Nómina en México: ¿Qué es? y ¿Cómo calcularla?

La gestión de la nómina puede ser un proceso complejo y abrumador para las nuevas empresas en México. Esta guía tiene como objetivo proporcionar una descripción general de los aspectos esenciales de la nómina en México, para ayudar a las nuevas empresas a cumplir con sus obligaciones legales y administrar sus recursos humanos de manera efectiva.

¿Qué es una nómina?

La nómina en México

La nómina es un documento que debe ser emitido de forma obligatoria por cualquier empresa, independientemente de su envergadura, para efectos de fiscalización laboral. Todas las empresas están obligadas por la ley a preparar mensualmente el registro de pago de la remuneración ofrecida a todos sus empleados y a cualquiera que les preste un servicio. Asimismo, cada empresa debe guardar una copia de este recibo.

Aspectos que tiene la nómina en México

La nómina surge para registrar la información de los empleados de acuerdo a sus condiciones de contratación y con base en ello realizar el pago de sus salarios. Los aspectos básicos son los siguientes:

• Datos informativos del empleado y de la empresa.
• Percepciones salariales (efectivo) y prestaciones.
• Deducciones y retenciones.
• Ingreso neto a percibir.

Las empresas pequeñas empiezan con hojas de Excel donde van creando su nómina con la información del personal. Si su personal no sobrepasa las 10 personas, la hoja de Excel puede ser muy útil. Sin embargo, cuando la empresa empieza a crecer rápidamente, es conveniente contratar software que faciliten la administración de nóminas que ayude con esa carga de trabajo.

Información que tiene la nómina en México

No existe un formato o modelo oficial para la elaboración de este documento. Las empresas deben adoptar los criterios que mejor atiendan a sus necesidades. Sin embargo, es indispensable que aparezcan las siguientes informaciones:

• Identificación del trabajador y de la empresa: La nómina es una hoja personal e intransferible y, para que se facilite la comprobación de la situación laboral de un trabajador, deben reflejarse los datos personales más importantes, como son: el nombre de la persona y el número de identidad. Por otro lado, debe contener el nombre de la institución y su identificación fiscal.
• Clasificación del trabajador: El colaborador debe pertenecer a una categoría, que a veces es regulada por una convención colectiva o depende de los recursos humanos de la empresa, la cual va desde los que tienen baja por paternidad, enfermedad, trabajadores de confianza, permanentes y/o de contrato temporal. Así como también el tipo de función que ejerce dentro de la empresa.
• Análisis de horas de trabajo: Para documentar esta etapa, se deben identificar por medio de controles de asistencia o métodos más actuales como la biometría, las horas trabajadas de cada empleado, las horas extras, jornadas adicionales cumplidas o descansos remunerados, por ejemplo. También, es necesario verificar si hubo faltas en el mes y si estas fueron justificadas. Cuando haya justificación de la ausencia, por medio de un informe médico en caso de enfermedad, la falta puede ser abonada. En caso contrario, se debe hacer el descuento en el salario bruto.
• Descuentos de encargos sociales e impuestos de renta: Deben ser contabilizados los descuentos del Instituto Mexicano del Seguro Social para asegurar los beneficios mensuales de la jubilación del funcionario, además de otros encargos sociales, como el seguro de invalidez y vida o los seguros de retiro, cesantía en edad avanzada y vejez. Se incluye también la retención del Impuesto sobre la Renta.
• Sueldo y remuneración: El sueldo es la contraprestación debida al empleado por los servicios proporcionados y en concordancia con el contrato de trabajo. Esta remuneración es, a su vez, la suma del sueldo estipulado, con otros beneficios percibidos en la vigencia del contrato de trabajo, donde se pueden incluir comisiones, porcentajes, viáticos y otros abonos pagados por el empleador.

¿Qué dice la ley sobre la nómina?

