Tabla de contenidos
- ¿Qué es un contrato de aprendizaje en Colombia?
- ¿Para qué sirve un contrato de aprendizaje?
- ¿Cómo funciona un contrato de aprendizaje?
- ¿Cuáles son las características de un contrato de aprendizaje?
- ¿Cómo registrar un contrato de aprendizaje en el SENA?
- ¿Cuánto se paga por un contrato de aprendizaje?
- ¿Cuántas horas se trabaja en un contrato de aprendizaje?
- ¿Cuáles son las obligaciones del empleador en un contrato de aprendizaje?
- ¿Qué beneficios brinda un contrato de aprendizaje?
- ¿Cómo los recursos humanos gestionan un contrato de aprendizaje?
En la estrategia de talento de cualquier empresa colombiana, el contrato de aprendizaje funciona como un puente real entre el salón de clases y la vida laboral. Amparado por la Ley 789 de 2002 y el Decreto 1072 de 2015, este esquema permite que las compañías vinculen estudiantes del SENA o de programas técnicos y universitarios en un modelo que mezcla estudio y práctica diaria. Si se gestiona con cuidado, el beneficio es doble: la organización alimenta su cantera de talento joven, reduce los costos de reclutar desde cero y transmite su cultura desde la base; el aprendiz, a su vez, suma experiencia tangible, expande su red de contactos y mejora notablemente su empleabilidad.
En un mercado donde sobran vacantes especializadas y escasean perfiles preparados, el contrato de aprendizaje se ha convertido en catalizador de proyectos de transformación digital, iniciativas de economía circular y otras innovaciones que impulsan la marca empleadora, sobre todo entre las nuevas generaciones que buscan empresas comprometidas con el desarrollo profesional y la responsabilidad social.
¿Qué es un contrato de aprendizaje en Colombia?
El contrato de aprendizaje es una forma especial de vinculación —no laboral— entre un empleador y un estudiante, cuyo objeto es desarrollar una formación teórico-práctica por un tiempo determinado. Se perfecciona por escrito, establece un “apoyo de sostenimiento” (no salario) y la afiliación del aprendiz a salud y riesgos laborales. Aunque carece de prestaciones sociales tradicionales, reconoce vacaciones académicas y licencias contempladas en el reglamento del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA). Al concluir, el aprendiz no adquiere derecho automático a la planta; sin embargo, la empresa puede ofrecerle un contrato laboral si existe vacante y desempeño destacado.
Naturaleza jurídica
El contrato se rige por normas de formación profesional y no por el Código Sustantivo del Trabajo; su inobservancia sí genera sanciones laborales y pecuniarias.
Duración referencial
Se extiende como máximo por 2 años: etapa lectiva (teoría) y etapa productiva (práctica), ajustadas al plan formativo certificado.
- Debe registrarse en la plataforma Sofia Plus del SENA.
- Incluye póliza de salud y ARL categoría 1.
- El aprendiz mantiene su calidad de estudiante durante todo el proceso.
¿Para qué sirve un contrato de aprendizaje?
Sirve para que la empresa desarrolle talento a la medida, reduzca brechas de habilidades y fortalezca la responsabilidad social empresarial al ofrecer primeras oportunidades. Al aprendiz le permite aterrizar conocimientos y validar su vocación. Para el Estado, es un mecanismo de inserción laboral y competitividad. Las organizaciones que integran aprendices en proyectos estratégicos reportan mejoras de hasta 20 % en tiempo de implementación, gracias a la combinación de ideas frescas y guía experta de tutores.
Semillero de talento
Tras el período práctico, la empresa cuenta con candidatos que ya dominan procesos, cultura y sistemas internos.
Innovación a bajo riesgo
Los aprendices prueban nuevas metodologías en laboratorios o células ágiles antes de escalar, reduciendo costos de experimentación.
- Facilita el cumplimiento de políticas de empleo juvenil.
- Conecta diversidad de regiones con oportunidades urbanas.
- Refuerza la marca empleadora en ferias universitarias.
¿Cómo funciona un contrato de aprendizaje?
