Formato recibo de nómina: Guía completa

El formato recibo de nómina es un documento fundamental tanto para los empleados como para los empleadores. Es una constancia escrita de los pagos realizados a los trabajadores, detallando el salario bruto, las deducciones de nómina y los pagos netos recibidos. En este artículo, exploraremos el formato y los elementos clave que deben incluirse en un recibo de nómina.

¿Qué son los recibos de nómina?

Los recibos de nómina son documentos que se emiten a los empleados por parte de sus empleadores para registrar y detallar la información relacionada con su salario y deducciones. Estos recibos proporcionan a los empleados información clara y transparente sobre el pago que han recibido y los impuestos u otras deducciones que se han aplicado. El formato recibo de nómina son importantes tanto para los empleados como para los empleadores, ya que sirven como registro oficial de los pagos realizados y pueden ser utilizados para propósitos contables, fiscales y legales.

¿Qué es la nómina?

La nómina es esa cantidad de dinero que recibes por tu trabajo cada 15 o 30 días. Es el comprobante de que tu esfuerzo durante esos días dio frutos, y que se verá reflejado dentro de tu cuenta bancaria. Ya sea que recibas la nómina, o la pagas, es indispensable saber cómo se compone, qué elementos debe de contener y qué uso le puedes dar. Siempre es importante conocer más a fondo las cosas que ves cotidianamente (en este caso el recibo de nómina), es tu derecho saberlo, y estamos aquí para otorgar la información de la mejor manera posible. 

Pagar la nómina puede sonar como algo complicado o tedioso, sin embargo es más fácil de lo que parece. Casi todas incluyen los mismos datos, lo único que puede variar son las percepciones y las deducciones (que abordaremos más adelante) las cuales pueden variar dependiendo de las prestaciones que otorga la empresa a sus empleados. 

Formato recibo de nómina

A continuación te mencionamos los elementos básicos que debe de tener un recibo de nómina:

DATOS DE LA EMPRESA 

• Razón Social de la empresa (Por ejemplo: “Durango S.A de C.V.” )
• Dirección: La dirección donde está ubicada y/o se dio de alta la empresa. 
• El Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de la empresa. (Visita nuestra calculadora RFC.)
• CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet): Debe contener fecha y hora de certificación, el número de certificado emisor, folio fiscal, no. de serie del certificado del Servicio de Administración Tributaria (SAT), condiciones de pago (ejemplo: Contado), y la forma de pago (ejemplo: en una sola exhibición). 
• Periodicidad del pago: Si es semanal, quincenal o mensual. 

DATOS DEL EMPLEADO

• Nombre y apellidos de cada empleado.
• IMSS: Número de seguridad social (NSS) del empleado. 
• CURP:La Clave Única de Registro de Población (CURP) de cada persona. 
• RFC: El RFC del individuo. 
• Número de empleado: El número que el empleado ocupa dentro de la empresa. 
• Puesto: Qué posición ocupa dentro de la organización. 
• Días trabajados:Esto dependerá de la periodicidad del pago. Es decir, si es pago quincenal, los días trabajados serán 15. 
• Faltas: Si el trabajador se ausentó sin aviso lo normal es que a partir de las faltas se le descuente cierta cantidad de dinero. 
• Incapacidad: Los días que se ausentó el empleado de manera justificada (por alguna enfermedad). En algunas empresas es requisito para la incapacidad la hoja del IMSS comprobando que tienen la incapacidad. 
• SBC: El Salario Base de Cotización (SBC)
• Método de pago:Si es en efectivo, tarjetas de pago, depósito directo o cheque. 
• Percepciones: El sueldo, y si recibes alguna otra percepción (ejemplo: Vales de despensa o bonos). 
• Deducciones: El Impuesto Sobre la Renta (ISR), descuento de vales de despensa (en caso de que te los den) y lo que paga la empresa del IMSS del empleado. Los que hemos puesto son ejemplos (excepto el ISR). 
• Horas extras: En caso de que el trabajador labora más horas de las estipuladas, se le tendrá que pagar la hora extra. 
• Incapacidades: Especificar los días, tipo y descuentos en caso de que se hagan. Cada empresa las maneja de manera distinta. 
• Firma de conformidad: Normalmente ya todo es digital, sin embargo sigue existiendo este apartado. 
• Cantidad de ingresos totales en letras: La cantidad total que se te entregó por tu trabajo pero puesto en letras. 

Sellos

• Sello digital del CFDI
• Sello del SAT
• Cadena del Complemento de Certificación Digital del SAT. 

Todos estos datos son los que debe contener el formato recibo de nómina. Pero no te preocupes, para que no tengas que anotar uno por uno y te tardes mucho tiempo, hemos adjuntado un formato descargable en el cual solamente tienes que llenar los campos vacíos con la información de la información de tu empresa, del empleado y personalizalo con el logo de tu compañía. Eso es todo lo que necesitas hacer. 