El marco legal que regula las relaciones laborales en México, incluyendo la nómina, está compuesto por diversas leyes y reglamentos, siendo los más importantes:

1. Ley Federal del Trabajo (LFT)
   • Establece los derechos y obligaciones de los trabajadores y patrones.
   • Define los tipos de contratos de trabajo, jornadas laborales, salarios mínimos, prestaciones laborales, descansos, vacaciones, seguridad e higiene en el trabajo, entre otros aspectos.
   • Es la ley fundamental en materia laboral y su cumplimiento es obligatorio para todas las empresas en México.
2. Reglamento Interior de Trabajo (RIT)
   • Es un documento obligatorio para todas las empresas en México.
     Contiene las normas y procedimientos internos específicos para la gestión de la nómina y las relaciones laborales dentro de la empresa.
   • Debe estar alineado con la LFT y otras leyes y reglamentos aplicables.
   • El RIT debe ser elaborado por la empresa y aprobado por los trabajadores o sus representantes.
3. Otras leyes y reglamentos aplicables
   • Ley del Seguro Social: Regula la afiliación y cotización al IMSS para acceder a servicios médicos y de pensiones.
   • Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR): Establece los impuestos que se aplican a los salarios y prestaciones de los trabajadores.
   • Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA): Impuesto que se aplica a ciertos bienes y servicios relacionados con la relación laboral.
   • Ley Federal de Protección a la Propiedad Industrial: Protege los derechos de propiedad intelectual de las empresas, como marcas y logotipos.
   • Reglamento General de Seguridad e Higiene en el Trabajo: Establece las normas mínimas de seguridad e higiene que deben cumplir las empresas para proteger la salud y seguridad de sus trabajadores.

Es importante que las nuevas empresas en México se familiaricen con la legislación laboral aplicable y cumplan con todas las obligaciones legales. El incumplimiento de las leyes laborales puede acarrear sanciones significativas, incluyendo multas, indemnizaciones a los trabajadores e incluso la clausura del negocio.

¿Qué tipos de nómina hay en México?

En México, existen dos clasificaciones principales para los tipos de nómina:

Por periodicidad de pago

• Nómina quincenal: Es la más común en México. Los pagos se realizan cada quince días, generalmente el 15 y el 30 o 31 de cada mes.
• Nómina catorcenal: Es menos común que quincenal pero igual existe. Los pagos se realizan cada dos semanas (14 días). su salario cada dos semanas.
• Nómina mensual: Los pagos se realizan una vez al mes, generalmente el último día del mes.
• Nómina semanal: Los pagos se realizan cada siete días. Es menos común que las otras periodicidades, pero se utiliza en algunos sectores como el agrícola o el comercio informal.
• Nómina decenal: Los pagos se realizan cada diez días. Es menos común que las otras periodicidades, pero se utiliza en algunas empresas.

Por tipo de personal

• Nómina ordinaria: Es la nómina que se aplica a la mayoría de los trabajadores. Incluye los pagos por salario regular, horas extra, vacaciones, aguinaldos, etc.
• Nómina extraordinaria: Es la nómina que se aplica a pagos ocasionales que no forman parte del salario regular, como bonos, compensaciones por despido, finiquitos, etc.

Otras clasificaciones

• Nómina por tipo de contrato: Puede haber nóminas para trabajadores de base, eventuales, por honorarios, etc.
• Nómina por tipo de industria: Algunas industrias, como la del transporte o la construcción, pueden tener requisitos específicos para la nómina.

Es importante tener en cuenta que una empresa puede utilizar diferentes tipos de nómina para distintos grupos de empleados. Por ejemplo, puede tener una nómina quincenal para los trabajadores de base y una nómina mensual para los directivos.

¿Cuáles son los conceptos de la nómina en México?

Percepciones de la nómina en México

Las percepciones en la nómina son los pagos que recibe un trabajador por su labor. En México, existen diversas percepciones comunes que se incluyen en el salario de los trabajadores. A continuación, se detallan algunas de las más importantes:

