¿Cómo sobrevivir a una auditoría?

Las empresas son organismos compuestos de diferentes segmentos que las hacen funcionar por medio de actividades muy distintas entre sí. El financiamiento de estas empresas y los planes que se llevan a cabo para el éxito de ésta deben ser analizados con el fin de conocer si los procesos y actividades que se realizan son efectivos.

La auditoría es la evaluación de estos procesos. Nace en el ámbito económico y usualmente se enfoca en analizar el área contable de la empresa, asegurarse que los gastos y las ganancias coincidan con lo expresado en los estados financieros de la compañía y poner en regla todos estos procesos. Sin embargo, una auditoría puede realizarse a cualquier segmento de una empresa para analizar la eficacia de los planes implementados y asegurarse de que todo vaya en orden.

En el área de Recursos Humanos

El recurso humano es uno de los elementos más importantes de la empresa, pues son los trabajadores quienes planean, diseñan y ejecutan los procesos necesarios para que todo dé marcha. Una auditoría de recursos humanos se centra en explorar cómo todos los aspectos estratégicos repercuten en los trabajadores, también analiza la relación que existe entre las políticas de la empresa y si estas se ven reflejadas en sus empleados.

A grandes rasgos, estas son algunas de las características que se analizan en la auditoría de recursos humanos a nivel corporativo –que abarca toda la empresa–, en el nivel directo con el manejo de los recursos humanos y hasta el nivel más cercano a cada uno de los trabajadores de manera personal:

Para conocer la relación con la estrategia corporativa

• Descripción de los puestos: se determina quién es el responsable de cada proceso y se describe el puesto de todos los participantes. Se tiene que establecer qué actividades realiza cada quién, con qué herramientas cuenta para llevarlas a cabo y cuán eficaces son los métodos que se utilizan para cumplir con sus obligaciones.
• Políticas y procedimientos: por lo general, cada empresa cuenta con políticas específicas para los resultados que busca obtener. De igual manera, los procedimientos requieren un orden, cada empresa tiene un estándar por lo que es necesario saber si éstas medidas se están llevando a cabo al pie de la letra.
• Acción y seguimiento: habrá casos en los que la estrategia establecida por la empresa no sea la más efectiva, por lo que se proponen cambios en los objetivos y planes de desarrollo. Una vez implementados habrá que hacer un nuevo análisis y determinar si hubo un cambio positivo para la empresa.

Para evaluar la administración general del recurso humano

Se trata de la evaluación directa del área de recursos humanos que abarca:

• Remuneraciones y compensaciones: el pago que reciben los empleados debe ser jerárquico e ir de acuerdo con sus capacidades y habilidades. Se requiere que las remuneraciones y otros incentivos entregados sean congruentes y las prestaciones sean iguales o superiores a las establecidas por la ley.
• Reclutamiento y selección: el proceso de selección requiere objetividad y cumplir con ciertas normas establecidas. Aquí se busca que el reclutamiento de personal tenga sentido y se evalúan los procedimientos de selección.
• Capacitación: para que un empleado desarrolle correctamente su trabajo –y esto no le genere sanciones– es indispensable un proceso de capacitación eficaz. Se debe evaluar el modelo de capacitación empleado y si esta rutina es viable o de valor para el trabajador.
• Auditoría del personal: todas estas actividades llevadas a cabo en el departamento de recursos humanos son comandadas por un grupo de personas, quienes también son sometidas a un análisis objetivo e imparcial. Se conoce el puesto y la función de cada trabajador y las actividades llevadas a cabo por los gerentes para comprobar que se está realizando una buena estrategia de administración de personal.

Para  conocer la satisfacción de los empleados

Esto nos lleva al nivel más básico e igualmente importante, la satisfacción del empleado. Aquí se busca conocer la percepción del trabajador hacia la empresa. Es de suma importancia investigar el estado del ambiente laboral en el que cada uno se desarrolla; conocer cuál es el sentimiento del trabajador hacia las políticas de la empresa –y qué tal las lleva a cabo– y sobre todo, analizar el estado de productividad que se maneja y en caso de necesitarlo, buscar las mejoras pertinentes. Los beneficios de tomar en cuenta al trabajador como individuo tanto como parte de un equipo son invaluables.

¿Qué técnicas se utilizan para una Auditoría de Recursos Humanos?

Visto de la manera más sencilla, una auditoría es una investigación sobre la salud de la empresa y para ello necesitamos instrumentos de medida. En este caso, las técnicas utilizadas son la recopilación de datos y su posterior análisis imparcial; para ello, es necesario hacer uso de:

¿Con qué instrumentos se ejecutan?

La Auditoría de Recursos Humanos se analiza con un método cualitativo, por lo que es importante el uso de la entrevista directa con los trabajadores, actores principales de lo que se busca conocer. Saber sus opiniones, su trabajo y la forma de ejecutarlo. Se realiza también el análisis histórico de la empresa, donde mediante información recuperada en documentos y archivos, se estudia el trayecto que se ha recorrido y las mejoras que se han obtenido. En ocasiones también será necesario utilizar información exterior a la brindada por la empresa, en organismos como lo son por ejemplo la Cámara de Comercio, esto para validar y tener certeza de la información recibida.

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