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La razón social es la forma en que determinadas sociedades se identifican jurídicamente en México. Dependiendo del tipo de sociedad, la legislación también contempla el uso de una denominación social; ambos conceptos permiten identificar formalmente a una organización en trámites legales, fiscales y administrativos.
En esta guía se explica qué es la razón social, en qué se diferencia de la denominación social, para qué sirve, cómo solicitar su autorización de uso y dónde consultar el dato correcto de una empresa.
¿Qué es la razón social de una empresa?
En México, la razón social es el nombre jurídico utilizado por determinados tipos de sociedades mercantiles. Aunque en el uso cotidiano suele llamarse “razón social” al nombre legal de cualquier empresa, jurídicamente no siempre es correcto utilizar este término como sinónimo de denominación social.
La Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM), por ejemplo, establece que una sociedad en nombre colectivo existe bajo una razón social formada con el nombre de uno o más socios. Una sociedad anónima, en cambio, existe bajo una denominación.
¿Cuál es la diferencia entre razón social y denominación social?
La diferencia entre razón social y denominación social depende principalmente del tipo de sociedad y de la forma en que se construye su nombre conforme a la Ley General de Sociedades Mercantiles.
| Aspecto | Razón social | Denominación social |
| Formación | Puede integrar el nombre de uno o más socios | Puede formarse libremente conforme a la ley |
| Ejemplo | Hernández y Compañía, Sociedad en Nombre Colectivo | Logística del Centro, S.A. |
| Uso | Depende del tipo societario | Depende del tipo societario |
Una sociedad de responsabilidad limitada (S. de R.L.), por ejemplo, puede existir bajo una denominación o una razón social. La sociedad anónima utiliza una denominación.
¿Para qué sirve la razón social de una empresa?
La razón o denominación social permite identificar jurídicamente a la organización frente a autoridades, clientes, proveedores e instituciones. Este nombre puede aparecer en documentos y procesos como:
- escritura o acta constitutiva;
- registros fiscales;
- contratos;
- CFDI;
- trámites bancarios;
- registros patronales y documentación laboral.
Para Finanzas, nómina y Recursos Humanos, mantener este dato actualizado ayuda a evitar diferencias entre la información fiscal, corporativa y laboral de la empresa.
¿Cómo tramitar una razón social en México?
En México, la razón social no se tramita como un documento independiente. Lo que se solicita ante la Secretaría de Economía es la autorización de uso de una denominación o razón social mediante el Módulo Único de Autorizaciones (MUA). Para ingresar y realizar la solicitud se requiere una efirma vigente de persona física. El proceso puede resumirse en cinco pasos:
- Solicitar en el MUA la autorización de uso de la denominación o razón social.
- Obtener la resolución de la Secretaría de Economía.
- Utilizar el nombre autorizado para constituir formalmente la sociedad conforme al tipo societario correspondiente.
- Realizar los registros legales, fiscales y administrativos que correspondan.
- Presentar el Aviso de Uso de la denominación o razón social.
El Aviso de Uso es una notificación obligatoria que corresponde presentar al fedatario público que formaliza el instrumento constitutivo. Como regla general, debe realizarse dentro de los 180 días naturales siguientes a la fecha de la autorización, conforme al Reglamento para la Autorización de Uso de Denominaciones y Razones Sociales.
El MUA también permite presentar el Aviso de Liberación cuando el nombre deja de utilizarse y consultar, con fines informativos, denominaciones o razones sociales previamente autorizadas.
Durante la constitución deben definirse datos como objeto social, denominación o razón social, duración, capital, aportaciones, domicilio y forma de administración. El artículo 6 de la Ley General de Sociedades Mercantiles establece los elementos que debe contener la escritura o póliza constitutiva.
¿Cuáles son ejemplos de razón social y denominación social?
Los nombres correspondientes a sociedades anónimas, incluidas las S.A. de C.V., son jurídicamente denominaciones sociales y no razones sociales. Otros tipos societarios pueden operar bajo una razón social o, dependiendo de la sociedad, elegir entre razón y denominación. Algunos ejemplos ilustrativos son:
- Hernández y Compañía, Sociedad en Nombre Colectivo: razón social.
