Resolución 1843 de 2025: ¿Qué es? ¿Qué exige a las empresas?

Colombia actualizó en 2025 las reglas sobre evaluaciones médicas ocupacionales, historias clínicas ocupacionales y determinadas pruebas dentro del entorno laboral mediante la Resolución 1843 de 2025 del Ministerio de Trabajo. La norma impacta procesos que suelen coordinar recursos humanos y Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), desde el ingreso y los controles periódicos hasta cambios de ocupación, incapacidades, retornos y terminación de la relación laboral o contractual.

La actualización no se limita a modificar los llamados “exámenes de ingreso”. Integra las evaluaciones médicas al ciclo de vigilancia de la salud dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) y establece responsabilidades concretas para empleadores, contratantes, prestadores y trabajadores.

Este artículo explica qué exige actualmente la resolución, cuándo deben realizarse las evaluaciones y qué controles deberían revisar las empresas. Los procedimientos deben contrastarse con la normativa vigente antes de modificar políticas internas.

¿Qué es la Resolución 1843 de 2025?

La Resolución 1843 de 2025 es la norma del Ministerio del Trabajo de Colombia que regula la práctica de las evaluaciones médicas ocupacionales y establece reglas sobre el manejo, contenido, custodia y confidencialidad de las historias clínicas ocupacionales.

Su ámbito comprende empleadores y contratantes, trabajadores dependientes e independientes, empresas y entidades públicas o privadas, Administradoras de Riesgos Laborales y prestadores de servicios de medicina de Seguridad y Salud en el Trabajo. Las evaluaciones no funcionan como trámites médicos aislados: forman parte del SG-SST y deben guardar relación con los peligros, factores de riesgo, tareas y condiciones reales de cada ocupación.

La norma también diferencia responsabilidades. Los prestadores de medicina de SST deben contar con profesionales habilitados y respetar la reserva clínica, mientras el empleador debe suministrar información suficiente sobre los perfiles de cargo y utilizar los conceptos ocupacionales para gestionar prevención, ubicación, reubicación o adaptación laboral.

Como regla general, las evaluaciones deben ser realizadas por médicos especialistas en Seguridad y Salud en el Trabajo con licencia vigente. La resolución contempla una excepción territorial cuando se certifique que no existen esos especialistas disponibles en el departamento y se cumplan las condiciones previstas para otros médicos con experiencia en SST.

Determinadas actividades continúan sujetas además a regulación específica. La propia resolución menciona, entre otros ejemplos, trabajo en alturas, espacios confinados, actividades eléctricas, manipulación de alimentos, conducción y porte de armas. La Resolución 1843 no sustituye esos requisitos sectoriales.

¿Qué cambió con la Resolución 1843 de 2025 frente a las reglas anteriores?

La Resolución 1843 actualizó el régimen de evaluaciones médicas ocupacionales y derogó expresamente las Resoluciones 2346 de 2007, 1918 de 2009, 1075 de 1992 y 4050 de 1994, además de las disposiciones que le sean contrarias. También estableció un período transitorio de seis meses para realizar ajustes administrativos, técnicos y operativos; ese período ya concluyó.

El cambio práctico más importante es que la norma debe leerse como una actualización del ciclo completo de vigilancia de la salud laboral, no únicamente como una regulación de evaluaciones de ingreso.

Entre sus cambios operativos destacan:

• Define expresamente seis tipos mínimos de evaluaciones médicas ocupacionales;
• Incorpora reglas específicas para retorno laboral y post-incapacidad;
• Precisa el seguimiento o control de condiciones previamente identificadas;
• Establece una periodicidad basada en riesgo, en lugar de una frecuencia idéntica para todos;
• Exige mayor conexión entre el perfil del cargo, los factores de riesgo y la evaluación médica;
• Fija obligaciones empresariales sobre recomendaciones y restricciones;
• Refuerza reglas de confidencialidad de las historias clínicas;
• Incorpora medidas antidiscriminatorias sobre determinadas pruebas;
• Regula con mayor detalle responsabilidades de empleadores, prestadores, Administradora de Riesgos Laborales (ARL) y trabajadores.

