Onboarding: ¿Qué es? ¿Cómo se aplica a una empresa?

El proceso de reclutamiento en una empresa abarca diversas actividades, siendo crucial el momento en que los candidatos seleccionados son introducidos a la organización. Para facilitar y optimizar la integración de un nuevo empleado, es fundamental implementar un proceso de onboarding eficaz.

Este artículo profundizará en el concepto de onboarding, analizando sus diferentes componentes y ofreciendo recomendaciones para llevarlo a cabo de manera efectiva, asegurando así una transición fluida y exitosa para los nuevos miembros del equipo.

¿Qué es onboarding en una empresa?

El término onboarding se refiere a un proceso estructurado diseñado para facilitar la integración de nuevos empleados al equipo de trabajo y a la cultura organizacional de una empresa. Este proceso, mucho más complejo que una simple introducción, abarca desde la familiarización con las tareas y responsabilidades del puesto hasta la inmersión en los valores y prácticas de la empresa. A diferencia de una orientación breve, el onboarding es un acompañamiento a mediano y largo plazo que puede extenderse hasta un año, asegurando que el nuevo empleado no solo entienda cómo funciona el negocio, sino que también se sienta cómodo y vea oportunidades de desarrollo profesional y personal dentro de la organización.

El propósito principal del onboarding es acelerar la adaptación del nuevo capital humano, ayudándoles a comprender todos los aspectos de su labor y a integrarse plenamente en la cultura empresarial. Esto implica enseñarles las operaciones internas de la empresa, orientarlos en sus nuevas funciones, y fomentar un ambiente en el que se sientan valorados y una parte integral del equipo.

En este contexto, el término “onboarding” proviene del inglés “on board”, que significa literalmente “abordar”, reflejando la idea de que los nuevos empleados se suman a la “tripulación” de la empresa, trabajando juntos hacia un objetivo común.

¿Cuáles son los objetivos del onboarding?

Los objetivos específicos del onboarding son variados y cruciales para el éxito a largo plazo tanto del empleado como de la empresa. Entre ellos se incluyen:

• Motivar y acomodar al nuevo empleado desde el inicio: Asegurar que se sienta bienvenido y cómodo en su nuevo entorno laboral.
• Retener talento: Reducir la rotación de personal y los costos asociados con nuevos procesos de reclutamiento.
• Aumentar la productividad: Ayudar al nuevo empleado a alcanzar su máximo rendimiento lo más rápido posible.
• Fomentar un sentido de pertenencia: Generar un sentimiento de identidad y orgullo por ser parte de la empresa, alineando sus valores personales con la cultura organizacional.

Un programa de onboarding bien diseñado y ejecutado sienta las bases para una relación laboral duradera, minimizando la probabilidad de renuncias prematuras y contribuyendo a un ambiente laboral positivo.

¿Cómo se hace el onboarding?

El onboarding incluye diversas actividades, desde la recepción y presentación oficial hasta la capacitación y el desarrollo de habilidades blandas y duras. Entre sus componentes esenciales se encuentran la orientación sobre la misión y valores de la empresa, la logística administrativa, el entrenamiento en funciones específicas, la integración social con el equipo, la asignación de un mentor para guiar al nuevo empleado y la evaluación continua de su progreso para asegurar su desarrollo.

Cabe recalcar que el proceso de onboarding puede variar según la empresa, pero generalmente incluye cinco etapas clave conocidas como las 5 C’s: compliance (cumplimiento normativo), clarification (clarificación), culture (cultura), connection (conexión) y check back (feedback).

Compliance o cumplimiento normativo:

Esta primera etapa implica presentar al nuevo empleado las políticas y normas de la empresa, así como los documentos legales y fiscales que debe firmar, como acuerdos de confidencialidad. Es crucial enseñarles cómo utilizar el sistema de cumplimiento normativo para reportar incidentes, acosos o quejas.

Clarification o clarificación:

En esta fase, se comunican claramente las expectativas del puesto. Esto incluye una entrevista personal donde se responden las preguntas del nuevo empleado y se aclaran sus responsabilidades y metas, asegurando que comprendan perfectamente lo que se espera de ellos.

Culture o cultura:

Para ayudar al nuevo empleado a adaptarse a la cultura corporativa, se les proporciona un manual que incluye políticas antiacoso, de seguridad y de competitividad. También se les explica la estructura organizacional y los objetivos de la empresa a corto, mediano y largo plazo, junto con cómo pueden contribuir desde su rol.

