El periodo de nómina se refiere al momento en el que las nóminas laborales deben ser elaboradas. Una nómina, en general, posee para todos los casos la misma estructura, es básicamente el espacio en el que se vierten los datos de los empleados para su próxima remuneración salarial. Por lo tanto, esta nómina debe tener el monto exacto de salario asignado a un empleado y el concepto de pago correspondiente.
Los montos establecidos en las nóminas son las cantidades a las que los empleados tienen derecho por ley. Estas formas de nóminas y los conceptos que suscriben, deben tener los cálculos de vacaciones, prestaciones, incentivos, cotizaciones ante el IMSS, sueldo neto, aporte de baja por enfermedad que la empresa cederá por un lapso de un tiempo determinado, de igual manera deben aparecer las horas extras, los permisos y descuentos que la empresa llevará a cabo.
Este documento está expresado en la Ley Federal del trabajo en al artículo 804 de la fracción II, en código Fiscal de la Federación y en la Ley de Seguridad Social (artículo 15). Su aplicación es de total obligación.
Tipos de nómina
Los distintos tipos de nómina se clasifican según:
- El tipo de personal.
- Las formas de pago.
A partir de estos dos, se generan las diferentes formas de nómina. Responden al entorno que se maneja internamente o a la organización empresarial frente al recurso humano disponible. Si las nóminas son clasificadas por el tipo de personal:
- Nóminas de personal de dirección o ejecutiva.
- Nómina general de empleados.
Las nóminas de personal o ejecutivas son las que poseen la información salarial de los altos ejecutivos de la empresa. Estas nóminas tienden a tener datos sobre incentivos monetarios y su información se puede manejar de forma confidencial. A diferencia de la anterior, la nómina general de empleados puede manejarse sin confidencialidad y posee la información de los empleados contratados por la directiva. En orden de nombres, puestos de trabajo y cifra salarial. Esta nómina puede tener subgrupos, dependiendo del orden jerárquico que se maneje en la empresa, o los niveles y secciones dependientes en su clasificación de responsabilidades específicas.
Por otro lado, las nóminas por forma de pago se manejan y dividen según el tiempo en el que se realiza el pago:
- Nóminas semanales: dependen de las semanas del mes y habitualmente se escoge un día fijo de las semana para realizar el pago.
- Nóminas catorcenales: el pago se haría cada dos semanas.
- Nóminas quincenales: se pagan en los términos temporales conocidos como quincenas, normalmente cada dos viernes.
- Nóminas mensuales: se realiza el pago el último día del mes.
También se pueden encontrar las nóminas con pagas prorrateadas, nóminas con baja por enfermedad y nóminas con horas extras. Las anteriores y sus respectivos montos, tienen que ser calculados y cotizados con los lineamientos establecidos en las leyes fiscales para con los casos respectivos. Cada una de estas nóminas tiene cotizaciones y cálculos que se elaboran de manera distinta, es necesario ir a las resoluciones de la ley fiscal para saber exactamente cómo proceder en cada uno de los casos.
En 2014 la reforma fiscal aprobó algunos cambios al sistema de nóminas de la nación. Entre uno de sus cambios más importantes y notorios encontramos la obligación de expresar en la nómina la cantidad de dinero que la empresa aporta al seguro social de cada uno de los empleados contratados por el patrono. Esto debe anexarse a los conceptos e ítems que ya se manejaban dentro de las reglas de nómina en el país, y tiene que estar acompañado de la cantidad que el empleado debe aportar al seguro social, por lo que la nómina pasaría a expresar la cantidad exacta cotizada por el empleado.
¿Puedo tener más de un tipo de nómina?
Todo lo referente a la coexistencia de nóminas, depende del tipo de empresa y orden jerárquico dentro de ella. Una empresa puede manejar: directivos, cargos de confianza, empleados generales y subgrupos de empleados, por lo que es viable tener en una misma empresa nóminas de personal directivo y nóminas de personal general.
Lo más común en los tipos de nóminas
A pesar de depender directamente del tipo de empresa, en México lo más común es utilizar las nóminas de tipo mensual y quincenal. Con respecto a las nóminas por tipo de personal, es coexistente o excluyente según la empresa lo requiera.
¿Puede cambiarse el período de pago?
No es habitual que luego de existir una nómina el periodo de pago sea cambiado. Básicamente están hechas para ser cumplidas, es una estructura de orden, sin embargo, puede haber cambios de parte de la empresa en la aplicación de medidas temporales, las medidas deben estar estipuladas con los conceptos presentes en la ley.
Ventajas
Aunque parezca un proceso o papeleo engorroso, es de vital importancia entender que las nóminas son la prueba de que las leyes de trabajo y las obligaciones fiscales están siendo cumplidas. Una empresa saludable es aquella que evoca a la transparencia administrativa, y la nómina, con todos sus conceptos, se convierte en el espacio propicio para demostrarlo. La empresa se ahorrará cualquier tipo de queja con respecto a los montos salariales y sanciones por parte del SAT si las nóminas están elaboradas correctamente, estando al día con todos las reglas de ley establecidas en las resoluciones fiscales.
Es una manera de mantener y controlar el orden de los recursos y la administración de los mismos. La empresa tendrá cada detalle de las tracciones referentes al pago de sus trabajadores, le permitirá corregir cualquier error o desvío de recursos, a su vez, protege el patrimonio capital de la empresa. Seguir las nuevas reestructuraciones (vigentes desde 2014 a través de resolución fiscal), en relación con el aparato de nómina, proporcionan el campo adecuado y fiscalmente correcto para cumplir con las leyes del trabajo. La empresa se manejará como una entidad responsable socialmente.
