Cómo hacer el cálculo de nómina en 9 pasos

Tabla de contenidos

  1. ¿Cómo se hace el cálculo de la nómina?
    • - Paso 1: Registra los cambios
    • - Paso 2: Calcula las percepciones 
    • - Paso 3:  Calculo de deducciones de nomina
    • - Paso 4: Verifica los RFC
    • - Paso 5: Pagar a los empleados 
    • - Paso 6: Timbrar la nómina 
    • - Paso 7: Mandar los recibos de nómina 
    • - Paso 8: Calcular y pagar los impuestos
    • - Paso 9: Procesos extraordinarios de nómina 
  2. Plantilla para elaboración de un recibo de nómina

La nómina es la lista de trabajadores que se encuentran prestando sus servicios para una empresa. Si un trabajador está incluido en la nómina, significa que está trabajando para esa compañía. En ella, los patronos llevan registro de los pagos de sueldo y de prestaciones que se les entrega a los trabajadores a cambio de su trabajo. También, se registran todos los bonos, premios por puntualidad y horas extras, además de las deducciones, tales como el impuesto sobre la renta o la cuota obrero-patronal que se paga al Instituto Mexicano del Seguro Social. Sabemos que muchas veces el cálculo de nómina puede ser complicado y muy complejo, por ello en este artículo buscamos resumirlo en 9 sencillos pasos.

¿Cómo se hace el cálculo de la nómina?

Primero que nada, antes de que empecemos a calcular nómina, debes decidir el período de nómina. Puede ser cada semana, cada 15 días o cada 30 días, ¡Tú decides! Esto implica que puedes optar por el cálculo de nómina semanal o el  cálculo de nómina mensual. Una vez hayas definido esto, podemos comenzar con tu nómina. Sigue los siguientes pasos:

Paso 1: Registra los cambios

 ¿A cuáles cambios nos referimos? Pueden ser los siguientes:

  • Altas de empleados.
  • Bajas de empleados.
  • Modificaciones salariales.

Debes tener cuidado, cualquier movimiento que hayas hecho debes presentarlo al IMSS dentro de los cinco días siguientes de que se hizo el cambio.

Paso 2: Calcula las percepciones 

¡Empezamos con los cálculos! Es necesario que calcules las percepciones recurrentes y extraordinarias. ¿Qué es esto? No te preocupes, aquí te enlistamos cuáles pueden ser los tipos de percepciones. Las recurrentes pueden ser conceptos como sueldo bruto, prima vacacional, vales de despensa, fondo de ahorro y vacaciones. Las percepciones extraordinarias son bonos, comisiones, tiempo extra y premios.

Paso 3:  Calculo de deducciones de nomina

Después, debes definir las deducciones. Las deducciones que debes considerar son todas aquellas que pasan todos los periodos. Las recurrentes son como el IMSS, el ISR, INFONAVIT y el fondo de ahorro. Las deducciones extraordinarias son las faltas, incapacidades, préstamos y la pensión alimenticia.

Paso 4: Verifica los RFC

Para hacer este paso, necesitarás recabar y verificar todos los RFC de tus empleados.

Paso 5: Pagar a los empleados 

Existen varias opciones para pagarle a tus empleados, las cuales pueden ser:

  • STP: El Sistema de Transferencias y Pago te permite realizar operaciones en tiempo real en un horario continuo con la seguridad tecnológica y garantías financieras que requiere el Banco de México a los Participantes de SPEI. Puedes procesar un gran número de transferencias y automatizar tus procesos de pago, es necesario darte de alta como cliente de este servicio. El único requisito para tus empleados es que cuenten con una cuenta CLABE de 18 dígitos.
  • Bancos: Es necesario que generes un layout de dispersión bancaria desde tu sistema de nómina. Con éste podrás efectuar el pago a tus empleados mediante la banca por internet del banco de tu elección.  
  • Cheques: En caso de que tu empresa decida pagar a los empleados mediante cheques o un talón bancario, es necesario que no olvides pedirle al trabajador que firme la nómina al entregarle un duplicado para tener constancia de entrega del pago.
  • Efectivo:Es necesario que tengas disponibles los recursos en efectivo a fin de entregar a cada uno de tus empleados el pago correspondiente, este método de pago no es tan común y hoy en día básicamente sólo las empresas de construcción recurren a él por el riesgo inherente.

