REPSE: ¿Qué es y cómo me registro?

Según lo publicado el 23 de abril del 2021 en la reforma a la Ley Federal del Trabajo, dentro de los cambios se estableció una obligación de acuerdo al artículo 13 esta misma. 

Donde se estipula un registro ante la Secretaría de trabajo y previsión social (STPS) a todas las empresas que presten servicios u obras especializadas en la plataforma del Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE).

¿Qué es y para qué sirve el REPSE?

Introducción al REPSE

El Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) es una iniciativa del gobierno mexicano, administrada por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS), diseñada para regular y supervisar la contratación de servicios especializados y la ejecución de obras especializadas. 

Surge con el objetivo de erradicar prácticas abusivas asociadas a la subcontratación laboral, también conocida como outsourcing. Tiene como finalidad asegurar que las empresas que proporcionan servicios especializados o realizan obras especializadas cumplan con todos los requisitos legales, fiscales y de seguridad social.

¿Por qué se creó este registro?

El Registro de Prestadores de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) fue creado para: 

1. Eliminar las prácticas que dañan los derechos laborales de las personas trabajadoras y que disminuyen las obligaciones de los patrones, fortaleciendo el empleo formal en México.
2. Se busca la prohibición de la subcontratación de personal, estableciendo reglas específicas para las personas físicas o morales para que contraten únicamente la prestación de servicios de carácter especializado o la ejecución de obras especializadas, buscando eliminar las prácticas de simulación.
3. Generar confianza en los trabajadores respecto a sus derechos laborales,para garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y la erradicación de las malas prácticas en la implementación de la figura de subcontratación.
4. La reforma a la Ley Federal del Trabajo en 2012 resultó insuficiente para evitar las prácticas indebidas que han afectado los derechos de los trabajadores en su antigüedad, estabilidad en el empleo, pago de reparto de utilidades, entre otros.

¿Quienes tienen la obligación de registrarse?

Quienes deben inscribirse son aquellas personas físicas o morales que ponen a disposición del cliente a su personal para realizar una obra o servicio especializado, como ejemplo serian:

• Las empresas de seguridad en una empresa.
• Los servicios de limpieza.
• El servicio de comida de los trabajadores.
• Servicio de mantenimiento.

¿Cuando no aplica el REPSE?

El REPSE no aplica en situaciones donde la subcontratación no involucra servicios especializados u obras especializadas, es decir, cuando las actividades subcontratadas corresponden a tareas generales o no especializadas que forman parte del objeto social y de la actividad económica preponderante de la empresa contratante. 

Ahora, las personas físicas que no se encuentran a disposición del cliente, es decir, abogados, contadores, ingenieros que realizan servicios desde sus propias oficinas no están obligados a este registro, así como proveedores que realizan productos en sus fábricas y solo realizan el envío al cliente final.

¿Qué pasa si no registro mi empresa en este sistema?

En caso de hacer caso omiso a esta obligación no se podrán prestar los servicios especializados, la factura no será válida por lo que tus clientes no podrán realizar la deducción de impuestos sobre tu actividad, además de las respectivas sanciones.

De acuerdo al artículo 1004-C de la Ley Federal del Trabajo se impondrá una multa de 2,000 a 50,000 veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA), es decir alrededor de 217,140 hasta los 5,428,500 pesos mexicanos.

Además se puede considerar como una operación simulada, con la que podría ocasionar que la empresa caiga en esta lista, por lo que ninguna otra empresa considerara contratarte ni prestar servicios, sin mencionar que la empresa que subcontrata se convierte en responsable solidario.

¿Qué pasa si me registro en el REPSE y no estoy obligado?

Un registro innecesario podría implicar la gestión de trámites adicionales y el cumplimiento de requisitos que no corresponden a la naturaleza de sus operaciones. 

Se considerará que existe una relación de subcontratación especializada conforme al artículo 13 de la Ley Federal del Trabajo (LFT), situación ante la cual las autoridades pueden requerir el cumplimiento de obligaciones específicas vistas anteriormente.

¿Por qué debería registrar mi empresa en REPSE?

Ventajas legales y operativas del registro

El registro en el REPSE ofrece diversas ventajas legales y operativas para las empresas, entre las cuales destacan:

Ventajas legales:

• Asegura el cumplimiento con la legislación laboral mexicana, evitando sanciones y multas derivadas de la contratación ilegal de servicios especializados o subcontratación.
• Proporciona un marco legal claro para la contratación de servicios especializados, brindando protección tanto a la empresa contratante como al proveedor de servicios.

