Manual de bienvenida

Una buena integración de nuevos talentos en una compañía es necesaria para comenzar el trabajo con el pie derecho. Este proceso suele requerir la presentación del nuevo integrante al equipo, su familiarización con los procedimientos y la instrucción en los métodos y actividades a realizar. Para facilitar esta actividad, existe una herramienta muy importante: el manual de bienvenida. Descubre qué es este instrumento, para qué sirve y cómo diseñar uno para tu empresa.

¿Qué es el manual de bienvenida?

El manual de bienvenida es un documento que busca introducir a un nuevo trabajador en la cultura de la empresa, sus métodos de trabajo y el puesto que desempeñará en la compañía. Es parte de los procesos de onboarding, en los que el empleado es imbuido en la cultura, ambiente y operaciones de una organización. 

¿Para qué sirve el manual de bienvenida? 

Además de mostrar calidez al nuevo talento y darle algunos datos e indicios generales sobre la empresa y su puesto, este documento sirve para:

• Presentar sintéticamente la cultura de la empresa, con sus objetivos, valores e historia.
• Dar instrucciones claras sobre las tareas a realizar, ya sea como un detallado instructivo o como guías generales.
• Informar al empleado sobre la estructura de la empresa y los servicios, derechos y medios de comunicación de los que dispone.
• Permitir que el empleado tenga un proceso autónomo de aprendizaje y adaptación al trabajo.

Partes del manual de bienvenida 

Para diseñar un manual de bienvenida no existe una fórmula universal. Por el contrario, cada empresa debe adaptar estos documentos al tipo de operaciones que realiza y a los perfiles de sus trabajadores. Sin embargo, sí existen algunas secciones que todo manual debe tener. 

1. Índice 

Es muy probable que los nuevos empleados pasen por una curva de aprendizaje prolongada, por lo que continuamente revisarán los contenidos del manual. Un índice los ayudará a llegar rápidamente a la sección que desean consultar. 

2. Información de la empresa 

Los datos de una empresa deben ser conocidos por todos los colaboradores. Esto no solo permite que sepan para quién trabajan y para qué sirven sus labores, sino que promueve un sentimiento de pertenencia. 

3. Organigrama 

Es necesario un organigrama, puesto que los empleados deberán saber cómo se organiza la empresa y que lugar ocupan dentro de la estructura de la compañía. 

4. Descripción del puesto 

En este apartado debes indicar las características del puesto que desempeñará el trabajador, sus obligaciones, objetivos y métodos de trabajo. 

5. Lista de contactos 

La comunicación es esencial para el buen funcionamiento de los equipos de trabajo de una empresa. Contar con una lista de los departamentos y de los medios para estar en comunicación con ellos ( teléfonos, extensiones y correos electrónicos) será de gran ayuda para los nuevos colaboradores. 

Cómo hacer tu manual de bienvenida efectivo…

Aprovecha otras plataformas 

Si bien los manuales suelen ser físicos, existen formatos digitales que pueden enviarse por correo electrónico o funcionar como pequeños cursos de inducción en plataformas digitales. No temas explorar otras posibilidades, como videojuegos o herramientas interactivas para hacer más ameno este proceso.

Da información sencilla 

En un manual de bienvenida los trabajadores no esperan encontrar instrucciones detalladas sobre los procesos. Estos aprendizajes se obtendrán con el tiempo y en la práctica. En el manual debes dar información simple y clara para que el trabajador tenga un panorama de la empresa y de sus labores. 

Complementa con información concisa 

Si en tu manual es posible adjuntar información más pormenorizada de un proceso para que pueda ser entendido de manera sencilla, hazlo. Esto puede tomar la forma de un manual técnico adicional o de un apéndice concreto sobre un tema específico. 

Acompáñalo de un facilitador 

Es recomendable que mantengas a un facilitador del departamento de recursos humanos al pendiente de las dudas del nuevo colaborador. 

Crea un glosario

En algunos casos las empresas usan términos propios o técnicos para referirse a maquinarias, procesos o departamentos. Un pequeño glosario ayudará a los nuevos integrantes a identificar estos elementos sin perder demasiado tiempo. 

Recuerda que un buen manual de bienvenida es clave para tu empresa: capacita a tus nuevos colaboradores para comenzar sus labores e integrarse en las dinámicas y operaciones de la compañía. Además, son excelentes aliados para promover un sentimiento de pertenencia y una adopción de la cultura laboral de tu empresa.