Conciliación bancaria
La buena organización de las finanzas es el objetivo de cualquier negocio, por lo que mantener el control de sus gastos e ingresos es fundamental para asegurar el éxito empresarial.
Por ello, si se quiere llevar una contabilidad eficaz es importante dar seguimiento a los controles de movimientos que se realizan por medio de las instituciones bancarias. En esta ocasión te diremos en qué consiste una conciliación bancaria y los elementos que debes tomar en cuenta a la hora de organizar las finanzas de tu empresa mediante este procedimiento.
¿Qué es una conciliación bancaria?
Una conciliación bancaria es un proceso por medio del cual se comparan los balances contables que lleva a cabo una institución bancaria respecto al estado financiero de un cuentahabiente para cuadrarlos con los reportes internos de una empresa.
La conciliación tiene como objetivo llevar un control financiero de un negocio con el fin de cotejar gastos e identificar fugas de dinero o fallas en el registro de cada uno de los movimientos de la empresa. Además, permite tener a la mano la información necesaria para presentarla en la tesorería en caso de ser requerida y conocer la evolución y el desempeño en la gestión de una compañía.
¿Quién se encarga de la conciliación bancaria de una empresa y para qué sirve realizarla?
Al ser quienes conocen mejor las finanzas de una empresa, los responsables del área contable son quienes llevan a cabo las conciliaciones bancarias. Ya sea por medio de agentes externos o del departamento interno de la empresa, los contadores son quienes deben validar la comparativa entre los balances bancarios y los de la organización para detectar, de manera precisa, inconsistencias y errores y, sobre todo, para buscar soluciones para su corrección.
Adicionalmente el área de nóminas deberá cotejar por medio de una póliza contable y bancaria el gasto del pago de nómina, ISN y cuotas obrero patronales.
Tipos de conciliaciones bancarias
Existen dos tipos de conciliación que responden a procesos diferentes. Las conciliaciones individuales buscan corregir datos particulares sobre algún movimiento en específico, mientras que las conciliaciones conjuntas establecen paquetes de inconsistencias entre la información bancaria y los controles contables de una compañía.
En ambos casos se debe determinar si es la empresa o el banco el que ha omitido o tenido un error en el balance, para que el responsable pueda ejecutar las correcciones pertinentes.
Por qué a veces no cuadran los datos de tu empresa con los del banco
Existen muchos motivos por los cuales la información con la que cuentan los departamentos contables no cuadra con los datos provistos por el banco. Sin embargo, en la mayoría de los casos no se trata de asuntos de gravedad. Algunas causas habituales son:
- Errores humanos a la hora de capturar la información.
- Emisión de cheques que no han sido cobrados.
- Cargos no reconocidos o comisiones por parte de la entidad financiera
- Movimientos que no se han actualizado en los controles debido a retrasos en el sistema o por la fecha de corte.
- Errores en el cobro de cuentas duplicadas.
Qué hacer cuando no cuadra la conciliación bancaria
Ante un descuadre en los controles de movimientos lo primero que hay que hacer es tomarlo con calma y analizar la información detalladamente. El contraste de información y la revisión de cada transacción te permitirá identificar si hay que hacer una conciliación individual o si existen varios elementos que ameriten una conciliación conjunta.
Si los controles de la empresa son incorrectos, corrige la información con tus comprobantes de ingresos y gastos.
Si detectaste un error por parte del banco, presenta una reclamación ante la institución financiera.
3 consejos para evitar errores
- Lleva a cabo un control diario o semanal de las transacciones y movimientos de la empresa y cotéjala con la información proporcionada por los bancos. Las aplicaciones móviles y las bancas en línea te permiten saber en tiempo real cuáles transacciones han pasado y cuáles no. Si bien sólo 17% de los mexicanos utiliza estas herramientas, son un excelente recurso para registrar la información en el momento preciso.
- Prevé necesidades futuras mediante la organización de tus anteriores estados de cuenta y controles financieros. Así podrás saber fácilmente si existen cuentas por cobrar que hayan quedado pendientes del corte anterior o saldos que están desbalanceados debido a las fechas de registro.
- Apóyate en software que complementen tu balance financiero o lo automaticen. De este modo no sólo contarás con el soporte del departamento contable, sino con una analítica de datos completa.
Aunque no es obligatorio realizarlas, las conciliaciones bancarias son importantes para el control interno de una empresa, ya que te permiten conocer todos los movimientos financieros en relación con tu sistema de contabilidad. Además, te ayudará a estar preparado para revisiones futuras o, incluso, para auditorías por parte del fisco.