1. Sueldo base: Es la cantidad fija acordada entre el empleador y el trabajador por el trabajo ordinario.
   Se establece en el contrato de trabajo y se considera la base para el cálculo de otras percepciones, como horas extras y vacaciones.
2. Horas extras: Remuneración adicional que se paga al trabajador cuando labora más allá de su jornada laboral ordinaria.
   La tarifa por hora extra es generalmente superior al sueldo base y se calcula de acuerdo con lo establecido en la ley y el contrato de trabajo.
3. Bonos: Pagos adicionales al salario base que se otorgan al trabajador por cumplir con objetivos específicos o por su buen desempeño. Los bonos pueden ser fijos, variables o basados en comisiones.
4. Comisiones: Porcentaje de las ventas o ingresos generados por el trabajador que se le paga como parte de su salario.
   Las comisiones son comunes en puestos de venta o atención al cliente.
5. Primas: Pagos adicionales al salario base que se otorgan al trabajador en ocasiones especiales, como festividades o aniversarios de la empresa. Las primas no son obligatorias por ley, pero son una práctica común en muchas empresas.
6. Vales de despensa: Cupones o tarjetas que se otorgan al trabajador para la compra de alimentos o productos de primera necesidad. Los vales de despensa no se consideran parte del salario neto, pero sí son una prestación que puede mejorar el poder adquisitivo del trabajador.
7. Prestaciones de ley: Son prestaciones obligatorias que las empresas deben otorgar a sus trabajadores por ley, como aguinaldo, vacaciones, prima vacacional, días de enfermedad y maternidad. Estas prestaciones no se consideran percepciones, pero son parte de la remuneración total del trabajador.
8. Otras percepciones: Existen otras percepciones menos comunes que pueden incluirse en la nómina, como viáticos, gastos de viaje, uniformes, herramientas de trabajo, etc.

La inclusión de estas percepciones dependerá de las políticas de la empresa y las características del puesto de trabajo.

Deducciones de la nómina en México

Las deducciones en la nómina son cantidades que se restan del salario bruto del trabajador para cubrir obligaciones fiscales y de seguridad social, o para atender otros compromisos. En México, existen diversas deducciones comunes que se aplican a los salarios de los trabajadores. A continuación, se detallan algunas de las más importantes:

1. Impuesto Sobre la Renta (ISR): Grava los ingresos salariales y prestaciones de los trabajadores. La tasa del ISR varía según el nivel de ingresos del trabajador y se establece en la Ley del Impuesto Sobre la Renta. El ISR se calcula y retiene de cada pago de nómina por parte del empleador y se entrega al Servicio de Administración Tributaria (SAT) en las fechas establecidas.
2. Cuota obrera patronal del IMSS: El aportación que realizan tanto el patrón como el trabajador para financiar los servicios médicos y de pensiones del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). La tasa de la cuota obrera patronal del IMSS varía según el salario del trabajador y se establece en la Ley del Seguro Social. El patrón retiene la cuota obrera del trabajador de su salario y la paga junto con su propia aportación patronal al IMSS en las fechas establecidas.
3. Aportaciones a fondos de ahorro: Retenciones voluntarias del salario del trabajador para su ahorro futuro. Las aportaciones a fondos de ahorro pueden ser voluntarias o convenidas en el contrato de trabajo. Estas aportaciones se invierten en fondos de ahorro y se devuelven al trabajador al final del plazo acordado o en caso de terminación de la relación laboral.
4. Pensiones alimenticias: Retenciones del salario del trabajador para el pago de la pensión alimenticia de sus hijos o excónyuge. Las pensiones alimenticias se establecen por orden judicial o por acuerdo entre las partes. El empleador retiene la pensión alimenticia del salario del trabajador y la paga al acreedor designado en las fechas establecidas.
5. Préstamos personales: Retenciones del salario del trabajador para el pago de préstamos personales otorgados por la empresa o por entidades financieras externas. Los préstamos personales se acuerdan entre el trabajador y la entidad otorgante del préstamo, y se establecen las condiciones de pago, incluyendo las cuotas y la tasa de interés. El empleador retiene las cuotas del préstamo del salario del trabajador y las paga a la entidad otorgante del préstamo en las fechas establecidas.
6. Otros deducciones: Existen otras deducciones menos comunes que pueden aplicarse a la nómina, como cuotas sindicales, pagos por incapacidad, deducciones por gastos médicos, etc. La aplicabilidad de estas deducciones dependerá de las políticas de la empresa, las características del puesto de trabajo y las situaciones particulares de cada trabajador.

Es importante destacar que las deducciones mencionadas anteriormente son solo algunas de las más comunes en la nómina en México. La lista completa de deducciones puede variar dependiendo de la industria, el tipo de trabajo y las políticas de cada empresa.

¿Cuáles son los requisitos para correr la nómina en México?

Requisitos para las empresas

Antes de que una empresa pueda contratar empleados y pagar la nómina, debe asegurarse de que la empresa tenga los registros correctos para las diferentes operaciones de la nómina.

