Control de asistencia: ¿Qué es? ¿Cuáles son sus ventajas?

El control de asistencia de personal es una de las actividades más importantes que debe llevar a cabo una empresa para confirmar que su plantilla está cumpliendo con sus obligaciones. Si bien, usar un sistema de control de asistencia para corroborar que los empleados están laborando y cumplen con sus horarios puede ser un reto para las empresas que trabajan bajo formatos híbridos o completamente remotos.

Últimamente se hizo patente la necesidad de crear sistemas de trabajo mucho más flexibles, pero esto no significa que tenga que sacrificarse el control de asistencia laboral. Por ello, hoy hablaremos de las mejores soluciones para registrar la asistencia en todos los formatos de trabajo. Además, también abordaremos el impacto que tiene en la nómina. 

¿Qué es el registro de control de asistencia?

El sistema de control de asistencia es el monitoreo periódico que permite confirmar que los miembros de una plantilla han asistido a su centro de trabajo o que están desempeñando sus labores. Generalmente, estos controles también ayudan a evaluar la puntualidad de los empleados y a saber si están cumpliendo con la jornada laboral convenida.

El control de asistencia puede llevarse, al menos, de dos modos:

• Cuando el empleador verifica la asistencia laboral mediante listas, conexiones a los sistemas de la empresa o monitoreo de actividad.
• Cuando el empleado tiene que llevar a cabo su propio checador de asistencia, por medio de un kardex, firmas o inicios de sesión.

¿Por qué es importante llevar un control de asistencia de personal?

El control de asistencia es esencial para asegurarte de que tu empresa está operando de manera correcta y que se están cumpliendo las condiciones contractuales que mantienes con tus empleados. Sin embargo, también es necesario para cumplir con tus obligaciones de ley. 

De acuerdo con la Ley Federal del Trabajo (LFT), los empleadores únicamente pueden descontar pagos de nómina cuando haya una justificación por incumplimiento de las obligaciones laborales. Dentro de sus políticas (estipuladas en el reglamento interno de trabajo), algunas compañías determinan que los retardos también conllevan sanciones económicas.

Al llevar un control de asistencia de personal, las empresas pueden informar al empleado sobre las deducciones de nómina aplicables. Este principio también rige para monitorear la puntualidad de los trabajadores e implementar medidas administrativas con el propósito de asegurar la mayor productividad posible. 

¿Cómo se refleja el registro de asistencia laboral en la nómina? 

Veamos algunos casos en los que el control de asistencia y puntualidad se relacionan con el pago de nómina​, así como las sanciones económicas y administrativas correspondientes:

1. Faltas injustificadas. De acuerdo con la LFT, los empleadores únicamente pueden descontar pagos de nómina cuando haya una justificación por incumplimiento de las obligaciones laborales. Esto significa que si un empleado no puede justificar el motivo de su falta, la empresa puede descontar el día no laborado, así como el monto proporcional al pago del día de descanso laboral.
2. Faltas justificadas. Si un empleado tiene una falta justificada, los empleadores no pueden descontar el día de trabajo. Si por ejemplo, el trabajador cuenta con un justificante médico emitido por el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), su falta estará justificada y no puede derivar en una sanción administrativa. 
3. Incapacidades. En algunos casos, cuando se expide una incapacidad por enfermedad o algún otro motivo de relevancia médica​, la empresa sí debe suspender el pago de la nómina. En estos casos el IMSS deberá cubrir el pago proporcional durante los días no laborados. 
4. Retardos. Los retardos no pueden ser objeto de sanciones económicas, sino únicamente administrativas, como llamados de atención o suspensión del bono de puntualidad. Debido a que la Ley no establece sanciones formales ante retardos, las empresas deben ​estipularlas en su reglamento interno. Por ejemplo, tras una serie de retardos el empleado se puede hacer acreedor a una suspensión de labores. ​
5. Faltas recurrentes. Por último, si un trabajador​​ ha acumulado tres faltas en el periodo de un mes, sin el permiso del patrón o por causas justificadas, la compañía puede gestionar su baja.

