Timbrado de nómina: ¿Qué es y qué significa?

Debido a la situación de ilegalidad y evasión de impuestos en los que incurrían constantemente los ciudadanos mexicanos, el Congreso de la Unión en el año 2013 decidió implantar distintas reglas y normativas fiscales para hacer cumplir las normas y vigilar que todos los trabajadores del país, paguen sus impuestos. La importancia de los impuestos radica en que gracias a ello, el Estado puede conseguir recursos monetarios, para pagar los gastos públicos. Si los ciudadanos no declaran sus impuestos y evaden la ley,  podrían causar problemas al funcionamiento de diversos entes.

Es por esto que a partir del año 2014, se implantó que todos los empleadores y patrones de los Estados Unidos Mexicanos, timbraran cada una de las nóminas de sus trabajadores. Esto funciona como un aval que proporciona legalidad al sueldo de los empleados, permitiendo al Estado, mantener un verdadero control sobre los tributos pagados anualmente. Aquí, podrás conocer todo lo referente al timbrado de nómina y los pasos que debes realizar para timbrar la nómina de cada uno de tus empleados.

¿Qué es el timbrado de nómina?

Timbrar la nómina se refiere a sellar los recibos de los pagos realizados a cada uno de los trabajadores de tu empresa. Luego, este recibo de nómina se introduce a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP), en donde se les informa de la existencia del documento y se espera la autorización de los datos incluidos en la nómina: los pagos, algunas deducciones de nómina, prestaciones, entre otros. Según las resoluciones aplicadas por el Congreso de la Unión, se determina que los patrones deben producir, enviar y recibir esos recibos de pago con las mismas características que posee el Certificado Fiscal Digital por Internet (CFDI).

Ventajas de timbrar la nómina de los empleados

Según los resultados arrojados, con respecto al funcionamiento que ha tenido el timbrado de nóminas, se determina que este proceso ayuda a comprobar con una mayor eficiencia y rapidez la legalidad de los empleados y su correcta declaración anual de impuestos, al igual que en la cobranza de los mismos. Por otro lado, facilita la automatización de diversos procesos administrativos, eliminando la burocracia y a largo plazo, construyendo un mejor país, con trámites mucho más prácticos, modernos y sencillos de solicitar y obtener. Además, gracias al timbrado de nómina, el patrón ha podido estar involucrado en todo el proceso contable de su trabajo y verificar, de una manera más específica todas las deducciones y percepciones hechas a cada trabajador.

¿Qué se necesita para timbrar la nómina?

Como se mencionó anteriormente, timbrar la nómina requiere que se cumplan los requisitos que especifica el Servicio de Administración Tributaria (SAT) sobre los CDFI. Por lo tanto, se deben cumplir con los mismos pasos: tener una Firma Electrónica Avanzada (FIEL), poseer, tramitar y registrar el Certificado del Sello Digital (CSD).

Aunado a todos estos requerimientos, como patrón debes poseer un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), quien será el principal encargado de ayudarte con todos los trámites necesarios para timbrar la nómina. El PAC, se encargará de cubrir todas las necesidades de facturación de la empresa y cumplir con las necesidades y requerimientos particulares de cada timbrado de nómina. Los requisitos y lo que debe incluir cada nómina es lo siguiente:

• Registro patronal
• El número de empleado
• La Clave Única de Registro Poblacional (CURP)
• El tipo de régimen fiscal
• El Número de Seguridad Social (NSS)
• La fecha de pago, además, se debe incluir tanto la inicial, como la final
• Los números de días pagados en esa nómina
• El departamento en donde el trabajador funciona y realiza sus labores
• La cuenta clabe
• El banco
• Fecha de inicio de la relación laboral patrón – empleado
• Cantidad de tiempo que el empleado lleva trabajando con la empresa
• Puesto
• Tipo de contrato de trabajo
• Tipo de jornada laboral
• Periodicidad del pago
• Salario
• Riesgo de trabajo del puesto
• Salario Diario Integrado (SDI)
• Deducciones
• Percepciones
• Alguna incapacidad
• Horas extras trabajadas por el empleado durante ese período de tiempo

¿Dónde consigo un PAC?

Los Proveedores Autorizados de Certificación (PACs) funcionarán como unos garantes del cumplimiento del correcto timbrado de nómina de cada trabajador. Se ajustarán a las políticas de cada empresa, pero siempre cumpliendo el objetivo principal de su trabajo. Como patrón, puedes entrar al portal web del SAT y podrás encontrar una lista con más de 70 proveedores autorizados que te ayudarán y facilitarán el proceso de timbrado de nómina de los empleados de tu empresa.

¿Cómo timbrar una nómina?