Los requisitos para una empresa son la siguiente:

1. Razón social
   • ¿Qué es? – Es el nombre oficial de una empresa ante el gobierno. Si es una empresa, el nombre se compone del nombre y de las siglas del tipo de sociedad que se constituye. Este nombre da origen a la empresa una vez que se establece en su acta constitutiva. Si quieres saber más, revisa el proceso aquí.
   • ¿Por qué es necesario en la nómina? – Bajo este nombre se realizan todos los trámites legales relacionados con la nómina: obtener el RFC, registro patronal, registro ante la Secretaría de Finanzas, Secretaría del trabajo, INFONAVIT, etc. Además, es obligatorio para poder timbrar recibos, dar de alta empleados en el IMSS, etc.
2. Registro Federal de Contribuyentes (RFC)
   • ¿Qué es? – El RFC es una clave numérica de 12 o 13 caracteres que usa el SAT (Sistema de Administración Tributaria) para identificar a las personas físicas (individuos) o morales (empresas) que realizan actividades económicas y fiscales en México para que puedan pagar o retener impuestos.
   • ¿Por qué es necesario en la nómina? – Este registro es necesario para que la empresa presente todas sus declaraciones fiscales, así como en diversos trámites cómo: inscribir a la empresa en el IMSS y en la Secretaría de Finanzas para el pago del Impuesto Sobre Nómina (ISN). También con este registro se emiten los recibos CFDI de los trabajadores.
3. Firma Electrónica Avanzada (FIEL)
   • ¿Qué es? – El FIEL es una firma que identifica a la empresa con el gobierno y consta de una combinación de dos archivos *.cer y *.key que sirve como sustituto de la firma autógrafa del representante legal en los diversos trámites legales de la empresa. Firmar con la FIEL representa la autorización del representante legal de llevar a cabo diversos trámites.
   • ¿Por qué es necesario en la nómina? – Sólo mediante ésta, el representante legal tiene acceso al sitio virtual del SAT de la empresa. En algunos estados es requerida para ingresar al portal de la Secretaría de Finanzas y reportar el ISN; y actualmente el IMSS ya está implementando el acceso al IDSE mediante FIEL (sólo a las empresas que se den de alta con ella podrán utilizar dicha herramienta).
4. Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS)
   • ¿Qué es? – Es el registro que otorga el IMSS a las empresas que se constituyen y que contratarán empleados, para asegurar la seguridad social de los mismos. Este registro que otorga el IMSS tiene 11 caracteres y vincula directamente a la Razón Social de la empresa con el IMSS para el pago de cuotas obrero-patronales y cualquier trámite con la institución.
   • ¿Por qué es necesario en la nómina? – Con este registro se realizan los movimientos afiliatorios (alta, baja y modificación de salario) de los trabajadores, se pagan las cuotas obrero-patronales IMSS/INFONAVIT, se entera la prima de riesgo y se realizan todos los trámites ante el IMSS.
5. Cuenta bancaria mexicana
   • ¿Qué es? – Se debe abrir una cuenta bancaria en México en pesos MXN a nombre de la empresa.
   • ¿Por qué es necesario en la nómina? – Mediante esta cuenta, se hace el pago a los trabajadores, así como los pagos de cuotas al IMSS y los demás pagos de impuesto al gobierno.
6. Certificado de Sello Digital (CSD)
   • ¿Qué es? – CSD es una firma digital diferente a la FIEL que permite autenticar (sellar) las actividades económicas de la empresa mediante la emisión de comprobantes digitales (CFDI). Es una combinación de dos archivos, uno *.cer y otro *.key. Los CSDs son diferentes de las FIELes porque se usan específicamente mediante un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) para sellar facturas.
   • ¿Por qué es necesario en la nómina? – Mediante el CSD se timbran los recibos de nómina por los pagos hechos a los trabajadores en sueldos, salarios y asimilados.
7. Sistema Único de Autodeterminación (SUA)
   • ¿Qué es? – El SUA es un programa informático a través del cual los patrones (empresas) pueden determinar automáticamente las cuotas obrero-patronales del IMSS a pagar, así como las contribuciones y amortizaciones del INFONAVIT.
   • ¿Por qué es necesario en la nómina? – Es el único software permitido por el IMSS para el cálculo de las cuotas obrero-patronales. Actualmente también a través de este software se puede obtener la línea de pago de cuotas SIPARE.
8. Sistema de Pago Referenciado (SIPARE)
   • ¿Qué es? – El SIPARE es un portal de internet administrado por el IMSS con el fin de obtener la línea de pago de las cuotas obrero-patronales determinadas en el SUA, así como la obtención de los CFDI que emite el IMSS a las empresas por las cuotas que paga.
   • ¿Por qué es necesario en la nómina? – Es el único portal donde se puede obtener una línea de pago de cuotas obrero patronales IMSS/INFONAVIT mensuales y bimestrales con la cual las empresas pagan en el banco o portal bancario. Actualmente el SUA ofrece la posibilidad de obtener una comunicación directa con SIPARE, pero es obligatorio estar registrado en este portal.
9. Instituto del Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores (FONACOT)
   • ¿Qué es? – El FONACOT es una institución gubernamental para otorgar créditos, en su mayoría económicos, a los trabajadores. Para poder otorgar créditos a los trabajadores, las empresas se deben afiliar a este instituto.
   • ¿Por qué es necesario en la nómina? – Una vez que el FONACOT otorga créditos a los trabajadores, los patrones están obligados a retener en la nómina al trabajador el importe de los pagos del crédito de acuerdo con el aviso de retención proporcionado por dicha institución y enterarlos cada mes al Instituto a través del portal empresarial FONACOT.
10. Instituto Nacional de Migración (INM)
    • ¿Qué es? – El INM es un instituto gubernamental al que debe registrarse una empresa si contrata personal extranjero.
    • ¿Por qué es necesario en la nómina? – Las empresas necesitan un registro en el INM para solicitar y renovar la visa de empleados extranjeros.
11. Impuesto sobre Nómina (ISN)
    • ¿Qué es? – El ISN, también conocido como el impuesto sobre erogaciones por remuneraciones al trabajo personal, es una tarifa que el Estado requiere a los patrones por toda transacción que sea correspondiente a una relación laboral
    • ¿Por qué es necesario en la nómina? – Las empresas deben calcular el Impuesto Sobre Nómina correspondiente sobre los pagos de nómina hechos a los trabajadores y enterarlos a la Secretaría de Finanzas de cada estado, de acuerdo a la regulación que cada estado tenga.

