¿Qué es y cómo se calcula la nómina ordinaria?

¿Qué es la nómina ordinaria?

La nómina ordinaria corresponde al cálculo de las percepciones que reciben los trabajadores de manera regular, pudiendo ser por periodos semanales, catorcenales, quincenales o mensuales. Esta deberá incluir las percepciones y deducciones a que haya lugar y se tengan pactadas en los contratos laborales, a las que llamaremos ordinarias.

Estas percepciones son el sueldo y prestaciones que se pagan periódicamente como los premios de puntualidad y asistencia, vales de despensa, fondo de ahorro, etc. Mientras que las deducciones que podríamos considerar ordinarias son el ISR, las cuotas IMSS descontadas a los empleados, descuentos a créditos INFONAVIT, FONACOT, pensiones alimenticias y algunas otras derivadas de contratos individuales o sindicales.

¿Quién usa la nómina ordinaria?

La nómina ordinaria es elaborada por aquellas empresas o personas que cuentan con trabajadores que perciben sueldos y salarios de manera regular y que desean cumplir en tiempo y forma con el pago a sus colaboradores de acuerdo a la periodicidad de pago acordada en el contrato laboral.

¿Cuál es la diferencia entre nómina ordinaria y nómina extraordinaria?

La nómina ordinaria se calcula para los periodos regulares de pago ya sea, semanal, catorcenal, quincenal o mensual. Por otro lado, la nómina extraordinaria se utiliza para pagar nóminas de diferente periodicidad o percepciones que no son comunes de pagar en las nóminas ordinarias como pueden ser:

• Aguinaldo
• Reparto de utilidades
• Gratificaciones 
• Pagos por separación
• Algún pago que debió realizarse en nómina ordinaria y que fue olvidado

Las nóminas extraordinarias se calculan sin un período específico, es decir, pueden contener o no días pagados, ya que los conceptos que se registran no están basados en días laborados. En algunas empresas sólo se generan dos nóminas extraordinarias, donde se calcula el pago de reparto de utilidades en el mes de mayo y el cálculo de aguinaldo en el mes de diciembre. En algunos otros casos, cuando la prima vacacional se paga en un mes en específico, también se genera una nómina extraordinaria.

¿Qué necesito para calcular y pagar la nómina ordinaria?

Para calcular la nómina ordinaria deberemos de contar con el listado de trabajadores y las incidencias que se hayan generado en el período de cálculo, derivadas de la revisión de:

1. Controles de asistencia.
2. Los certificados de subsidios por incapacidad temporal.
3. Vales o contratos de préstamos o anticipos de nómina donde se estipulen los descuentos pactados.
4. Avisos de descuentos por créditos otorgados por el INFONAVIT.
5. Préstamos otorgados por el FONACOT.
6. Notificaciones internas donde se indiquen incrementos de salarios, avisos de modificaciones de salarios, inscripciones o bajas ante el IMSS.
7. Finiquitos o liquidaciones del periodo para descartar el cálculo de la nómina ordinaria y realizar el cálculo de separación correspondiente.
8. Controles de horas extras, siempre que estén autorizadas.
9. Festivos o descansos laborados.
10. Domingos trabajados que necesiten el pago de la prima dominical, etc.

¿Cómo se calcula una nómina ordinaria?

El proceso de una nómina debe seguir básicamente 4 pasos, que son los mismos con los que Runa realiza este proceso:

1- Calcular la nómina.

Es la determinación del importe de las percepciones, deducciones y el neto de una nómina considerando las incidencias que comentamos anteriormente. Aquí la nómina debe seguir básicamente la siguiente función para la determinación de los netos:

                                                                                 Percepciones – Deducciones = Neto

Es recomendable en este punto también considerar que se deben calcular las provisiones patronales, es decir, todos aquellos costos en los que incurre el patrón, adicionales al pago de la nómina como lo pueden ser: las cuotas patronales IMSS/INFONAVIT, aguinaldo, prima vacacional y el ISN principalmente.

La importancia de este paso radica en determinar la nómina correctamente considerando los siguientes puntos:

• El periodo de pago. Es el lapso de días que se pagarán en la nómina, de los cuales ya hemos hablado.
• Las incidencias. Son todas aquellas afectaciones que tendrá la nómina ordinaria. Puede ser que se dependa de un tercero para aplicar correctamente una incidencia, por lo que la responsabilidad puede ser compartida.
• Cálculo de ISR y cuotas IMSS. Es recomendable tener papeles de trabajo para verificar el correcto descuento de estos impuestos. 
• Descuentos FONACOT/INFONAVIT. La empresa es obligada solidaria por estos descuentos. Lo que no se descuente al trabajador, la empresa deberá pagarlo.

