¿Qué movimientos debes avisar al IMSS?

Una de las obligaciones con las que cuenta todo patrón es la afiliación de sus trabajadores al IMSS. Al hacer esto, les está dando de alta y lo debe hacer con la información necesaria y verdadera. El alta, junto con la baja y las modificaciones, son los movimientos que el patrón debe realizar de forma oportuna para que sus empleados se encuentren dentro de las normas establecidas. Hablemos de estos movimientos por partes en este artículo.

Las altas de empleados

Se trata de la afiliación del trabajador al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) por parte del patrón. La Ley del Seguro Social (LSS) estipula que lo recomendable es dar el aviso de alta un día hábil antes del ingreso del trabajador; si éste no se presenta a laborar, entonces se dará de baja. Este es un trámite que puede hacerse desde la página de IMSS de internet o bien, presentándose en el instituto.

Las bajas de empleados

Es el momento en que el patrón rescinde la obligación para con el trabajador, ya sea por fin del contrato, despido o renuncia. Este movimiento puede llevarse a cabo el mismo día que se acuerde el fin de la relación laboral; el plazo máximo para realizarlo son 5 días hábiles.

Los cambios en sueldo de los empleados

Son movimientos que se realizan para actualizar las cantidades que el trabajador recibe como salario. Existen dos tipos: salario fijo y salario variable. El salario fijo, se cuenta con un salario diario más prestaciones y el salario variable, se reciben cantidades por comisiones de ventas.

Si el trabajador cuenta con un salario fijo, este puede cambiar, ya sea porque se le dio un aumento, o porque las prestaciones aumentaron (la prima vacacional aumenta según los años trabajados, puedes visitar la calculadora prima vacacional). Esta modificación deberá realizarse dentro de un plazo de 5 días hábiles.

Si el trabajador percibe cambios en su salario variable (que puede tener diferencias según el resultado de las comisiones), el patrón deberá avisar dentro de los primeros 5 días hábiles del próximo bimestre. Los bimestres son en los meses de Enero, Marzo, Mayo, Julio, Septiembre y Noviembre.

¡Recuerda! El salario con el que se calculan los movimientos IMSS es el Salario Base de Cotización (SBC) y se compone de estos elementos:

• Días de vacaciones
• Prima vacacional
• Días de aguinaldo

Por lo que en un ejemplo del trabajador con 1 año de antigüedad, su factor de integración para SBC es:

• Salario Base de Cotización = (Ingreso anual total) / 365
• SBC = 365 + 1.5 (prima vacacional) + 15 (aguinaldo) / 365
• SBC = 381.5 / 365
• SBC = 1.0452 (éste es nuestro factor de integración)

Visita nuestra calculadora aguinaldo.

¿Cómo reportar movimientos IMSS?

Existen dos formas principales de reportar los movimientos afiliatorios (altas, bajas, modificaciones de salario, etc.) ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS):

A través del portal web del IMSS

1. Paso 1: Acceda al portal para patrones del IMSS
2. Paso 2: Ingrese su Registro Federal de Contribuyentes (RFC) (visita nuestra calculadora RFC) y contraseña.
3. Paso 3: Seleccione la opción “Reporte de Movimientos Afiliatorios”.
4. Paso 4: Elija el periodo por el cual desea reportar los movimientos.
5. Paso 5: Seleccione el tipo de movimiento que desea reportar (alta, reingreso, baja, modificación de salario, etc.).
6. Paso 6: Capture los datos de cada movimiento, incluyendo la Clave Única de Registro Poblacional (CURP) del trabajador, el tipo de movimiento, la fecha de vigencia y el nuevo salario (si aplica).
7. Paso 7: Revise la información y envíe el reporte.
8. Paso 8: Una vez enviado el reporte, recibirá un mensaje de confirmación con un número de folio. Conserve este número para sus registros.

A través del sistema SIPARE

1. Descargue e instale el Sistema de Pago Referenciado (SIPARE) en su computadora.
2. Ingrese su RFC  y contraseña.
3. Seleccione la opción “Movimientos Afiliatorios”.
4. Elija el periodo por el cual desea reportar los movimientos.
5. Seleccione el tipo de movimiento que desea reportar (alta, reingreso, baja, modificación de salario, etc.).
6. Capture los datos de cada movimiento, incluyendo la CURP del trabajador, el tipo de movimiento, la fecha de vigencia y el nuevo salario (si aplica).
7. Valide la información y genere la archivo del movimiento.
8. Envíe el archivo del movimiento al IMSS. Puede hacerlo de manera electrónica a través del sistema SIPARE o presentando el archivo en un disco o memoria USB en una subdelegación del IMSS.
9. Una vez enviado el archivo, recibirá un mensaje de confirmación con un número de folio. Conserve este número para sus registros.

Consideraciones adicionales

Independientemente del método que elija, debe tener a la mano la siguiente información para reportar los movimientos:

• El RFC de su empresa
• La contraseña para el portal patrones del IMSS o el sistema SIPARE
• La CURP de cada empleado por el cual reporta un movimiento
• El tipo de movimiento que reporta (alta, reingreso, baja, modificación de salario, etc.)
• La fecha de vigencia del movimiento
• El nuevo salario (si aplica)

¿Cuánto tiempo para reportar movimientos IMSS?