Requisitos para los empleados

Los empleados también necesitan los registros para ser pagado por una empresa mexicana, que incluyen los siguientes:

• Clave Única de Registro de Población (CURP): El CURP es un código de identidad único para ciudadanos y residentes de México que consta de 18 dígitos y que es otorgado por el Registro Nacional de Población (RENAPO). Este documento identifica a la persona como ciudadano en México. Se necesita para el timbrado de los recibos de nómina, así como para realizar la mayoría de los diversos trámites gubernamentales, la apertura de una cuenta bancaria, la obtención del RFC y el número de seguridad social. Es un dato indispensable en los contratos individuales de trabajo.
• Registro Federal de Contribuyentes (RFC): El RFC es una clave numérica de 13 caracteres que usa el SAT (Sistema de Administración Tributaria) para identificar a las personas físicas (individuos) que prestan sus servicios personales a un patrón y que reciben ingresos por lo cuales debe pagarse un impuesto. Se necesita para el timbrado de los recibos de nómina. Es un dato indispensable en los contratos individuales de trabajo.
• Número de Seguridad Social (NSS): El NSS es una clave numérica de 11 dígitos que otorga el IMSS a las personas físicas (individuos) para identificarlos y con el que los patrones pueden inscribirlas al instituto. Se necesita dar de alta a los trabajadores al IMSS y enviar los movimientos afiliatorios necesarios adicionales como modificaciones de salario o baja de los empleados. También con este registro, las empresas pagan las cuotas obrero-patronales de sus trabajadores en el SUA. Adicionalmente, el NSS es un requisito obligatorio para el timbrado de recibos. Es un dato indispensable en los contratos individuales de trabajo y también es requerido para recibir la atención médica en dicha institución.
• Instituto Nacional Electoral (INE): La tarjeta del INE es una identificación con fotografía que valida la ciudadanía mexicana y que la persona es mayor de edad. Es indispensable como documento de identificación oficial ante cualquier institución. De esta manera nos aseguramos de que los trabajadores son quien dicen ser, tener la edad para contratarse, y se valida la firma de los contratos de trabajo con la comparación de la firma oficial del trabajador.
• Cuenta bancaria mexicana: Es la cuenta de banco donde las empresas depositan el importe neto de la nómina de los empleados. Es indispensable ya que el 90% de las empresas en México pagan a sus trabajadores a través de transferencia, asegurando así la seguridad tanto de los trabajadores como de los recursos económicos de la empresa. A través de ésta, el trabajador puede comprobar ante la autoridad fiscal los ingresos percibidos en nómina.
• Visa de trabajo (para extranjeros): Es el documento que otorga a una persona para trabajar en México. Es indispensable para empleados extranjeros que la empresa quiera contratar para trabajar en México.
• Comprobante de domicilio: Es el documento que certifica la dirección física del empleado. Es indispensable para diversos trámites como lo es la cuenta bancaria o la cuenta de tarjeta de vales de despensa, etc. Es un dato indispensable en los contratos individuales de trabajo.
• Acta de nacimiento: Es el documento que certifica el nombre, día, hora y lugar de nacimiento de una persona, así como el reconocimiento de sus padres y la nacionalidad. Es indispensable verificar el nombre correcto del trabajador y su fecha de nacimiento, y poder compararlo con otros documentos como el CURP y el NSS en caso de duda.

