Responsabilidad legal de la maquila de nómina

Maquila de nómina

Cuando se realiza la contratación de un servicio de maquila, debemos comprender cuáles son los límites legales a los que está sujeto el servicio. Recordemos que la maquila de nómina es un proceso en el cual una empresa contrata a un proveedor externo que realice los cálculos de las nóminas del personal. Este deberá ser pactado en un contrato celebrado por ambas partes, además, se deberá considerar el cumplimento tanto de la Ley Federal del Trabajo (LFT) y las obligaciones hacia las dependencias como el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT), Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores (FONACOT), etc.

¿Cuáles son los aspectos legales de la maquila de nómina?

Pago de salarios. La empresa que realizará el servicio debe de pagar los salarios de los trabajadores, en tiempo y forma, por lo que normalmente se realiza este procedimiento vía transferencia bancaria o cheque, recordemos que es importante establecer en el contrato la forma en la que se va a realizar esta operación.

Operación de la plataforma. Algunas empresas optan por compartir un software o plataforma de nómina que los ayude la captura de las incidencias, es decir el área de recursos humanos, esto para que el cálculo de nómina se realice en base a los datos ingresados por el cliente.

Pagos extraordinarios. El procesamiento de pagos de nóminas extraordinarias, como finiquitos y liquidaciones, así como PTU o bonos, deberán ser como mínimo bajo lo establecido a la ley federal del trabajo, sin embargo si el cliente desea que estos datos sean superiores a la ley, podrá solicitarlo.

Emisión de recibos fiscales. De acuerdo con el Artículo 101 de la ley LFT, la empresa deberá entregar por cualquier medio, ya sea físico o digital, su recibo de nómina.

Cálculo de impuestos. Es importante mencionar que, normalmente, el servicio de maquila se limita a que el proveedor deberá brindarle al cliente las líneas de captura para realizar el pago de impuestos, cuotas obrero patronales, aportaciones al FONACOT y cualquier otro impuesto federal o estatal que sea vigente en el estado en el que se encuentre, como el caso del ISN, el cual puede cambiar dependiendo la entidad.

Modificaciones ante el IMSS. Todos los movimientos afiliatorios, bajas, altas o modificaciones están sujetos a notificarse ante el seguro social, conforme lo indica la Ley de Seguro Social en su Artículo 15 , donde establece esta tarea como obligatoria para el patrón

Variables. El envío de las variables bimestrales deberá presentarse en tiempo y forma, de acuerdo con lo que dicte la autoridad. Sin embargo, estos pagos no podrán ser realizados por el proveedor, cualquier diferencia deberá ser notificada al cliente, y realizar el cumplimiento de pago

Costos adicionales. En caso de contar con servicios adicionales, es importante mencionar que estos podrán generar un costo extra para el cliente, sin embargo estos no suelen interferir con el pago de nómina.

En algunas ocasiones el servicio de dispersión de nómina, por parte del proveedor podrá contraer un costo adicional, ya que se utilizará la plataforma y no un sistema bancario establecido, cabe recalcar que cualquier costo extra deberá ser previamente establecido bajo un contrato por ambas partes en donde se establezca con más claridad estos términos y condiciones

Datos personales. Ya que el servicio de maquila es considerado como una contratación ante una empresa externa a la principal, se debe de dar por entendido que todos los datos del personal ya sea salarios o cardex de los mismos deberán estar sujetos a la ley de protección de datos, por lo que la empresa proveedora no será responsable de esta información.

Auditorías. La empresa proveedora del servicio normalmente no atiende a la autoridad, más deberá realizar la entrega de la documentación solicitada por el cliente, ya sean listas de raya o cualquier otra información relacionada a el pago de sueldos y salarios, obligaciones, etc.

Recordemos que los procedimientos deberán ser realizados conforme a las principales leyes y reglamentos establecidos por las autoridades mexicanas:

  • Ley Federal del Trabajo
  • Ley del Infonavit
  • Ley del Seguro Social
  • Código Fiscal de la Federación
  • Ley de Impuesto Sobre la Renta e Impuesto al Valor Agregado
  • Ley de Protección de Datos Personales
  • Ley de Protección al Consumidor
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