Exento: ¿Qué es? ¿Cuáles son los requisitos?

Las exenciones pueden sonar lejanas, casi un asunto exclusivo de contadores. Sin embargo, tocan el bolsillo de cualquier trabajador ecuatoriano más seguido de lo que parece. Desde el décimo tercer sueldo libre de impuestos hasta los viáticos que no se consideran renta, estos alivios fiscales reducen la carga tributaria y, de paso, fortalecen la relación entre empleado y empleador. Entender “qué es exento”, cuáles son los ingresos exentos y cómo se gestionan marca la diferencia entre aprovechar la ley… o regalar dinero al no aplicarla bien.

Para las empresas, el tema también es crucial. Una exención mal calculada puede terminar en multas del SRI y dolores de cabeza administrativos. Por eso, Recursos Humanos y Contabilidad deben hablar el mismo idioma: el de la normativa actualizada y los procesos claros. A continuación respondemos las dudas más comunes sobre exenciones en Ecuador, con un enfoque práctico y cercano.

¿Qué es el exento del salario en Ecuador?

En pocas palabras, un ingreso exento es dinero que llega al trabajador sin pasar por la caja del Impuesto a la Renta. A diferencia del sueldo base, sobre el que sí se calcula la retención, estos montos quedan libres de tributo por mandato de la ley.

Dentro de la nómina ecuatoriana hay varios ejemplos clásicos: el décimo tercer y décimo cuarto sueldo, los fondos de reserva cuando se pagan mensualmente, los viáticos laborales justificados y las prestaciones del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) como pensiones, jubilaciones y subsidios. Al no tributar, estos valores entran íntegros al bolsillo del empleado, lo que se traduce en mayor liquidez cada mes o en fechas clave como diciembre y el comienzo del año escolar.

Para la empresa, conocer este listado de ingresos exentos evita retenciones indebidas y simplifica la gestión ante el Servicio de Rentas Internas (SRI). Menos errores significa menos rectificaciones y un clima de confianza con la plantilla, pues nadie quiere recibir noticias de que le descontaron de más por un cálculo mal aplicado.

¿Cuál es la diferencia entre exento y no gravado?

Antes de confundir términos, vale la pena una explicación breve. Los ingresos exentos son aquellos que, pese a ser parte de las remuneraciones, la ley decide liberar expresamente del impuesto. Por ejemplo, el bono navideño está dentro de la categoría de sueldos, pero la normativa lo excluye del tributo.

En cambio, lo no gravado —o “no sujeto”— nunca entra al cálculo porque no cumple los requisitos para considerarse renta. Una donación entre particulares, por citar un caso, no es ingreso laboral ni empresarial; simplemente está fuera del radar del Impuesto a la Renta.

Conocer esta diferencia evita errores al momento de declarar. Si confundes un ingreso “no sujeto” con uno “exento”, podrías reportarlo innecesariamente o, peor, omitirlo cuando sí corresponde. Mantener claros estos conceptos significa declaraciones precisas y menos probabilidades de ajustes posteriores por parte del SRI.

¿Cuáles son los tipos de exenciones laborales?

Para entender las exenciones en el terreno laboral, primero conviene encuadrarlas en tres grandes grupos y luego desglosar cada frente:

1. Ingresos que no tributan ni aportan al IESS. Aquí se ubican décimos, fondos de reserva mensuales y viáticos documentados. Al no formar parte del salario base, tampoco se consideran para cálculos de aportes.
2. Funciones o cargos exentos de ciertos pagos. Cargos de confianza —gerentes o directores— pueden estar excluidos del pago de horas extra porque la ley asume su disponibilidad total. En emergencias, ciertas horas adicionales pueden no remunerarse de la forma tradicional.
3. Exenciones especiales por condición del trabajador. Personas con discapacidad gozan de estabilidad reforzada y, en caso de despido injustificado, reciben indemnizaciones más altas. Además, la ley obliga a las empresas con 25 o más empleados a destinar un 4 % de su plantilla a este grupo, promoviendo inclusión más allá del discurso.

¿Qué exenciones tributarias en el ámbito laboral existen en Ecuador?

Para ver el alivio fiscal en acción, miremos los rubros más comunes que la ley permite deducir o excluir al calcular el Impuesto a la Renta:

• Deducciones de gastos personales. Salud, educación, vivienda, alimentación y vestimenta reducen la base imponible anual. Si el trabajador mantiene hijos con discapacidad o familiares con enfermedades catastróficas, la rebaja es mayor.
• Beneficios que no generan aporte al IESS. Cobertura médica pagada por la empresa, uniformes o transporte corporativo no forman parte del salario sobre el cual se aporta, siempre que no superen el 20 % del sueldo.
• Ingresos exentos para independientes. Profesionales autónomos también pueden excluir ciertos ingresos (reembolsos de gastos, por ejemplo) al calcular su aporte mensual, ajustando la cotización a su flujo real.

¿Cuáles son los requisitos y procedimientos para aplicar una exención?

Primero viene la prueba documental: facturas de gastos, certificados de discapacidad, partidas de nacimiento de cargas familiares o cualquier soporte que respalde la exención. Sin papeles, no hay beneficio válido ante el SRI.

Luego entra la empresa, que debe registrar esa información en la nómina y asegurarse de que las retenciones mensuales reflejen la realidad. Un dato mal digitado puede generar valores a favor o en contra que luego exigirán rectificaciones.

Finalmente, está la fiscalización. El SRI puede auditar en cualquier momento, por lo que mantener archivos en orden y respaldos digitales resulta esencial para evitar sanciones. La regla de oro: si no puedes demostrarlo, no lo declares como exento.

¿Cuál es el rol de los recursos humanos frente a un exento?

Recursos humanos actúa como puente técnico entre la normativa y la realidad de la nómina. Identifica qué conceptos están exentos, los codifica en el software de nómina y verifica que los cálculos mensuales sean correctos.

Además, ejerce un papel de formador: explica al personal qué gastos pueden deducir, qué documentos deben presentar y cuándo hacerlo. Esta educación financiera reduce errores y reclamos.

Por último, el área debe estar atenta a cambios legales. Reformas como la de 2024 modificaron topes y porcentajes; actualizar tablas y sistemas a tiempo evitó multas para quienes se prepararon con antelación.

¿Cuáles son las mejores prácticas para gestionar exenciones?

Antes de enlistarlas, recordemos que una buena práctica combina normativa actualizada, tecnología adecuada y cultura de cumplimiento.

• Capacitación continua para recursos humanos y contabilidad, enfocada en cambios tributarios.
• Sistemas automatizados de nómina que apliquen reglas de exención y generen reportes claros para auditorías internas.
• Política de transparencia: entregar al trabajador un desglose detallado de su salario y beneficios para que comprenda qué está exento y por qué.
• Auditorías internas periódicas que detecten inconsistencias antes de que lo haga el SRI.
• Uso de tecnología predictiva (IA o analítica) para anticipar riesgos y corregirlos sin llegar a sanciones.

Dominar las exenciones laborales y tributarias no es solo trabajo de contadores: involucra a recursos humanos, a los empleados y a la dirección de la empresa. Cuando se aplican bien, los ingresos exentos aumentan la liquidez del trabajador y optimizan la carga fiscal de la organización.

La clave está en la información: saber la diferencia entre exento y no gravado, presentar documentos de respaldo y contar con procesos claros. Con una normativa que cambia frecuentemente, estar actualizado y usar herramientas tecnológicas se vuelve tan importante como cumplir la ley. Bien gestionadas, las exenciones construyen confianza, reducen riesgos y refuerzan la salud financiera de todos los involucrados.