¿Cómo hacer una nómina – paso a paso?

Paso 1 – Calcular la nómina en México

El cálculo de la nómina es un proceso crucial en las empresas mexicanas, ya que implica la determinación del salario neto a percibir por cada trabajador. Este proceso involucra diversos pasos y conceptos importantes, que a continuación se detallan:

1. Determinar el salario bruto

   • Sueldo base: Es la remuneración fija acordada en el contrato de trabajo.
   • Horas extras: Remuneración adicional por horas trabajadas fuera de la jornada laboral ordinaria.
   • Bonos: Pagos adicionales por cumplimiento de objetivos o metas específicas.
   • Comisiones: Porcentaje sobre las ventas realizadas o los servicios prestados.
   • Otras percepciones: Cualquier otro pago recibido por el trabajador, como vales de despensa o viáticos.

2. Calcular las deducciones

   • Impuesto Sobre la Renta (ISR): Impuesto federal que grava las ganancias del trabajador.
   • Cuota obrera patronal del IMSS: Aportación obligatoria al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) para financiar servicios médicos y de pensiones.
   • Aportaciones a fondos de ahorro: Contribuciones a planes de ahorro voluntario o forzoso, como fondos de retiro o de vivienda.
   • Otras deducciones: Descuentos por préstamos personales, cuotas sindicales o pensiones alimenticias.

3. Aplicar las retenciones

   • Retenciones por préstamos personales: Descuentos para pagar préstamos otorgados por la empresa o por entidades financieras externas.
   • Cuotas sindicales: Descuentos para cubrir las cuotas de membresía a un sindicato.
   • Pensiones alimenticias: Descuentos para cumplir con obligaciones de manutención de hijos o cónyuges.
   • Otras retenciones: Cualquier otro descuento autorizado por el trabajador, como pagos a aseguradoras o planes de ahorro.

4. Calcular el salario neto

   • Salario neto = Salario bruto – Deducciones – Retenciones
   • El salario neto es el monto final que el trabajador recibe en su cuenta bancaria o en efectivo. Este valor representa la remuneración real del trabajador, después de considerar las obligaciones fiscales, de seguridad social y otras deducciones o retenciones aplicables.
   • Es importante mencionar que el proceso de cálculo de nómina puede variar ligeramente dependiendo de las características específicas de cada empresa y sus trabajadores. Se recomienda consultar con un especialista en nómina o utilizar software especializado para garantizar la precisión y el cumplimiento de las obligaciones legales.

Paso 2 – Pagar la nómina en México

En México, las empresas cuentan con diversas maneras de pagar la nómina a sus empleados, cada una con sus propias características y ventajas. A continuación, se detallan las opciones más comunes:

Pago en efectivo

• Ventajas: Simplicidad, no requiere intermediarios bancarios.
• Desventajas: Inseguridad en el traslado del efectivo, riesgo de errores en la entrega, mayor carga administrativa para la empresa.

Cheque

• Ventajas: Mayor seguridad que el efectivo, posibilidad de incluir información detallada del pago.
• Desventajas: El trabajador debe cobrar el cheque en el banco, lo que puede generar pérdida de tiempo, comisiones bancarias adicionales.

