Acumulado de nómina: ¿Qué son? y ¿Cuál es su función?

En el mundo empresarial actual, la gestión adecuada de la nómina es uno de los aspectos más cruciales para cualquier organización que cuenta con empleados. En México, esto cobra especial relevancia debido a los diversos requerimientos fiscales y laborales que las empresas deben cumplir ante distintas autoridades como el Servicio de Administración Tributaria (SAT), el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y las Secretarías de Finanzas estatales.

Los acumulados de nómina surgen como una herramienta fundamental para mantener un control preciso y ordenado de todos los movimientos relacionados con los sueldos, salarios y prestaciones de los trabajadores. Este sistema no solo ayuda a cumplir con las obligaciones fiscales. Sino que también facilita la toma de decisiones financieras y la gestión eficiente de los recursos humanos de la empresa.

A lo largo de esta información, exploraremos en detalle qué son los acumulados de nómina, su función, importancia y cómo manejarlos correctamente para cumplir con las regulaciones vigentes.

¿Que es un acumulado de nómina?

Cuando tenemos una empresa con trabajadores es importante mantener un registro en el que se especifiquen de manera detallada los sueldos y salarios de los empleados describiendo las percepciones y deducciones de nómina. Normalmente se manejan listados dependiendo la periodicidad con la que se generan las nóminas, un acumulado de nómina es la suma global de esos conceptos. Por ejemplo, la suma de los sueldos y salarios, cuotas del IMSS, pago del Impuesto Sobre la Renta(ISR) , etc.

¿Cuál es su función?

Un acumulado de nómina es indispensable para realizar el pago del Impuesto Sobre la Nómina (ISN). Ya que como sabemos de manera mensual se debe de pagar este impuesto y se basa en la lista de raya de los trabajadores. Adicionalmente suele utilizarse para autocorrecciones por medio de conciliaciones de sueldos y salarios.

Además, este registro contable resulta fundamental para la gestión financiera y administrativa de una empresa, pues no solo permite cumplir con las obligaciones fiscales. Sino que también proporciona información detallada sobre los costos laborales, ayuda en la planificación presupuestaria. Facilita la elaboración de estados financieros y sirve como herramienta de control interno para verificar la precisión de los pagos realizados a los empleados. Lo que contribuye a mantener una contabilidad transparente y ordenada.

¿Por qué debo de tener un acumulado de las nóminas de mis trabajadores?

Durante una revisión por parte de la autoridad, solicitan de primera instancia los acumulados de nómina y los Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI) de los mismos. Por lo que se recomienda que la empresa realice una conciliación bancaria de los acumulados de nómina. Con los UUIDS de cada uno de los recibos de nómina.

Mantener estos registros actualizados y organizados no solo es una obligación fiscal, sino también una estrategia de gestión empresarial inteligente. Contar con un acumulado de nóminas detallado y preciso permite a la empresa estar preparada ante cualquier auditoría. Reducir el riesgo de sanciones por errores u omisiones, facilitar la toma de decisiones financieras, y proporcionar una visión clara de los costos laborales. Lo que puede ayudar en la optimización de recursos humanos y económicos de la organización.

¿Esta información la puedo recuperar de algún medio oficial?

Si, recordemos que los recibos de nomina estan ligados al Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de nuestra empresa por lo que todo lo que se facture bajo este RFC estará pre-cargado directamente en el sistema del SAT, esto se puede visualizar ya sea por trabajador o manera global por medio del visor de nómina disponible en la página de esta dependencia.

En este visor podrá generar estos acumulados por los periodos de nómina de tu empresa según como se haya timbrado. Con la facilidad de descarga ya sea en .pdf o en excel.

¿Qué es la conciliación de sueldos y salarios?

Como lo mencionamos anteriormente esta conciliación se basa en comparar nuestras listas de raya con lo obtenido en el visor de nómina. Ya que de esta manera podremos observar omisiones o realizar modificaciones ante la autoridad y evitar cualquier discrepancia entre los datos obtenidos entre la empresa y el SAT. Es importante realizar esta conciliación de manera mensual para evitar futuras revisiones y auditorías, además de funcionar como una forma de medición de auditoría interna.

¿Qué otras dependencias pueden solicitar esta información?

Ya que este listado cuenta con información específica de las nóminas de los trabajadores, también puede ser solicitada por:

• Instituto Mexicano del Seguro Social: Esta dependencia suele solicitar el acumulado de las cuotas obrero patronales efectivamente pagadas durante los periodos mensuales y bimestrales según lo requieran.
• Secretaria de Finanzas del Estado: Recordemos que existe el ISN, el cual es un impuesto que se paga en cada estado y es referente a el trabajo subordinado. Se calcula en base a las nóminas de las empresas, por lo que en caso de una revisión podremos mostrar fácilmente cómo se calculó este impuesto a detalle.
• Sindicatos: En algunas empresas se pagan cuotas sindicales, por lo que los sindicatos solicitan el listado de los empleados y sus cuotas retenidas durante un periodo determinado. Ya que en base a ese acumulado la empresa podrá generar el pago correspondiente de estas cuotas.