Ventajas operativas:

• Permite a las empresas ofrecer sus servicios a un mayor número de clientes potenciales que requieren proveedores cumplidores de la normativa.
• Demuestra el compromiso de la empresa con el cumplimiento legal y las buenas prácticas laborales, lo cual puede mejorar su reputación en el mercado.
• Reduce los riesgos asociados con la contratación de servicios especializados, asegurando que los proveedores cumplen con sus obligaciones fiscales y laborales, lo que minimiza posibles contingencias legales y financieras.

Beneficios directos para los trabajadores de empresas registradas

Los trabajadores de empresas registradas en el REPSE también obtienen beneficios directos significativos que contribuyen a su bienestar y seguridad laboral:

1. Seguridad laboral. La formalización y regulación de la subcontratación garantizan condiciones de trabajo seguras y conforme a la ley.
2. Protección de derechos. Los empleados se benefician de una mayor protección de sus derechos laborales.
3. Acceso a prestaciones sociales. Los trabajadores tienen garantizado el acceso a servicios de salud, pensiones y otras prestaciones del IMSS e INFONAVIT.
4. Estabilidad laboral. Promueve relaciones laborales más estables y de largo plazo, disminuyendo la rotación laboral y fomentando el desarrollo profesional.
5. Ambiente laboral mejorado. Se cultiva un ambiente de trabajo más justo y equitativo, aumentando la satisfacción y motivación de los empleados.

¿Cómo tramitar el REPSE?

¿Qué aspectos se deben de considerar antes del registro?

De acuerdo al artículo 15 de la LFT se deben de registrar las personas físicas y morales que:

• Se encuentren al corriente en sus obligaciones fiscales y de seguridad social (IMSS, INFONAVIT, SAT), de no ser así, se deberán cubrir los adeudos para poder generar el registro.
• Se deben de cargar los documentos solicitados a la página del REPSE de manera legible y cara, recuerda que de lo contrario estos serán rechazados.
• Esta solicitud será atendida por la STPS en un periodo de 20 días hábiles.

Requisitos para tramitar el Registro REPSE 

Para tramitar el Registro en el REPSE, las empresas deben cumplir con los siguientes requisitos básicos:

• E-firma
• Opinión positiva ante el SAT, IMSS e INFONAVIT 
• Acta constitutiva 
• Registro del objeto social de la empresa como se encuentra en el acta constitutiva.
• Formulario para registrar la actividad que se ha solicitado
• Registro patronal ante el IMSS
• Comprobante de domicilio (luz, predial, teléfono)
• Comprobante de la nómina en formato XML

¿Cómo puedo inscribir a mi empresa al REPSE?

Para proceder al registro deberás entrar a la página http://repse.stps.gob.mx y llevar a cabo los siguientes pasos:

1. Una vez en ella, podrás acceder únicamente mediante tu firma electrónica (e.firma).
2. De manera inmediata el sistema hará una consulta en tiempo real para verificar si la persona física o moral está en cumplimiento de sus obligaciones fiscales y de seguridad social con el IMSS, el SAT y el INFONAVIT. Únicamente en caso de que el sistema de consulta automática no esté disponible, la página le solicitará que suba en PDF las opiniones positivas de cumplimiento de las tres instituciones. Si la respuesta de las tres instituciones es positiva o si en su caso proporciona en PDF las tres opiniones positivas de cumplimento vigentes, pasarás a la siguiente fase. En caso de que todas o alguna de las instituciones reporte como negativa la opinión de cumplimiento, el sistema le informará que se da por terminado tu trámite de registro, y deberás acudir a la institución correspondiente para solventar el problema y cuando éste haya sido solventado podrá reiniciar su trámite de registro.
3. Posteriormente, el sistema te solicitará datos generales del representante legal, los datos del acta constitutiva o constancia de situación fiscal y del notario o corredor público.
4. Una vez realizado este paso deberás indicar cuál es su nivel y categoría de riesgo de acuerdo al “Catálogo de actividades para la clasificación de las empresas en el seguro de riesgos de trabajo” del Instituto Mexicano del Seguro Social.
5. Después, se te pedirá que transcribas literalmente la actividad que deseas registrar de acuerdo a la constancia de situación fiscal para el caso de las personas físicas, y las personas morales transcribir el objeto social.
6. Una vez realizado este paso, deberás subir escaneada la página o las páginas de la constancia de situación fiscal donde aparecen las actividades que desea registrar o el acta constitutiva en donde aparece el objeto social, resaltando en ellas las actividades que desea registrar.
7. Vas a capturar la actividad o las actividades a registrar, las cuales deberán de formar parte de su constancia de situación fiscal u objeto social. Deberá escribirlas de manera literal tal y como aparecen en su constancia de situación fiscal o en su objeto social.
8. Adicionalmente, indicarás en qué categoría del catálogo anexo que se desplegará se engloba cada una de las actividades solicitadas. En seguida, realizarás un cuestionario por cada una de las actividades de las que has solicitado el registro.
9. Una vez concluida la requisición del cuestionario o los cuestionarios, el sistema te solicitará que subas en PDF: Identificación Oficial Vigente (Credencial para Votar, Pasaporte o Cédula Profesional) de la persona física o representante legal, Poder Notarial, Acta Constitutiva o Constancia de Situación Fiscal, Constancia de Inscripción en el RFC, Registro (s) Patronal (es) ante el IMSS, Comprobante de Domicilio (Luz, Predial, Teléfono) y en formato XML el Comprobante de la nómina.
10. Una vez requisitada y realizada la carga de la información y la documentación, la Plataforma te asignará un número de folio con el que podrás dar seguimiento al registro.