Es un proceso sencillo, que consta de tres pasos y puede realizarse de manera rápida. Inicialmente, se procede a utilizar un validador de RFC (como nuestra calculadora RFC) de cada trabajador y se procede a calcular la nómina, que reflejará el salario incluyendo todas las percepciones y deducciones que este posea. La nómina debe ser enviada en alguno de estos archivos: .txt o .xml, directamente al PAC, donde se verifica si esta cumple con todos los requisitos establecidos por el SAT. En caso de ser así, se timbra el recibo de nómina, y si no, entonces el patrón nuevamente recibirá el documento para su revisión y corrección. Generalmente, la información que se verifica en los documentos para el timbrado de la nómina comprenden las percepciones, las deducciones, las horas extras, el nombre del patrón, el nombre del empleado, entre otros.

Tiempo para timbrar la nómina

El timbrado de nómina debe hacerse cada vez que se realice un pago a los empleados, es decir, en empresas en donde la periodicidad de la nómina sea quincenal, deberán realizar dos timbrado de nómina a final de mes. Para realizar el timbrado de nómina, tienes desde el pago efectivo de los salarios de 3 a 11 días hábiles, dependiendo de la cantidad de trabajadores que tengas en tu empresa.

Preguntas frecuentes

¿Se requiere de timbrar la nómina para poder tener semanas cotizadas?

Sí, es indispensable. El timbrado de nómina es un requisito fiscal establecido por el SAT para que las empresas informen sobre los pagos realizados a sus empleados. Este proceso garantiza que las cotizaciones al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) se realicen correctamente, lo cual es fundamental para que los trabajadores acumulen semanas cotizadas y tengan derecho a prestaciones como seguro social, pensión IMSS y prestaciones en caso de enfermedad o desempleo.

¿Realizar un correcto timbrado de la nómina puede beneficiar al desempeño y a la cultura organizacional?

Indirectamente, sí. Un correcto timbrado de nómina contribuye a la cultura organizacional y desempeño en:

• Tranquilidad laboral: Los empleados tienen la seguridad de que sus derechos laborales están siendo respetados y que sus cotizaciones al IMSS están siendo realizadas correctamente.
• Cumplimiento legal: Evita multas y sanciones por parte de las autoridades fiscales.
• Imagen corporativa: Demuestra el compromiso de la empresa con la legalidad y el bienestar de sus empleados.

¿De qué manera el timbrado de nómina se relaciona con la CONDUSEF?

La Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (CONDUSEF) no tiene una relación directa con el timbrado de nómina. Sin embargo, si un trabajador considera que sus derechos laborales han sido vulnerados en relación a su salario o prestaciones, podría acudir a la CONDUSEF para presentar una queja. En este caso, el comprobante de nómina timbrado serviría como evidencia.

¿Las vacaciones o la prima vacacional tiene alguna modificación en caso de que se haga un mal timbrado de nómina?

Sí, puede haber consecuencias. Un mal timbrado de nómina puede llevar a:

• Cálculos incorrectos de prestaciones: Si los datos de salario o antigüedad laboral son erróneos, el cálculo de vacaciones y prima vacacional podría ser incorrecto, perjudicando al trabajador.
• Reclamos laborales: Los trabajadores pueden presentar reclamos ante la Junta Federal de Conciliación y Arbitraje (JFCA) si consideran que no se les han otorgado las vacaciones o la prima vacacional correspondientes.

Para evitar estos problemas, visita nuestra calculadora prima vacacional y verifica tus cálculos.

¿Cómo se relaciona el REPSE con el timbrado de la nómina?

El Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) es un registro que deben cumplir las empresas que subcontratan personal. Si una empresa subcontrata parte de su nómina, debe asegurarse de que tanto la empresa contratante como la prestadora de servicios cumplan con los requisitos fiscales y laborales, incluyendo el correcto timbrado de la nómina.

¿Dentro de una nota de crédito puede realizarse el timbrado de nómina?

No. Una nota de crédito se utiliza para corregir errores en facturas o para cancelar operaciones. El timbrado de nómina se realiza en un CFDI de nómina, el cual es un documento independiente.

¿Qué menciona la NOM 035 y NOM 037 acerca del timbrado de nómina?

• NOM 035: Esta norma establece los factores de riesgo psicosocial en el trabajo y las medidas para su prevención y control. El timbrado de nómina no se menciona directamente en esta norma, pero un correcto cálculo y pago de salarios contribuye a reducir el estrés laboral y a mejorar el clima organizacional.
• NOM 037: Esta norma establece los requisitos de seguridad e higiene para la operación de los centros de trabajo. Aunque el timbrado de nómina no está directamente relacionado con la seguridad, un correcto pago de salarios y prestaciones de ley puede contribuir a mejorar la motivación laboral de los trabajadores y, por lo tanto, a reducir accidentes laborales.