Tabla de contenidos
- ¿Qué es una carta de despido?
- ¿Para qué sirve la carta de despido?
- ¿Cómo funciona la carta de despido en una empresa?
- ¿Por qué es importante una carta de despido hoy?
- ¿Quién puede usar la carta de despido?
- ¿Cuáles son los tipos de carta de despido en Ecuador?
- ¿Cómo redactar una carta de despido laboral?
- ¿Cuándo hay que entregar la carta de despido?
- ¿Qué pasa si el trabajador firma la carta de despido?
- ¿Cuál es el plazo legal para entregar una carta de despido?
- ¿Cómo implementar correctamente la carta de despido en la empresa?
- ¿Qué rol tiene recursos humanos en la carta de despido?
Desvincular a un colaborador nunca es agradable, pero cuando la continuidad de la organización lo exige, la forma de comunicarlo marca la diferencia entre un cierre profesional y un futuro juicio. En Ecuador, la carta de despido es el eje sobre el que gira toda desvinculación: respalda la legalidad de la decisión, preserva la reputación de la empresa y da al trabajador claridad sobre su nuevo horizonte. Gestionada con rigor y empatía, evita conflictos posteriores y demuestra el estándar ético del liderazgo.
¿Qué es una carta de despido?
Una carta de despido es la notificación escrita, fechada y firmada por la persona jurídicamente autorizada, mediante la cual el empleador da por terminada la relación laboral. Su valor no radica solo en informar, sino en formalizar la decisión frente al trabajador, al Ministerio de Trabajo y, de ser necesario, a un juez.
En Ecuador el Código del Trabajo exige que la carta detalle la causa, la fecha de efecto y los datos completos de ambas partes. Sin este documento la terminación se presume intempestiva, lo que dispara indemnizaciones y riesgos de nulidad.
Además, funge como “bitácora” del proceso: si una demanda llega meses después, la empresa dispone de evidencia clara de que notificó en tiempo y forma, cumpliendo el debido proceso.
¿Para qué sirve la carta de despido?
En primer lugar, ofrece soporte legal. Cuando el trabajador impugna, la carta es la prueba primaria de que la empresa siguió la normativa, citó la causal y estableció la fecha de cese.
En segundo término, actúa como comunicación oficial. Evita rumores, explica al colaborador por qué se le libera y qué derechos conserva: liquidación, certificados, seguro de desempleo o indemnización.
Tercero, protege la reputación corporativa. Un despido transparente reduce el malestar interno, demuestra justicia procedimental y previene campañas negativas en redes que hoy impactan la marca empleadora más que cualquier aviso institucional.
¿Cómo funciona la carta de despido en una empresa?
Todo comienza en recursos humanos. El área recopila antecedentes (memos, evaluaciones, visto bueno, balances) y redacta la carta citando el artículo legal aplicable: 172 si hay falta grave, 188 si es intempestivo o la resolución ministerial en casos de fuerza mayor.
Luego viene la notificación presencial. El líder directo —acompañado por un especialista de RRHH— lee el documento en un lugar privado, entrega la copia y solicita la firma de recepción. Si la persona se niega, dos testigos o un notario dejan constancia; la validez jurídica se mantiene.
Finalmente, la empresa registra el acta de finiquito y cancela los valores dentro de los plazos: sueldo pendiente, décimos, vacaciones, fondo de reserva y la indemnización correspondiente. Solo cuando el Sistema Único de Trabajo (SUT) refleja “Finalizado” el caso queda cerrado oficialmente.
¿Por qué es importante una carta de despido hoy?
El mercado actual es hiperconectado: un procedimiento errado se viraliza en segundos y erosiona años de construcción de marca. Una carta ajustada a derecho disipa acusaciones de arbitrariedad y evidencia que la empresa actúa con respeto.
Los tribunales laborales ecuatorianos basan buena parte de sus fallos en la existencia —o ausencia— de la carta. Sin ella, la carga de la prueba se invierte y la compañía prácticamente pierde de inicio.
