Tabla de contenidos
- 1.- Verificar y asegurarnos que los nuevos colaboradores cuenten con las herramientas necesarias para ejercer sus funciones.
- 2.- Asegúrate de que el nuevo colaborador esté capacitado para utilizar todas las herramientas esenciales a emplear para la comunicación, reuniones en línea y trabajo en equipo compartiendo archivos en la nube etc.
- 3.-Ayuda e incorpora a los nuevos colaboradores a la cultura departamental y empresarial de la organización o empresa.
- 4. Organiza reuniones y alienta a los gerentes o jefes de departamento a establecer metas para los nuevos colaboradores.
- 5.-Sé un mentor o proporciona un mentor para el nuevo miembro de la empresa.
La pandemia nos ha obligado a buscar nuevos métodos que nos permitan incorporar miembros a nuestro equipo que se integren a nuestra cultura laboral y organizacional y se adapten a ella de manera ágil. Sin embargo, con los cambios nos hemos visto limitados a lograr esos objetivos desde la vía remota, por ello te compartimos 5 nuevas formas para un buen onboarding con el cual puedas tener éxito en tus contrataciones y el recibimiento de los nuevos colaboradores a la empresa.
El propósito de este artículo es brindarte las herramientas que te permitan a ti como gerente o líder de RRHH tener contemplados todos los aspectos necesarios y ventajas que puedes tener al incorporar estas herramientas cuando realizar o administras una nueva contratación de forma remota.
Los desafíos que representa la pandemia para el onboarding y en general para los procesos administrativos y adaptaciones de una empresa son únicos. Existen aspectos que quizás solo habíamos visualizado en un futuro pero que con la pandemia de COVID-19 se han hecho presentes en tan solo unos cuantos meses, hechos que han requerido sacar a flote todo tipo de habilidades que permitan seguir cumpliendo con cada rol en el aspecto de las contrataciones de forma exitosa y la adaptación de cada colaborador a la empresa rompiendo las barreras que el trabajo remoto puede llegar a producir.
1.- Verificar y asegurarnos que los nuevos colaboradores cuenten con las herramientas necesarias para ejercer sus funciones.
¿Qué necesitará el colaborador para realizar todas las actividades que le corresponden? Tomando como referencia la pregunta anterior podemos hacer una pequeña lista de todos los suministros de oficina y herramientas que va a requerir para realizar sus funciones de manera eficiente y exitosa, por ejemplo: computadora portátil o de escritorio, software o programas que el colaborador va a utilizar, hardware, paqueterías básicas, entre otros.
Hay que tener en cuenta todos los aspectos, desde lo más indispensable hasta lo más prescindible y la forma en la que el colaborador obtendrá lo mencionado anteriormente. Si la empresa es quien proporcionará todos los suministros y equipo de trabajo o si el colaborador hará uso de su propio equipo como computadora portátil o de escritorio y solo recibirá la paquetería de software o hardware que la empresa le va a proporcionar.
2.- Asegúrate de que el nuevo colaborador esté capacitado para utilizar todas las herramientas esenciales a emplear para la comunicación, reuniones en línea y trabajo en equipo compartiendo archivos en la nube etc.
Asegurarse que los nuevos empleados están capacitados para compartir la información y dar el acceso a documentos y archivos para el trabajo en equipo con el resto del equipo. Además puntualizar a quien podrá dirigirse en caso de cualquier duda o inquietud y las vías para comunicación interna durante el trabajo remoto.
- Teléfonos, internos o de oficina, celulares, etc.
- Correos electrónicos, mensajería interna.
- Herramientas de mensajería grupal (Skype, zoom, google meet, etc.)
- Herramientas para videoconferencias (Zoom, Go-To meeting, Skype for business, etc)
3.-Ayuda e incorpora a los nuevos colaboradores a la cultura departamental y empresarial de la organización o empresa.
La mayoría de los empleados contratados durante esta pandemia han empezado a laborar de forma remota, lo cual representa un desafío enorme tanto para la/el trabajador como para la empresa, ¿de qué manera podemos asegurar que el colaborador se sienta parte de la empresa y su cultura?
- Definir con claridad qué es lo que se espera del colaborador y sus actividades a desempeñar, proporcionando un manual que sustente lo dicho, en cuanto a las actividades, responsabilidades laborales y la descripción del puesto.
- Conversar con los colaboradores y resolver cualquier inquietud dando pausas a la retroalimentación, favorece una adaptación al puesto de trabajo y cultura departamental.
4. Organiza reuniones y alienta a los gerentes o jefes de departamento a establecer metas para los nuevos colaboradores.
Organiza una reunión que incluya a los nuevos colaboradores para que conozcan con quién estarán trabajando a diario. Sin importar que el trabajo sea remoto, conocer a los compañeros de equipo ayudará a fomentar nuevas relaciones y la adaptación al equipo laboral de forma más rápida, esto puede ser antes de su primer día laboral o incluso durante su primer día laboral. En la reunión del equipo se debe incluir a los compañeros de trabajo inmediatos, gerentes e incluso compañeros de otros departamentos con los cuales pueden tener contacto o una colaboración estrecha en algún punto de sus actividades laborales.
Definir metas y establecer las actividades dentro de la jornada laboral es importante, te recomendamos la creación de un calendario de actividades semanal o quizás mensual, que le permita al nuevo colaborador ejercer sus actividades sin depender de las indicaciones diarias de su jefe inmediato, en el sentido de que pueda tener la autonomía para trabajar aunque su jefe esté o no en línea.
5.-Sé un mentor o proporciona un mentor para el nuevo miembro de la empresa.
La incorporación de un nuevo miembro a una empresa y el éxito en este proceso inicia desde que se asigna un mentor o un guía que ayudará a establecer confianza dentro de la organización, eso mismo es lo que el nuevo empleado necesita. Todos en algún momento de nuestra vida laboral hemos necesitado de alguien que nos guíe y asesore e incluso muchas de las habilidades que hemos adquirido son gracias a él, es entonces que de ahí radica la importancia de ser un mentor o brindar el acceso a un mentor para un nuevo colaborador, que lo ayude a incorporarse al entorno laboral rompiendo las barreras que en la actualidad existen debido a esta pandemia y las nuevas formas de trabajo. Algunas de las habilidades que debe tener el mentor son las siguientes:
- Disponibilidad, que pueda estar disponible para la resolución de cualquier duda o problema que se pueda presentar durante la jornada laboral.
- Éxito y liderazgo en el lugar de trabajo, un buen líder siempre será un buen mentor.
- Inteligencia emocional.
- Deseos de ser mentor y fiabilidad.