Depósito bancario

• Ventajas: Seguridad, comodidad para el trabajador, registro detallado de los pagos.
• Desventajas: Requiere que cada trabajador tenga una cuenta bancaria, comisiones bancarias por las transferencias.

Tarjeta de nómina

• Ventajas: Seguridad, comodidad para el trabajador, registro detallado de los pagos, posibilidad de realizar compras o retiros de efectivo.
• Desventajas: Costo de las tarjetas y las comisiones bancarias asociadas, posibilidad de extravíos o robos.

Pago electrónico

• Ventajas: Rapidez, seguridad, comodidad para el trabajador y la empresa, registro detallado de los pagos, posibilidad de integrar otras funcionalidades como nómina digital.
• Desventajas: Requiere que la empresa tenga una plataforma de pago electrónico y que los trabajadores cuenten con cuentas bancarias compatibles.

La elección de la manera de pagar la nómina dependerá de diversos factores, como el tamaño de la empresa, el presupuesto disponible, la ubicación de los trabajadores y las preferencias de ambas partes. Es importante analizar cuidadosamente cada opción y seleccionar la que mejor se adapte a las necesidades específicas de la organización y sus empleados.

En México, se observa una tendencia hacia el uso de métodos de pago electrónicos y tarjetas de nómina, debido a las ventajas que ofrecen en términos de seguridad, comodidad y eficiencia. Sin embargo, las opciones tradicionales como el efectivo y los cheques aún siguen siendo utilizadas por algunas empresas, especialmente en zonas rurales o con poca bancarización.

En resumen, las empresas mexicanas disponen de diversas maneras de pagar la nómina a sus empleados, cada una con sus propias características y ventajas. La elección del método ideal dependerá de un análisis conjunto de las necesidades de la organización, el presupuesto disponible y las preferencias de los trabajadores.

Paso 3 – Timbrar la nómina en México

El timbrado de nómina es un proceso posterior al pago de la nómina a los trabajadores. Sin embargo, es fundamental que el pago de la nómina se realice de acuerdo con las disposiciones fiscales y laborales vigentes en México para que la información contenida en el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de nómina sea precisa y veraz.

Pasos del proceso de timbrado de nómina

1. Generación del CFDI de nómina: La empresa genera un CFDI de nómina utilizando un software autorizado por el SAT. El CFDI debe contener información detallada sobre el pago de salarios a cada trabajador, como el RFC del patrón y del trabajador, el periodo de pago, el salario bruto, las deducciones y retenciones, y el salario neto.
2. Validación del CFDI de nómina: El CFDI de nómina se envía a un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), que es una empresa autorizada por el SAT para validar y timbrar los CFDI. El PAC valida la información contenida en el CFDI y, si es correcta, lo sella con su certificado y el certificado del SAT.
3. Timbrado del CFDI de nómina: El PAC regresa el CFDI de nómina timbrado a la empresa. El CFDI timbrado es un archivo XML que contiene la información del pago de nómina y el sello digital del PAC y del SAT.
4. Entrega del CFDI de nómina a los trabajadores: La empresa debe entregar a cada trabajador un CFDI de nómina timbrado por cada periodo de pago. Los trabajadores pueden consultar su CFDI de nómina en el portal del SAT o en el sitio web de la empresa.

Requisitos para el timbrado de nómina

• Incluir información completa y correcta: El CFDI de nómina debe contener toda la información requerida por el SAT de manera precisa y veraz que incluye: RFC del patrón y del trabajador, periodo de pago, salario bruto, deducciones, retenciones y el salario neto.
• Contar con certificado del SAT: La empresa debe tener un certificado de firma digital otorgado por el SAT para poder sellar los CFDI de nómina.
• Utilizar un software autorizado: El CFDI de nómina debe generarse utilizando un software autorizado por el SAT.
• Timbrar el CFDI de nómina en tiempo y forma: El CFDI de nómina debe timbrarse antes de la fecha límite establecida por el SAT.
• Entregar el CFDI de nómina a los trabajadores: Los trabajadores tienen derecho a recibir un CFDI de nómina por cada periodo de pago.

Paso 4 – Generar el recibo de nómina en México

Después del timbrado de nómina, viene la generación y entrega del recibo de nómina.