¿Si tengo errores y quiero realizar correcciones cuando podré realizarlas?

En caso de que como empresa desee realizar correcciones, se deben realizar antes del cierre anual  es decir antes del 31 de diciembre del año en curso. Sin embargo, para temas de ISR y otras dependencias se deben de realizar avisos, correcciones en declaraciones y pago de diferencias antes del cierre del año fiscal. Ante el SAT se pueden realizar las cancelaciones y los retimbrados siempre y cuando sean documentos relacionados. De lo contrario no se considera deducible para la empresa. Además, deberá especificar el periodo de pago de su corrección aunque sea timbrado en una fecha posterior, por ejemplo:

Mi empresa tuvo un error en el calculo de nomina de un trabajador su CFDI fue expedido en marzo del 2021 y abarca del periodo del  1-15 de marzo el departamento de nóminas se percató del error y debe re-timbrar durante el mes de diciembre, por lo que se debe cancelar el CFDI del mes de marzo, y el CFDI se emitirá en diciembre en el cual se especificara que es corrección del periodo de nómina del 1 al 15 de marzo con un CFDI relacionado es decir por el que se realizará la sustitución para efectos fiscales.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se relaciona el acta constitutiva de una empresa con los acumulados de nómina y qué información debe contener para el registro correcto de empleados? 

El acta constitutiva es fundamental para los acumulados de nómina ya que establece la personalidad jurídica de la empresa y debe contener información específica sobre el objeto social, lo que determina los tipos de contratos y relaciones laborales que puede establecer la empresa. Esta información es esencial para el registro correcto de empleados y la gestión de nómina, ya que define la capacidad legal de la empresa para contratar personal y establece los parámetros básicos para el cálculo de prestaciones y obligaciones laborales.

¿Se deben incluir los becarios en los acumulados de nómina y cómo se manejan sus percepciones diferentes a las de un empleado regular? 

Los becarios sí deben incluirse en los acumulados de nómina, aunque con un tratamiento especial. Sus percepciones se registran como “apoyos económicos” o “becas” y no como salarios, lo que implica un manejo diferente en términos fiscales. Es importante mantener un registro separado de estos pagos en los acumulados, ya que no generan las mismas obligaciones patronales que un empleado regular. Deben documentarse para efectos de deducibilidad y transparencia fiscal.

¿Qué papel juegan los vales de despensa en el acumulado de nómina y cómo afectan el cálculo global de las percepciones? 

Los vales de despensa deben registrarse en los acumulados de nómina como una prestación adicional al salario. Cuando están dentro de los límites establecidos por la ley, no se consideran para el cálculo de impuestos ni cuotas de seguridad social. 

¿Cómo se reflejan los viáticos en los acumulados de nómina y qué documentación se requiere para su correcto registro? 

Los viáticos deben registrarse en los acumulados de nómina de manera separada de las percepciones regulares. Es necesario documentar cada gasto con comprobantes fiscales (CFDI) y mantener un registro detallado que incluya el motivo del viaje, duración y montos asignados. Esto es importante para demostrar que son gastos necesarios para la operación de la empresa y no percepciones adicionales del trabajador.

¿Cómo impacta el registro de FONACOT en los acumulados de nómina y qué consideraciones especiales requiere?

Los créditos Instituto del Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores (FONACOT) deben registrarse en los acumulados de nómina como deducciones específicas, manteniendo un control preciso de los montos retenidos y pagados. Es importante llevar un registro detallado de esta deducción en los acumulados para demostrar el cumplimiento de las obligaciones como patrón y asegurar que los pagos se realicen correctamente al instituto.

¿De qué manera se debe registrar la prima de antigüedad en los acumulados de nómina cuando se realiza un pago extraordinario? 

La prima de antigüedad debe registrarse en los acumulados de nómina como un concepto extraordinario cuando se realiza su pago, especificando claramente que se trata de este concepto específico. Es importante mantener el soporte documental que justifique el cálculo realizado, incluyendo la antigüedad laboral y el salario base utilizado para su cálculo.

¿Cómo se manejan en los acumulados de nómina las retenciones por pensión alimenticia y qué documentación se requiere? 

Las retenciones por pensión alimenticia deben registrarse en los acumulados de nómina como deducciones específicas, respaldadas por la orden judicial correspondiente. Es necesario mantener un control preciso de los montos retenidos y pagados. Así como la documentación legal que sustenta estas deducciones, para demostrar el cumplimiento de las obligaciones legales.

¿Qué consideraciones especiales requiere el registro de remuneraciones variables como comisiones en los acumulados de nómina?

Las remuneraciones variables como comisiones deben registrarse en los acumulados de nómina de manera detallada, especificando el periodo al que corresponden y la base sobre la cual se calcularon. Es importante mantener la documentación que respalde el cálculo de estas percepciones variables.