Connection o conexión:

Esta etapa se enfoca en establecer relaciones dentro de la empresa. Se puede enviar un correo de bienvenida, presentar al nuevo empleado a sus compañeros de trabajo y a los líderes de departamento, y organizar actividades sociales para fomentar un sentido de pertenencia.

Check back o feedback:

Es importante no asumir que el onboarding ha terminado una vez que el nuevo empleado conoce su trabajo y la cultura de la empresa. Se recomienda realizar reuniones periódicas cada 30, 60 o 90 días para obtener retroalimentación y asegurar que el empleado se sienta apoyado y escuchado.

Beneficios del onboarding

Implementar un proceso de onboarding efectivo ofrece numerosos beneficios para las organizaciones:

• Mejora en la retención de empleados: Los empleados que pasan por un proceso de onboarding efectivo tienen más probabilidades de permanecer en la empresa a largo plazo.
• Experiencia de empleado mejorada: Ayuda a que los empleados se sientan valorados y comprometidos desde el inicio, estableciendo el tono para toda la experiencia laboral.
• Aumento de la productividad: Los nuevos empleados pueden comenzar a contribuir de manera efectiva más rápidamente.
• Reducción del estrés y la ansiedad: Un buen onboarding ayuda a los nuevos empleados a sentirse más cómodos y seguros en su nuevo entorno de trabajo.
• Fortalecimiento de la cultura organizacional: El onboarding permite a los nuevos empleados comprender y adoptar los valores y la cultura de la empresa.
• Mayor productividad: Puede aumentar la productividad en más del 70%, al facilitar una integración más rápida y eficiente.

Diferencia entre onboarding e inducción

A pesar de que los términos onboarding e inducción se suelen usar indistintamente, existen diferencias clave entre ambos y cuentan con enfoques distintos.

La inducción se centra en informar a los nuevos empleados sobre sus derechos, obligaciones y los requisitos legales necesarios para su rol, facilitando un inicio rápido en sus funciones mediante un programa general y de corta duración. Este proceso tiene un alcance más amplio, ya que forma parte de un programa general para todos los nuevos empleados.

Por otro lado, el onboarding es un proceso más extenso y detallado que abarca los primeros meses. Se enfoca en integrar a los nuevos empleados de una empresa tanto en los aspectos sociales como de desempeño. Este proceso busca que los empleados se adapten a las dinámicas de la empresa, desarrollen las habilidades necesarias y se alineen con los objetivos y valores organizacionales, fomentando así la lealtad y el compromiso con la compañía.

Recomendaciones para un onboarding efectivo

Para lograr un onboarding efectivo, es crucial una planeación meticulosa y evitar errores comunes que pueden afectar negativamente la experiencia del nuevo empleado. Es esencial preparar al equipo para recibir al nuevo colaborador, evitando que se sienta desatendido o perciba un ambiente poco acogedor.

Igualmente, establecer metas claras y proporcionar retroalimentación regular sobre el desempeño del empleado son pasos fundamentales para que se sienta progresando y seguro en su rol. No se trata solo de informar, sino de formar al nuevo talento, proporcionándole herramientas y apoyo para integrarse eficazmente en su área y colaborar con sus compañeros.

Algunas sugerencias son:

• Personalizar la experiencia: Adaptar el programa de onboarding a las necesidades individuales de cada nuevo empleado.
• Comunicación clara y constante: Mantener una comunicación abierta y transparente con el nuevo empleado durante todo el proceso.
• Fomentar la participación: Brindar oportunidades al nuevo empleado para que participe activamente en su integración.
• Ofrecer apoyo continuo: Proporcionar al nuevo empleado el apoyo y la orientación que necesita para tener éxito en su nuevo rol.
• Evaluar y mejorar continuamente: Monitorear el programa de onboarding y realizar ajustes en función de la retroalimentación recibida.

El onboarding es un proceso fundamental para la integración exitosa de nuevos empleados en una organización, superando ampliamente el enfoque limitado de la inducción. Este proceso abarca desde la presentación y orientación inicial hasta la capacitación, y seguimiento continuo, asegurando que los nuevos miembros se adapten tanto a sus roles específicos como a la cultura organizacional.

