Cómo se paga la quincena: Lo que debes saber

Al momento de realizar contrataciones de personal para una empresa nos damos cuenta de la importancia del conocimiento de las leyes laborales, fiscales y de seguridad social. Ahora ya sabemos que el salario comprende además del sueldo, todas las demás gratificaciones, prestaciones, percepciones en especie y cualquier otra cantidad que se entregue al trabajador por su trabajo. Lo anterior consta en el recibo de pago, que en pocas palabras es el desglose de todo lo que incluye cómo se paga la quincena de tu empleado.

¿Qué es una quincena?

Una quincena es un periodo de 15 días consecutivos, generalmente utilizado como base para el pago de sueldos y salarios en algunos países. En México, la Ley Federal del Trabajo (LFT) pago por quincena, establece que el pago por quincena es una modalidad común de remuneración para los trabajadores.

Según esta ley, el pago quincenal implica que los empleados reciben su salario correspondiente a la mitad de un mes de trabajo. Esto significa que, en lugar de recibir un sueldo mensual completo al finalizar cada mes, se divide en dos pagos realizados cada 15 días.

¿Cómo se paga la quincena de un trabajador?

Como mencionamos, el recibo incluye percepciones, es decir, ingresos, y deducciones o egresos. Para explicar de mejor manera este tema, usaremos un ejemplo:

Andrea Márquez comenzó a trabajar en septiembre de 2023 en la empresa QQQ. Ya es diciembre y el patrón le debe pagar su primer aguinaldo antes del día 20 de diciembre. Su aguinaldo corresponde a 15 días por año. Vacaciones 12 días por año.

Cálculo del salario bruto y aguinaldo

Para saber cómo se paga quincenalmente su pago de nómina sigue estos pasos:

• Primero calcularemos el salario bruto. El salario mensual es de 20,000. Andrea ingresó el 1 de septiembre de 2022 y la fecha de pago es el 15 de diciembre.
• Calcular gratificación anual o aguinaldo.Se tiene que determinar el salario diario que en este caso dividimos $20,000 entre 30 días y resulta en $666.66. El aguinaldo proporcional es de 15 días por año.
• Calculamos el factor por día trabajado. Este se calcula dividiendo 15 días entre 365 días, el total es de 0.04109589.
• Calculamos el factor por día multiplicado por días trabajados. Los cálculos de días trabajados de septiembre a diciembre son 30+31+30+31. El resultado es de 122 días. Después multiplicar 0.0410959 por 122 días, el resultado es 5.0137.
• Factor 122 días multiplicado por salario diario. Para obtener esto, se debe multiplicar 5.0137 x $ 666.66 = $ 3,342.43.

Con los datos calculados, podemos hacer un primer resumen de las percepciones de Andrea:

Cálculo de retenciones por sueldo (ISR)

Ahora es necesario calcular las retenciones por concepto de Impuesto Sobre la Renta (ISR) aplicables al sueldo. Este proceso se basa en la legislación vigente:

El artículo 96 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) nos indica si pagamos salarios a subordinados, entonces, estamos obligados a efectuar retenciones, los cuales serán pagos provisionales a cuenta del impuesto anual. También, el artículo proporciona una tabla de ISR para calcular el ISR mensual a retener, en este caso para 2023. El ISR correspondiente al sueldo, debe calcularse en función del rango de salarios.

Si el sueldo de Andrea es de $20,000, entonces éste está entre el rango 15487.72 a 31236.49 y le corresponde una cuota fija de 1640.18 y un impuesto del 21.36%.

Calcular la diferencia entre el sueldo de Andrea con el límite inferior del rango: $20,000 – $15487.72 = $4,512.28.

A esa diferencia le aplicamos el 21.36% de retención correspondiente $4,512.28 x 21.36% =  $947.57.

A ese monto calculado le sumamos la cuota fija correspondiente al rango: $947.57 + $1640.18 =  $2,588.45.

Esta retención es mensual, así que debemos dividirla entre dos, porque los pagos son quincenales (tenemos 2 quincenas cada mes), es decir, retenemos cada quincena.

La retención del ISR quincenal por el concepto de sueldo  es de: $2,588.45 / 2 =  $1,194.22

Con el ISR calculado, podemos actualizar nuestro resumen de percepciones y deducciones:

Cálculo del ISR por aguinaldo

El siguiente paso es calcular las retenciones de ISR aplicables al aguinaldo. Este cálculo tiene sus propias particularidades:

Según la Ley del ISR, las gratificaciones anuales estarán exentas hasta por 30 días el salario mínimo general. Sabemos que la Unidad de Medida y Actualización (UMA) para 2023 fue fijado en 103.74 pesos:

Calcular la parte exenta del aguinaldo. UMA 103.74  x 30 días = $3,112,2

Calcular la parte gravable del aguinaldo. El aguinaldo total es de 3,342.43. El aguinaldo exento es de 3,112,2 y el aguinaldo gravable es de 230.23.