Funciona en dos fases complementarias. La etapa lectiva, normalmente seis meses, se desarrolla en el SENA o la institución educativa y concentra teoría básica y módulo de competencias. La etapa productiva se cumple en la empresa bajo la guía de un tutor, donde el aprendiz aplica lo aprendido y entrega resultados concretos. El empleador debe aportar un reporte bimestral al SENA sobre desempeño y asistencia. El horario no puede exceder la jornada máxima legal, y en etapa lectiva debe adaptarse a los bloques académicos aprobados.
Relación triangular
Aprendiz, empresa y SENA (u otra IES) firman un plan de formación con objetivos y evidencias de aprendizaje.
Tutoría y seguimiento
Cada aprendiz tiene un instructor del SENA y un tutor empresarial que monitorean el progreso y retroalimentan competencias.
- Evaluaciones parciales definen paso de lectiva a productiva.
- Inasistencias injustificadas pueden terminar el contrato.
- Se permite cambio de patrocinador previa aprobación del SENA.
¿Cuáles son las características de un contrato de aprendizaje?
Es importante resaltar las principales características que ofrece un contrato de aprendizaje, en el vertiginoso mercado laboral colombiano, ayudando a formar las nuevas generaciones del talento humano en el país.
- Temporalidad: Máximo 2 años, dividido en fases.
- No genera salario: Paga apoyo de sostenimiento.
- No hay subordinación laboral: Sí hay deberes académicos y técnicos.
- Afiliación a salud y ARL: Cubierta por el patrocinador.
- Objetivo formativo: Evidencia de competencias prácticas.
- Registro obligatorio: En el Sistema de Gestión Virtual de Aprendices.
Flexibilidad académica
Los planes pueden ajustarse para proyectos de innovación, siempre que respeten la malla curricular.
Protección al aprendiz
Tiene fuero contra despido durante embarazo o paternidad y acceso a rutas de atención de acoso.
- Puede suspenderse por fuerza mayor o incapacidad médica.
- Prohíbe horas extras y trabajo nocturno sin autorización del SENA.
- Acepta prórroga excepcional por causas académicas justificadas.
¿Cómo registrar un contrato de aprendizaje en el SENA?
El empleador ingresa a Sofia Plus, diligencia la ficha de caracterización y adjunta el plan formativo. Debe indicar NIT, actividad económica, número de cotizantes y asignar tutor. El SENA valida cuota mínima (1 aprendiz por cada 20 trabajadores) y aprueba la postulación. Una vez aceptada, se firma el contrato y se carga en PDF. El sistema genera un código para seguimiento y auditoría. Cualquier cambio —suspensión, traslado, terminación— se actualiza en la misma plataforma.
Documentación requerida
Carta de presentación del aprendiz, copia de cédula, certificado de matrícula y certificado ARL categoría 1.
Plazos y sanciones
La empresa tiene 10 días hábiles desde el inicio de la relación para registrar el contrato; de lo contrario, se expone a multas de hasta 2 SMMLV.
- Tutoriales virtuales del SENA guían el proceso paso a paso.
- Se debe subir evaluación bimestral de desempeño.
- La certificación final del aprendiz depende de registros completos.
¿Cuánto se paga por un contrato de aprendizaje?
El apoyo de sostenimiento equivale a un salario mínimo legal vigente (SMMLV) multiplicado por un porcentaje:
- 50 % del SMMLV durante la etapa lectiva.
- 75 % del SMMLV durante la etapa productiva.
Para 2025, con SMMLV de $1 423 000, los valores son $711 500 y $1 067 250, respectivamente. Además, el patrocinador paga la cotización a salud (8,5 % del 40 % del SMMLV) y la ARL clase 1. No se pagan prestaciones sociales ni parafiscales, salvo que el aprendiz sea contratado laboralmente al terminar.
Incremento anual
El monto se ajusta automáticamente según el decreto de salario mínimo cada 1.º de enero.
Pagos y periodicidad
Se desembolsa mensualmente, antes del quinto día hábil, y debe registrarse en la contabilidad como gasto deducible de renta.
- No causa retención en la fuente para el aprendiz.
- No se pagan horas extras; se compensa con tiempo de estudio.
- Incluye auxilio de transporte si el plan formativo lo exige.
¿Cuántas horas se trabaja en un contrato de aprendizaje?
En la etapa productiva, la jornada no puede exceder la máxima legal (42 horas semanales en 2026) y se distribuye de lunes a sábado según acuerdo y necesidad académica. En la etapa lectiva, el horario es el definido por el SENA o la IES, generalmente 6-8 horas diarias. Trabajo nocturno, dominical o festivo requiere autorización previa del SENA y no genera recargos sino ajustes de horario.