El plazo para reportar los movimientos afiliatorios (altas, bajas, modificaciones de salario, etc.) ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) es de 90 días posteriores a la fecha de vigencia del movimiento. Esto significa que tiene hasta 90 días para reportar el alta, reingreso, baja o modificación de salario de un empleado.

Por ejemplo:

• Si la fecha de inicio de un empleado (fecha de alta) es el 1 de mayo de 2024, tiene hasta el 31 de julio de 2024 para reportar su alta ante el IMSS.
• Si la fecha de baja de un empleado es el 15 de junio de 2024, tiene hasta el 13 de septiembre de 2024 para reportar su baja ante el IMSS.
• Si la fecha de cambio de salario de un empleado es el 10 de julio de 2024, tiene hasta el 9 de octubre de 2024 para reportar la modificación de salario ante el IMSS.

Es importante destacar que se recomienda reportar los movimientos afiliatorios lo antes posible, incluso si se encuentra dentro del plazo de 90 días. Reportarlos fuera de plazo puede resultar en multas y retrasos en el procesamiento de las prestaciones de sus empleados.

¿Que pasa si informes IMSS de los movimientos tarde?

Las consecuencias de informar los movimientos afiliatorios al IMSS fuera de plazo varían según la gravedad del atraso y el tipo de movimiento que se reporte. Sin embargo, en general, las sanciones pueden incluir:

1. Multas: El IMSS puede imponer multas por cada movimiento afiliatorio que se reporte fuera de plazo. El monto de la multa se calcula en función del número de movimientos atrasados y el tiempo de retraso.
2. Recargos:En algunos casos, el IMSS puede aplicar recargos sobre las cuotas obrero-patronales que se deben pagar. Estos recargos se calculan como un porcentaje del monto de las cuotas y aumentan con el tiempo de retraso.
3. Suspensión de servicios: Si el retraso en la presentación de los informes es significativo o recurrente, el IMSS puede suspender temporalmente algunos de los servicios que brinda a los patrones, como la emisión de constancias de cumplimiento o la atención en ventanilla.
4. Inhabilitación del sistema SIPARE: El IMSS puede inhabilitar el acceso al Sistema de Pago Referenciado (SIPARE) para los patrones que no cumplan con la obligación de presentar los informes de movimientos afiliatorios en tiempo y forma. Esto significa que los patrones no podrán realizar sus pagos al IMSS de forma electrónica y tendrán que hacerlo de forma manual en las ventanillas del IMSS.
5. Demanda por despido injustificado: En el caso de los trabajadores, un retraso en la presentación del informe de baja por parte del patrón podría ocasionar un retraso en el alta del trabajador en su nuevo empleo, lo que podría derivar en una demanda por despido injustificado.

Recomendaciones para problemas con movimientos IMSS

1. Es importante que los patrones presenten los informes de movimientos afiliatorios al IMSS en tiempo y forma para evitar sanciones y problemas con el IMSS.
2. El IMSS ofrece diversos canales para la presentación de los informes de movimientos afiliatorios, como el portal web del IMSS, el sistema SIPARE y las ventanillas del IMSS.
3. Los patrones pueden utilizar el calendario de obligaciones del IMSS para conocer las fechas límite para la presentación de los informes de movimientos afiliatorios.
4. Si tiene dudas sobre la presentación de los informes de movimientos afiliatorios, puede consultar el portal web del IMSS o contactar al IMSS a través de sus canales de atención al cliente.

Es importante tener en cuenta que la información proporcionada aquí es de carácter informativo y no pretende sustituir la asesoría legal o profesional. Para obtener información actualizada y precisa sobre las consecuencias de informar los movimientos afiliatorios al IMSS fuera de plazo, se recomienda consultar al IMSS directamente o a un abogado especializado en derecho laboral.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio reportar la entrega de bonos al IMSS?

Sí. Los bonos que forman parte del salario deben ser reportados al IMSS, ya que afectan la base de cotización del trabajador. Si no se informan, puede haber sanciones y afectar las futuras prestaciones del empleado, como el cálculo de su pensión.

¿La empresa debe informar al IMSS sobre la inclusión del trabajador en una caja de ahorros?

No necesariamente. La participación en una caja de ahorros no se reporta directamente al IMSS, ya que no impacta el salario base de cotización. Sin embargo, las aportaciones al fondo deben ser claras para evitar confusiones con el salario real.

¿Se debe notificar al IMSS al pagar un finiquito?

No. El finiquito corresponde a la liquidación de prestaciones proporcionales (aguinaldo, vacaciones, etc.) y no se considera parte del salario. Por lo tanto, no se requiere notificación al IMSS.

¿Es necesario informar sobre las aportaciones al fondo de ahorro al IMSS?

Sí, en algunos casos. Si el fondo de ahorro supera ciertos límites legales (como el 13% del salario) o no es gestionado conforme a la ley, debe incluirse en el salario base de cotización y notificarse al IMSS.

¿Cómo afecta la prima de antigüedad a los movimientos ante el IMSS?

No es necesario reportarla. La prima de antigüedad no se considera parte del salario diario integrado ni afecta las cotizaciones ante el IMSS, ya que es un concepto pagadero al término de la relación laboral.

¿Es obligatorio avisar al IMSS sobre nuevas contrataciones?

Sí. La contratación de un nuevo empleado debe ser reportada al IMSS dentro de los primeros cinco días hábiles, indicando salario y jornada laboral, para que el trabajador tenga acceso a la seguridad social desde el inicio de su empleo.