El apoyo de la tecnología en el desarrollo de las empresas ya está bastante consolidado. Todos entendieron que ella es una gran aliada para aumentar los resultados, la productividad y, por consecuencia, incrementar las ganancias. Entre los sistemas de recursos humanos están los softwares de gestión.
Cuando el volumen de las informaciones es pequeño, un formato de Excel lo resuelve, pero cuando este volumen comienza a aumentar, la situación se puede volver insostenible.
Recursos humanos es un departamento que sufre con eso. Desde la gestión de beneficios corporativos hasta la gestión de firmar el control de asistencia, son varios los controles que acaban siendo ejecutados por medio de las confiables y viejas plantillas, sin mencionar el control de las vacaciones, que es uno de los más delicados.
Importancia de la automatización de los procesos con un sistema de recursos humanos
Cuanto más automatizados estén los procesos dentro de la empresa, más control, seguridad, agilidad y eficiencia tendrán los profesionales y los gestores de cada área. Esto, contribuirá a que todos piensen y actúen estratégicamente en menos tiempo. Para tener una idea más completa de ello, a continuación presentamos una serie de razones por las que una empresa debe integrarse al mundo de los softwares de gestión:
– Evita errores de cálculo: las planillas de Excel no son a prueba de error. Si el usuario se equivoca en el momento de crear alguna fórmula o alguna cuenta, el resultado de sus cálculos será equivocado. De acuerdo con la European Spreadsheet Risk Interest Group, una asociación europea dedicada a los riesgos de administrar procesos por medio de planillas, el 90% de las planillas contienen por lo menos un cálculo grave de errores.
Con un software de gestión de recursos humanos, se eliminan las posibilidades de error. Por ejemplo, en el sistema de recursos humanos las fórmulas ya están adecuadas para que la empresa haga los cálculos correspondientes a cada trabajador. Sólo basta con insertar algunos datos que el sistema pide y el resto queda por cuenta del software. Además, el trabajo manual del analista de recursos humanos disminuye considerablemente.
– Características personalizadas: seguimos insistiendo en el Excel, pues son las que en la actualidad la mayoría de las empresas aún usan. Las mismas son personalizables, pero no personalizadas. Esto significa que no presentan recursos eficientes para las actividades típicas de un departamento, de modo que cualquier función necesite ser adaptada.
En el caso del departamento de personal, las planillas no pueden generar alertar de vacaciones o separar de forma automática a los colaboradores que están dentro del período de reposo a aquellos que no lo están.
Los softwares de gestión de recursos humanos, por otro lado, ya están personalizados. Ellos poseen módulos específicos para que el usuario se encargue del control de las vacaciones, que el control de asistencia esté ligado al formato de la nómina, beneficios corporativos y así sucesivamente. Como todos los módulos se encuentran en una sola plataforma, es fácil relacionar las informaciones y mantener un historial inteligente de datos.
– Confidencialidad y seguridad de informaciones: el control de recursos humanos en físico o por medio de planillas de Excel queda expuesto a que cualquier persona pueda acceder a él en cualquier momento del día. Esto puede traer como consecuencia una fuga de informaciones sigilosas, que afectaría a toda la empresa en caso de que se encuentre en un proceso legal, por ejemplo.
Por su parte, con un software este riesgo disminuye, ya que probablemente todos los datos están encriptados en la nube. Así, para tener acceso a cualquier hora y desde cualquier terminal, sólo se debe iniciar sesión en un sitio web o programa específico.
En la práctica, convertir estos procesos en mecanismos inteligentes no es nada complejo. Para ayudar a una mejor comprensión, revisa los ejemplos a continuación:
¿Cómo implantar procesos inteligentes?
– Información compartida: tener acceso inmediato y en tiempo real a las informaciones del negocio descentraliza y desburocratiza diversas tareas que hasta entonces solamente el profesional de Recursos Humanos necesitaba cumplir. Esta facilidad tecnológica hace que el profesional del área no tenga que interrumpir sus actividades para generar un informe, del mismo modo que el administrador tendrá la autonomía para hacerlo.
De esta forma, la organización mejorará significativamente en productividad, aceleración de los procesos y evitará tener que volver elaborar la misma actividad repetidas veces.
– Toma de decisiones asertivas: la disponibilidad de los datos hace a las informaciones más visibles e integradas, por lo que el profesional y cualquier gestor serán capaces de tener más agilidad y asertividad en las decisiones que tomen.
En el día a día, decidir cuál rumbo seguir sin tener los datos a la mano es complicado, ya que las decisiones equivocadas pueden comprometer, incluso, el presupuesto de la empresa.
– Procesos en conformidad con la legislación: otra tarea de los recursos humanos que puede ser facilitada con procesos inteligentes es la actualización apegada a la legislación. En el transcurso del día, es imposible reservar un tiempo para adquirir conocimiento, principalmente cuando empiezan cambios en las reformas laborales. Por esto, con la automatización de los procesos, el profesional tiene la garantía de estar adecuado a las vigencias en las leyes.
Un sistema de recursos humanos atiende a la disciplina legal y a la estandarización de cada sindicato. Por lo que, al cerrar la nómina para los empleados de diferentes sindicatos, por ejemplo, será mucho más efectivo, ya que el sistema calcula de forma automática las variables.
Además de esto, otras particularidades pueden ser automatizadas, como programar descuentos, organizar nuevos contratos de trabajo, crear nuevas fórmulas, entre otras. Igualmente, los impuestos, tasas y demás obligaciones de la empresa y del colaborador también son calculados por los softwares, sin que el profesional interrumpa su actividad para confirmar determinada acción.
Con un completo sistema de recursos humanos, como el proporcionado por Runa, sus informaciones estarán seguras y al alcance de la mano en todo momento, lo que facilita la toma de decisión tanto por el departamento de recursos humanos, como por todos los gestores de las diversas áreas, uniendo el desarrollo de personas a las demandas de los cargos y a la estrategia de la organización. Decisiones como cambiar el expediente de algún trabajador, promover a un profesional, remunerar de forma estratégica a su equipo son ejemplos de tareas que se vuelven fáciles por medio de un software de gestión humana.
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