Flexibilidad dual
Los bloques de estudio y práctica pueden alternarse semanalmente para proyectos ágiles o picos de producción.
Control de asistencia
El tutor empresarial lleva registro diario en sistema interno y lo reporta al SENA cada bimestre.
- Horas de investigación cuentan como parte del plan.
- Prohibido superar 48 horas inclusive con actividades extracurriculares.
- El aprendiz conserva derecho a descansos y pausas activas.
¿Cuáles son las obligaciones del empleador en un contrato de aprendizaje?
Proveer ambiente seguro, designar tutor calificado, cumplir con el plan formativo, pagar apoyo de sostenimiento puntualmente y reportar desempeño al SENA. También debe afiliar al aprendiz a EPS y Administradora de Riesgos Laborales (ARL), garantizar equipos y elementos de protección personal, y brindar permisos para evaluaciones académicas. La empresa está obligada a mantener la cuota mínima de aprendices según su planta de personal; el incumplimiento acarrea multas graduales y suspensión de beneficios tributarios.
Supervisión y calidad
El empleador facilita retroalimentación y evidencia de aprendizaje (informes, prototipos, servicios prestados).
Protección de datos
Debe garantizar confidencialidad de información sensible entregada al aprendiz y firmar acuerdos cuando sea necesario.
- Tramitar dotación si el riesgo lo exige.
- Reportar accidentes al SGRL en las 24 horas siguientes.
- Liberar cartas de recomendación al finalizar la práctica.
¿Qué beneficios brinda un contrato de aprendizaje?
Para el aprendiz: experiencia práctica, networking, posibilidad de inserción laboral y apoyo económico. En cuanto a la empresa: cuota legal cubierta, talento fresco, incentivos tributarios (deducción hasta del 175 % en gastos de capacitación) y mejora de imagen corporativa. Para el SENA y la sociedad: alineación de oferta académica con demanda real y reducción de desempleo juvenil.
Retorno sobre inversión
Estudios del DNP muestran que el 35 % de las innovaciones de pymes surgieron de proyectos liderados por aprendices en los últimos tres años.
Sostenibilidad social
Disminuye la informalidad y consolida carreteras de empleo digno en regiones afectadas por migración y conflicto.
- Facilita la diversidad generacional en los equipos.
- Potencia la adopción de tecnologías emergentes.
- Refuerza la cultura de mentoría y aprendizaje continuo.
¿Cómo los recursos humanos gestionan un contrato de aprendizaje?
El área de recursos humanos coordina la planeación de cuotas, selección de perfiles, registro en Sofia Plus y vinculación al Sistema de Seguridad Social. Diseña programas de inducción específicos, asigna tutores e integra al aprendiz en proyectos acordes con el plan formativo. Implementa herramientas de seguimiento (dashboards y rúbricas) para medir desempeño, retroalimentar al aprendiz y reportar avances al SENA. Al finalizar, recursos humanos evalúa la pertinencia de contratar al aprendiz como empleado permanente, capitalizando la inversión realizada.
Automatización
Sistemas HCM parametrizan alertas de vencimiento, pagos y evaluaciones bimestrales.
Gestión del conocimiento
Recursos humanos crea comunidades de práctica donde los aprendices comparten lecciones y documentan procesos.
- Vincula metas de tutoría al bono de desempeño de líderes.
- Alínea el contrato con iniciativas de responsabilidad social.
- Monitoriza clima y satisfacción mediante encuestas regulares.
El contrato de aprendizaje, bien gestionado, es una herramienta poderosa para cerrar brechas de talento, robustecer la responsabilidad social y consolidar la ventaja competitiva de las empresas colombianas. Al articular la teoría con la práctica, fortalece el ecosistema de formación y empleo, creando un canal efectivo para la transferencia de conocimiento y la innovación. Para los CEOs y equipos de recursos humanos, dominar la normativa y aplicar buenas prácticas en selección, tutoría y evaluación garantiza no solo cumplimiento legal, sino también un retorno tangible en productividad, cultura y reputación corporativa. Invertir en aprendices hoy es asegurar la sostenibilidad del negocio y del país mañana.