El resultado para RR. HH. y SST es que los controles médicos deben integrarse con eventos del ciclo laboral: contratación, exposición a riesgos, cambios de cargo, incapacidades, ausencias prolongadas, seguimiento y egreso.

¿Qué evaluaciones médicas ocupacionales exige la Resolución 1843 de 2025?

El artículo 8 de la Resolución 1843 establece seis tipos mínimos de evaluaciones médicas ocupacionales: preingreso, periódicas, egreso, post-incapacidad, retorno laboral y seguimiento o control.

Evaluación de preingreso

Se realiza antes de la contratación y debe comparar las exigencias físicas, mentales y ambientales del cargo con las condiciones de salud de la persona. El empleador debe entregar información sobre el perfil, funciones, responsabilidades, riesgos y condiciones de trabajo.

Evaluaciones periódicas

Las periódicas pueden ser programadas o por cambio de ocupación. Las programadas dependen de factores como edad, tipo, magnitud, frecuencia y tiempo de exposición, estado de salud y programas de vigilancia epidemiológica.

La evaluación por cambio de ocupación debe considerarse cuando el trabajador pasa a nuevas funciones, ambientes o exposiciones que modifican el perfil de riesgo.

Evaluación de egreso

Debe realizarse al terminar la relación laboral o contractual. La resolución establece que el empleador o contratante debe informar el proceso al trabajador y que la evaluación debe efectuarse dentro de los cinco días hábiles posteriores a la terminación, dejando evidencia de la notificación.

Evaluación por retorno laboral

Aplica cuando la persona ha estado ausente por causas no médicas durante 90 días calendario o más. Debe realizarse antes del retorno efectivo para comprobar que las condiciones funcionales sean compatibles con las exigencias del cargo.

Evaluación post-incapacidad

Debe practicarse inmediatamente después de finalizar una incapacidad médica de 30 días calendario o más, o antes cuando la condición de salud haga pertinente o necesario el control.

Evaluación de seguimiento o control

Se utiliza cuando es necesario revisar la evolución de una condición de salud ya identificada, evaluar si las medidas adoptadas están funcionando o reconsiderar restricciones y recomendaciones, especialmente cuando estas son temporales.

¿Cada cuánto deben realizarse los exámenes médicos ocupacionales?

La Resolución 1843 no establece una única periodicidad universal para todas las empresas y cargos.

Cada organización debe definirla dentro de su SG-SST con base en la exposición a factores de riesgo y una justificación técnica. Incluso de manera excepcional, el intervalo definido no debe superar tres años.

Ese límite no significa que “el examen se hace cada tres años”. Dependiendo del cargo, la exposición, el estado de salud o el sistema de vigilancia epidemiológica, puede requerirse una frecuencia menor.

La evaluación debe considerar aspectos como:

• Edad del trabajador;
• Tipo de factor de riesgo;
• Magnitud de la exposición;
• Frecuencia y duración de la exposición;
• Estado de salud;
• Resultados de vigilancia epidemiológica;
• Cambios en las condiciones laborales.

La ARL puede prestar asistencia técnica para definir la periodicidad, pero esa participación no traslada la responsabilidad del empleador.

Además, determinadas actividades tienen certificados de aptitud y periodicidades propias, como alturas, electricidad, espacios confinados, conducción o manipulación de alimentos. Esos requisitos deben revisarse según su regulación específica.

Por ejemplo, dentro de una misma empresa un cargo administrativo y otro con exposición frecuente a un riesgo ocupacional pueden requerir periodicidades distintas. La decisión debe derivarse del perfil de riesgo y no de una política general idéntica para toda la plantilla.

¿Qué responsabilidades establece la Resolución 1843 de 2025 para las empresas?

El empleador o contratante tiene responsabilidades directas sobre programación, información, seguimiento y aplicación de los resultados ocupacionales. La ARL puede asesorar, pero no sustituye estas obligaciones.