Por último, el documento, redactado con un tono empático, ayuda al colaborador a transitar emocionalmente el cambio, disminuye la tensión en el equipo que se queda y refuerza la percepción de que la organización práctica la coherencia entre discurso y acción.
¿Quién puede usar la carta de despido?
La firma debe provenir del representante legal inscrito en la Superintendencia de Compañías o de un apoderado con poder específico para ello. En microempresas suele ser el dueño; en corporaciones, puede ser el gerente general, el director de RRHH o un abogado interno.
Si firma alguien sin facultades, el despido puede ser declarado ineficaz, obligando a la reinstalación o al pago adicional de salarios caídos. Por eso, antes de estampar una rúbrica conviene revisar poderes y nombramientos vigentes.
En cualquier caso, el área de RRHH respalda el proceso, certificando que quien firma tiene capacidad jurídica y custodiando el expediente que justificará la decisión ante autoridades o auditorías internas.
¿Cuáles son los tipos de carta de despido en Ecuador?
En Ecuador, el despido de un trabajador debe cumplir con lo establecido en el Código del Trabajo y puede formalizarse mediante distintos tipos de cartas de despido, dependiendo del motivo, la forma y las implicaciones legales de la terminación del contrato.
- Despido intempestivo. Se produce sin causa legal. El trabajador recibe una indemnización: tres salarios si laboró hasta tres años; un salario por cada año adicional, hasta veinticinco. También se le paga desahucio y beneficios pendientes.
- Despido con causa justificada. Deriva de una falta grave: robo, injurias, abandono injustificado, entre otras señaladas en el art. 172. Exige “visto bueno” ministerial y no acarrea indemnización, aunque se liquidan valores comunes (décimos, vacaciones).
- Terminación por acuerdo mutuo o fuerza mayor. El acuerdo se firma y se registra en el SUT; no hay indemnización. Por fuerza mayor o motivos económicos, el Ministerio autoriza la salida y la empresa paga lo mismo que en el intempestivo. Cada escenario debe reflejarse explícitamente en la carta.
¿Cómo redactar una carta de despido laboral?
La redacción debe reunir precisión legal, datos completos y un lenguaje respetuoso. Se recomienda este guión básico en prosa continua antes de enumerar anexos:
- Encabezado con datos de la empresa y del trabajador, más la fecha y la ciudad.
- Párrafo de apertura que comunique la decisión y la fecha de efectividad.
- Exposición de la causa, citando artículo o resolución aplicable.
- Información sobre liquidación, acta de finiquito y beneficios.
- Párrafo de cierre agradeciendo servicios y ofreciendo apoyo para trámites.
- Firma del representante legal y espacio para el acuse de recibo del trabajador.
Ejemplo de carta de despido
[Logo de la empresa]
RUC: 0999999999001 Dirección: Av. Ejemplo 123, Quito
Quito, 15 de mayo de 2025
Sr. Juan Pérez Cédula: 1712345678 Cargo: Asistente contable
Asunto: Notificación de terminación de relación laboral
Estimado Sr. Pérez:
Lamentamos informarle que, a partir del 31 de mayo de 2025, se dará por terminada la relación laboral que mantiene con ABC Compañía Ltda., decisión adoptada conforme al artículo 188 del Código del Trabajo, al tratarse de un despido intempestivo.
Adjuntamos la liquidación de haberes, acta de finiquito y certificado laboral. El valor total a su favor será transferido a su cuenta registrada el mismo día de la firma.
Agradecemos los servicios prestados y le deseamos éxito en sus nuevos proyectos.
Atentamente,
____________________________
Carolina Gómez
Gerente General – Representante Legal
Acuse de recibo: ___________________ Fecha: ___/___/___
¿Cuándo hay que entregar la carta de despido?
Para despido intempestivo, la notificación debe entregarse el mismo día que se comunica la terminación; cualquier dilación abriría la puerta a salarios caídos.
