¿Cómo calcula los descuentos una maquila de nómina?

Descuentos de nómina

La nómina se compone de cuatro conceptos básicos: el salario base, los complementos salariales, las horas extra y otras percepciones. En su cálculo es posible hacer otros descuentos o añadiduras, según sea el caso, que una maquila de nómina debe tener al día para hacer bien su trabajo. 

En este artículo queremos enfocarnos en las incidencias, su importancia y por qué hay que mantener un registro de ellas.

¿Qué es una incidencia?

Una incidencia es cualquier evento extraordinario que afecte el cálculo de la nómina, como un permiso por incapacidad debido a un accidente en la empresa. 

Las incidencias no están contempladas en el pago de una nómina normal, que corresponde a un periodo de quince días activos. Las prestaciones de ley (como el aguinaldo, la prima vacacional, el reparto de utilidades, los bonos, los finiquitos y las liquidaciones) no se consideran incidencias.

El equipo de recursos humanos de cada empresa se encarga de llevar a cabo el registro de las incidencias. Si contrató el servicio de maquila nómina, debe compartirlo con su prestador de este servicio para que el cálculo de los pagos se realice sin errores. 

En el caso de contar con asesoría de nómina, la empresa no tiene que elaborar el reporte de incidencias y lo puede delegar a la organización contratada, porque esta adquiere las responsabilidades de recursos humanos. Esa es la principal diferencia entre un servicio de maquila y una asesoría de nómina.

¿Cuáles son las incidencias más comunes?

Faltas y retardos: las empresas estipulan un número de faltas y retardos permisibles, a partir de cierto punto estos se consideran injustificados.

Incapacidad por enfermedad o accidente: para estos casos, el trabajador debe presentar los documentos del IMSS que justifiquen su ausencia. El Seguro Social paga el 60% del salario del trabajador durante el periodo de incapacidad.

Permiso de maternidad: según la Ley Federal del Trabajo, las trabajadoras tienen derecho a un descanso con un goce de salario íntegro de seis semanas antes y después el parto. Se pueden transferir hasta cuatro de esas semanas para después del parto.

Permiso de lactancia: las madres trabajadoras tienen derecho a un periodo de lactancia de seis meses, con dos reposos extraordinarios por día, cada uno de media hora, para amamantar a sus hijos. Si llegan a un acuerdo con el patrón, pueden reducir una hora de su jornada durante seis meses.

Pensión alimentaria: un juez puede ordenar el pago de una pensión alimentaria a razón de un juicio familiar, según criterios de posibilidad y necesidad de ambas partes. Este pago se descuenta de la nómina del trabajador.

Pago de préstamos o adelantos de sueldo: si el trabajador solicitó un préstamo a la empresa o un adelanto salarial, puede llegar a un acuerdo para pagar su deuda en montos fijos semanales, quincenales o mensuales.

Retroactivos: se otorgan en el caso de que la empresa vuelva a contratar a un trabajador que recibió un salario sin haber cumplido con la totalidad de un trabajo.

Días económicos: esta prestación le da derecho a los trabajadores a ausentarse del trabajo por motivos personales, sin aviso previo, con goce de sueldo. Contempla un máximo de diez días hábiles por año, sin superar las tres faltas consecutivas por mes.

Suspensión de créditos: en el caso de que un crédito FONACOT o INFONAVIT sea suspendido durante un tiempo, el monto correspondiente a dicho crédito se vería reflejado en el salario del trabajador.

Ajuste de errores en pagos de sueldo: si no se reporta una incidencia a tiempo o se realiza un descuento injustificado, este problema se enmienda con un ajuste de pago subsecuente.

¿Cómo afectan las incidencias a la nómina?

Las incidencias afectan el cálculo de la nómina, reduciendo el monto que percibe el trabajador. Hay casos en los que el pago aumenta, como resultado de un ajuste salarial. 

Además, el área de recursos humanos se encarga del control de las deducciones de ley a la nómina: Seguro Social, el INFONAVIT, el FONACOT, el ISR y, en caso de haberla, el descuento de la caja de ahorro. Aunque no se consideran incidencias, afectan la nómina y conllevan una carga de trabajo considerable.  

¿Por qué es importante llevar un buen control de incidencias?

Cuanta mayor carga de trabajo haya, se incrementa la posibilidad de cometer errores de cálculo y omisiones de la LFT por lo que se refiere a las incidencias. Para solucionar esto son necesarios los reportes de incidencias, que incluyen campos como periodo, sucursal, folio y otros datos que sirven para llevar un control estricto de los eventos.

Además, ayudan a detectar posibles fraudes por parte de quienes tratan de abusar de los días económicos, las faltas, los retardos o los permisos por enfermedad. 

Son especialmente útiles cuando se tiene un servicio de maquila de nómina, ya que hacen más eficiente el reporte de los eventos en un periodo determinado y el descuento correspondiente.

En conclusión, el conocimiento de las incidencias permite una gestión correcta, saludable y segura de la nómina, ya que estipula de forma clara en qué casos son válidos estos eventos y cómo afectan el salario de los trabajadores.

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