Consejos para hacer un control de asistencia

La abundancia de trabajo acarrea estrés, cansancio y por consecuencia, genera deterioro físico y mental para el empleado. De la misma forma, cuando una persona trabaja más, reduce el tiempo que debe dedicar a su vida personal, siendo excluido de la convivencia social.

En este sentido, poco a poco el colaborador tendrá una reducción significativa de su capacidad productiva y esto a su vez podría generar una desventaja económica para su empleador.

Dada esta situación, surge la necesidad de establecer límites en la jornada laboral del empleado. De esta forma, es necesario llevar a cabo uno de los mecanismos de gran importancia para una mejor experiencia de trabajo: el control de asistencia de personal o control de horario.

Importancia de este tipo de controles

Si no existiera este control de la jornada laboral, no sería posible evaluar si el empleado prestó servicios durante todo el horario establecido con el empleador, si trabajó más o menos horas.

Esto ayuda al empleador a analizar la productividad exacta del colaborador, y de la misma manera proporciona al empleado la seguridad de saber el tiempo efectivo trabajado y las eventuales horas extras que tendrá que recibir

¿Qué es jornada de trabajo?

Es el tiempo que el colaborador debe prestar sus servicios a una empresa, el cual normalmente está definido en cantidades de hora por día, por semana y por mes.

En México y según sus leyes constitucionales, las personas no pueden trabajar más de 48 horas semanales y 8 horas por día, en caso de que ejerza en el tiempo diurno. En caso de que se desempeñe en horarios nocturnos, no debe sobrepasar a una jornada de 42 horas semanales, es decir, 7 horas por día.

¿Qué es control de asistencia de personal?

Es un mecanismo que consiste en marcar el horario efectivo realizado por los funcionarios. Existen diferentes formas para realizar este registro de horas, el cual se elegirá de acuerdo al estilo de la organización, pero principalmente debe ser tomado en relación al número de empleados.

Tipos de registros de asistencia

Existen muchas formas de llevar un control de asistencia. Sin embargo, vamos a mencionar los que en la actualidad se usan con mayor frecuencia, como lo son:

1. Registro manual: es el tipo de control de asistencia de personal más antiguo y el más utilizado por pequeñas y medianas empresas por la facilidad del registro, así como la manutención, control y por supuesto, por el bajo costo de implementación y de procesamiento, especialmente cuando la empresa cuenta con pocos colaboradores. Puede hacerse en una simple hoja blanca, incluso algunas organizaciones implementan hojas reciclables, con o sin formato.En contraparte a este método, se encuentran las empresas de gran porte, donde este proceso es inviable porque llevaría mucho tiempo y trabajo manual para procesar informaciones de asistencia de cada empleado.
2. Libro de asistencia: es un libro de tapa dura, parecido a los antiguos libros contables, debidamente identificados con su función y objetivo, con hojas prefabricadas que contienen campos detallados para cada información, de forma que los funcionarios la rellenen con sus datos, hora de entrada y de salida.
3. Registro electrónico: es un equipo usado para registrar de forma electrónica la jornada de trabajo de los colaboradores. Las leyes que regulan su uso son algo estrictas con relación a la seguridad tecnológica que debe ser utilizada por los desarrolladores autorizados. Los registros del banco de datos de recursos humanos, que tiene todas las informaciones de los empleados deben ser almacenadas de manera inviolable y permitir exclusivamente la visualización de los archivos. Este tipo de registros agiliza el proceso de manutención de la asistencia y permite archivar en cualquier formato de salida el historial de cada trabajador, una información que será útil al momento de la interrupción del vínculo laboral y pueden ser usadas como evidencias en procesos laborales. Los fabricantes de este tipo de registro invierten en diversas formas de acceso a los datos recolectados, como lo son: plataformas online, envío de datos a través de redes privadas o por la nube, aplicaciones, máquinas biométricas y cualquier otro medio que garantice el flujo constante y confiable de las informaciones.

¿Dónde se firma este control de asistencia?

Una práctica común en las empresas que optan por cualquier método de registro de control de asistencia de personal es la colocación del sistema directamente en la entrada de la empresa. Por ser un sitio por donde los miembros del equipo deben pasar obligatoriamente, esta iniciativa evita olvidos por parte del personal y convierte el acto de firmar el control como algo natural en la rutina de trabajo, además de que los colaboradores firman a la hora exacta de entrada y salida.

Recursos humanos será el encargado de analizar las horas respectivamente firmadas, totalizando las horas trabajadas de cada trabajador. Tomando en cuenta las justificaciones, vacaciones y horas de receso. Esta suma será plasmada en el formato de nómina en cada pago.

¿En cuáles hipótesis el empleador no necesita tener este registro y control?

Existen situaciones donde la empresa está exenta de tener este tipo de control y pueden hacerlo a través de un acuerdo. Las hipótesis son:

• Trabajadores que ejercen actividades externas o desde casa, haciendo imposible la fijación del horario de trabajo.
• Empleados que trabajan con formas de pago por unidad de obra o por tarea.
• Empleados con altos cargos de gerencia.

El control de asistencia de personal es obligatorio, además de que es fundamental para el cálculo del salario de cada funcionario, así como de los beneficios acordados. También, ayuda a evitar problemas futuros en algún proceso legal laboral y medir con mucha más frecuencia la productividad de la organización. Sea cual sea el método que elijas, Runa ofrece opciones de procesamiento de la asistencia en relación a la nómina, para que el manejo de importantes datos para el departamento de recursos humanos sea realizado de la forma más fácil posible. Estas opciones puedes conocerlas en nuestro sitio web.