Un recibo de nómina en México es un documento que obliga al patrón a entregar a cada trabajador por cada periodo de pago, detallando los ingresos y descuentos que se le hayan efectuado. En términos legales, se considera un comprobante fiscal digital por internet (CFDI) de nómina.

El recibo de nómina sirve como comprobante del pago de salarios a los trabajadores, permitiendo verificar los ingresos percibidos, las deducciones y retenciones aplicadas, y el salario neto final recibido.

Los recibos de nómina en México deben cumplir con ciertos requisitos fiscales y legales, establecidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y la Ley Federal del Trabajo (LFT). Estos requisitos incluyen:

1. Información del patrón
   • Nombre o razón social del patrón
   • Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del patrón
   • Domicilio fiscal del patrón
2. Información del trabajador
   • Nombre completo del trabajador
   • Número de Seguridad Social (NSS) del trabajador
   • Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del trabajador (si aplica)
   • CURP del trabajador
   • Domicilio del trabajador
3. Información del periodo de pago
   • Fecha de inicio del periodo de pago
   • Fecha de fin del periodo de pago
4. Información de los ingresos
   • Salario base del trabajador
   • Horas extra pagadas
   • Bonos y comisiones
   • Otras percepciones
5. Información de las deducciones
   • Impuesto Sobre la Renta (ISR)
   • Cuota obrera patronal del IMSS
   • Aportaciones a fondos de ahorro (Aportaciones voluntarias y obligatorias)
   • Otras deducciones (préstamos personales, cuotas sindicales, pensiones alimenticias)
6. Información de las retenciones
   • Retenciones por préstamos personales
   • Cuotas sindicales
   • Pensiones alimenticias
   • Otras retenciones
7. Información del salario neto: La fórmula es salario neto = Salario bruto – Deducciones – Retenciones
8. Otros datos:
   • Ley Federal del Trabajo que ampara al trabajador
   • Número de días laborados en el periodo
   • Número de horas extra pagadas
   • Indicación de si el pago se realizó en efectivo o mediante depósito bancario

El recibo de nómina puede emitirse en formato físico o electrónico.

El patrón está obligado a entregar el recibo de nómina al trabajador en cada periodo de pago. La entrega puede realizarse de forma física o electrónica, según lo acuerden ambas partes.

Es importante mencionar que el recibo de nómina no solo es un derecho del trabajador, sino también una obligación del patrón. El incumplimiento de esta obligación puede acarrear sanciones para el patrón, como multas e incluso inhabilitación para facturar electrónicamente.

Preguntas frecuentes sobre la nómina

¿Cuál es el salario mínimo diario?

Según el art. 90 de la LFT, el salario mínimo es la cantidad mínima que un trabajador puede recibir por el trabajo de una jornada, es decir en un día. Cada año el valor de Salario Mínimo Diario se actualiza por la Comisión Nacional de Salarios Mínimos en función de la inflación. Lo podemos consultar en la página del SAT en Información Fiscal, Salarios Mínimos. Para el año 2017, éste fue fijado en $80.04 pesos para Zona Geográfica Única, es decir, solo hay un Salario Mínimo reconocido en la República Mexicana. ¡No lo olvides! Este valor es importante porque será referencia para el cálculo de algunos conceptos de retención de impuestos de las prestaciones de los empleados.

¿Que es el SDI en la nómina?

El salario diario es la cantidad que un trabajador recibe cada día, basado en el acuerdo mensual de sueldo establecido al inicio de su empleo entre el trabajador y el empleador. Este monto es crucial para calcular el salario diario total y llevar a cabo cálculos de finiquito o liquidación

¿Qué es el ISR en la nómina?

Es un tributo creado para que aquellos que obtengan ingresos en México aporten a los costos esenciales de mantener en funcionamiento el gobierno y los servicios proporcionados a los ciudadanos. En la nómina, este impuesto afecta los ingresos de los trabajadores derivados de su empleo, es decir, se descuenta una tarifa de sus ingresos laborales para cubrir este impuesto.

Si tienes más dudas sobre la nómina, deja este aspecto en manos de los expertos. Recuerda que en Runa procesamos la nómina, brindando soluciones eficientes y precisas para asegurar el correcto manejo de los aspectos laborales y financieros de tu empresa. Contáctanos para obtener más información y optimizar la gestión de tu equipo.