2- Pagar la nómina

Es la transferencia del importe neto de la nómina a los empleados. La importancia de este paso radica en depositar correctamente las cantidades de la nómina a los empleados. A veces, es común tener un error de dedo y teclear un número de cuenta de depósito de nómina incorrecto, por lo que se deben tener los medios de control necesarios para que esto no suceda. Si es necesario pagar a los empleados en efectivo o cheque, deben implementarse las estrategias necesarias para que esto ocurra dentro de su jornada laboral.

3- Timbrar la nómina

Este es un requisito obligatorio para todas las empresas que pagan nómina y en pocas palabras significa enterar al SAT de las percepciones (ingresos) que el trabajador tuvo durante el periodo así como el importe de impuesto descontado. Todo esto de acuerdo a como lo marca la Ley del ISR.

La importancia de este paso radica en timbrar todos los conceptos de la nómina en la clave SAT correcta y que todos los datos de la nómina, del trabajador y de la empresa también sean los indicados.

4- Acumula la nómina

Es el último paso de la nómina. Tal vez es lo más sencillo cuando se usa un software de nómina pues simplemente se cierra el periodo y este se suma a las nóminas históricas que ya hemos pagado anteriormente.

La importancia de este proceso radica en mantener la integridad de la información de las nóminas que ya se han pagado, porque de estos datos históricos tomaremos información valiosa para hacer el ajuste anual, determinar el exento o gravamen del aguinaldo o la prima vacacional, etc.

¿Cómo crear una nómina ordinaria en Runa?

Para conocer cómo se realiza el pago de la nómina en la plataforma de Runa, puedes ver el siguiente video:

https://www.youtube.com/watch?v=W_4ylnqCtIg&list=PLQIB2udb5zTe1WRvj6e62Rj-6ZDjZV4B9&index=2

• Dentro de nuestra configuración debemos crear nuestro grupo de nómina.
• Debemos configurar nuestro grupo de nómina, con el período, factor mensual, metodología de cálculo del impuesto.
• Crear las políticas y beneficios que tendrán asignados los empleados. 
• Crear empleados, asignar política y grupo de nómina.
• Ir a la parte de nóminas, en la sección activas.
• Crear una nueva nómina.
• Seleccionar el grupo de nómina.
• Colocar la fecha de inicio y el rango de incidencias.
• Seleccionar la opción de comenzar.
• Revisar el detalle de la nómina
• Editar la nómina si hay incidencias.
• Comprobar, percepciones,deducciones y el Neto.
• Continuar al paso de pago o dispersión.
• Pasaremos al paso del timbrado de nómina.
• Obtendremos los recibos de nómina
• Nuestra nómina se habrá finalizado y la podremos ver en el detalle 

Aspectos adicionales a considerar dentro de tu nómina:

Los empleados pueden tener asignados distintas prestaciones, acorde a su contrato laboral, las cuales nómina con nómina se deben de provisionar para su pago correspondiente. Esto lo puedes configurar en runa, en la sección de políticas. Siempre respetando los limitantes de la ley.

Existen cálculos de ”tipo deducción” que se pueden configurar para que se calculen de manera automática dentro de runa como lo es la pensión alimenticia, el cual únicamente debes seleccionar el porcentaje, los créditos INFONAVIT no importando su tipo (Cuota Fija, Porcentaje, Veces UMI), Préstamos con y sin intereses.

También para cálculos de ”tipo percepción” que se pueden configurar para que se calculen de manera automática dentro de runa como lo es vales de despensa (porcentaje o monto), vales de restaurante (porcentaje o monto), fondo de ahorro (porcentaje o monto), prima vacacional al aniversario o por evento.

En caso de contar con nuevos trabajadores, se deben tener todos los datos de afiliación para que sean registrados como nuevo trabajador en el software utilizado por la organización. 

Una vez concluido el cálculo de la nómina ordinaria, se deberá de revisar para validar que la información es correcta para proceder a la autorización de la nómina y que sea enviada para pago y generación de comprobantes fiscales 

¿Qué otros rubros debes considerar según el tipo de nómina? 

Debemos de considerar los siguientes rubros y su afectación según el tipo de nómina:

Créditos: 

• Infonavit y Fonacot: Aplica en las nóminas ordinarias siempre y cuando el crédito esté vigente

Otros:

• Pensiones alimenticias: Por lo general aplica para ambas, acorde a la orden emitida por el juez (juzgado familiar)

A tener en cuenta..

Antes de iniciar el cálculo de nómina ordinaria será necesario cerciorarse que la información referente a los salarios, período a calcular, días del período y tablas de ISR sean correctos.

Es importante validar que los sistemas o software que se utilice para los cálculos de nóminas ordinarias y extraordinarias, cumpla con todos los requisitos que exige la normatividad laboral y fiscal, así como cerciorarse que los conceptos de percepciones y deducciones estén debidamente registradas con el fin de evitar diferencias con la autoridad fiscal.