En un despido con causa, la carta se entrega de inmediato una vez que el Ministerio concede el visto bueno, que debe pedirse dentro de los treinta días siguientes a la falta grave. Pasado ese plazo, la causal caduca y el despido se convierte en intempestivo.
Si la salida es por mutuo acuerdo, se firma la carta (o acta) en la fecha convenida y el empleador la registra en el SUT en los treinta días posteriores. Cumplir el calendario protege a la empresa frente a multas y reduce incertidumbre para el trabajador.
¿Qué pasa si el trabajador firma la carta de despido?
Su firma solo acredita que fue notificado; no implica conformidad ni renuncia de derechos. El trabajador puede anotar “No conforme” y seguir los trámites de impugnación dentro de los treinta días siguientes.
Si rechaza firmar, la empresa deja constancia de la negativa ante testigos o realiza una notificación notarial; la falta de firma no invalida la decisión.
Es recomendable entregar una copia al trabajador y otra al expediente para evidenciar transparencia y prevenir alegaciones de ocultamiento.
¿Cuál es el plazo legal para entregar una carta de despido?
En Ecuador no existe un número de horas exacto, pero la jurisprudencia interpreta que la entrega debe ser inmediata al momento de la desvinculación. Cada tipo de despido acarrea un reloj distinto:
- Con causa: El empleador tiene hasta treinta días desde la falta para pedir el visto bueno; tras obtenerlo, la carta se notifica sin demora. Si se deja pasar más tiempo, el derecho a alegar la causal se extingue.
- Intempestivo: La carta se extiende y entrega el mismo día; de lo contrario, se considera que el trabajador siguió laborando y podrían reclamarse salarios caídos.
- Fuerza mayor o causas económicas: La autoridad laboral fija la fecha de terminación en su resolución; el empleador debe notificar al colaborador ese mismo día y registrar la novedad en el SUT dentro de los treinta días posteriores.
Ignorar estos plazos acarrea multas para la empresa, pago de recargos por responsabilidad patronal y la posibilidad de que el despido sea declarado ineficaz.
¿Cómo implementar correctamente la carta de despido en la empresa?
Primero, establezca un formato estandarizado revisado por el área legal y alineado a la cultura corporativa. Ello evita improvisación y asegura coherencia en todas las áreas.
Segundo, capacite a los líderes para manejar conversaciones difíciles: provea guías de comunicación, role-plays y un check-list de documentos que deben entregar (liquidación, certificado, carta). El momento de la notificación dura minutos, pero su recuerdo acompaña al empleado toda la vida profesional.
Tercero, documente la trazabilidad: correos de citación a juntas, actas disciplinarias, evaluaciones y cualquier evidencia que respalde la decisión. Este expediente, anexado a la carta, se convierte en la defensa de la organización frente a una eventual demanda.
¿Qué rol tiene recursos humanos en la carta de despido?
Recursos humanos es el articulador entre ley, estrategia y humanidad. Diseña el formato, valida la causal con el departamento legal y prepara la liquidación conforme a las últimas tablas del SUT.
En la entrega, su presencia garantiza respeto y controla la conversación para que no derive en enfrentamientos. Después, gestiona el registro del finiquito, coordina la salida de sistemas y recupera activos (credenciales, equipos, llaves).
Finalmente, RRHH monitoriza el clima interno tras la desvinculación: comunica al equipo lo estrictamente necesario, refuerza la estabilidad y ofrece canales de escucha para disipar incertidumbres, protegiendo así la cultura y la motivación del talento que permanece.
Una carta de despido elaborada con rigor jurídico y sensibilidad humana convierte un momento difícil en un trámite claro y digno. Para la empresa, es el escudo que evita juicios costosos y refuerza su reputación; para el trabajador, es la certeza de que sus derechos fueron contemplados. Cuando los recursos humanos lideran el proceso con transparencia, la organización demuestra que su compromiso con las personas no termina cuando acaba el contrato, sino que perdura en la forma en que pone punto final a la relación laboral.