¿Cuáles son las ventajas de estos controles?

Además de ser útil para el cálculo de la compensación a los trabajadores, el sistema de control de asistencia y puntualidad puede tener grandes ventajas para tu empresa: 

• Mejora la productividad, ya que los empleados cumplirán con los horarios establecidos y con la jornada de trabajo.
• Ayuda a contar las horas extras, siempre y cuando los trabajadores registren también su hora de salida.
• Promueve una mejor organización debido a que las personas se verán motivadas a llegar puntualmente y a cumplir con los programas de trabajo.
• Implementación de incentivos que motiven a los trabajadores a llegar temprano al espacio de trabajo y alcanzar las metas.
• Reduce el ausentismo laboral, debido a que el monitoreo deja claro que estás pendiente de tus trabajadores y sus actividades.

Principales sistemas de control de asistencia de personal

Existen diversos tipos de sistemas de control de asistencia, cada uno con sus propias características y ventajas:

• Registro manual. Consiste en llenar formatos impresos o digitales que se comparten con el empleado. Los libros de registro son el recurso más tradicional, en los cuales el trabajador debe ingresar su nombre, firma y hora de ingreso y salida.
• Sistema de control de asistencia. Algunos mecanismos son el chequeo con tarjetas perforadas o sus opciones tecnológicas como los lectores de huellas digitales que permiten registrar la asistencia y puntualidad de manera automatizada. 
• Aplicaciones y software. Los relojes checadores digitales son excelentes opciones para los trabajadores de trabajo remoto, que solo deben confirmar su asistencia por medio de un software. Otra alternativa es crear formatos o tablas en la nube que indican la hora en que fue ingresada la asistencia y pueden ser consultados inmediatamente.
• Geolocalización. Algunas tecnologías que integran GPS ayudan a crear un sistema invisible de checador de asistencia para los empleados. Este sistema solamente es útil para monitorear los accesos y salidas dentro de oficinas. Ya que al trabajar de forma remota los empleados tienen mayor libertad para desempeñar sus labores desde cualquier otro lugar.

¿Qué buscar en un sistema de control de asistencia?

Primero, que el sistema sea fácil de usar tanto para los empleados como para el personal de recursos humanos. Los empleados deben poder registrar su entrada y salida de manera rápida y sencilla, ya sea a través de un checador de asistencia físico o de una aplicación móvil.

Además, un control de asistencia efectivo debe permitir la configuración de horarios flexibles, tiempo parcial, tiempo completo, turnos rotativos, entre otros. 

Es importante que tenga la capacidad de integrarse con otros sistemas de la empresa, especialmente con el sistema de nómina. 

También, es vital que el tenga características de seguridad robustas para evitar el “buddy punching” (cuando un empleado checa por otro) o cualquier otro tipo de fraude de tiempo. 

Finalmente, un checador de asistencia moderno debe proporcionar reportes y análisis detallados. Esto permite a los gerentes y al personal de recursos humanos monitorear las tendencias de asistencia, identificar problemas potenciales y hacer una toma de decisiones informada para mejorar la eficiencia y productividad de la empresa.

Un sistema de control de asistencia en tu empresa

La elección del método para llevar el control de asistencia de personal en tu empresa depende del volumen de tu plantilla, de tus recursos y de la modalidad de trabajo en la que laboran tus empleados. Aprovechar las tecnologías digitales existentes para llevar estas actividades trae grandes ventajas, como: 

• Reducción de gastos y tiempo en la verificación de libros de asistencia.
• Automatización de procesos para el monitoreo de puntualidad.
• Cálculo de nómina automático.
• Seguridad en el resguardo de la información.
• Mayor versatilidad para su uso en esquemas híbridos o remotos.

Ahora ya sabes que tener un control de asistencia es vital para la productividad de tu empresa, elige la opción que más se ajuste a tus necesidades. En Runa contamos con un sistema de asistencias que te permite rastrear de manera ágil las asistencias de tu equipo, asignar y modificar turnos de trabajo y determinar tarifas para horas extras.