Paso 6: Timbrar la nómina 

Timbrar la nómina se refiere a certificar los pagos realizados a cada uno de los trabajadores de tu empresa. Timbrar es un proceso sencillo: primero envía la nómina en formato .txt o .xml directamente al Proveedor Autorizado de Certificaciones que uses. Aquí verificarás si cumple con los requisitos del SAT. Si la verificación es exitosa, el timbrado se hará automáticamente. Sino, deberás corregir lo necesario y enviarla de nuevo. 

Paso 7: Mandar los recibos de nómina 

Por ley, es un requisito que las empresas entreguen sus recibos de nómina a los empleados y pedir su firma. ¿Cómo enviar los recibos a tus empleados? El sistema que utilizas por Proveedor Autorizado de Certificaciones te hará llegar los recibos al correo que registraste. Posteriormente podrás re-enviárselos a ellos y estos llegarán a sus bandejas de correo electrónico.

Paso 8: Calcular y pagar los impuestos

Cuando termines de hacer todos los procesos que te hemos comentado aquí, debes calcular y pagar los impuestos:

  • Cuotas obrero patronales IMSS/INFONAVIT: Para realizar el cálculo de las cuotas obrero-patronales, deberás utilizar el SUA y con ello obtener el disco de pago con el que podrás efectuar el pago respectivo. Estas cuotas deberán pagarse a más tardar el día 17 del mes siguiente al que correspondan.
  • Impuesto sobre la nómina: Es necesario que determines mensualmente el impuesto sobre la nómina correspondiente a los pagos que hagas a tus trabajadores. La fecha límite de pago es el día 17 del mes siguiente.
  • ISR retenciones por salarios: La suma de las retenciones ISR efectuadas a tus empleados en un mes calendario deberán enterarse al SAT a más tardar el día 17 del mes siguiente al que correspondan.

Paso 9: Procesos extraordinarios de nómina 

Cabe mencionar que también debes de contemplar procesos extraordinarios de nómina como:

  • Participación de los trabajadores en las utilidades (PTU): Año con año debes determinar el importe de la PTU que pagarás a tus empleados, de acuerdo a la Ley Federal del Trabajo cuentas con 60 días posteriores a la fecha en la que hayas presentado tu declaración anual para realizar el pago correspondiente.
  • Gratificación anual (Aguinaldo): Es necesario que determines el importe de aguinaldo que deberás pagar a tus empleados, como mínimo y de acuerdo a la Ley Federal del Trabajo son 15 días de salario por cada año laborado, la fecha límite de pago es el 20 de diciembre.

Plantilla para elaboración de un recibo de nómina

Contar con un recibo de nómina le permite al empleador reportar con mayor exactitud  los aportes patronales que ha realizado a las diferentes instituciones correspondientes, entre ellas están las cuotas e impuestos retenidos. Por otra parte el recibo de nómina le sirve al empleado como una garantía o comprobante de ingresos, que le facilita obtener un bien o servicio, ya sea un crédito bancario, hipotecario o financiamiento para un automóvil, ya que el recibo de nómina le permite saber a las entidades que brindan estos servicios la capacidad de pago que posee el empleado, su solvencia y liquidez.

Ya habiendo enfatizado la importancia del recibo de nómina, aquí te dejamos esta plantilla que estamos seguros que facilitará tu proceso nominal. Además si te marean los cálculos de nómina en Excel, RunaHR te ayuda a automatizar tu nómina y gestionar a tus recursos humanos en menos de 4 clicks. No más cálculos manuales, significa más tiempo que puedes invertir para hacer crecer tu negocio. Conoce nuestro producto y sus funciones aquí.

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