Obligaciones que la empresa debe poder evidenciar

• Gestionar la realización de las evaluaciones que correspondan según el ciclo laboral y los riesgos.
• Programar las evaluaciones periódicas dentro de la jornada habitual.
• Entregar al prestador o médico evaluador el perfil de cargo, describiendo funciones, responsabilidades, entorno y factores de riesgo.
• Conservar evidencia documental de la remisión de esa información.
• Implementar sistemas de vigilancia epidemiológica según los riesgos y el diagnóstico de condiciones de salud.
• Gestionar las recomendaciones o restricciones laborales emitidas en el concepto ocupacional.
• Adaptar las condiciones de trabajo cuando corresponda dentro del plazo previsto por la resolución.
• Comunicar por escrito al trabajador el concepto médico y conservar evidencia de esa entrega.
• Implementar y ejecutar un programa de pausas activas dentro de la jornada laboral.
• Coordinar las campañas preventivas previstas dentro del SG-SST.

Adaptación de condiciones laborales

Uno de los controles con mayor impacto operativo es el plazo para implementar recomendaciones o restricciones.

El artículo 5 dispone que el empleador debe adaptar las condiciones de trabajo y el ambiente laboral en un término no superior a 20 días hábiles posteriores a la realización de la evaluación médica ocupacional, según las recomendaciones o restricciones emitidas.

Esto obliga a conectar medicina laboral con jefaturas, RR. HH. y SST. No basta con archivar el concepto.

Perfil del cargo

El perfil entregado al evaluador debe representar la ocupación real. La resolución exige información sobre funciones, responsabilidades, habilidades, competencias, requisitos físicos, mentales y técnicos, riesgos asociados y medidas preventivas.

Esto evita tratar la evaluación como un examen estándar desconectado del trabajo efectivo.

¿Qué papel tiene la ARL?

La ARL puede brindar asistencia técnica, capacitación y apoyo para vigilancia epidemiológica, estilos de vida saludables y correcta implementación de las evaluaciones. Sin embargo, la resolución señala que las ARL no están autorizadas a realizar, asumir o pagar las evaluaciones médicas reguladas, salvo disposición contraria.

¿Qué pruebas están prohibidas o limitadas por la Resolución 1843 de 2025?

La Resolución 1843 incorpora expresamente medidas antidiscriminatorias aplicables desde los procesos de selección y contratación.

El artículo 21 prohíbe exigir pruebas de embarazo, VIH y serología VDRL como requisito para acceso o permanencia laboral.

Prueba de embarazo

La regla general es la prohibición. Puede solicitarse con consentimiento previo únicamente cuando existan riesgos reales o potenciales que puedan afectar negativamente el desarrollo normal del embarazo.

Además, cuando el examen de preingreso incluya análisis de sangre, la candidata puede elegir el centro médico o laboratorio, siempre que este sea reconocido por el Ministerio de Salud y Protección Social.

Esto convierte la norma también en una regla relevante para el reclutamiento y selección de personal, no únicamente para medicina laboral.

Prueba de VIH

La prueba de VIH está prohibida como requisito dentro de procesos de contratación o selección, salvo cuando se trate de ocupaciones con riesgos reales o potenciales que puedan afectar negativamente la salud del trabajador o de terceros.

La excepción no debe convertirse en una autorización general para solicitarla en cualquier vacante.

Alcohol y sustancias psicoactivas

Las pruebas de alcoholimetría, alcoholemia y sustancias psicoactivas están vinculadas a prevención de accidentes y enfermedades laborales.

La resolución permite su aplicación en actividades que impliquen riesgo para otras personas o responsabilidad sobre terceros, siempre que estén justificadas técnicamente dentro del SG-SST y articuladas con el programa de prevención de consumo de alcohol y drogas de la organización.

¿Qué debe hacer recursos humanos para gestionar la Resolución 1843 de 2025?

Recursos humanos debería traducir la norma en un flujo operativo conectado con SST, en lugar de administrar cada evaluación como una solicitud aislada.

