Estrategias financieras para una gestión de nómina eficiente en tu PYME

La gestión de nómina es un aspecto fundamental en cualquier empresa, especialmente en las pymes. En el caso de las pequeñas y medianas empresas (Pymes), su eficiencia adquiere aún mayor relevancia, ya que los recursos financieros suelen ser limitados.

Una gestión de nómina eficiente no solo implica el pago puntual y preciso de los salarios de los empleados, sino también la implementación de estrategias financieras que permitan gestionar y controlar los recursos y garantizar la sostenibilidad económica de la empresa.

Una correcta administración de los recursos destinados a la nómina puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de un negocio, por eso aquí te diremos qué estrategias emplear para optimizar el flujo de efectivo de tu empresa.

¿Qué es una estrategia financiera y por qué me ayudaría en la nómina?

Es un plan de acción diseñado para administrar y optimizar los recursos de una empresa, optimizando el uso de fondos para alcanzar objetivos a largo plazo. En la gestión de nómina, una buena estrategia asegura que el salario y los beneficios  (incluyendo las programas de bienestar) se paguen puntualmente y de manera eficiente. Esto no solo ayuda a cumplir con las regulaciones laborales, como impuestos y contribuciones, sino que también permite otorgar bonos, incentivos y aumentos de salario sin desequilibrar las finanzas.

El elemento clave de una estrategia financiera efectiva para la nómina es la anticipación. Analizando el flujo de efectivo y proyectando escenarios futuros, las empresas pueden asignar presupuestos adecuados y evitar desajustes financieros y garantizar pagos justos y a tiempo.

Estrategias de financiamiento para la gestión de nómina, sin comprometer tu flujo de efectivo

Para financiar la nómina sin comprometer el flujo de efectivo, considera estas opciones:

Factoraje: Te permite obtener liquidez inmediata con tus facturas pendientes de cobro. Puedes tener visible todas tus cuentas por cobrar de forma automática, únicamente registrándote en una empresa de factoraje, lo que te permite reducir tus ciclos de liquidez y gestionar tus ingresos como mejor te convenga.

Líneas de crédito: Establecer una LC con una institución financiera te brindará flexibilidad. Sólo que debes tener en cuenta si esa línea está ligada a tus cuentas por cobrar y pagar. O tener  a una tarjeta de crédito corporativa o a un préstamo diseñado específicamente para pymes.

Confirming: Esta herramienta sirve para negociar plazos de pago más flexibles con tus proveedores. Es decir, una financiera puede pagarle a tiempo o anticipadamente a tus proveedores. Y, tú pospones el pago pendiente de la factura para pagarlo después con financiamiento.

Errores que debes evitar al gestionar tu nómina

Para evitar consecuencias negativas, no debes perder de vista lo siguiente:

Desconocer el flujo de efectivo de tu pyme: Es fundamental tener un conocimiento claro y preciso de los ingresos y egresos de tu empresa. Esto te permitirá planificar los pagos de nómina de manera adecuada y evitar sorpresas desagradables.

No establecer un presupuesto: Contar con un presupuesto destinado a la nómina te ayudará a tener un control más efectivo de los recursos. Así, estableces límites claros y realistas para evitar desequilibrios en tus finanzas.

Errores en el cálculo de salarios: Esto puede generar insatisfacción y desconfianza entre tus empleados. Debes tener claro las horas trabajadas, las horas extra, los jornada laborales, los bonos, las deducciones e incentivos.

No automatizar procesos: Esto te va a ahorrar tiempo y reducir errores humanos. Utiliza un software especializados que te ayuden a gestionar de manera eficiente los pagos y deducciones de tus empleados. Alguna de las áreas funcionales de la empresa o puesto de recursos humanos se beneficia mucho.

Incentivos y beneficios: Motivación sin desestabilizar las finanzas

Los incentivos y beneficios son herramientas cruciales para mantener la motivación laboral y lealtad de los empleados. Sin embargo, es vital que estas recompensas se diseñen de manera que no comprometan la estabilidad financiera. Aquí, el factoraje puede proporcionar el flujo de efectivo necesario para financiar estos programas sin afectar las operaciones.

También puedes considerar ofrecer oportunidades de desarrollo profesional y capacitación. Otros opciones son recompensas de días libres, descuentos en gimnasios o actividades lúdicas. Para no incurrir en gastos excesivos puedan desbalancear los recursos asignados. 

¿Qué estrategias financieras me conviene implementar?

La estrategia financiera más adecuada es aquella que no solo se adapte a tus necesidades actuales. También sea lo suficientemente flexible para escalar junto a tu empresa. Incorporar estrategias a la vanguardia o poco conocidas podría complementar la gestión financiera de tu empresa. Te ayudaría a enfocarte en lo que realmente importa: el crecimiento y la innovación de tu negocio. El futuro de tu pyme está en tomar decisiones inteligentes hoy. Adopta soluciones tecnológicas y convierte tu gestión en el progreso que tu pyme necesita.