¿Cuánto tiempo tarda el REPSE en dar respuesta?

Una vez completado el trámite de registro en el REPSE, la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) tiene un plazo máximo de 20 días hábiles para dar respuesta sobre la aprobación o rechazo del registro. 

En caso de que sea necesario subsanar errores o proporcionar información adicional, este plazo puede extenderse.

¿Cómo revisar el estatus del trámite?

A las personas físicas o morales que hayan realizado una solicitud de registro de inscripción en el Padrón les será asignado un número de folio con el que podrán dar seguimiento a su registro.

Este número de folio les indicará la fecha en la que ingresó la solicitud de registro determinada según el día hábil correspondiente, la etapa en la que se encuentra, y la fecha en la que deberá de recibir la respuesta correspondiente (20 días hábiles contados a partir del ingreso de la solicitud de registro).

Una vez realizado el análisis de la documentación, así como el cumplimiento de todos los requisitos y requerimientos se emitirá el aviso de registro correspondiente que incluirá un número de folio por cada actividad del objeto social o constancia de situación fiscal registrada, el cual se hará de conocimiento al solicitante a través de los medios de comunicación establecidos.

Gestión del REPSE

Una vez registrado en REPSE, ¿qué sigue?

Se deberá incluir este registro autorizado en todos los contratos que se celebren y verificar que estos correspondan a la actividad que se va a realizar, así como identificar por medio de imagen, gafete o código de identificación a los trabajadores que se encuentren subcontratados dentro del centro de trabajo del contratante.

¿Dónde se presentan las declaraciones del REPSE?

Las declaraciones del REPSE se presentan de manera digital a través de la plataforma en línea habilitada por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS). 

Existe la obligación de presentarlas cada cuatrimestre a través de la Informativa de Contratos de Servicios u Obras Especializadas (ICSOE) por los contratos celebrados ante IMSS e INFONAVIT. 

¿Cómo saber si estoy dado de alta en el REPSE?

Para verificar si una empresa está registrada en el REPSE, es necesario acceder a la plataforma oficial del REPSE gestionada por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS). 

Una vez allí, se puede consultar el Padrón Público de Contratistas de Servicios Especializados u Obras, donde se encuentran listadas todas las empresas que han completado su registro satisfactoriamente. 

Esta herramienta es pública y accesible para cualquier usuario que desee confirmar la situación de una empresa respecto al REPSE.

¿Cuál es la vigencia del REPSE?

La vigencia del registro en el REPSE es de tres años, contados a partir de la fecha en que las personas físicas o morales hayan quedado inscritas oficialmente en el padrón.

Es importante destacar que no habrá prórrogas para la renovación, lo cual subraya la importancia de realizar este trámite dentro del plazo estipulado para evitar la revocación del registro.

¿Se puede cancelar este registro?

Sí, el registro podrá ser cancelado en cualquier momento, por diversos motivos: 

• Prestar servicios que no estén registrados o que estos formen parte del objeto social o actividad preponderante de la contratante.
• Se acredite la existencia de adeudos firmes por créditos derivados por obligaciones fiscales o de seguridad social.
• Dejar de cumplir con los requisitos del registro.
• Transgredir la Ley Federal del Trabajo en materia de subcontratación.
• Negarse a atender algún requerimiento de la STPS.
• No realizar en tiempo la renovación del registro.

En caso de que se actualice cualquiera de los motivos ya señalados, la STPS, notificará a la persona física o moral para que en un plazo de 5 días hábiles manifieste lo que a su derecho convenga y dentro de este plazo se resolverá lo conducente.

¿Cómo renovar REPSE 2024?