Los beneficios de un onboarding bien ejecutado incluyen una experiencia de empleado positiva, mayor compromiso y retención del talento, una cultura empresarial robusta y una productividad acelerada. Así pues, se puede considerar como una inversión crucial para las empresas que buscan mejorar la retención de empleados y crear un ambiente de trabajo positivo.

En resumen, un onboarding eficaz no solo facilita la incorporación de nuevos colaboradores, sino que también sienta las bases para relaciones laborales duraderas y exitosas, contribuyendo significativamente al crecimiento y éxito de la organización.

Preguntas frecuentes

¿Los responsables de hacer el onboarding son los de recursos humanos?

Si bien recursos humanos suele ser el departamento encargado de coordinar el proceso de onboarding, la responsabilidad se comparte a lo largo de toda la organización.

Hay dos roles principales que juegan un papel crucial:

Recursos humanos:

• Lideran el diseño e implementación del programa de onboarding.
• Coordinan las actividades de onboarding.
• Dan la bienvenida a los nuevos empleados y les presentan la empresa.

Gerente del nuevo empleado:

• Es responsable del desarrollo profesional del nuevo empleado.
• Evalúa su desempeño.
• Lo ayuda a integrarse en el equipo.

¿Puede un sistema Kardex llevar el registro del proceso de onboarding de nuevos empleados?

Tradicionalmente, un sistema Kardex no ha sido diseñado para llevar el registro del proceso de onboarding de nuevos empleados. Sin embargo, con la evolución de los sistemas de información y la digitalización de los procesos, es posible adaptar un sistema Kardex o utilizar un software de gestión de recursos humanos para llevar un seguimiento del onboarding.

¿Qué aspectos del proceso de nómina deben explicarse a los nuevos empleados durante el onboarding?

Durante el onboarding, se deben explicar los siguientes aspectos del proceso de nómina:

• Frecuencia y fechas de pago.
• Métodos de pago disponibles (depósito directo, cheque).
• Desglose de los recibos de sueldo (salario base, deducciones de nómina, impuestos).
• Procedimientos para resolver problemas o errores en la nómina.
• Beneficios y deducciones adicionales (seguros, planes de ahorro).

¿Qué relación existe entre un proceso efectivo de selección de personal y un buen programa de onboarding?

Un proceso efectivo de selección de personal asegura que se contrate a candidatos que se ajusten bien al puesto y a la cultura de la empresa. Esto facilita el onboarding, ya que los nuevos empleados estarán mejor preparados y más alineados con las expectativas y valores de la organización, lo que acelera su integración y productividad.

¿Qué procedimientos relacionados con la liquidación deben explicarse durante el onboarding?

Durante el onboarding, se deben explicar:

• Cómo se calculan la liquidación y finiquito, puedes hacer uso de nuestra calculadora liquidación y calculadora finiquito.
• Qué componentes se incluyen (indemnización, vacaciones no utilizadas, bonos, etc.).
• El proceso y el tiempo esperado para recibir el pago de la liquidación.
• Documentación necesaria para completar el proceso de liquidación.
• Derechos y obligaciones del empleado y del empleador en caso de terminación del contrato de trabajo.

¿Qué elementos de la prima de antigüedad deben explicarse durante el onboarding?

Durante el onboarding, se deben explicar los siguientes elementos de la prima de antigüedad:

• Definición: Qué es la prima de antigüedad y su propósito.
• Elegibilidad: Quiénes son elegibles para recibirla, incluyendo los requisitos de tiempo de servicio.
• Cálculo: Cómo se calcula la prima, detallando los factores que influyen en su monto.
• Frecuencia de pago: Cuándo y con qué frecuencia se paga la prima de antigüedad.
• Impacto en otros beneficios: Cómo afecta o se relaciona la prima de antigüedad con otros beneficios y compensaciones.
• Regulaciones legales: Información sobre las leyes y normativas que rigen la prima de antigüedad en la empresa y el país.

¿Cómo puede la NOM 035 ser incorporada en el programa de onboarding para identificar y mitigar factores de riesgo psicosocial?

• Informar: Explicar la NOM 035 y su importancia.
• Evaluar: Aplicar cuestionarios para detectar riesgos psicosociales.
• Capacitación: Formación en manejo del estrés laboral y bienestar.
• Apoyar: Informar sobre recursos de apoyo psicosocial.
• Fomentar: Crear una cultura de comunicación abierta.
• Monitorear: Seguir y ajustar el bienestar de los empleados.
• Integrar Incluir la NOM 035 en políticas y procedimientos.