Lunes, 29 de Julio, 2019

¿Cómo manejar tu tiempo de manera eficiente?

Cumplir con tu jornada de 8 horas laborales no es sinónimo de que sabes manejar eficientemente tu tiempo. ¿Cuánto tiempo no “pierdes” al ir por tu café o por el desayuno o en las idas al baño? ¿Conoces tus horas productivas? ¿Qué tan productivo y concentrado estás después de la comida? ¿Trabajas arduamente durante la mañana para no hacer nada durante la tarde? Si no sabes la respuesta a alguna de estas preguntas, te informamos que entonces todavía no tienes claro cómo debes hacer la administración de tu tiempo en la oficina. 

Administrar el tiempo correctamente no es una habilidad con la que nacemos, sino una que hay que desarrollarla con el paso del tiempo. Dentro de nuestro día laboral las cosas no siempre resultan como las habíamos planeado. En ocasiones hay emergencias de trabajo, una tarea que te tome más tiempo de lo esperado o imprevistos que evitan que cumplas con tus metas del día. 

Tal vez no siempre puedas hacer todo lo que está dentro de tu lista de pendientes, pero sí puedes aprender algunas técnicas para reducir el número de tareas que te quedan por hacer. En este artículo te contamos más sobre cómo hacerlo.

Entiende cómo estás manejando tu tiempo

¿En qué se te van tus horas más productivas? ¿Cuánto tiempo pasas en juntas? ¿Cuántas horas inviertes en responder tus mensajes? Para poder administrar tu tiempo de una forma más efectiva, lo mejor es que tengas un diagnóstico de cómo lo estás utilizando. 

Al tener un registro sobre cuánto tiempo inviertes en qué actividades, puedes organizar mejor tus tareas y al mismo tiempo ponerte metas realistas sobre lo que esperas terminar para ese día, y no aspirar a terminar tu trabajo diario más el atrasado de los últimos días. 

Haz un horario

Muy probablemente en tu día a día, te encuentras con tareas que son repetitivas y que son cosa diaria. Estas son a las que puedes dejar en un horario específico para trabajar en ellas y así facilitar la organización de tu día a día. Tener un horario específico te ayudará con las bases para lograr una gestión del tiempo adecuada. 

Manos a la obra

Hay personas a las que les gusta pensar detenidamente los detalles de sus tareas. Esto puede ser útil para que visualices los siguientes pasos o reconozcas posibles obstáculos, pero pensar demasiado en cómo hacer algo puede llegar a jugar en tu contra.

Sobrepensar en las tareas diarias es otra forma de procrastinación. No le des la vuelta a las cosas y mejor atácalas lo más pronto posible. 

Prioriza

Priorizar tareas importantes y urgentes es un pilar para la gestión del tiempo. Hay tareas que no son tan relevantes en el largo plazo y por ende puedes dejarlas para después. No hacerlas no tendrá un impacto en los resultados de la empresa. Cuando te encuentres en un día especialmente ocupado, puedes dejar estas tareas a un lado. 

Al momento de priorizar seguramente te encontrarás con el problema sobre si priorizar lo urgente sobre lo importante o viceversa. En esos casos, prioriza aquellas que son importantes ya que son las que tienen impacto sobre tus resultados y desempeño. En cambio las tareas urgentes normalmente están relacionadas con los objetivos de alguien más. 

Aplaza

Además de las tareas no importantes, seguramente tienes algunas tareas que no son tan cruciales para tus resultados, pero sí que es necesario que hagas. Una vez que has priorizado tus tareas, puedes discernir cuáles son irrelevantes, cuáles tienes que hacer y cuáles puedes aplazar.

También puedes aplazar tareas o proyectos a los que quieres ponerle más atención y pensarlos de forma más detenida.

Haz tareas similares

Al momento de priorizar tus tareas, probablemente te encuentres con que hay algunas que tengas que hacer constantemente (como responder correos o hacer llamadas) y otras que son cada cierto tiempo. Pero entre estas tareas comparten similitudes. Por ejemplo, si tienes que hacer el reporte de ventas, después puedes seguir con otra actividad que sea parecida a esta. Ya sea por el tipo de información que utilices, si necesitas concentrarte o si tienes que hacerlas en grupo. 

Ahórrate el esfuerzo y mejor separa tus tareas por bloques. Trabaja totalmente en ellos, antes de moverte al siguiente grupo. 

No caigas en el multitasking

Sí a todos nos encantaría poder hacer varias cosas a la vez y hacer todas las cosas que tenemos pendientes. Pero, en el largo plazo el multitasking genera más contras que beneficios. Mejor enfócate en tus tareas y evita distracciones (como hacer otras cosas a la vez). 

Delega

Apóyate en tu equipo y delega. Tal vez dejar en manos de otros tus tareas no es algo que se te facilite, pero posiblemente sea un aliado al momento de administrar tu tiempo de una forma eficiente. 

Elimina las distracciones

Bueno tal vez este consejo este un poco de más, pero es necesario hacerlo. Revisar tu perfil de Facebook o estar al pendiente de los últimos mensajes en el grupo de amigos en el chat, pueden ser de esas cosas que jueguen en tu contra durante tu día laboral y eviten que cumplas con todas tus responsabilidades. 

Si tu problema no son las redes sociales, sino el ruido que hay en tu área o lo ruidosos que a veces pueden ser tus compañeros, puedes moverte de lugar. Si esto no es posible, podrías considerar la posibilidad de usar audífonos que aíslen el ruido y faciliten la concentración. 

La correcta gestión del tiempo en la jornada laboral no se da mágicamente, sino más bien se trata de un hábito que debe practicarse y formarse día a día. Esperamos que con estos consejos te podamos ayudar a reducir tus tiempos muertos y a mejorar la productividad en tu día a día. 

¿Te ha pasado que en ocasiones no estás seguro sobre las metas que debes cumplir en tu trabajo y eso te complique priorizar tus tareas? En Runa, cada colaborador puede encontrar las metas que se esperan de él y llevar registro de su progreso. Conoce más sobre nuestro software de nómina y RRHH.

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