Calcular el ISR aplicable. Para lograr hacer esto, es necesario seguir el cálculo descrito en el art. 174 del Reglamento de la Ley de ISR.

La remuneración se dividirá entre 365 y el resultado se multiplicará por 30.4, para tener el ingreso mensual  por concepto de aguinaldo: 941.23 / 365 = 2.5787 y después 2.5787  x 30.4 = 78.39.

A la cantidad calculada le sumamos el sueldo mensual que es 78.39 + 20,000= 20,078.39.

Posteriormente aplicamos parte del art. 96 de la Ley del ISR con la tabla de retenciones. Ubicamos el sueldo en la tabla, y vemos en qué rango se ubica.

El sueldo total se encuentra en entre el rango 10,298.36 a 20,770.29, y le corresponde una tasa impuesto del 36% y aplicamos el porcentaje de impuesto aplicable a la parte gravable del aguinaldo.

El aguinaldo gravable es de $ 941.23, la tasa ISR es de 21.36% y el ISR a retener es $201.05.

Ahora que hemos calculado el ISR tanto del sueldo como del aguinaldo, podemos actualizar nuevamente nuestro resumen:

Cálculo de la cuota IMSS

El último paso en nuestro cálculo es determinar la cuota del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS): Para esto, necesitamos calcular el Salario Diario Integrado (SDI) que es la base de cotización del empleado.

En este caso, el SDI es $666.66, la prima vacacional se calcula multiplicando los 6 días x $666.66 x 25%, esto da un total de $2.74.

Para el aguinaldo, se multiplican los 15 días x $666.66 y se divide entre 365 días, dando un resultado de $27.40.

El IMSS determina la cuota tripartita a pagar por el patrón, el empleado y propio IMSS según el Salario Base de Cotización (SBC), la prima de riesgo según la actividad declarada al darse de alta el patrón, el salario mínimo general vigente y los días del periodo trabajado del empleado.

La cuota IMSS para el empleado por quincena será de $275.64.

Con todos los cálculos realizados, podemos presentar el resumen final del pago quincenal de Andrea:

Así sería cómo se paga la quincena (neto) de diciembre de Andrea con su respectivo aguinaldo.

Preguntas Frecuentes

¿Cómo se reflejaría un fondo de ahorro en la quincena de Andrea?

La aportación al fondo de ahorro se descuenta del salario bruto de Andrea, lo que reduce su salario neto a pagar. La cantidad deducida se refleja en el recibo de nómina como un concepto independiente.

¿Cómo se distribuiría la PTU en los pagos quincenales?

La Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU) se integra al salario y se distribuye en los pagos quincenales de la misma manera que el resto de las percepciones. El cálculo se realiza dividiendo el monto total de la PTU entre el número de quincenas pagadas en el año.

¿Cómo se integrarían los vales de despensa en la quincena de Andrea?

Los vales de despensa no forman parte del salario y no se consideran para el cálculo de las cuotas IMSS ni para el pago de impuestos. Su entrega a Andrea no afecta su salario neto ni genera obligaciones fiscales.

¿Qué datos quincenales se reportarían mediante el IDSE?

El IMSS desde su empresa (IDSE) se utiliza para reportar al IMSS la siguiente información quincenal:

• Identificación del patrón y trabajador
• Salario integrado quincenal
• Cuotas obrero patronales del IMSS
• Otros datos relevantes para la seguridad social

¿Qué papel juega el SUA en el procesamiento de la nómina quincenal?

El Sistema Único de Autodeterminación de Cuotas (SUA) juega un papel fundamental en la agilización del proceso de nómina quincenal para los empleadores en México. Garantiza el cálculo preciso de las contribuciones al IMSS, facilita el envío electrónico de pagos, promueve el cumplimiento de las regulaciones del seguro social y brinda acceso a valiosos datos históricos.

¿Cómo afectaría la LFT al cálculo de una quincena con liquidación?

En caso de liquidación por despido o renuncia voluntaria, se deben incluir en la quincena los siguientes conceptos:

• Salario devengado: Sueldo correspondiente a los días trabajados en la quincena.
• Proporción de vacaciones: Parte proporcional de las vacaciones no disfrutadas.
• Aguinaldo proporcional: Parte proporcional del aguinaldo correspondiente al tiempo laborado en la quincena.
• Otras indemnizaciones: Finiquito, antigüedad laboral, etc. (según apliquen).

¿Cómo se reflejaría el REPSE en la nómina quincenal?

El Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) no se refleja directamente en la nómina quincenal de los trabajadores. Sin embargo, su impacto se observa en algunos aspectos relacionados con la nómina y las obligaciones laborales.

¿De qué manera influye la UMA en el cálculo del aguinaldo quincenal?

La Unidad de Medida y Actualización (UMA) es un indicador de referencia para establecer montos en diversos ámbitos, incluyendo el cálculo del aguinaldo. La UMA se utiliza para determinar el límite exento de ISR en el aguinaldo, al igual que el salario mínimo.