- García y López, S. de R.L. de C.V.: ejemplo de una S. de R.L. bajo razón social.
- Soluciones Logísticas del Centro, S.A. de C.V.: denominación social.
La forma correcta dependerá del tipo de sociedad constituida y de las disposiciones de la Ley General de Sociedades Mercantiles aplicables a cada figura.
¿Cómo debe capturarse la razón social en el SAT?
Cuando el Servicio de Administración Tributaria (SAT) solicita el nombre, denominación o razón social, debe utilizarse la información fiscal registrada y no reemplazarla por el nombre comercial de la empresa.
Para CFDI 4.0, el campo correspondiente al nombre, denominación o razón social del receptor es obligatorio. El dato debe corresponder con el RFC y con la información registrada ante el SAT, que puede verificarse en la Cédula de Identificación Fiscal o en la Constancia de Situación Fiscal.
Antes de capturar el dato conviene comprobar que corresponda al RFC utilizado, coincida con la información fiscal vigente y respete la forma en que está registrado ante el SAT.
¿Cómo saber cuál es la razón social de mi empresa?
Si el contribuyente es una persona moral, una de las formas más sencillas de verificar su nombre fiscal registrado es consultar la Constancia de Situación Fiscal. Este documento contiene, entre otros datos, el RFC y la denominación o razón social correspondiente.
También puede consultarse en la escritura o acta constitutiva, en la Cédula de Identificación Fiscal y en otros documentos corporativos. Para un trámite fiscal, debe tomarse como referencia la información vigente registrada ante el SAT.
¿Las personas físicas tienen razón social?
Una persona física no tiene razón social en el mismo sentido jurídico que una sociedad mercantil. Fiscalmente se identifica mediante su nombre y RFC, mientras que la denominación o razón social corresponde a personas morales según su naturaleza jurídica.
Por ello, una persona física puede desarrollar actividades empresariales sin constituir una persona moral ni adoptar una razón social.
Además, una persona física puede tener trabajadores y registrarse como patrón. El Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) contempla procedimientos de alta patronal tanto para personas físicas como para personas morales.
¿Por qué puede cambiar la razón social de una empresa?
Una sociedad puede modificar su denominación o razón social por una decisión corporativa o como consecuencia de procesos como una fusión.
Cuando una persona moral realiza este cambio, también debe actualizar la información correspondiente ante las autoridades. El SAT establece que el aviso de cambio de denominación o razón social debe presentarse dentro del mes siguiente a aquel en que se protocolice ante fedatario público el acta de asamblea correspondiente.
Si la empresa tiene registro patronal ante el Instituto Mexicano del Seguro Social, también debe considerar el Aviso de modificación por cambio de nombre, denominación o razón social. El IMSS establece para este trámite un plazo de cinco días hábiles a partir de que ocurre el supuesto correspondiente.
El Módulo Único de Autorizaciones de la Secretaría de Economía también contempla un Aviso de Liberación cuando una denominación o razón social deja de utilizarse por cambio, fusión o liquidación.
Para una empresa, esto implica revisar qué contratos, registros fiscales, registros patronales, documentos laborales y sistemas internos deben actualizarse. Legal, Finanzas, Recursos Humanos y Nómina deben trabajar con el mismo dato vigente.
¿Qué relación tiene la razón social con la nómina?
Cuando el patrón es una persona moral, su razón o denominación social forma parte de su identificación en distintos procesos laborales, fiscales y patronales.
Para Recursos Humanos y nómina, es importante mantener consistencia entre los datos utilizados en contratos, CFDI de nómina y registros del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). El Instituto cuenta con procedimientos específicos para que las personas morales obtengan su registro patronal y para que informen modificaciones relacionadas con sus datos registrados.
Esto no significa que únicamente una persona moral pueda contratar personal. Una persona física también puede registrarse como patrón ante el IMSS.