Nuestro formato de recibo de nomina en excel te va a permitir generar los recibos más rápido y tener un mayor control sobre los campos que se deben llenar. Es fácil de usar y puedes imprimirlo para tus empleados de manera sencilla ¡La nómina no debería ser algo tan complicado!

Preguntas frecuentes

¿Cómo se relaciona el acta constitutiva con el formato de recibo de nómina?

El acta constitutiva, aunque no se menciona directamente en el artículo sobre recibos de nómina, está relacionada indirectamente. El acta constitutiva es el documento que establece legalmente la existencia de una empresa, incluyendo su razón social. Esta información es crucial para el recibo de nómina, ya que uno de los elementos básicos que debe contener es la razón social de la empresa. Por lo tanto, el acta constitutiva proporciona información fundamental que se refleja en cada recibo de nómina emitido por la empresa.

¿Cómo se refleja la cultura organizacional en un recibo de nómina?

Aunque la cultura organizacional no se menciona explícitamente en el artículo sobre recibos de nómina, se puede reflejar indirectamente en varios aspectos del documento. Por ejemplo, la inclusión de ciertos tipos de percepciones o bonos puede indicar una cultura que valora el rendimiento o la antigüedad laboral. La forma en que se manejan las incapacidades o las horas extras también puede ser un indicador de la cultura de la empresa. Además, la transparencia y detalle en la información proporcionada en el recibo puede reflejar una cultura de apertura y confianza entre la empresa y sus empleados.

¿Qué papel juega el derecho laboral en la elaboración de recibos de nómina?

El derecho laboral, aunque no se menciona directamente en el artículo, juega un papel fundamental en la elaboración de recibos de nómina. Las leyes laborales establecen los requisitos mínimos que deben cumplir estos documentos, como la inclusión del salario base, las deducciones permitidas, el pago de horas extras, y el manejo de incapacidades. El cumplimiento de estas normas legales es crucial para que el recibo de nómina sea válido y proteja tanto los derechos del trabajador como los intereses del empleador. El formato de recibo de nómina descrito en el artículo refleja estas exigencias legales.

¿Cómo se relaciona el desempeño del empleado con el recibo de nómina?

El desempeño del empleado puede reflejarse en varios elementos del recibo de nómina. Por ejemplo, en la sección de percepciones, podrían incluirse bonos o incentivos basados en el desempeño. Además, el artículo menciona que el recibo debe incluir información sobre faltas e incapacidades, lo cual puede ser un indicador indirecto del desempeño del empleado. Las horas extras trabajadas, que también deben registrarse en el recibo, pueden ser otro reflejo del desempeño y la dedicación del trabajador.

¿Qué relación tiene la prima vacacional con el recibo de nómina?

La prima vacacional estaría incluida en la sección de percepciones del recibo de nómina. El artículo menciona que las percepciones incluyen el sueldo y “si recibes alguna otra percepción”. La prima vacacional, siendo un derecho laboral, se reflejaría en esta sección cuando corresponda su pago. Es importante que se detalle claramente en el recibo para que el empleado pueda verificar que se le está pagando correctamente este beneficio.

Puedes visitar la calculadora prima vacacional para apoyarte a realizar el pago de esta prestación.

¿Cómo se relacionan los recursos humanos con la elaboración y gestión de los recibos de nómina?

Los recursos humanos son generalmente responsables de recopilar y mantener actualizada la información de los empleados que se requiere en el recibo, como el nombre, CURP, RFC, número de empleado y puesto. También suelen ser responsables de registrar la información sobre días trabajados, faltas e incapacidades. Además, el departamento de RRHH a menudo trabaja en conjunto con el departamento de finanzas para asegurar que los recibos de nómina se generen correctamente y cumplan con todas las regulaciones laborales y fiscales.

¿Cómo se refleja el salario mínimo en un recibo de nómina?

El salario mínimo sería la base para el cálculo del sueldo que aparece en la sección de percepciones del recibo. Es importante que el sueldo reflejado en el recibo nunca sea inferior al salario mínimo establecido por ley. Además, el salario mínimo puede influir en el cálculo de otras prestaciones y deducciones que aparecen en el recibo.

¿Cómo se relaciona el proceso de selección de personal con la información en el recibo de nómina?

La selección de personal tiene una relación indirecta con el recibo de nómina. La información obtenida durante el proceso de selección, como el puesto para el que fue contratado el empleado, su NSS, RFC y CURP, son datos que luego se reflejan en el recibo de nómina. Además, el sueldo acordado durante el proceso de selección es la base para las percepciones que se detallan en el recibo.