¿Cómo escoger el software de nómina adecuado para mi empresa?

Si ya has decidido adquirir un software de nómina o estás pensando en cambiar de proveedor, posiblemente estés indeciso frente un mar de alternativas. Seleccionar el indicado puede evitar dolores de cabeza a tu organización y ayudarla a crecer a través del desarrollo del talento humano.

¿Por qué es importante contar con un software de nómina?

Algunas acciones dentro del área de Recursos Humanos pueden tornarse repetitivas, una de ellas es la gestión de la nómina. El ingreso de datos y de novedades de los empleados, el envío de desprendibles, revisión de fechas de cumpleaños y de períodos de vacaciones, son tareas a simple vista simples, pero que pueden representar a largo plazo un significativo gasto de tiempo y más, cuando la empresa y el número de empleados comienzan a expandirse.

Un software de nómina te permite reestructurar el proceso de pagos de tus empleados por medio de una gestión más organizada, planificada, estandarizada y segura. Así mismo, focaliza los esfuerzos del área de Recursos Humanos en otras actividades más importantes para la organización, como reclutar el mejor personal existente en el mercado, capacitar y realizar actividades enfocadas en mejorar el talento actual, generando un excelente clima laboral dentro de tu organización.

Sin contar, con que a través de la automatización de procesos, los pagos de los empleados se ejecutarán siempre a tiempo, lo que redundará en el bienestar psicológico de tus empleados y en el aumento de la credibilidad y reputación de tu emprendimiento.

¿Cómo escoger el software de nómina adecuado?

Elegir el software de nómina adecuado para tu empresa no tiene que ser complejo. Solo ten en cuenta las necesidades de tu empresa o emprendimiento y los factores que pueden influir en la efectividad del uso de la herramienta como características, usabilidad, soporte e integraciones.

Te compartimos algunos parámetros que serán de utilidad a la hora de escoger la solución de software para nómina que tu empresa necesita:

• Necesidades de tu empresa y presupuesto:

El software debe ser compatible con las necesidades de tu negocio: ¿se acomoda al tamaño de tu empresa? ¿tiene las funcionalidades que tu equipo necesita? ¿Se encuentra en el rango de tu presupuesto de nómina? ¿es fácil de usar o tu equipo debe contar con conocimientos específicos para la gestión de la nómina? Hacer este tipo de análisis te ayudará a determinar que software no es compatible con tu emprendimiento.

• Características y presupuesto:

A partir del análisis de las condiciones que necesita suplir tu negocio, el siguiente paso es determinar con qué características necesitas trabajar. Te compartimos una lista de funcionalidades que debes considerar en tu software de nómina:

-Automatización de impuestos

-Automatización de pagos de nómina

-Servicio de timbrado

-Portal de autoservicio para empleados

-Gestión de desempeño y asistencias

-Generación de informes personalizados

-Soporte de servicio al cliente.

• Presupuesto:

Este paso junto con las funcionalidades, determinará cuál es el software que mejor se acomoda a las necesidades de tu negocio. Considera tu presupuesto, la frecuencia de los pagos, si se van a realizar de manera anual o mensual.

Por otro lado, pregunta todas las dudas que te surjan sobre el costo, para que no te lleves sorpresas cuando llegue la factura de pago. Asegúrate de que las funcionalidades que necesitas se encuentren incluidas dentro del paquete de servicios seleccionado, ya que se pueden generar costos adicionales por el uso de funcionalidades no incluidas o por el aumento de la cantidad de empleados.

• Experiencia de usuario:

Tan importante como las funcionalidades, es la facilidad de acceder a la plataforma. Existen softwares que deben ser instalados dentro de una computadora y otros que se manejan en la nube, lo cual brinda la posibilidad de acceder desde cualquier lugar del mundo sin la necesidad de contar con copias en físico.

• Cumplimiento de la legislación:

La plataforma que decidas usar para la gestión de la nómina no solo debe ser versátil y adaptarse a la gestión de tus pagos, también debe estar actualizándose constantemente sobre la normativa del país. Es un plus que te mantenga informado y que implemente esas novedades tributarias en el software, ya que te evitará inconvenientes con la gestión tributaria.

• Actualizaciones y soporte técnico:

Un software que quede obsoleto con el tiempo por falta de actualización, no va a servir para tu empresa, como tampoco va a funcionar una plataforma que no cuente con un buen servicio al cliente.

• Haz uso de las pruebas gratuitas:

La mejor manera de evaluar y decidirse por la herramienta que va a acompañar tus pagos de nómina es probándola. Hacerlo, te permitirá determinar si realmente resuelve tus necesidades y se adapta a tus procesos. Además, podrás hacer todas las preguntas que consideres pertinentes y descubrir la calidad del servicio que se encuentra detrás del software.

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