Preguntas frecuentes

¿La gestión de nómina tiene en cuenta el salario mínimo?

Sí, la gestión de nómina debe considerar el salario mínimo vigente. El sistema de nómina debe calcular las horas trabajadas, las horas extras, las primas (como la prima de antigüedad) y demás conceptos salariales (como aguinaldo o la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU)). Debe tomar en cuenta el salario mínimo establecido por la ley para el área geográfica y la actividad económica correspondiente. El no cumplir con esto puede acarrear sanciones legales para la empresa. Recuerdes que se está impactado por lugar como los Impuestos Sobre Nómina (ISN).

¿La gestión de nómina se requiere el uso del IMSS, IDSE, SIPARE y SUA?

La gestión de nómina requiere el uso del IMSS, IDSE, SIPARE y SUA en los siguientes casos:

• Instituto Mexicano de Seguridad Social (IMSS): Si la empresa tiene empleados registrados en el régimen obligatorio del Seguro Social, el sistema de nómina debe generar las afiliaciones, bajas, altas, modificaciones y pagos de cuotas correspondientes.
• Sistema IMSS Desde Su Empresa (IDSE): Si la empresa tiene empleados que cotizan al Infonavit, el sistema de nómina debe generar las aportaciones patronales y descuentos a los trabajadores, así como las amortizaciones de los créditos hipotecarios.
• Sistema de Pago Referenciado (SIPARE): Si la empresa tiene empleados que cotizan ante alguna Administradora de Fondos para el Retiro (AFORES), el sistema de nómina debe generar las aportaciones patronales y descuentos a los trabajadores.
• Sistema Único de Ahorro para Retiro (SUA): Si la empresa tiene empleados que cotizan al SUA, el sistema de nómina debe generar las aportaciones patronales y descuentos a los trabajadores.

¿Cómo gestionar eficientemente beneficios?

Para gestionar eficientemente beneficios como caja de ahorros, fondo de ahorros, vales de despensa, seguro de gastos médicos mayores y seguro de vida, se recomienda:

• Configurar el sistema de nómina para administrar cada tipo de beneficio. Esto permite automatizar el cálculo de las aportaciones patronales y descuentos a los trabajadores, así como la generación de recibos y reportes.
• Establecer políticas claras y transparentes para la asignación y uso de los beneficios. Esto ayuda a evitar confusiones y conflictos entre la empresa y los empleados.
• Comunicar de manera efectiva los beneficios a los empleados. Esto se puede hacer a través del manual de bienvenida, intranet, reuniones informativas, etc.
• Realizar encuestas de satisfacción para evaluar la percepción de los empleados sobre los beneficios. Esto permite identificar áreas de mejora y tomar decisiones informadas.

¿Cómo gestionar eficientemente las vacaciones con la nómina?

Para gestionar eficientemente las vacaciones con la nómina, se recomienda:

• Configurar el sistema de nómina para administrar los días de vacaciones acumulados y utilizados por cada empleado. Esto permite automatizar el cálculo de la prima vacacional y el pago correspondiente.
• Establecer un proceso claro para la solicitud y aprobación de vacaciones. Esto puede incluir formularios, calendarios de disponibilidad, etc.
• Llevar un registro actualizado de las vacaciones tomadas por cada empleado. Esto ayuda a evitar errores en el pago de la prima vacacional.
• Asignar número de días de vacaciones correctas. Asegúrate de asignar la cantidad correcta de días de vacaciones a cada empleado según sus años de servicio. Consulta la tabla de vacaciones para obtener información.

¿Cómo se relacionan NSS, REPSE y RESICO con la nómina?

• Numero de Seguridad Social (NSS), Registro de Prestadores de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) y Régimen Simplificado de Confianza (RESICO) son sistemas informáticos del IMSS que se utilizan para la gestión de la nómina y el cumplimiento de las obligaciones en materia de seguridad social.
  • NSS: Sistema Nacional de Seguridad Social.
  • REPSE: Registro Electrónico de Patrones y Salariados.
  • RESICO: Registro Electrónico de Subcontrataciones e Intermediación.
• Las empresas deben utilizar estos sistemas para:
  • Dar de alta a sus empleados en el IMSS.
  • Registrar las bajas y modificaciones de los datos de los empleados.
  • Generar y enviar los avisos de modificación de salarios.
  • Calcular y pagar las cuotas obrero-patronales.
  • Cumplir con otras obligaciones en materia de seguridad social.

¿La nómina eficiencia impacta el gestión de desempeño o las evaluaciones de desempeño?

En general, una gestión de nómina eficiente puede ser una herramienta valiosa para mejorar la gestión del desempeño y las evaluaciones de desempeño. Al garantizar la precisión, la transparencia y el cumplimiento, un sistema de nómina eficiente puede ayudar a crear un ambiente de trabajo positivo y productivo que impulse el desempeño individual y organizacional.