Preguntas frecuentes

¿Cómo es que las vacaciones repercuten en el control de asistencia? 

Las vacaciones se registran en el control de asistencia como un tipo de ausencia programada. Al planificar las vacaciones, los empleados deben solicitarlas con anticipación y obtener la aprobación correspondiente. El sistema de control de asistencia permite llevar un registro de los días de vacaciones tomados, asegurando que se respeten los límites establecidos y que no se produzcan ausencias no autorizadas. Además, esta información es útil para la planificación de recursos humanos y para garantizar la cobertura de las tareas durante los períodos de vacaciones.

¿Cuál es la conexión entre organigrama y control de asistencia? 

Están estrechamente relacionados en la estructura de una empresa. El organigrama define la jerarquía y las relaciones de dependencia entre los empleados, mientras que el control de asistencia registra la presencia y ausencia de cada uno. Al cruzar esta información, se puede identificar quién es responsable de autorizar las ausencias, establecer políticas de vacaciones y permisos, y evaluar el cumplimiento de horarios. En resumen, el organigrama proporciona el marco organizativo y el control de asistencia lo complementa al registrar la actividad laboral de cada individuo.

¿Un manager debe utilizar el control de asistencia? 

Aunque los managers suelen tener mayor flexibilidad en sus horarios, es recomendable que un manager también utilicen un sistema de control de asistencia. Esto permite tener un registro de su presencia y ausencias, lo cual es útil para calcular horas trabajadas, programar reuniones y evaluar el desempeño. Además, al registrar su asistencia, los managers dan el ejemplo a sus equipos y refuerzan la importancia de cumplir con los horarios establecidos.

¿Un becario debe pertenecer al control de asistencia? 

Sí, un becario debe pertenecer al control de asistencia. Aunque su relación laboral puede ser temporal o con horarios más flexibles, es importante tener un registro de su presencia y ausencias. Esto permite evaluar su desempeño, calcular las horas trabajadas y cumplir con los requisitos legales y contractuales. Además, al incluir a los becarios en el control de asistencia, se les integra a la dinámica laboral de la empresa y se les enseña la importancia de la puntualidad y la responsabilidad.

¿Los honorarios tienen relación con el control de asistencia? 

En algunos casos, los honorarios pueden tener una relación indirecta con el control de asistencia. Por ejemplo, en el caso de trabajadores por honorarios o contratistas independientes, el registro de horas trabajadas puede ser necesario para calcular el pago correspondiente. Sin embargo, en general, el control de asistencia está más enfocado en el registro de la presencia y ausencia de los empleados, mientras que los honorarios se calculan en función de otros criterios, como la cantidad de trabajo realizado o los resultados obtenidos.

¿De qué forma se relaciona una evaluación de desempeño con un control de asistencia? 

El control de asistencia puede proporcionar información relevante para realizar una evaluación de desempeño. Al analizar el registro de asistencia, se pueden identificar patrones de puntualidad, ausencias injustificadas y cumplimiento de horarios. Esta información, combinada con otros indicadores de desempeño, permite evaluar la responsabilidad y la compromiso del empleado. Sin embargo, es importante tener en cuenta que el control de asistencia es solo uno de los factores a considerar en una evaluación de desempeño completa.

¿Un control de asistencia puede provocar estrés laboral? 

Si el control de asistencia se implementa de manera rígida y sin considerar las necesidades de los empleados, puede generar estrés laboral. Por ejemplo, si se establecen horarios excesivamente estrictos o si se penalizan las pequeñas desviaciones, los empleados pueden sentirse presionados y ansiosos. Para evitar esto, es importante que el sistema de control de asistencia sea flexible y se adapte a las características de cada puesto de trabajo. Además, es fundamental que la empresa comunique de manera clara las políticas de asistencia y que ofrezca alternativas para gestionar las situaciones imprevistas.