Cuándo estamos definiendo el negocio y sus operaciones, también definimos que a medida que crezca estaremos contratando personal de acuerdo a los requisitos establecidos. Después de comenzar operaciones en la empresa, llega ese momento de buscar personal que nos ayude a las actividades del negocio porque el negocio está creciendo rápidamente. Pensamos en sueldos, prestaciones y contratos del empleado, sin embargo, hay un trámite super importante que no debemos de olvidar, y es dar de alta a los empleados ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
¿Qué es la afiliación del trabajador al IMSS?
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La afiliación de los empleados consiste en inscribir a los empleados en el IMSS. Es obligación del patrón inscribirlos en un plazo máximo de 5 días hábiles desde su contratación en la empresa de acuerdo al art. 15 de la Ley del Seguro.
¿Cómo dar de alta a un trabajador en el IMSS?
Si eres persona física o persona moral que contrata personal para desempeñar un trabajo subordinado, estás obligado a inscribir a tus empleados ante el IMSS. Es una obligación de los patrones que establece la Ley del IMSS en su artículo 15. Actualmente se utiliza mucho la subcontratación de empresas de recursos humanos. Esta obligación de registrar a los a trabajadores, también aplica para ellos cuando son ellos los retenedores de las cuotas obrero-patronales que establece el IMSS.
La empresa debe llevar un control del personal contratado, sueldo, prestaciones y datos personales. Asimismo, deberá llevar un control de las altas y bajas de personal. El IMSS obliga a los patrones a comunicar las altas y baja de personal de las empresas, así como incremento salarial, dentro de 5 días hábiles. Para dar de alta, deberás hacer lo siguiente:
Paso 1: hacer cita en el subdelegación u oficina auxiliar de afiliación y cobranza de lMSS que te corresponda de acuerdo al domicilio fiscal o del centro de trabajo.
Paso 2: llenar y llevar el formato aviso de inscripción del trabajador- AFIL 02 que es descargable de la página web del IMSS y se puede llenar en computadora. Es un formato por cada empleado. Este pedirá datos del empleado como la CURP, RFC, nombre, fecha y lugar de nacimiento, domicilio, salario base de cotización o salario integrado, tipo de contrato, tipo de salario, fecha de ingreso y nombre de los padres. También necesitará datos del patrón como número de Registro Patronal, CURP, RFC, denominación o razón social, ubicación del centro de trabajo, firma del patrón, firma o huella del trabajador.
Paso 3: el día de la cita con el IMSS, el patrón o el representante legal deberá llevar la siguiente documentación: copia del RFC del domicilio fiscal, CURP, número de registro patronal, poder notarial para actos de dominio, de administración o poder especial en donde se especifique que puede realizar toda clase de trámites y firmar documentos ante el IMSS, identificación oficial vigente del representante legal, RFC del representante legal, CURP del representante legal y el aviso de inscripción del trabajador.
¿Cuales son los derechos y obligaciones por la inscripción del trabajador?
Las obligaciones que tiene son las siguientes:
- Pagar todas las cuotas obrero-patronales correspondientes a la seguridad social de tus empleados.
- Comunicar dentro de los 5 días hábiles siguientes cualquier cambio en la contratación del empleado como aumento en salario, cambio de jornada, tipo de contratación, tipo de salario, etc.
Los derechos que tiene el patrón son:
- Cuando cumples con las obligaciones en materia de Seguridad social del IMSS, INFONAVIT y las disposiciones fiscales en materia de impuestos del SAT entonces, la nómina es deducible de impuestos.
- Para el empleado, a partir de la fecha en que queda inscrito como trabajador ante el IMSS, tiene derecho a recibir las prestaciones seguridad social del IMSS y del INFONAVIT.
¿Qué sucede si no se registran a los trabajadores ante el IMSS?
No inscribir los trabajadores en el IMSS o hacerlo de forma tardía implica una infracción a la Ley del Seguro Social, ya que estaríamos evadiendo el pago de las cuotas -obrero patronales y privando empleado de su derecho a la seguridad social. Sin embargo, dependiendo del monto y el tiempo que no haya pagado el patrón sus cuotas, el IMSS lo puede considerar como delito de defraudación. Y este delito está sancionado hasta con 9 años de prisión.
¿Cómo enviar movimientos IMSS a través de IDSE?
- Dirigirse al sitio IMSS: http://idse.imss.gob.mx/imss/ y logearse con certificado/FIEL, usuario y contraseña.
- Dirigirse al módulo movimientos afiliatorios.
- Aquí se tienen dos opciones: Captura manual de movimientos o carga de archivo txt.
- Captura manual de movimientos.
- Click en “captura y envía tus movimientos aquí”. Aparece la pantalla de captura de movimientos.
- Se ingresa el tipo de movimiento: alta, baja o cambio, la fecha de aplicación y los datos del trabajador.
- Al terminar la captura se presiona el botón agregar y si existen más movimientos se capturan también.
- Una vez terminada la captura y agregados los movimientos, se presiona el botón enviar.
- El sistema pedirá agregar nuevamente el certificado/Fiel, usuario y contraseña.
- Click en “captura y envía tus movimientos aquí”. Aparece la pantalla de captura de movimientos.
- Carga de archivos txt.
- Nos dirigimos desde la pantalla de movimientos afiliatorios (con scroll) hacia cargar archivos dispmag, donde visualizamos un formulario que permite la carga del archivo:
- Cargamos el archivo txt que contiene los movimientos afiliatorios a enviar, así como el certificado/FIEL, usuario y contraseña.
- Se da click en Firmar y enviar archivo.
- Nos dirigimos desde la pantalla de movimientos afiliatorios (con scroll) hacia cargar archivos dispmag, donde visualizamos un formulario que permite la carga del archivo:
Y si quieres ver cómo consultar las respuestas de los movimientos al IDSE, tendrás que seguir los pasos que detallamos a continuación:
Si aún no conoces qué es el ISDE y todos los movimientos que puedes realizar, consulta el siguiente artículo.