este se especifica que:

• En todo momento tú y tus colaboradores serán tratados con respeto
• Todo el proceso debe ser transparente, es decir no debe de haber irregularidades o preferencias
• La auditoría te ayudará a auto corregir posibles fallas
• Te entregarán los resultados de la auditoría con las observaciones
• Tu información deberá ser protegida por la autoridad que realice la auditoría

3.- Ten tus archivos y papeles de trabajo al día. Como todos sabemos, el seguro social o el SAT, con regularidad solicitan:

• Estados financieros
• Listas de raya
• Estados de cuenta de las cuentas bancarias
• Balanza de comprobación
• Catálogo de cuentas
• Conciliaciones
• Recibos de nómina (XML y PDF)
• Constancia de situacion fiscal
• Acta constitutiva / Poderes

4.- Organízate

• Crea un equipo especializado para atender la auditoría. Dependiendo del tamaño de la empresa, es posible contratar personal externo que responda a las auditorías. Normalmente, son las mismas personas que realizan una auditoría externa. También es posible tener designado un departamento exclusivamente para contestar estos requerimientos. Lo más común es que las auditorías sean llevadas por los propios miembros de las empresas, por lo que recomendamos designar a cierto personal que se encargue de recopilar la información solicitada.

• Realiza un plan de trabajo. En caso de que esta tarea sea realizada por nuestro propio personal, es importante implementar un plan de trabajo para ese periodo, ya que tendrán que enfocarse en responder la auditoría.

¿Qué debo hacer durante la auditoría?

• Lee atentamente el requerimiento de la información: Este es el inicio. En este escrito estará establecida la información que hay que entregar a la autoridad, y la forma en la que deberá ser presentada.
• Verifica tus tiempos: Todas las auditorías tienen un tiempo de cumplimiento normalmente de 10 a 20 días.. Sin embargo, en algunas ocasiones se puede considerar una prórroga para entregar la documentación de entre cinco a 10 días adicionales.
• Selecciona un activo: En algunas ocasiones los auditores solicitan un activo de la empresa para ponerlo en garantía en caso de que se sigan omitiendo las obligaciones. Es recomendable que la empresa auditada seleccione un activo exclusivamente para temas de auditorías, así la persona que lidere la auditoría usará ese activo en garantía.
• Analiza la tecnología que podremos utilizar: Hoy en día no es necesario la impresión de ciertos comprobantes, o información, por lo que podremos solicitarle al auditor la posibilidad de que los entregables sean por medios digitales como documentación que sea en volumen.

En caso de la que la auditoría sea presencial:

• Conoce el tipo de auditor según la dependencia que está auditando: Identificar la forma de trabajar y conocer su modelo de trabajo nos ayudará a tener una estrategia con anticipación.
• Acondiciona un área para los auditores: Se recomienda establecer un área específica en donde el auditor pueda realizar con comodidad sus actividades. Recuerda que pueden ser tus mejores aliados.
• Mantén la información cerca de los auditores: Facilita la información a los auditores de manera oportuna, y no obstaculice el proceso.
• No proporciones más información de la que solicitan: De preferencia no entregues información adicional a la que te solicitan, ya que esto puede ser contraproducente.
• No ocultes información: Si la auditoría es realizada por la autoridad, no debes ocultar información, ya que se considerará como incumplimiento y deshonestidad.

Identifica con claridad el área a auditar. Recuerda que, con base en el tipo de auditoría, la información es poder. Si somos capaces de tener la seguridad total ante los cuestionamientos de los auditores, tendremos mayor oportunidad de evitar entrar en detalles.