Onboarding: ¿Qué es? ¿Cómo se aplica a una empresa?

Arrancar una empresa en México emociona, sí, pero también trae su buena dosis de trámites y pendientes que no se pueden pasar por alto si uno quiere evitar broncas después. Entre todo lo que hay que ir sacando, hay un paso que suele quedarse al final de la lista: preparar un buen onboarding para quienes llegan al equipo. Se nota, y mucho, cuando se hace bien. De eso depende que las personas se adapten, se sientan parte y empiecen a aportar de verdad.

Aquí va, al grano, qué es el onboarding, qué busca, cómo se arma, qué beneficios trae y cómo hacerlo de forma efectiva. Porque, la neta, un buen onboarding no es lujo, es una inversión que se refleja en la retención y en el crecimiento de tu empresa.

¿Qué es onboarding en una empresa?

El onboarding va mucho más allá de ese “bienvenido al equipo” que se dice el primer día con sonrisa y café en mano. Es un proceso diseñado para que quien se suma pueda adaptarse con comodidad, rápido, entendiendo cómo funciona todo y encontrando oportunidades para crecer personal y profesionalmente. No se acaba en un día. A veces toma semanas, a veces meses, acompañando a la persona con herramientas reales para conocer bien su rol, conectar con su equipo y entender la cultura de la empresa.

Se trata de que cada quien entienda cómo se hacen las cosas, conozca los procesos internos y sienta que forma parte de algo más grande. El término onboarding viene de “on board”, como cuando subes a bordo de un barco. Desde el primer día, quien entra se une a la tripulación y rema junto con el resto.

¿Cuáles son los objetivos del onboarding?

El onboarding tiene un objetivo simple: que cada persona se sienta bienvenida y pueda adaptarse bien a su nuevo trabajo. Pero también va más allá. Ayuda a retener talento humano porque reduce la rotación de personal y el gasto que implica reemplazar gente cada rato. Además, acelera la productividad y crea un sentido de pertenencia que alinea valores de cada persona con la cultura de la empresa.

Cuando está bien armado, el onboarding genera bases sólidas, disminuye las salidas tempranas y contribuye a mantener un ambiente laboral positivo.

¿Cómo se hace el onboarding?

El onboarding incluye varias actividades: la bienvenida formal, capacitaciones, acompañamiento para aprender nuevas habilidades, integración con el equipo y seguimiento. Se explican valores y misión, se guían procesos internos, se capacita para el puesto y se crean espacios para conectar con compañeros y líderes.

Normalmente se divide en cinco pasos, conocidos como las 5 C’s:

• Cumplimiento (Compliance): presentar políticas, normas, acuerdos de confidencialidad y mostrar cómo usar canales de reporte.
• Clarificación (Clarification): explicar de forma clara qué se espera de cada persona, resolver dudas y marcar objetivos.
• Cultura (Culture): compartir valores, estructura, objetivos y cómo cada colaborador puede sumar.
• Conexión (Connection): facilitar la integración, presentando al equipo y generando espacios de confianza.
• Seguimiento (Check back): reuniones a los 30, 60 y 90 días para escuchar, aclarar dudas y dar retroalimentación.

Beneficios del onboarding

Un onboarding bien hecho genera resultados claros:

• Mejora la retención porque las personas que se sienten bienvenidas tienden a quedarse.
• Mejora la experiencia del colaborador, porque se sienten valorados desde el primer día.
• Aumenta la productividad, ya que las personas comienzan a aportar valor rápido.
• Reduce el estrés laboral porque se sabe a quién acudir para dudas, y refuerza la cultura de la empresa al alinear expectativas y valores desde el arranque.

Se ha visto que un buen onboarding puede hacer que la integración sea hasta 70 por ciento más rápida, lo que se refleja en la productividad y la calidad del trabajo.

Diferencia entre onboarding e inducción

Suelen confundirse, pero no son lo mismo. La inducción es un proceso corto para explicar derechos, obligaciones y lo básico para que alguien arranque en su puesto. Es breve y se aplica igual para todos.

El onboarding es un proceso más largo y profundo. Busca integrar a la persona al equipo, enseñarle cómo funciona la cultura de la empresa, darle habilidades para su rol y fomentar el sentido de pertenencia.

Recomendaciones para un onboarding efectivo

Para que funcione, hay que planearlo. No se puede dejar a la improvisación. El equipo debe estar listo para recibir a quien llega, evitando que se sienta aislado. Es clave establecer metas claras y dar retroalimentación constante.

Algunos puntos para lograr un buen onboarding:

• Personalizar el proceso según las necesidades de cada quien
• Mantener comunicación clara y continua
• Fomentar la participación de la persona
• Brindar apoyo y herramientas desde el inicio
• Revisar y ajustar el proceso según la retroalimentación

El onboarding no es solo informar. Se trata de formar, acompañar y motivar a quien llega para que pueda aportar desde el inicio.

En resumen, un buen onboarding logra que las personas se integren rápido, refuerza la cultura de la empresa, impulsa la productividad y construye relaciones de confianza. Es una inversión que impacta de forma directa en la retención de talento y el crecimiento de la empresa.

Preguntas frecuentes

¿Los responsables de hacer el onboarding son los de recursos humanos?

Recursos humanos suele coordinar el onboarding, pero no es tarea exclusiva. RH diseña el plan y organiza actividades, pero el gerente directo es quien guía, da seguimiento y facilita la integración de la persona al equipo.

¿Puede un sistema Kardex llevar el registro del proceso de onboarding de nuevos empleados?

Por sí solo, un sistema Kardex no está diseñado para dar seguimiento al onboarding, aunque algunas empresas en México lo han adaptado o usan software especializado para llevar control de este proceso.

¿Qué aspectos del proceso de nómina deben explicarse a los nuevos empleados durante el onboarding?

Conviene explicar cómo se maneja la nómina en la empresa, cada cuándo se paga, métodos de pago, cómo leer el recibo con deducciones de nómina, qué hacer en caso de errores y los beneficios o descuentos que aplican.

¿Qué relación existe entre un proceso efectivo de selección de personal y un buen programa de onboarding?

Un proceso de selección de personal sólido permite sumar personas alineadas con la empresa, facilitando que el onboarding sea efectivo para que las personas se integren rápido y aporten valor desde sus primeras semanas.

¿Qué procedimientos relacionados con la liquidación deben explicarse durante el onboarding?

Conviene explicar cómo se calcula la liquidación y el finiquito (puedes usar nuestra calculadora liquidación y calculadora finiquito), qué conceptos incluye, tiempos de pago, documentación necesaria y los derechos y obligaciones de ambas partes.

¿Qué elementos de la prima de antigüedad deben explicarse durante el onboarding?

Es importante explicar qué es la prima de antigüedad, quién puede recibirla, cómo se calcula y cuándo se paga, su relación con otros beneficios y las leyes que la regulan; puedes usar nuestra calculadora prima vacacional para claridad.

¿Cómo puede la NOM 035 ser incorporada en el programa de onboarding para identificar y mitigar factores de riesgo psicosocial?

Se puede incluir explicando de forma clara qué es y su importancia, aplicando cuestionarios para detectar riesgos psicosociales, dando capacitaciones sobre manejo de estrés y compartiendo recursos de apoyo, asegurando que la NOM 035 quede reflejada en las políticas de la empresa.