Una secuencia práctica puede ser:

1. Actualizar los perfiles de cargo y factores de riesgo. Confirmar que las funciones descritas coincidan con la operación real.
2. Mapear los eventos que activan una evaluación. Ingreso, cambio de ocupación, periodicidad definida, incapacidad prolongada, retorno después de ausencia, seguimiento o terminación.
3. Asignar responsables entre RR. HH. y SST. Definir quién detecta el evento, quién agenda, quién recibe el concepto y quién realiza seguimiento.
4. Validar prestadores y profesionales. Las evaluaciones deben estar a cargo de profesionales habilitados conforme a las exigencias de la resolución.
5. Programar la evaluación en el momento correspondiente. Las periódicas deben coordinarse durante la jornada laboral y los retornos o controles deben activarse según los eventos establecidos.
6. Recibir únicamente la documentación que corresponda. El empleador recibe el concepto médico ocupacional para gestionar recomendaciones y restricciones; la historia clínica tiene reglas especiales de reserva y custodia.
7. Activar las recomendaciones o restricciones. La información relevante debe llegar a quienes puedan modificar tareas, ambientes o condiciones, respetando la confidencialidad.
8. Documentar implementación y seguimiento. Registrar fechas, responsables, evidencia de entrega al trabajador, adecuaciones realizadas y próximos controles.

¿Qué información puede manejar la empresa?

La historia clínica ocupacional es confidencial y está sometida a reserva profesional. Como regla, su custodia corresponde al prestador de medicina de SST que realizó la atención. La resolución restringe al empleador la conservación o incorporación de copias de la historia clínica ocupacional, salvo las condiciones excepcionales previstas en la norma.

En la operación cotidiana, RR. HH. debería trabajar principalmente con el concepto médico ocupacional, las recomendaciones, restricciones y temporalidad aplicable, sin ampliar innecesariamente el acceso a diagnósticos o datos clínicos.

¿Es obligatorio utilizar software?

No. La Resolución 1843 no convierte la digitalización en una obligación general.

Sin embargo, calendarios, alertas, expedientes laborales, workflows y registros internos pueden ayudar a controlar: Evento → evaluación → concepto → recomendación → adaptación → seguimiento.

La herramienta de gestión debe distinguirse de la obligación normativa.

¿Qué riesgos existen si una empresa no cumple la Resolución 1843 de 2025?

El incumplimiento no tiene una única consecuencia aplicable automáticamente a todos los casos.

El artículo 34 remite al régimen sancionatorio correspondiente, incluyendo el Decreto Ley 1295 de 1994, la Ley 1562 de 2012 y el Decreto 1072 de 2015, además de otras disposiciones aplicables.

Desde una perspectiva empresarial, los riesgos pueden agruparse en varias categorías.

1. Incumplimiento del SG-SST: No realizar las evaluaciones correspondientes, no definir periodicidades técnicamente o no conectar los hallazgos con vigilancia epidemiológica puede afectar el cumplimiento del SG-SST.
2. Discriminación: Solicitar determinadas pruebas como filtros generales de ingreso o permanencia puede generar riesgos laborales y de discriminación, especialmente en materia de embarazo, VIH y VDRL.
3. Manejo inadecuado de información médica: Guardar historias clínicas o permitir acceso innecesario a diagnósticos puede vulnerar las reglas de confidencialidad y protección de datos médicos.
4. Falta de implementación de restricciones: Una empresa que recibe recomendaciones o restricciones y no activa oportunamente las adecuaciones puede dejar sin resolver el riesgo identificado por medicina ocupacional.
5. Falta de trazabilidad: No conservar evidencia de perfiles remitidos, entrega del concepto, recomendaciones, responsables o adecuaciones dificulta demostrar cómo se gestionó la obligación.

La mala gestión de las evaluaciones tampoco es únicamente un problema documental. Puede afectar decisiones sobre ubicación, reubicación, adaptación del puesto, vigilancia epidemiológica y prevención de riesgos laborales.

La Resolución 1843 de 2025 convierte las evaluaciones médicas ocupacionales en un proceso conectado con todo el ciclo laboral: ingreso, permanencia, cambios de ocupación, incapacidades, retornos, seguimiento y terminación.

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