Para renovar el registro en el REPSE en 2024, las empresas deben seguir un proceso similar al de la inscripción inicial. Este proceso incluye:

1. Acceder al sistema del REPSE a través de la plataforma en línea de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS).
2. Completar el formulario de renovación con la información actualizada de la empresa.
3. Adjuntar la documentación requerida, que puede incluir datos actualizados sobre contratos de servicios especializados u obras, así como cumplimiento de obligaciones fiscales y de seguridad social.
4. Enviar la solicitud de renovación a través de la plataforma.

Es importante iniciar este proceso con anticipación, preferentemente unos meses antes de que venza la vigencia actual, para asegurar la continuidad en el registro sin interrupciones.

Proveedores de REPSE

¿Quiénes son los proveedores de REPSE en México?

Existen dos tipos de proveedores en el REPSE (Registro de Prestadores de Servicios Especializados u Obras Especializadas):

1. Personas Físicas:
   • Requisitos:
     • Contar con CURP.
     • Tener e.firma vigente.
     • No estar en el supuesto de impedimento previsto en el artículo 15 de la Ley Federal del Trabajo.
     • Acreditar la experiencia y capacidad técnica para la prestación del servicio.
     • Contar con un contrato de prestación de servicios.
2. Personas Morales:
   • Requisitos:
     • Contar con RFC.
     • Tener e.firma vigente.
     • No estar en el supuesto de impedimento previsto en el artículo 15 de la Ley Federal del Trabajo.
     • Acreditar la experiencia y capacidad técnica para la prestación del servicio.
     • Contar con un contrato de prestación de servicios.

¿Cómo encontrar un proveedor de REPSE en México? 

Puedes consultar los siguientes recursos:

1. Portal del REPSE:
   • Sitio web. https://repse.stps.gob.mx/
   • Directorio de proveedores.
2. Buscadores web:
   • Puedes usar Google o Bing para buscar “proveedores REPSE” o “proveedores de servicios especializados REPSE”.
3. Asociaciones y cámaras empresariales:
   • Algunas asociaciones y cámaras empresariales tienen directorios de proveedores REPSE.
4. Redes sociales:
   • Puedes buscar en LinkedIn o Facebook grupos relacionados con el REPSE.

¿Qué pasa si mi proveedor no me da el REPSE?

Si un proveedor no proporciona su registro en el REPSE, las empresas contratantes se enfrentan el riesgo de incumplir con la legislación mexicana. Esto puede resultar en sanciones económicas significativas tanto para el proveedor como para la empresa contratante. 

La prestación o contratación de servicios especializados sin la inscripción al Repse puede equivaler a una sanción de entre 217,140 y 5.4 millones de pesos tanto para la empresa que lo ofrece como para quien la contrata.

¿Qué documentos se le deben pedir a un proveedor REPSE?

Para garantizar el cumplimiento de la legislación y la correcta contratación de un proveedor inscrito en el REPSE, las empresas deben solicitar y revisar los siguientes documentos:

• Constancia de inscripción en el REPSE.
• Comprobante de situación fiscal actualizado.
• Comprobantes de cumplimiento de obligaciones fiscales y de seguridad social.
• Documentación que acredite la especialización del servicio u obra ofrecida.

Multas por no cumplir con REPSE

¿Qué multas son comunes en REPSE?

Las empresas que no cumplen con las obligaciones del REPSE (Registro de Prestadores de Servicios Especializados u Obras Especializadas) se pueden enfrentar a diversas multas, que van desde los $5,000 hasta los $500,000 pesos.

Las multas más comunes son:

• No registrarse en el REPSE: $5,000 a $50,000 pesos.
• Subcontratar a empresas no registradas en el REPSE: $25,000 a $250,000 pesos.
• No presentar la información anual: $5,000 a $50,000 pesos.
• Presentar información falsa o incompleta: $10,000 a $100,000 pesos.
• No permitir la inspección del REPSE: $15,000 a $150,000 pesos.

Además de las multas, las empresas que no cumplan con el REPSE pueden ser sancionadas con:

• Clausura temporal o definitiva del establecimiento: En caso de reincidencia o de que la empresa ponga en riesgo la seguridad o salud de los trabajadores.
• Inhabilitación para contratar con el gobierno: Las empresas que no estén al día con sus obligaciones fiscales no podrán contratar con el gobierno federal, estatal o municipal.

¿Cómo evitar multas en REPSE?

Algunos consejos para evitar multas en el REPSE:

• Regístrate en el REPSE de forma oportuna.
• Asegúrate de que tus proveedores estén registrados en el REPSE.
• Presenta la información anual en tiempo y forma.
• Mantén tu información actualizada.
• Permite las inspecciones del REPSE.
• Cumple con todas las obligaciones fiscales.

Tips para el éxito en la gestión del REPSE 

Aquí están  algunos consejos que tu empresa debe seguir para garantizar el éxito con REPSE:

1. Registro y actualización: Regístrate en el REPSE de forma oportuna y mantén tu información actualizada. Esto te permitirá acceder a los beneficios del programa y evitar multas. Asegúrate de que tus proveedores también estén registrados en el REPSE. De lo contrario, podrías ser sancionado.
2. Cumplimiento de obligaciones: Conoce y cumple con todas las obligaciones del REPSE. Esto incluye la presentación de información anual, el pago de cuotas y la participación en cursos de capacitación. Mantente al día con las reformas y cambios en la legislación. El REPSE se actualiza constantemente, por lo que es importante estar informado de las últimas modificaciones.
3. Organización y documentación: Mantén una buena organización de la documentación relacionada con el REPSE. Esto te facilitará el cumplimiento de las obligaciones y te ayudará a evitar problemas en caso de una inspección.También debes digitaliza tu documentación. Esto te permitirá tenerla siempre a mano y facilitará su consulta.
4. Capacitación: Capacita a tu personal sobre el REPSE. Esto ayudará a que todos en la empresa comprendan sus obligaciones y responsabilidades. También, es importante que tu empresa participa en los cursos de capacitación que ofrece el REPSE. Estos cursos te brindarán información actualizada sobre el programa y te ayudarán a mejorar tu gestión.
5. Asesoría profesional: Consulta con un especialista en materia laboral o fiscal si tienes dudas sobre el REPSE. Un asesor te puede ayudar a cumplir con las obligaciones del programa y evitar problemas legales.
6. Uso de plataformas tecnológicas: Utiliza las plataformas tecnológicas que ofrece el REPSE para facilitar la gestión del programa. Estas plataformas te permiten realizar trámites en línea, consultar información y descargar documentos.
7. Comunicación efectiva: Mantén una comunicación efectiva con la STPS (Secretaría del Trabajo y Previsión Social). Esto te permitirá estar al día con las últimas noticias y cambios en el REPSE.

¿Cómo implemento REPSE en mi empresa?

Consejos para una transición exitosa hacia el REPSE

Para facilitar una transición exitosa hacia la conformidad con el REPSE, las empresas pueden seguir estos consejos prácticos:

1. Realizar un diagnóstico interno para determinar si la empresa realiza actividades de subcontratación que requieran registro.
2. Consultar con expertos en derecho laboral para entender a fondo los requisitos y obligaciones derivados del REPSE, asegurando una interpretación correcta de la legislación.
3. Proporcionar formación a los equipos de recursos humanos y a los responsables de la contratación sobre las implicaciones del REPSE y los procesos de cumplimiento.
4. Revisar y ajustar los contratos existentes con proveedores de servicios especializados para asegurar que cumplan con los requisitos solicitados.
5. Establecer o mejorar sistemas internos para la gestión eficiente de la documentación y los procesos de cumplimiento relacionados con el REPSE, incluyendo la constancia de inscripción, comprobantes fiscales, y reportes periódicos.
6. Mantener una comunicación abierta y transparente con proveedores y trabajadores sobre las políticas de subcontratación y cómo afectan las relaciones laborales y comerciales.
7. Implementar mecanismos de seguimiento continuo para asegurar el cumplimiento a largo plazo y adaptarse a posibles cambios en la legislación o en las prácticas de subcontratación.

Runa en tu camino al REPSE

Aunque Runa no se encarga directamente del registro en el REPSE, puede ofrecer apoyo significativo a las empresas en el proceso de cumplimiento y gestión relacionados con el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE):

1. Permite organizar y almacenar de manera segura documentos importantes de los empleados y de la empresa, lo cual puede facilitar el acceso rápido a la documentación requerida.
2. Puede ayudar a asegurar que la empresa cumpla con todas las obligaciones laborales y fiscales mediante la automatización.
3. Permite generar reportes detallados sobre la fuerza laboral, nóminas y otros aspectos críticos de la gestión de RR.HH., lo cual es útil para demostrar el cumplimiento con las regulaciones laborales.
4. Puede facilitar la comunicación interna entre el departamento de RR.HH. y los empleados, lo cual es crucial para coordinar la recopilación de documentos y la implementación de procedimientos.
5. Ofrece herramientas para gestionar programas de capacitación y desarrollo profesional, lo cual puede ser especialmente útil para empresas que necesitan certificar habilidades o competencias específicas.